Ketika perusahaan sudah berkembang dan karyawan semakin banyak, suatu peraturan dibutuhkan sebagai pedoman agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik. Peraturan inilah yang disebut dengan peraturan perusahaan yang dibuat untuk menciptakan standar kerja yang konsisten dalam lingkungan kerja. Peraturan ini juga berguna untuk mengurangi potensi konflik antara perusahaan dan karyawan karena sudah ada peraturan yang menjadi pedoman yang jelas konsekuensinya, sehingga jika ada pelanggaran, perusahaan memiliki dasar untuk menjatuhkan sanksi bagi karyawan. Dalam kesempatan kali ini, LIBERA akan menjelaskan beberapa hal penting terkait peraturan yang perlu Anda ketahui.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai peraturan, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dulu apa yang dimaksud dengan peraturan? Pasal 1 ayat (20) Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) telah menyebutkan bahwa peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahan yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.
Peraturan ini berlaku dan wajib dipatuhi oleh karyawan agar manajemen dan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan Pasal 4 ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan serta Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama (Permenaker 28/2014), penyusunan peraturan ini menjadi tanggung jawab perusahaan, namun dalam penyusunannya tetap harus mempertimbangkan saran dari karyawan. Dengan dilibatkannya karyawan dalam proses penyusunan peraturan, diharapkan peraturan ini dapat mengakomodir kebutuhan karyawan dan dapat menciptakan hubungan kerja yang baik antara perusahaan dan karyawan.
Kapan Peraturan Perlu Dibuat?
Sesuai dengan Pasal 2 ayat (1) Permenaker 28/2014, peraturan wajib dibuat jika jumlah karyawan yang dipekerjakan pada perusahaan sudah mencapai minimum 10 orang. Selain karena diwajibkan oleh peraturan yang berlaku, peraturan ini perlu dibuat jika karyawan sudah mulai banyak dan bisnis semakin berkembang, agar menciptakan pedoman kerja yang konsisten dan menjaga harmonisasi lingkungan kerja. Selain itu, jika ada karyawan yang mengajukan klaim atau gugatan kepada perusahaan, maka peraturan inilah yang bisa dijadikan salah satu bukti untuk melindungi perusahaan.
Perlu Anda ketahui juga bahwa peraturan ini dianggap mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang berwenang dalam bidang ketenagakerjaan. Jadi, setelah peraturan dibuat, jangan lupa untuk mengajukan permohonan ke dinas ketenagakerjaan setempat untuk mendapatkan pengesahan.
Cara Membuat Peraturan Perusahaan
Setiap perusahaan memang berhak membuat peraturannya sendiri. Akan tetapi, peraturan tersebut harus tetap berpedoman terhadap UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 serta mempertimbangkan kebutuhan perusahaan.
Peraturan perusahaan layaknya mencakup tentang hak serta kewajiban perusahaan terhadap karyawan, hak dan kewajiban karyawan terhadap perusahaan, hingga persyaratan bekerja yang berlaku di perusahaan.
Untuk membuat peraturan perusahaan tersebut, ada beberapa cara yang bisa diperhatikan. Pertama, pahamilah konsekuensi bisnis yang dimiliki.
Setiap perusahaan pasti memiliki konsekuensi. Melalui pemahaman yang benar, maka penyusunan peraturan perusahaan yang disusun dapat dibuat berdasarkan pengetahuan tentang konsekuensi bisnis yang mungkin muncul.
Contohnya, saat karyawan melanggar kesepakatan kerja, bisa diberlakukan sanksi pemotongan bonus.
Konsekuensi tersebut dapat memicu beberapa kemungkinan. Mulai dari karyawan yang melakukan pelanggaran menerima sanksi hingga karyawan tersebut tidak menerima sanksi dan memperkarakan kepada manajemen terkait atau bahkan mengundurkan diri dari pekerjaan.
Oleh karena itu, setiap aturan yang dibuat haruslah memahami konsekuensi bisnis dengan saksama agar meminimalkan berbagai hal tidak perlu yang mungkin terjadi dalam perusahaan.
Dalam proses penyusunan peraturan perusahaan juga perlu dibentuk tim khusus yang paham dan berpengalaman terhadap UU Ketenagakerjaan.
Hal tersebut penting agar tidak terjadi salah tafsir terkait penetapan hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan. Melalui pemahaman yang benar, gambaran mengenai konsep detail peraturan yang akan dibuat dan dibagikan kepada karyawan dapat didapatkan dan membantu proses pembentukan peraturan perusahaan secara maksimal.
Hal pertama yang harus Anda ingat ketika membuat peraturan adalah buat peraturan dengan berpedoman kepada UU Ketenagakerjaan, juga mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Selain itu, dalam membuat peraturan, Anda juga harus memahami konsekuensi yang ditanggung oleh perusahaan di kemudian hari jika karyawan melakukan perbuatan yang dapat merugikan perusahaan.
