Penganggaran telah lama menjadi masalah besar bagi para manajer, termasuk di organisasi sektor publik. Untuk itu sebelum pelaksanaan suatu kegiatan atau program perlu dilakukan penyusunan anggaran, khususnya untuk organisasi sektor publik perlu dilakukan secara cermat, dengan memakai cara penganggaran dari awal atau Zero Based Budgeting.
Nah, untuk lebih jelasnya tentang anggaran serta apa yang dimaksud anggaran berbasis nol atau Zero Based Budgeting, Apa itu zero based budgeting (ZBB)? Apakah efektif dalam menyusutkan beban produksi? Bagaimana contoh, penerapan, dan manfaat anggaran zero based budgeting? Kita akan bahas didalam artikel dibawah ini selengkapnya !.
Pengertian Anggaran
Sebelum kita bahas mengenai anggaran zero based budgeting, Anda pelru mengetahui pengertian sebenarnya dari proses anggaran. Pasti Anda tidak asing dengan istilah penganggaran yaitu proses pengalokasian sejumlah uang kepada sejumlah sumber daya dalam menjalankan suatu program atau aktivitas pada periode tertentu.
Sebuah anggaran keuangan sesungguhnya adalah sejumlah uang yang diperuntukkan bagisuatu garis kegiatan atau pelaksanaan tertentu. Begitu pentingnya anggaran bagi sebuah organisasi sektor publik, maka keberadaannya merupakan prasyarat awal untuk menentukan efektivitas dan efisiensi pencapaian suatu program/kegiatan.
Definisi Zero Based Budgeting
Pengertian penganggaran berbasis nol atau Zero Base Budgeting pertama kali dirancang dan diperkenalkan untuk bisnis oleh Peter A. Pyhn seorang manajer, staf pengendali, padaTexas Instruments, Inc. Dallas, yaitu ketika mempersiapkan anggaran tahunan 1969-nya.
Definisi zero based budgeting berlaku sebagai metode penganggaran di mana semua biaya untuk periode baru dihitung berdasarkan biaya aktual yang akan dikeluarkan dan bukan pada basis diferensial yang melibatkan hanya mengubah biaya yang dikeluarkan dengan mempertimbangkan perubahan kegiatan operasional.
Zero Based Budgeting dalam akuntansi manajemen melibatkan persiapan anggaran dari awal dengan basis nol. Ini melibatkan evaluasi ulang setiap item baris dari laporan arus kas dan membenarkan semua pengeluaran yang akan dikeluarkan oleh departemen.
Sejak awal, Zero Base Budgeting (ZBB) telah dieksplorasi dan diadopsi oleh banyak kalangan bisnis. Beberapa departemen pada negara bagian dan pemerintahan federaltelah mengadopsi dan mempraktekkan konsep-konsep manajemen dari ZBB, diantaranya adalah Departemen Pertanian Amerika Serikat pada tahun 1902.
Peler pyhn mendefinisikan ZBB sebagai berikut:
“Suatu proses operasi, perencanaan, dan penganggaran yang meminta setiap manajer untuk memberikan atasan bagi seluruh permohonan anggarannya secara terperinci sejak awal mula dan mengalihkan beban pembuktian kepada para manajerdalam memberikan atasan mengapa ia harus mengeluarkan sesuatu biaya.
Rancangan ini meminta agar semua kegiatan diidentifikasikan dalam paket-paket keputusan yang akan dinilai melalui analisis sistematis dalam urutan yang sesuai dengan kepentingannya.”
Dari pernyataan diatas, selain ZBB merupakan suatu penganggaran komprehensif, ia juga memperlihatkan bahwa metode tersebut sangat menuntut analisis dan pembuktian kebutuhan dana.
ZBB merupakan suatu bentuk pengambilan keputusan eksekutif di pemerintah, dikaitkan dengan cara yang dipakai oleh perwakilan untuk menyiapkan anggaran guna dilakukan peninjauan.
Metode Zero Based Budgeting
Zero-Based Budgeting (ZBB) adalah metode penganggaran berdasarkan perkiraan tiap kegiatan tanpa mengacu pada rencana kegiatan atau hasil kegiatan di periode sebelumnya atau dengan kata lain penganggaran mulai dari nol. Sehingga segala alokasi yang disusun berdasarkan visi dan juga rencana program pada periode saat itu.
Metode ZBB sebenarnya pertama dilakukan oleh Departemen Pertanian Amerika Serikat pada tahun 1962, namun gagal diterapkan karena proses yang lama karena dalam metode ini memerlukan keputusan-keputusan manajemen pada tingkat sub-departemen.
Namun, metode ZBB benar-benar dipublikasikan dan diterapkan pertama kali oleh perusahaan Texas Instruments pada tahun 1969. Saat itu Peter A. Phyrr selaku manajer keuangan Texas Instruments menerapkan Zero-Based Budgeting pada program anggaran di tahun tersebut.
