Manajemen kualitas tentu memiliki peranan yang penting pada sebuah lembaga ataupun sebuah badan usaha. Mungkin istilah ini cukup terasa asing bagi masyarakat awam. Namun istilah ini cukup banyak didengar oleh para pelaku usaha atau bisnis. Sebenarnya istilah ini mengacu pada suatu tindakan yang berkaitan dengan proses pengawasan terhadap seluruh kegiatan. Selain itu pengawasan juga dilakukan terhadap berbagai macam tugas yang perlu dilakukan untuk mempertahankan tingkat keunggulan. Kualitas dalam ini mengacu pada berbagai macam hal. Di dalam bisnis misalnya maka kualitas yang dijadikan sebagai fokus adalah kualitas produk dan kualitas perusahaan penghasil produk.
Jadi sistem manajemen bisa saja diterapkan pada sebuah organisasi atau suatu badan usaha. Pada prakteknya hal ini meliputi beberapa kebijakan yang berkaitan dengan mutu atau kualitas. Oleh karena itu kontrol kualitas dan upaya peningkatan kualitas turut menjadi prioritas bagi adanya manajemen di bidang ini. Dalam hal ini kualitas yang diawasi tidaklah terbatas pada kualitas produk saja tetapi juga menyangkut kualitas dari sebuah perusahaan yang sering kali juga menjadi soroton bagi berbagai banyak pihak. Memang sebuah produk yang beredar di pasaran dan di tengah masyarakat sering kali tidak luput dari pengawasan para konsumen. Termasuk dalam hal ini yaitu perusahaan yang mengeluarkan produk tersebut.
Dengan demikian kualitas perusahaan secara menyeluruh juga seharusnya turut diperhatikan agar perusahaan ini selalu dipercaya oleh para konsumen. Berbagai hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan perusahaan antara lain meliputi kualitas karyawan yang bekerja di perusahaan dan kualitas perusahaan di mata para konsumen. Tidak hanya itu saja tetapi berbagai hal yang menyangkut kinerja perusahaan juga perlu diperhatikan kualitasnya.
Pengertian Manajemen Kualitas
Berdasarkan ISO, suatu badan standarisasi internasional, mengartikan bahwa manajemen kualitas adalah kemampuan barang atau jasa dalam memberikan kepuasan terhadap pelanggan atau konsumen. Manajemen kualitas juga bisa diartikan sebagai perbuatan pengawasan seluruh aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat keunggulan yang ingin dicapai. Dalam hal ini, manajemen kualitas mencakup berbagai hal seperti kebijakan mutu, membuat dan merencanakan mutu, serta jaminan, kontrol dan peningkatan kualitas.
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, kualitas dari manajemen ini tidak hanya dilihat dari segi produknya saja, melainkan keseluruhan proses yang terdapat dalam perusahaan mulai dari kualitas karyawan hingga kualitas lingkungan. Pentingnya kualitas manajemen ini untuk menanamkan kesadaran terhadap kualitas dari seluruh proses di perusahaan. Kualitas tersebut dilakukan dengan pendekatan manajemen yang terpusat pada kualitas. Dengan demikian, akan tercapai kesuksesan jangka panjang berupa kepuasan pelanggan yang akan memberikan keuntungan kepada seluruh anggota perusahaan tersebut.
Pendekatan Manajemen Kualitas
Untuk mencapai sebuah kualitas manajemen yang baik, tentu harus melalui proses yang kompleks. Salah satunya caranya yaitu menerapkan beberapa pendekatan. Menurut Davis, penilaian kualitas ini sekali lagi bukan hanya penekanan terhadap produk akhir dan jasa saja, tetapi juga berkaitan dengan kualitas dari manusia, proses, dan lingkungan. Beberapa pendekatan kualitas tersebut diantaranya sebagai berikut.
Transcendental Approach
Pendekatan kualitas satu ini berupa sesuatu yang dapat dirasakan, akan tetapi tidak dapat diartikan, dioperasikan, ataupun diukur.
Product-based Approach
Pendekatan kualitas lainnya yaitu product-based approach. Pendekatan satu ini berupa karakteristik atau atribut yang dapat diukur. Adanya perbedaan kualitas dapat dilihat dari perbedaan atribut yang terdapat pada produk secara objektif. Kelemahannya, pendekatan ini tidak mampu menjelaskan perbedaan dari segi selera dan perfrerensi tiap individu yang berbeda.
