Customer service pastinya merupakan suatu kata yang sangat sering didengar oleh masyarakat. Berbagai istilah yang memiliki kesamaan arti dengan istilah ini juga sudah tentu sering didengar di kalangan masyarakat. Terutama di kalangan profesional yang terlibat di dalam pekerjaan pada suatu perusahaan. Ada yang menyebutnya dengan istilah PR atau ada juga yang menyebutnya sebagai humas. Memang tampaknya bagian CS ini memiliki fungsi yang sekilas hampir sama dengan bagian lainnya. Hampir setiap perusahaan selalu memiliki tim tenaga kerja di bidang ini.
Sebenarnya istilah ini juga merujuk pada suatu bentuk pelayanan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada para konsumen atau para pelanggannya. Bentuk pelayanan ini sebenarnya merupakan suatu hal yang bersifat positif. Pelayanan ini diberikan oleh perusahaan kepada para konsumen dan pelanggan tentunya untuk memberikan kepuasan pada konsumen dan pelanggan atas produk yang telah dikeluarkannya.
Berbagai keluhan atas produk barang atau layanan jasa yang ingin dilontarkan dan disampaikan oleh konsumen atau pelanggan bisa dilakukan dengan lebih mudah. Pada dasarnya customer service atau yang terkadang disingkat CS ini merupakan seseorang atau bagian dari tim yang memang ditujukan oleh perusahaan untuk bisa memberikan kepuasan kepada pelanggan atau klien. Pemberian kepuasan kepada konsumen atau klien ini dilakukan dengan melalui pelayanan yang akan diberikan dalam rangka menyelesaikan suatu permasalahan yang ada. Dalam hal ini suatu solusi akan diambil untuk kebaikan bersama antara perusahaan dan konsumen atau klien.
Tugas Customer Service
Jika dilihat secara umum, pada prinsipnya tugas seorang customer service meliputi sebagai berikut.
1. Menerima tamu
Seorang customer service memang bertugas untuk melayani setiap konsumen atau klien yang mengalami permasalahan dalam hal penggunaan produk barang atau jasa yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan. Setiap pertanyaan yang dilontarkan oleh tamu haruslah dijawab dengan baik hingga jawaban ini bisa sesuai dengan apa yang diinginkan oleh tamu. Jawaban juga harus diberikan dengan sikap yang tentunya baik dan ramah. Selain itu pusat perhatian juga harus difokuskan pada tamu agar bisa didapatkan pengertian dan pemahaman yang sesuai dengan diinginkan tamu.
2. Menjaga hubungan baik
Menjaga hubungan baik dengan konsumen dan pelanggan serta dengan nasabah atau klien sudah tentu haruslah dilakukan. Sebab bagian pelayanan pelanggan ini memang juga bertugas untuk membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan orang-orang yang memberikan kontribusi bagi perusahaan. Sudah seharusnya perusahaan mengeluarkan produk barang atau jasa yang bisa digunakan oleh orang lain dengan baik dan bermanfaat. Kepuasan konsumen dalam hal ini menjadi hal nomer satu sehingga tidak bisa diabaikan dengan mudahnya.
3. Sebagai komunikator
Dalam fungsinya sebagai penerima tamu di sebuah perusahaan maka seperti yang telah diketahui sebelumnya bahwa customer service ini perlu melakukan komunikasi yang baik dan ramah dengan orang lain. Setiap keluhan yang datang dari pelanggan atau klien harus didengarkan dan diperhatikan dengan seksama. Tidak sampai disitu saja tetapi ia juga dituntut untuk bisa memberikan solusi terbaik pada para pelanggan atau klien yang datang dan berkeluh kesah. Memang keberadaanya berfungsi sebagai tempat mengadu dari para pelanggan dan klien sebuah perusahaan. Selain itu keberadaannya juga berfungsi sebagai tempat konsultasi dan pemberi informasi mengenai produk perusahaan.
Ketentuan bagi Customer Service
Tentu saja profesi customer service ini membutuhkan beberapa syarat dan ketentuan. Beberapa di antara ketentuan tersebut yang sering diberikan perusahaan antara lain meliputi.
