Kehadiran karyawan di sebuah perusahaan merupakan hal yang sangat penting sebagai salah satu indikator kesuksesan sebuah bisnis. Hal tersebut membuat banyak perusahaan mewajibkan para pegawainya, untuk melakukan absen kehadiran di mesin absensi karyawan yang telah tersedia.
Mesin absensi ini berfungsi untuk merekam jejak kehadiran para karyawannya. Di mana, perusahaan dapat mengetahui dengan detail kapan pegawainya datang dan meninggalkan kantor. Semua itu akan tercatat di dalam mesin absensi karyawan.
Pada artikel ini kita akan membahas tentang sejarah, tujuan, manfaat, dan jenis-jenis mesin absensi karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan. Yuk kita simak artikel di bawah ini!
Sejarah Absensi Karyawan
Sebenarnya, bagaimanakah asal-usul atau sejarah adanya mesin absensi karyawan di masa lalu? Mari kita cari tahu sejarahnya pada pembahasan berikut ini.
Pada tahun 1888 seorang ahli perhiasan, Willard L. Bundy menciptakan mesin pengukur waktu kerja karyawan pertama di Auburn, New York. Kerja kerasnya tersebut kemudian diteruskan oleh adiknya yang bernama Harlow E. Bundy.
Harlow mengurus Bundy Manufacturing Company, sebuah perusahaan yang memproduksi mesin absensi karyawan di Amerika. Hingga akhirnya, Harlow E. Bundy pun pensiun dari pekerjaannya ketika berumur 60 tahun.
Kemudian, Bundy Manufacturing Company akhirnya bergabung dengan International Time Recording (ITR) Company, sebuah perusahaan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) komputer yang ada di Amerika Serikat.
Seiring berjalannya waktu, ITR pun mengubah namanya menjadi International Business Machines (IBM). IBM pun terus memproduksi mesin absensi karyawan ciptaan Willard L. Bundy, dan berbagai perangkat computer lainnya, baik software maupun hardware.
Tujuan Mesin Absensi Karyawan
Setiap produk pasti memiliki tujuan mengapa produk tersebut diciptakan. Berikut ini merupakan tujuan mesin absensi karyawan yang perlu kamu ketahui:
- Memudahkan perhitungan absensi karyawan dibandingkan dengan penghitungan manual menggunakan kertas dan tulis tangan.
- Semua data tercatat dengan baik dan detail dalam sebuah sistem yang terintegrasi
- Memantau kedatangan dan kepulangan karyawan dari kantor
Manfaat Mesin Absensi Karyawan
Selanjutnya, mesin absensi karyawan juga memiliki berbagai macam manfaat. Berikut ini manfaat absensi karyawan yang perlu kamu ketahui:
- HR bisa lebih cepat dalam menghitung jumlah absensi karyawan karena sudah terintegrasi dalam sebuah sistem
- Perusahaan bisa memantau/mengawasi kehadiran para karyawannya terutama yang datang terlambat dan pulang lebih cepat dari ketentuan perusahaan
- Meminimalisir hilangnya data jika hanya tercatat dalam lembaran berkas pada sistem manual
Jenis-Jenis Mesin Absensi Karyawan
Dalam perkembangannya, para pembuat mesin absensi karyawan terus menciptakan berbagai macam jenis mesin absensi baru dengan kecanggihan teknologi yang semakin baik. Berikut ini beberapa jenis mesin absensi karyawan yang perlu kamu ketahui:
Mesin Absensi Digital
Mesin absensi digital sudah dipakai sejak 1970 untuk absensi karyawan oleh beberapa perusahaan. Alat ini memilki beberapa tombol angka dan huruf. Sebelum dioperasikan semua karyawan harus didaftarkan terlebih dahulu ke dalam sebuah sistem. Setelah itu, mereka membuat kata sendiri.
Cara menggunakannya sangat mudah, para karyawan hanya perlu menggunakan kata sandi yang telah didaftarkan untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin Absensi Digital
Berikut ini kelebihan dan kekurangan mesin absensi digital yang perlu kamu ketahui:
Kelebihan
Mesin absensi digital lebih hemat anggaran karena tidak perlu menggunakan kertas pada perhitungan konvesional. Cara menggunakan alatnya pun mudah hanya dengan cara memasukan kata sandi dan data tersebut akan tercatat secara akurat oleh sistem.
Kekurangan
Kecurangan masih bisa terjadi, jika ada karyawan yang berniat untuk titi absen ia hanya perlu memberitahukan kata sandinya pada rekan kerjanya.
