Expense Report Fraud bisa terjadi di mana saja, misalnya di perusahaan yang memiliki kondisi keuangan yang cukup baik atau bahkan yang cukup buruk. Perilaku ini jelas illegal dan merugikan terutama untuk perusahaan. Sayangnya, walaupun sudah mengantisipasinya dengan beragam cara, penipuan selalu saja lolos dari pengawasan dan pengecekan laporan.
Jenis Expense Report Fraud
Berdasarkan pada Associated of Certified Fraud Examiners (ACFE), terdapat internal fraud yang dikelompokkan menjadi 3 jenis. Internal fraud inilah yang kerap kali membuat suatu perusahaan menjadi bangkrut karena kondisi keuangan yang tidak stabil. 3 jenis tersebut yaitu:
1. Fraud Terhadap Aset atau Asset Misappropriation
Penyalahgunaan akan asset perusahaan ini disebabkan karena dicuri atau dipergunakan untuk keperluan pribadi tanpa adanya izin dari perusahaan atau dari lembaga.
Asset yang dimaksud ini bisa berbentuk tunai atau bentuk non kas. Penyelewengan ini juga bisa dikelompokkan menjadi 2 macam yaitu:
a. Cash misappropriation
Penyelewengan terhadap asset yang berbentuk kas misalnya penggelapan kas, penahanan cek pembayaran untuk vendor.
b. Non cash misappropriation
Penyelewengan akan asset yang berupa non kas seperti penggunaan fasilitas perusahaan untuk keperluan pribadi.
2. Fraud Laporan Keuangan atau Fraudulent Statement
Jenis fraud ini terbagi menjadi 2 yaitu finansial dan non finansial. Contohnya yaitu sebagai berikut.
- Memalsukan bukti transaksi.
- Mengakui transaksi yang lebih besar dari yang seharusnya.
- Menerapkan metode akuntansi yang tidak konsisten misalnya menaikturunkan laba tanpa aturan.
- Menerapkan metode pangakuan asset sehingga membuat asset tersebut lebih besar dari yang seharusnya.
- Menerapkan metode pangakuan liabilitas yang menyebabkan liabilitas terlihat lebih kecil daripada yang seharusnya.
3. Korupsi
Berdasarkan pada ACFE, ada 2 jenis korupsi yaitu sebagai berikut.
a. Konflik kepentingan atau conflict of interest
Jenis konflik atau korupsi ini lebih terkenal sebagai kolusi dan nepotisme yang menyebabkan kerugian untuk perusahaan atau lembaga.
Hal tersebut disebabkan karena pihak tertentu berteman atau memiliki kaitan istimewa dengan pihak luar dan kemudian dalam pelaksanaan seperti transaksi dan tindak tanduk dilakukan untuk melindungi pihak luar.
b. Suap Menyuap atau briberies and excoriation
Tindakan fraud ini sering dilakukan dan rentan terjadi terutama ketika ada suatu kegiatan, event atau proyek. Beberapa contoh diantarana adalah menerima komisi, kolusi dalam tender tertentu serta membocorkan rahasia perusahaan misalnya data, dokumen ataupun strategi.
Pembagian Expense Report Fraud
Sedangkan expense report fraud dalam terbagi menjadi 4 macam yang harus diketahui terutama untuk Anda yang bekerja dan berkaitan langsung dengan bagian keuangan.
4 jenis fraud terhadap laporan keuangan seperti di Associated of Certified Fraud Examiners yaitu sebagai berikut.
1. Fake Expenses
Jenis penipuan ini sering dilakukan. Biaya palsu ini kerap kali dimasukkan ke dalam biaya pengajuan untuk tujuan tertentu. Biaya palsu ini melibatkan pembelian palsu dan kemudian menggunakan struk palsu sebagai pembuktiannya. Namun, pada kenyataanya, tidak membeli barang tersebut.
2. Personal expense
Jenis penipuan ini tidak bisa dibedakan dengan human eror. Penipuan ini biasanya terjadi kala seseorang melakukan perjalanan dinas. Kemudian dari perjalanan dinas tersebut, orang tersebut mengajukan reimburse atas apa yang sebenarnya tidak masuk dalam tanggungan perusahaan saat perjalanan dinas.
3. Multiple Reimbursement
Penggunaan biaya pribadi dan kemudian diajukan ke perusahaan sebagai ganti klaim agar orang tersebut mendapatkan ganti dari uang pribadi yang digunakan disebut reimburse. Umumnya, proses reimburse ini hanya dilakukan 1 kali. Artinya, 1 kali reimburse untuk 1 kali penggunaan uang pribadi. Namun, pada kenyataannya, tidak sedikit yang memanfaatkan hal ini.