Used-based Approach
Pendekatan kualitas berupa used-based ini bergantung dari segi pemikiran seseorang yang melihat produknya, apakah sangat memuaskan atau tidak. Apabila seseorang melihat produk tersebut memuaskan atau sesuai dengan selera, maka dapat dikatakan bahwa produk tersebut memiliki kualitas tinggi.
Manufacturing-based Approach
Sementara, pendekatan lain berupa manufacturing-based approach dimana kualitas dilihat dari sudut pandang produsen. Apabila segala yang ada dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan conformance quality dan prosedur, maka dapat diartikan telah mencapai kualitas.
Fokus dari pendekatan ini sebenarnya terdapat pada kesesuaian spesifikasi yang telah disepakati secara internal perusahaan. Oleh karena itu, penentuan kualitas berdasarkan standar-standar perusahaan, bukan dari konsumen yang memakai produknya.
Value-based Approach
Lain halnya dengan value-based approach dimana kualitas dilihat dari segi nilai dan harga. Dalam pendekatan ini, kualitas adalah affordable excellence yang memiliki sifat relatif. Oleh karena itu, produk yang memiliki kualitas tinggi belum tentu berupa produk yang bernilai sangat baik. Sebab, produk yang paling bernilai disini adalah produk yang tepat beli.
Kriteria Yang Diberikan
Suatu proses manajemen kualitas tentu dapat dinyatakan mengalami keberhasilan jika pengelolaan yang dilakukan telah berhasil. Suksesnya pengelolaan ini tentu berkaitan dengan adanya beberapa kriteria. Salah satunya adalah ciri atau karakter produk. Dalam hal ini produk yang dihasilkan sebuah perusahaan sudah seharusnya memiliki fungsi yang tepat dan bisa digunakan oleh para konsumen. Selain itu ciri fisik produk sudah tentu harus baik termasuk pula dalam hal desain produk serta packing produk. Produk yang baik dan bisa diterima oleh masyarakat menunjukkan adanya manajemen yang baik dalam hal pengelolaan kualitas perusahaan dan kualitas produk. Selain itu kualitas perusahaan akan dinilai meningkat bila perusahaan menyediakan jasa layanan untuk pelanggan.
Jasa layanan ini sudah seharusnya bisa memberikan informasi secara lengkap kepada pelanggan. Termasuk pula informasi yang merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan di dalam benak pelanggan. Tentunya suatu perusahaan yang berkualitas dipandang oleh masyarakat memiliki jasa layanan customer service yang handal dan bisa melayani konsumen dengan baik. Dengan demikian maka citra atau reputasi produk akan semakin meningkat. Hal ini akan mendukung meningkatnya citra dan reputasi perusahaan pada akhirnya.
Kriteria Manajemen Kualitas Menurut Garvin
Sebuah perusahaan dikatakan berhasil memiliki manajemen kualitas apabila sudah mengelolanya sesuai kriteria yang ditentukan. Menurut Garvin, kriteria manajemen kualitas adalah sebagai berikut.
- Performance atau kinerja yang merupakan karakteristik utama sebuah produk.
- Features atau karakteristik pelengkap/ tambahan.
- Reliability atau kehandalan yang memungkinkan memberikan penilaian dari tingkat kegagalan pengunaan.
- Conformance atau kesesuaian yang menilai sejauh mana karakteristik desain dan operasi produk telah mencapai standar yang ditentukan sebelumnya.
- Durability atau daya tahan dari sebuah produk sampai kapan, baik secara teknis ataupun ekonomis.
- Serviceability atau pelayanan yaitu kemudahan untuk diperbaiki. Kriteria ini mencakup kecepatan, kompetensi, fasilitas, kenyamanan, pemeliharaan, hingga penanganan keluhan yang memberikan kepuasan.
- Aesthetics atau estetika yang berkaitan dengan pola, rasa, dan daya tarik suatu produk.
- Perceived quality yang berkaitan dengan reputasi atau citra produk dan tanggung jawab perusahaan terhadap produk itu sendiri sebagai ciri khas.