Sesuai dengan Pasal 111 ayat (1) UU Ketenagakerjaan, peraturan paling sedikit harus memuat poin-poin berikut ini:
- Hak dan kewajiban pengusaha;
- Hak dan kewajiban karyawan/pekerja;
- Syarat kerja;
- Tata tertib perusahaan; dan
- Jangka waktu berlakunya peraturan.
Sedangkan aturan lainnya dapat ditentukan oleh perusahaan selama tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku. Aturan tersebut ditujukan untuk menciptakan hubungan kerja yang harmonis, oleh karena itu, dalam proses pembuatan peraturan, Anda juga bisa membentuk tim khusus yang memahami dan telah berpengalaman terhadap UU Ketenagakerjaan atau meminta saran dari pihak eksternal yang memiliki latar belakang hukum khususnya hukum ketenagakerjaan agar aturan tersebut dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, namun tidak menyalahi aturan hukum yang ada.
Poin-Poin yang Penting Dicantumkan pada Peraturan
Sebelum Anda memulai proses penyusunan peraturan, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal apa saja yang penting bagi perusahaan. Apa yang Anda anggap sebagai deal breaker? Jika Anda menganggap bahwa karyawan yang membocorkan informasi rahasia perusahaan merupakan deal breaker, maka Anda dapat mencantumkan sanksi yang berat pada peraturan jika terjadi pelanggaran tersebut. Jika perusahaan Anda bergerak di bidang digital marketing agency, mungkin dress code yang digunakan boleh kasual, namun untuk kondisi tertentu seperti jika ada meeting dengan klien, karyawan diwajibkan untuk menggunakan pakaian formal untuk menjaga profesionalisme dan reputasi perusahaan Anda. Hal-hal inilah yang dapat dicantumkan dalam peraturan yang Anda buat. Pada umumnya, poin-poin penting yang perlu dicantumkan dalam peraturan antara lain:
- Cuti bagi karyawan;
- Upah dan ketentuan promosi jabatan;
- Tunjangan bagi karyawan;
- Etika karyawan, seperti cara berpakaian, larangan dalam menggunakan fasilitas kantor, dan lainnya.
Meskipun peraturan tidak dapat menjamin bahwa seluruh karyawan pasti akan mematuhi peraturan tersebut, namun setidaknya dengan adanya aturan yang jelas, karyawan akan lebih aware dan memahami apa yang boleh dilakukan dan apa yang dilarang sehingga tidak menimbulkan kebingungan dan dapat menumbuhkan lingkungan kerja yang kondusif. Dengan adanya lingkungan kerja yang kondusif, hal tersebut juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja.
Contoh peraturan perusahaan
Peraturan perusahaan dapat mencakup beberapa hal. Mulai dari peraturan hari kerja dan waktu kerja, kerja lembur, peraturan dan tata tertib, kewajiban bagi pegawai, hak-hak pegawai, larangan bagi pegawai, tindakan disiplin, peringatan tertulis, skorsing, hingga pemutusan hubungan kerja.
Berbagai hal tersebut perlu susun dalam peraturan dengan pemilihan kata dan kalimat yang jelas agar tidak terjadi salah tafsir antara pihak perusahaan dan karyawan.
Berikut contoh peraturan perusahaan mengenai kewajiban bagi pegawai:
- Menaati ketentuan jam kerja.
- Melakukan check-in pada waktu masuk kerja dan check-out pada waktu pulang kerja.
- Melakukan tugas atau pekerjaan dengan sebaik-baiknya, penuh pengabdian, kesadaran, dan tanggung jawab.
- Bekerja dengan tertib, jujur, cermat, dan penuh semangat untuk mencapai tujuan perusahaan.
- Memelihara dan meningkatkan keutuhan, kekompakan, dan persatuan untuk menciptakan suasana kerja yang baik sesuai harapan perusahaan.
Dalam pembuatan peraturan perusahan, buatlah beberapa poin hal-hal yang harus ditaati oleh setiap karyawan. Anda juga bisa menggunakan beberapa alat bantuan untuk menunjang peraturan yang dibuat.
Misalnya dengan menggunakan KaryaONE, website aplikasi yang memungkinkan perusahaan untuk mengurus administrasi karyawan yang meliputi pengelolaan cuti, izin, lembur, pendapatan karyawan baru dan lama, multi shift, hingga proses payroll.
Itulah beberapa informasi tentang pengertian, cara, dan contoh peraturan perusahaan yang perlu Anda ketahui. Semoga bermanfaat!
Digitalisasikan manajemen finansial Anda dan singkirkan kebutuhan bukti transaksi tercetak. Keuangan perusahaan Anda juga akan menjadi lebih teratur dan efisien. Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
