KPI adalah Pentingnya dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Key performance indicator atau KPI adalah langkah-langkah terukur yang umumnya dilakukan perusahaan ataupun organisasi dalam mengukur kinerja personel ataupun perusahaan secara utuh dari waktu ke waktu.

Tujuannya utamanya agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan di level strategis maupun orperasional. Tidak hanya itu KPI juga dapat digunakan untuk membuat keputusan secara tepat dan membantu untuk fokus kepada hal-hal yang esensial.

Pada artikel kali ini kita akan sama-sama membahas secara khusus tentang key performance indicator (KPI), seperti apa KPI yang bagus, dan informasi menarik lainnya. Yuk, langsung saja kita mulai pembahasannya.

Apa itu KPI?

Pengendalian dan evaluasi merupakan fungsi penting dalam manajemen, yang dapat memastikan operasi normal dari rencana kerja organisasi untuk mencapai tujuan akhir organisasi. Untuk dapat menjalankan fungsi kontrol dan evaluasi dengan baik diperlukan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik harus dapat menggambarkan proses bisnis yang terjadi di seluruh organisasi. Dapat menggunakan KPI (indikator kinerja utama) untuk mengukur sistem manajemen kinerja

Sistem manajemen kinerja berisi metrik KPI (indikator kinerja utama), yang mewakili kinerja berbagai bagian organisasi dan hubungan antara bagian-bagian ini. Banyak perusahaan telah memiliki sistem manajemen kinerja, tetapi hanya menyertakan “daftar KPI” dan mengabaikan tautan antar indikator. Dalam sepuluh tahun terakhir, sistem manajemen kinerja, seperti “balanced scorecard” (BSC), telah dikembangkan, yang berupaya menyesuaikan dengan keterkaitan antar indikator. Dalam BSC, hubungan antar indikator hanya dinyatakan secara kualitatif. Jika hubungan ini dapat diekspresikan secara kuantitatif, maka model pengukuran kinerja dapat digunakan untuk tujuan yang lebih spesifik dan spesifik, seperti tindakan perbaikan yang lebih spesifik, atau memprediksi perilaku sistem di masa depan.

Pahami indikator kinerja utama

KPI (Key Performance Indicator) merupakan alat ukur yang menggambarkan efektivitas suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur tingkat keberhasilan pencapaian tujuan. Karakteristik KPI adalah:

• Tindakan non-keuangan.
• Sering menggunakan pengukuran ini (pengukuran konvensional).
• Tindakan yang diketahui manajemen.
• Semua orang di organisasi sudah mengetahui dan memahami KPI.
• Tanggung jawab kepada individu dan tim.
• Memiliki pengaruh yang sangat signifikan.
• Memiliki efek positif.
• Indikator kinerja utama diukur setiap hari, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan hal yang penting dan akan terus menarik perhatian manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari indikator kinerja utama, manajemen dapat membuat keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab.

Membedah Key Performance Indicator -KPI adalah:

Indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam sebuah perusahaan berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. Menentukan indikator indikator yang sesuai merupakan salah satu kunci sukses perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya.

Dalam menentukan KPI yang cocok untuk perusahaanmu, kamu perlu memperhatikan tigal hal penting sebagai berikut.

• Target, menentukan tujuan atau target yang diinginkan. poin ini merupakan kunci utama dan dasar dalam menentukan KPI yang cocok untuk perusahaanmu
• Leading Indicator, indikator yang dapat menerangkan kemungkinan hasil di masa yang akan datang.
• Lagging indicator, progres atau tingkat keberhasilan target dari indikator-indikator tersebut.

Jika kamu masih bingung mengenai perbedaan tentang tentang leading dan lagging indicator coba kamu simak analogi berikut.

Misal seseorang ingin menurunkan berat badannya. Untuk mengetahui lagging indicator dari target, dalam hal ini menurunkan berat badan adalah orang tersebut hanya perlu menggunakan timbangan dan lihat angka yang ditampilkan. Hasil yang ditampilkan timbangan tersebut merupakan lagging indicator dalam menurunkan berat badan.

Namun beda halnya dengan leading indicator yang digunakan untuk mencapai target dalam menurunkan berat badan. Leading indicator untuk menurunkan berat badan misalnya:

• Jumlah kalori yang dikonsumsi
• Total kalori harian yang digunakan
• Defisit kalori yang dibutuhkan
• Makro nutris seperti protein, karbohidrat, lemak
• dan indikator lainnya.

Nah, dengan analogi diatas lebih mudah bukan dalam mengetahui perbedaan antara leading indicator dan lagging indicator.