Ada pihak yang kemudian melakukan reimburse berkali-kali dengan bukti transaksi yang sama dengan beberapa jenis keperluan. Misalnya untuk membeli bensin mobil yang harusnya reimburse hanya 2 kali namun dalam laporan ditulis sebanyak 3 kali.
4. Overstate Expense
Tidak terlalu berbeda dengan multiple reimbursement, melebih-lebihkan biaya juga kerap terjadi dan masuk dalam penipuan. Penipuan ini membuat biaya yang dilaporkan lebih banyak atau lebih tinggi dibandingkan dengan biaya yang seharusnya dilaporkan. Misalnya untuk membeli A harusnya hanya sebesar Rp 200.000, namun dalam laporan tertulis Rp 600.000.
Pencegahan Expense Report Fraud
Saat ini mungkin Anda tidak akan bisa menghilangkan atau membasmi expense report fraud secara menyeluruh karena beberapa hal, misalnya karena kekurangan SDM atau karena besarnya perusahaan. Namun, Anda bisa meminimalisir terjadinya fraud, terdapat beberapa hal yang dapat Anda lakukan, diantaranya:
1. Memperketat Pelaksanaan SOP
Setiap perusahaan memiliki aturan dan tata caranya tersendiri untuk mengatasi atau melakukan sesuatu. Namun, kerap kali SOP ini dijadikan angin lalu atau hal yang tidak berguna yang hanya tertulis di kertas. Bisa jadi karena tidak ada penyontohan dari petinggi atau dari pegawai yang lain.
Akan tetapi, dengan pelaksanaan SOP yang tepat akan membantu perusahaan untuk memiliki sistem dan mengendalikan apa saja yang terjadi di perusahaan. Termasuk untuk pelaporan pemasukan dan pengeluaran.
2. Menciptakan Budaya Perusahaan yang Baik
Masing-masing perusahaan memiliki budayanya sendiri untuk tujuan tertentu. Namun, sama halnya dengan SOP, jika budaya tersebut tidak diaplikasikan dengan benar, akan menyebabkan ketidakstabilan. Dari ketidakseimbangan ini, pelaku akan menemukan celah untuk melakukan fraud.
Sayangnya lagi, budaya tersebut jarang dipatuhi atau dilakukan oleh para petinggi sehingga menyebabkan celah semakin besar. Untuk mengatasinya, maka budaya ini harus diperketat dan tidak hanya berlaku untuk bawahan namun juga untuk atasan
Selain itu, semua yang ada di perusahaan tersebut harus mendukung satu sama lain secara moral seperti keluarga dan adanya transparansi. Tujuannya adalah agar tidak adanya degradasi moral yang ujung-ujungnya akan ada tindak kriminal. Transparansi yang dimaksud adalah kejelasan atas apa yang sedang terjadi di perusahaan atau lembaga tersebut.
Misalnya ketika ada pengajuan dana, maka pihak yang bersangkutan juga sebaiknya menjelaskan dana tersebut untuk apa dan kemudian mendiskusikannya langsung ketika ada hal yang tidak sesuai.
3. Mempergunakan Software yang Accountable
Dalam usaha untuk meminimalisir fraud, butuh kombinasi antara manusia dan teknologi. Misalnya dengan menggunakan aplikasi yang sudah terprogram untuk melakukan hal tertentu, seperti untuk pengontrolan budget. Dari penggunaan teknologi tersebut seperti aplikasi tidak hanya akan mengurangi kemungkinan terjadinya fraud namun juga untuk meningkatkan efisiensi kerja, penghematan waktu dan jaminan kerahasiaan.
Untuk itu, diperlukan JojoExpense agar expense report fraud bisa diatasi. JojoExpense dilengkapi dengan budget controlling dan juga reimburse via app and website. dengan fitur tersebut memungkinkan Anda ataupun para petinggi dapat mengontrol dan melihat kondisi keuangan perusahaan.
Dengan begitu, Anda akan memiliki banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan lain, mudah untuk mengelola data karena data JojoExpense terhubung dengan cloud dan mudah untuk melakukan reimburse. Jadi, tidak ada salahnya mencoba versi gratis di https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/ dan buktikan manfaatnya untuk lembaga atau perusahaan untuk meminimalisir expense report fraud.