Komponen Utama dalam Manajemen Kualitas
Segala tindakan yang dilakukan untuk menjaga kualitas sesuai standar perusahaan adalah manajemen mutu. Sangat penting sebuah perusahaan menjalankan kualitas manajemen dengan baik mulai dari standar kualitas, peraturan yang dibutuhkan, hingga aspek lain untuk menentukan kualitas produk dan jasa yang ditawarkan. Tujuannya untuk jangka panjang supaya pelanggan loyal untuk tetap setia menggunakan bahkan terus mengalami peningkatan jumlah. Sebab, apabila perusahaan selalu konsisten dalam memproduksi barang atau jasa dengan kualitas tertentu, maka pelanggan akan terus kembali dengan harapan kualitas yang sama bukan?
Berikut ini adalah beberapa komponen utama yang ada dalam manajemen mutu.
Quality Planning
Komponen utama yang harus ada dalam manajemen mutu yaitu quality planning. Quality planning adalah proses pembuatan standar kualitas itu sendiri dan penjelasan mengenai bagaimana cara mencapainya. Tanpa adanya quality planning, maka tidak akan ada benchmark yang jelas. Alhasil, kualitas yang diperoleh pun akan berbeda-beda. Oleh karena itu, quality planning ini adalah tonggak yang harus dijalankan terlebih dulu supaya komponen lain dalam manajemen mutu berjalan secara optimal.
Quality Improvement
Selain quality planning, komponen lain dalam kualitas adalah quality improvement. Sesuai namanya, maka tujuan dari komponen ini untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang tengah diproduksi oleh perusahaan. Peningkatan kualitas ini fokus utamanya pada proses produksi. Umumnya, quality improvement dilakukan saat tengah-tengah produksi sehingga proses bisa lebih optimal dan produk yang diperoleh lebih dipercaya kualitasnya.
Quality Control
Komponen lainnya yaitu quality control. Quality control yaitu pengawasan terhadap proses guna untuk menjaga kualitas produksi. Tujuannya untuk memastikan produk sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sejak awal. Quality control berbeda dengan quality improvement. Perbedaan kedua komponen ini terletak pada fokus pengawasannya. Quality control lebih fokus terhadap pengawasan proses produksi dan produk yang dihasilkan, bukan pada pengubahan proses seperti yang difokuskan dalam quality improvement.
Quality Assurance
Komponen manajemen kualitas lainnya yaitu quality assurance. Komponen ini berupa tindakan yang dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Tujuan dari quality assurance supaya tidak banyak produk yang harus diperbaiki ketika dilakukan quality control. Jadi, dapat dikatakan bahwa proses ini dimaksudkan untuk mencapai produksi lebih baik dilihat dari waktu, tenaga, dan biaya.
Manfaat Manajemen Kualitas bagi Perusahaan
Sangat wajib bagi perusahaan menerapkan manajemen mutu untuk mencapai konsistensi dalam berbagai proses produksi sehingga hasil yang diperoleh pun juga konsisten. Adanya manajemen mutu juga membuat perusahaan mampu mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimiliki supaya lebih efisien dan optimal. Hal tersebut dapat tercapai tentu saja karena ada sistem yang memastikan segala standar kualitas terjaga secara konsisten. Lebih lanjut, manajemen mutu yang terlaksana dengan baik akan menjaga pelanggan tetap setia menggunakan produk atau jasa yang dihasilkan secara berulang. Oleh karena itu, pastikan menjalankan segala kriteria, komponen, dan prinsip dalam manajemen mutu tanpa terlewat satu pun.
Prinsip Manajemen Kualitas
Pada umumnya ada beberapa prinsip yang diterapkan dalam manajemen kualitas, beberapa prinsip tersebut meliputi sebagai berikut:
1. Fokus pada konsumen dan pelanggan
Sebuah perusahaan yang mengeluarkan produk tentu sudah seharusnya berfokus pada konsumen dan pelanggan. Perusahaan perlu mencari banyak informasi mengenai apa yang diinginkan oleh para konsumen. Dengan demikian maka perusahaan bisa memahami apa saja yang diperlukan oleh masyarakat sehingga kualitas produk bisa disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat.