Para ahli memberikan indikator kinerja utama

• Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) merupakan indikator kuantitatif dan progresif bagi perusahaan yang memiliki berbagai pandangan dan didasarkan pada data tertentu yang menjadi titik tolak untuk menetapkan tujuan dan merumuskan strategi organisasi.
• Menurut Warren (2011), key performance indicator (KPI) adalah ukuran bagaimana organisasi menjalankan visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud mengacu pada bagaimana strategi organisasi diintegrasikan ke dalam strategi organisasi secara keseluruhan secara interaktif.
• Menurut definisi Parmenter (2007), indikator kinerja utama (KPI) adalah kondisi paling kritis untuk keberhasilan organisasi dalam kondisi saat ini dan masa depan.
• Menurut Banerjee dan Buoti (2012), key performance indicator (KPIs) adalah skala dan indikator kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan tujuan yang dapat diukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Karakteristik KPI yang Tepat

Sebenarnya untuk menentukan KPI yang tepat tidak lah terlalu sulit, tapi tidak juga terlalu mudah. Adapun KPI yang tepat memiliki empat karakteristik yang penjabarannya adalah sebagai berikut

• Peningkatan pencapaian dari hasil yang diinginkan yang dapat dilakukan pembuktian secara objektif
• Mengukur hal esensial yang benar-benar harus diukur, yang berguna dalam memberikan informasi penting dalam membuat keputusan
• Memberikan data pembading yang dapat mengidentifikasi perubahan atau progres yang sedang berjalan.
• Dapat melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, ekonomi, kinerja proyek, kinerja personel, dan pemanfaatan sumber daya
• Leading dan lagging indicators yang berimbang sesuai dengan target yang ingin dicapai.

Objek Ukur

Objek ukur KPI adalah resiko, personel, project, operasional dan strategis level. Penjabarannya adalah sebagai berikut.

• Resiko, mengukur resiko yang dapat memperlambat atau membahayakan tercapainya target yang ingin dicapai.
• Personel, fokus mengukur kemampuan, kinerja, dan prilaku karyawan yang dimiliki karyawan dalam menjalankan strategi yang telah disusun.
• Project, mengukur kefektifan dan proggres dari program atau project yang berjalan.
• Operasional, fokus pada operasi harian, tactic, dan desain produksi, guna meningkatkan produktifitas, efisiensi, serta pembuatan keputusan secara tepat yang berhubungan dengan produksi atau service harian.
• Strategis, yang meliputi kapasitas yang dimilki perusahaan, keuangan perusahaan, proses internal perusaahaan, konsumen maupun stakeholder.

5 Unsur Penting KPI adalah:

Lima Unsur yang harus kamu perhatikan dalam menentukan key performance indicators (KPI) yang pas untuk kesuksesanmu adalah sebagai berikut:

• Input, seberapa banya sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target yang ditentunkan. Jumlah, jenis, dan kualitas sumber daya.
• Proses, aktifitas yang dibutuhkan atau dijalani untuk menghasilkan hasil spesifik yang diinginkan. Aktifitas ini haruslah memperhatikan hal seperti efisiensi, konsistensi, dan kulaitas dari proses yang dijalani.
• Output, hasil yang dihasilkan dan mengukur seberapa besar pekerjaan telah dilakukan dengan sumber daya yang telah digunakan.
• Dampak, berfokus pada hasil pencapaian ataupun dampak yang telah dihasilkan dari upaya-upaya diatas. Seperti brand awareness ataupun peningkatan dari volume penjualan.
• Proyek, status dan progress dari proyek-proyek yang sedang berjalan.

Faktor yang mempengaruhi efektivitas KPI adalah:

KPI hanya berguna jika menindaklanjuti KPI itu sendiri. Umumnya perusahaan akan mengadopsi KPI yang banyak digunakan di industri. Namun belakangan, dia bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak bisa mencerminkan kinerja perusahaan.

Saat mengembangkan strategi untuk menetapkan KPI, tim Anda harus mulai meneliti apa tujuan organisasi, bagaimana mereka berencana untuk mencapainya, dan siapa yang dapat bertindak berdasarkan informasi ini. Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan opini analis, kepala departemen, dan manajer. Nantinya, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat mengikutinya.

Salah satu cara untuk membuat KPI yang relevan adalah dengan menggunakan standar SMART. Kata ini berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Uraian tentang hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.

• Apa tujuan spesifik perusahaan?
• Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan ini?
• Apakah tujuan bisa tercapai.
• Apakah tujuan ini relevan dengan perusahaan?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan ini.

Metrik Umum dalam Key performance Indicator – KPI adalah:

Pengertian metrik menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah suatu hal yang berhubungan dengan ukuran. Metrik dalam kpi adalah alat ukur yang digunakan untuk mencapai target atau tujuan yang diinginkan.

Setiap industri bahkan setiap divisi kerja perusahaan memiliki metrik yang berbeda untuk mengukur tingkat pencapaian dan kinerjanya. Pada bagian ini kita akan sama-sama melihat metrik umum yang digunakan oleh divisi divisi yang ada di perusahaan seperti finance, sales, marketing, HRD dan lain sebagainya.