1. Memiliki penampilan yang menarik
Kelihatannya penampilan yang menarik ini menjadi sebuah syarat fisik bagi seseorang yang ingin bekerja di bidang pelayanan pelanggan. Menarik dalam hal ini cenderung mengacu pada wajah dan penampilan tubuh yang selalu rapi sehingga tampak enak bila dipandang. Selain itu biasanya berat badan dituntut untuk proporsional atau cenderung ideal. Dengan adanya penampilan yang terkesan rapi dan menarik ini maka pelanggan dan klien yang mendatanginya bisa merasa lebih tenang dan terhibur. Terlebih lagi bila penampilan yang menarik ini ditunjang dengan adanya kelihaian dalam memberikan solusi atas segala permasalahan yang mungkin sedang dihadapinya dan menjadi keluhannya.
2. Sehat jasmani dan rohani
Menghadapi berbagai keluhan yang sedang dihadapi oleh pelanggan dan klien memang dibutuhkan sikap yang tenang. Ketenangan ini bisa diperoleh terlebih lagi bila Anda memiliki kondisi jasmani dan rohani yang cenderung sehat. Kesehatan bahkan menjadi hal yang utama bagi Anda dalam melakukan pelayanan kepada para pelanggan. Jangan sampai Anda melayani pelanggan dalam keadaan sakit dan bisa menularkan penyakit pada pelanggan.
3. Mental sangat kuat
Tidak hanya jasmani dan rohani saja yang dituntut untuk selalu sehat dalam melayani pelanggan. Anda juga harus memiliki mental yang kuat dalam melayani semua pelanggan dan klien. Dengan adanya mental yang kuat inilah maka Anda bisa tetap melayani tamu dengan tingkat kepercayaan diri yang cukup tinggi. Selain itu Anda juga bisa memberikan cara berpikir yang cenderung jernih. Pada akhirnya Anda bisa memberikan sebuah solusi yang paling tepat dan memuaskan pada tamu yang mengeluhkan permasalahannya. Mental yang baik diperlukan pula agar Anda bisa tetap tenang dan stabil dalam menghadapi berbagai tamu yang saling berbeda karakter.
4. Karakter dan kepribadian baik
Setiap pekerja tentu dituntut untuk memiliki karakter dan kepribadian yang cenderung baik. Setiap tamu mungkin memiliki karakter yang berbeda dan mungkin saja mengesalkan. Namun sudah menjadi tugas Anda untuk bisa melayani tamu dengan sikap yang baik dan ramah serta profesional. Karakter dan kepribadian haruslah dibina agar bisa menjadi lebih kuat sehingga Anda siap untuk menghadapi berbagai keluhan yang ada dengan sikap terbaik. Karakter dan kepribadian yang baik memang menjadi hal penting bagi setiap pekerja terlebih lagi bagi seorang pelayan pelanggan atau customer service. Jawaban yang diberikan pada pelanggan dan klien haruslah tetap ramah dan memuaskan sehingga pelanggan atau klien merasa senang dengan perhatian yang diberikan oleh pihak perusahaan.
Seorang customer service memang harus memiliki berbagai kriteria yang ditentukan untuk dapat menangani konsumen dengan maksimal. Sama halnya dalam menggunakan produk yang tepat bagi keuangan perusahaan. Sebut saja melalui penggunaan JojoExpense. Bersama produk yang satu ini maka sistem keuangan perusahaan bisa memperoleh manfaat berikut:
- Rembus yang lebih cepat dan efektif.
- Menghindari resiko fraud keuangan.
- Penyediaan kas perusahaan yang otomatis.
Tentu saja segala manfaat di atas tercipta berkat fitur-fitur menarik yang terdapat di dalam JojoExpense. Sebut saja misalnya fitur berikut ini:
- Digital Reimbursement.
- OCR (Auto Read Receipt) on mobile.
- Multiple Receipts Attachment.
- Approval Policies by Amount.
Dengan adanya fitur tersebut maka tidak perlu ragu untuk menggunakan JojoExpense. Segera dapatkan coba gratis produk ini sekarang juga dan dapatkan sistem keuangan perusahaan yang lebih efektif dan efisien hanya bersama JojoExpense.