Mesin Magnetic Card
Sekitar tahun 1980, terciptalah sebuah mesin absensi kayawan yaitu mesin magnetic card. Mesin ini merupakan perpaduan dari mesin absen manual dan digital. Disamping mesin tersedia slot tambahan untuk menggesek kartu. Dalam penggunaannya, karyawan harus memiliki sebuah kartu untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin Magnetic Card
Beberapa kelebihan dan kekurangan dari mesin magnetic card, sebagai berikut:
Kelebihan
Mesin ini memiliki harga yang reatif murah dibandingkan dengan mesin lainnya. Meski harganya murah, kualitas dari mesin ini bisa diperhitungkan karena hanya dengan menggesekkan kartu saja kehadiran karyawan dapat tersimpan dengan baik dalam sebuah sistem.
Kekurangan
Tak jauh berbeda dengan mesin digital, mesin ini juga masih memungkinkan untuk terjadi kecurangan. Karyawan bisa mneitipkan kartunya kepada rekan kerjanya. Belum lagi adanya kapasitas pengguna hanya sekitar 250 orang saja.
Mesin Absen Berbasis Web
Mesin ini agak sedikit berbeda dengan mesin-mesin yang sudah kita bahas sebelumnya. Keunikan mesin ini adalah mesin ini terletak di dalam komputer setiap karyawan. Maisng-masing karyawan memiliki username dan password yang berbeda untuk melakukan absen.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin Absensi Berbasis Web
Kamu harus tahu kelebihan dan kekurangan yang ada pada mesin absensi berbasis web, berikut ini:
Kelebihan
Keakuratan data pada mesin absensi karyawan jenis ini tidak perlu diragukan. Username dan password yang hanya bisa digunakan oleh satu orang saja membuat mesin ini mencatat setiap data karyawan dengan baik.
Mesin absensi karyawan ini juga bisa diakses di mana saja dan kapan saja selagi karyawan memiliki koneksi internet. Mesin ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki cabang di banyak wilayah karena system absensi ini terintegrasi di mana pun oleh adanya internet.
Kekurangan
Mesin absensi karyawan ini sangat bergantung pada koneksi internet. Jika terjadi pemadaman atau koneksi internet yang tidak stabil, maka para karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran, sehingga karyawan terpaksa kembali kepada system manual.
Mesin Absen Biometrik
Selanjutnya ada mesin absen biometric atau mesin absen pendeteksi wajah, mesin absen ini sudah bisa kita temui di kebanyakan kantor. Cara kerja mesin absen biometric jauh lebih canggih daripada pendahulunya, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada wajah manusia tersebut kemudian mengautentifikasi karyawan saat proses pengabsenan.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin Absen Biometrik
Berikut ini kelebihan dan kekurangan mesin absensi karyawan biometrik:
Kelebihan
Pencatatan kehadiran karyawan lebih akurat, pemakaian lebih praktis dan cepat, keunggulan lainnya yaitu memilki data penyimpanan yang besar sampai puluhan ribu pengguna.
Kekurangan
Harga yang cenderung mahal, karena adanya komponen khusus untuk mengenal karakteristik pemakai. Dan terkadang mesin error ketika sedang mengautentifikasi karyawan.
Mesin Absen Sidik Jari (Finger Print)
Selanjutnya adalah mesin absen sidik jari (finger print) yang mulai popular sejak 1997. Seperti namanya, mesin ini menggunakan bagian sidik jari untuk mengautentifikasi kehadiran karyawan suatu perusahaan.
Kelebihan dan Kekurangan Mesin Absen Sidik Jari (Finger Print)
Kamu wajib tahu kelebihan dan kekurangan mesin absensi karyawan sidik jari (finger print), berikut ini:
Kelebihan
Sidik jari setiap manusia itu berbeda, sehingga mesin ini diyakini dapat meminimalisir kecurangan karyawan yang melakukan praktik titip absen. Selain itu, penyimpanan datanya begitu besar sehingga bisa digunakan oleh ribuan karyawan. Mesin ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Kekurangan
Dibalik kelebihannya, mesin ini sering mengalami error saat mendeteksi sidik jari karyawan. Bahkan, mesin ini sering gagal mengenali sidik jari karyawan yang telah absen. Sehingga hal tersebut sangat merugikan karyawan yang hadir menjadi dianggap tidak hadir. Akhirnya, karyawan yang tidak terdata kehadirannya pun harus membuat surat kehadiran dan melaporkannya ke HR perusahaan.
Demikian adalah artikel tentang macam-macam mesin absensi yang dipakai di zaman modern, dan semoga informasi ini bermanfaat untuk anda dan juga menambah wawasan khususnya tentang mesin absensi karyawan yang mungkin baru kamu ketahui.
Bicara tentang mesin absensi karyawan, Jojonomic sebagai salah satu start up yang bergerak dalam bidang teknologi juga menciptakan sebuah aplikasi bernama JojoTimes untuk absen karyawan. JojoTimes akan membantu para HR perusahaan meningkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. Ayo coba demo gratisnya sekarang!