2. Kepemimpinan yang tepat
Pemimpin dalam suatu organisasi memegang peranan yang sangat penting termasuk dalam hal pengelolaan suatu badan usaha. Seorang pemimpin memang bertugas untuk menetapkan adanya tujuan dari sebuah organisasi. Pemimpin perusahaan haruslah bisa menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan melibatkan peran dari seluruh tenaga kerja pada sebuah perusahaan. Dengan adanya pola kepemimpinan yang tepat maka sebuah perusahaan bisa menjaga kualitasnya.
3. Keterlibatan stakeholder
Setiap orang yang memiliki keterkaitan dengan sebuah badan usaha atau organisasi tentunya perlu dilibatkan. Berbagai orang yang menjadi stakeholder ini sebenarnya memiliki peranan dan tanggung jawab masing-masing pada perusahaan. Peranan masing-masing orang tersebut pada dasarnya bersifat saling melengkapi. Oleh karena itu sudah seharusnya perusahaan mau melibatkan seluruh stakeholder perusahaan.
4. Proses efektif dan efisien
Suatu hasil produk bisa saja dihasilkan oleh perusahaan dengan nilai kualitas yang dipandang baik oleh konsumen. Terlebih lagi bila produk tersebut dihasilkan oleh perusahaan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu proses pengelolaan produk perlu menjadi suatu perhatian bagi perusahaan agar proses pembuatan produk bisa berlangsung dengan efektif dan efisien.
5. Pengelolaan manajemen
Manajemen kualitas sudah tentu berkaitan dengan adanya sistem manajemen pada perusahaan. Oleh karena itu sistem manajemen haruslah bisa berjalan dengan baik. Proses pengelolaan yang ada di perusahaan haruslah berjalan dengan tepat. Pengelolaan perusahaan dan sistem manajemen yang baik akan membuat perusahaan mengalami peningkatan kualitas.
6. Evaluasi berkesinambungan
Badan usaha yang terus berjalan di tengah masyarakat memerlukan adanya kontrol dan pengawasan sehingga kualitas produk yang dihasilkan tetaplah baik. Di dalam kontrol dan pengawasan ini terdapat suatu sistem evaluasi yang perlu dilakukan untuk menjaga kualitas produk yang diluncurkan di tengah masyarakat. Evaluasi ini perlu dilakukan secara berkesinambungan sebagai bentuk respon dari adanya perkembangan kebutuhan konsumen.
7. Pengambilan keputusan
Suatu keputusan pada dasarnya perlu diambil secara tepat oleh pimpinan perusahaan. Keputusan sebaiknya diambil dengan didasarkan pada hasil dari analisis data yang dilakukan oleh perusahaan terkait. Dengan adanya pengambilan keputusan yang tepat maka sebuah perusahaan tentu dapat meningkatkan kinerjanya sehingga produk yang dihasilkan selalu berkualitas.
8. Jalinan mitra kerja
Hubungan mitra kerja perlu dijalin oleh sebuah perusahaan dengan berbagai macam organisasi yang bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Misalnya saja hubungan dengan organisasi yang merupakan pemasok bahan mentah atau bahan baku. Dengan adanya jalinan hubungan yang berkembang dengan baik maka perusahaan dapat memberikan nilai tambah pada kualitasnya.
Memperhatikan manajemen kualitas dalam sebuah perusahaan tentunya akan dapat membantu meningkatkan mutu dan kualitas perusahaan itu sendiri. Sama halnya saat menggunakan sistem absensi yang lebih baik pada perusahaan. Salah satunya yaitu melalui penggunaan JojoTimes. Dengan produk ini maka ada banyak manfaat yang bisa didapatkan, misalnya meliputi:
- Sistem absensi automatis yang jauh lebih efektif dan efisien.
- Menghindari resiko pemalsuan absen para karyawan.
- Mengetahui sisa cuti karyawan secara otomatis yang tersambung dengan data absensi.
Tentunya aneka manfaat tersebut berkat adanya fitur andalan yang diselipkan pada produk JojoTimes. Aneka macam fitur menarik di dalamnya termasuk fitur berikut ini:
- Fingerprint Feature.
- Check In & Check Out Monitoring.
- Multiple clock-in and clock-out.
- Leave Management.
- Real Time Leave Approval.
Dengan fitur-fitur hebat tersebut, tentu saja tidak perlu mempertanyakan lagi akan kehebatan dan kualitas JojoTimes. Jadi, segera jadwalkan coba gratis dan rasakan sendiri manfaatnya pada sistem absensi perusahaan Anda.