Contoh Metrik KPI dalam Finance

• Biaya akunting
• Harga pokok penjualan
• Hari pembayaran kredit
• Arus kas dari ROI
• Budget expense
• Pembayaran dividen
• Siklus waktu payroll
• Siklus waktu penyelesaian reimbursement
• Laba kotor
• Margin laba kotor
• Pendapatan bersih perusahaan
• Pertumbuhan penjualan
• Biaya tetep
• Biaya variabel
• Nilai inventaris
• dan lain sebagainya

Contoh Metrik KPI dalam HRD

• Biaya yang dibutuhkan setiap kali merekrut
• ROI yang diperoleh dari training karyawan
• Persentase karyawan secara part time
• Staffing efisiensi
• Kualitas karyawan yang baru di rekrut
• Rata-rata gaji karywana yang harus dibayarkan
• Biaya rata-rata yang dibutuhkan untuk intervies
• Lama rata-rata training yang dibutuhkan oleh karyawan
• Rata-rata umur karyawan
• Rasio antara karyawan laki-laki dan perempuan
• Jumlah rata-rata karyawan yang mengundurkan diri
• Rasio pelatian internal vs eksternal
• Presentase karyawan baru yang bertahan di perusahaan
• dan lain sebagainya

Contoh Metrik KPI dalam Marketing

• Click-through ratio dari iklan yang dibuat di Internet
• Respon yang didapat dari kampanye yang dibuat
• Brand awareness
• Kekuatan brand yang dimiliki
• Kredibilitas brand yang dimiliki
• Customer awareness
• Marketing dan rasio budgetnya
• Website click through
• Return on marketing invesment (ROMI)
• Return on investment dari brand yang dimiliki
• Marketing budget ratio
• Jumlah konsumen yang puas berdasarkan survey yang dilakukan
• Jumlah pameran yang diikuti
• dan lain sebagainya

Contoh Metrik KPI dalam Sales

• Sales quota
• Kapasitas sales
• Rasio closing
• Loyalitas konsumen
• Margin kotor per produk
• Margin kotor dari setiap sales
• Jumlah kesepakatan (deal) dari setiap partner
• Jumlah sales orders
• Frekuensi transaksi yang terjadi dalam satu periode
• Rata-rata pendapatan dari setiap produk
• Perkiraan penjualan
• dan lain sebagainya.

Implementasi KPI adalah:

Untuk mengimplementasikan KPI, diperlukan proses sistematis yang saling terkait, yang terkait dengan organisasi itu sendiri (seperti karyawan, manajer, pemegang saham) dan pihak eksternal (seperti pelanggan dan pemasok). Demikian pula, laporan harus tepat waktu, efektif dan fokus pada peningkatan pengambilan keputusan.

Saat menerapkan KPI, penting untuk menentukan hasil / tujuan dari setiap KPI. Saat menerapkan KPI, ada metode tujuan perencanaan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan sensitif waktu). Ini adalah penjelasan yang SMART:

• Spesifik-Tujuan atau hasil harus jelas dan spesifik, dan tujuan atau hasil yang luas tidak dapat diharapkan. Ketika tujuan atau hasil sudah jelas, mudah untuk mengetahui kapan tujuan / hasil akan tercapai.
• Measurable-Tujuan atau hasil harus bisa diukur, baik kualitas maupun kuantitasnya. Ini dapat dikaitkan dengan standar kinerja atau ekspektasi kinerja.
• Achievable-itu dapat dicapai, tetapi itu harus dinyatakan sebagai tantangan dan dengan cara ini memotivasi organisasi untuk mencapai hasil atau tujuan.
• Realitas-Menciptakan Ide Ini adalah hasil atau tujuan yang harus dicapai, tetapi juga harus realistis dan berorientasi pada hasil.
• Time-Setiap hasil atau tujuan akan membatasi waktu untuk mencapainya. Tujuan atau hasil adalah fakta yang membutuhkan batasan waktu, yang akan memudahkan untuk mengukur peningkatan tujuan atau hasil selanjutnya.

4 Kesalahan yang Umum Terjadi dalam Menentukan KPI adalah:

Tidak mudah memang menentukan indikator yang tepat untuk perushaan. Ada beberapa permasalahan yang umumnya terjadi dalam menentukan KPI yang cocok bagi perusahaanmu. Permasalahan umum dalam menentukan KPI adalah sebagai berikut.

1. Tidak jelasnya strategi dan objektif perusahaan. Umumnya perusahaan hanya melihat secara eksklusif performa perusahaan dari sisi keuangan saja. Terlalu bergantung menggunakan indikator keuangan dapat menyebabkan terlewatnya indikator penting lainnya yang penting untuk ankesehatan perusahaan secara keseluruhan
2. Suatu hal yang dianggap penting dalam satu divisi, mungkin dianggap kurang penting bagi divisi lainnya. Hal ini juga merupakan dampak dari tidak jelasnya strategi dan objektif sebuah perusahaan
3. Jika kompensasi merupakan kunci target dari indikator kinerja, maka conflict of interset akan tercipta dalam proses dan program yang sedang berlangsung.
4. Mengukur dan membuat laporan secar akurat akan sulit dan mungkin mustahil, bila perusahaan tidak memilii sistem yang mendukung.

JojoTimes adalah aplikasi yang mampu membantumu mencapai indikator KPI dibidang HRD. Dengan aplikasi ini kamu dapat memonitor aktivitas karyawan perusahaanmu dari mana saja.

Selain itu pengaturan kebijakan lembur dan cuti juga lebih mudah dan prosesnya cepat. Dampaknya adalah efisiensi waktu dan produktifitas HRD dan karyawanmu akan meningkat hingga 100%.