Metode penganggaran berbasis nol mendorong Anda untuk menggunakan setiap sen dari pendapatan bulanan Anda — tetapi itu tidak berarti menghabiskannya untuk berbelanja.
Fungsi Zero Based Budgeting
Salah satu upaya perusahaan dalam mengontrol beban adalah melakukan penyusunan anggaran tak bersisa atau yang lebih dikenal zero based budgeting. Sudah sewajarnya bagi perusahaan mengontrol beban produksi. Saat memasuki periode akhir, Perusahaan akan mengevaluasi keuangan guna mengontrol beban-beban pada periode selanjutnya.
Penganggaran berbasis nol adalah metode yang mengharuskan Anda mengalokasikan semua uang Anda untuk pengeluaran, tabungan, dan pembayaran utang. Tujuannya adalah pendapatan Anda dikurangi pengeluaran Anda sama dengan nol pada akhir bulan.
Anda dapat mengulangi kategori dan jumlah pengeluaran setiap bulan atau mencampurnya. Jika Anda masuk di bawah anggaran dalam kategori tertentu di akhir bulan, tambahkan jumlah yang tersisa ke anggaran bulan depan atau pindahkan ke kategori lain, seperti dana darurat Anda. Ini adalah konsep yang sama dengan sistem amplop, yang melibatkan pendistribusian uang untuk kategori pengeluaran yang berbeda ke dalam amplop.
Manfaat dari Zero Based Budgeting
- ZBB biasanya digunakan oleh perintis usaha di awal periode, penyelenggara event, dan juga instansi pemerintahan.
- Pengaggaran berbasis nol atau ZBB digunakan dalam rangka mengidentifikasi, merencanakan dan mengawasi program atau kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
- Biasanya perusahaan menggunakan metode ZBB guna memangkas biaya-biaya tertentu yang terjadi pada periode sebelumnya.
Keuntungan Zero Based Marketing
Beberapa keuntungan yang dilaporkan ketika menggunakan Zero Base Budgeting (ZBB) antara lain:
- Terbentuknya tahap perencanaan keuangan sebelum persiapan anggaran tahunan.
- Peningkatan dalam mutu informasi manajemen.
- Peningkatan keterlibatan personalia dalam proses penganggaran negara bagian.
Kerugian Zero Based Marketing (ZBB)
- Persiapan anggaran memakan lebih banyak waktu.
- Kurang efektifnya perankingan paket keputusan untuk memaksa perubahan-perubahan dalam tingkat pendanaan.
- Anggapan bahwa sistem baru tersebut belum secara nyata meningkatkan efisiensi alokasi sumber daya dalam negara bagian.
Definisi Zero Base Budgeting (ZBB) secara umum adalah suatu proses penganggaran di mana anggaran diasumsikan mulai dari nol (zero based), sehingga seolah-olah proses anggaran dimulai dari hal yang baru sama sekali. ZBB atau istilahnya Penganggaran Dasar Nol (PDN) timbul dari upaya untuk mengetatkan gabungan antara pembenaran (justification) dan pengalokasian.
Ciri umum Zero Based Budgeting
- Mengembangkan paket keputusan, meliputi analisis dan uraian setiap kegiatan yang berlainan, baik yang sudah ada maupun yang baru, menjadi satu atau beberapa paket keputusan.
- Perangkingan paket keputusan, meliputi penilaian dan perangkingan paket-paket yang telah dikembangkan dalam urutan prioritas, memakai analisis biaya-manfa atau penilaian subjektif.
Kedua ciri umum diatas dapat dijabarkan menjadi beberapa karakteristik di bawah ini:
- Anggaran diasumsikan mulai dari nol. Proses penganggaran benar-benar dimulai dari awal.
- Tidak berpatokan pada anggaran tahun lalu.
- Penentuan anggaran didasarkan pada kebutuhan saat ini.
- Menghilangkan item anggaran yang tidak relevan dan memungkinkan item anggaran yang baru dalam struktur anggaran.
- Berbasis pada pusat pertanggungjawaban sebagai dasar perencanaan dan pengendalian anggaran.
- Mengatasi kelemahan anggaran tradisional (incremental dan line item).
Proses Implementasi Zero Based Budgeting
Anggaran tak bersisa sejatinya terdiri dari proses diskusi beberapa unit manajemen dalam memutuskan alokasi uang pada tiap sumber daya. Proses-proses tersebut adalah :
Identifikasi unit-unit keputusan
Struktur organisasi atau perusahaan pasti memiliki pusat pertanggungjawaban. Setiap pusat-pusat pertanggungjawaban terdiri dari unit pembuat keputusan. Unit-unit keputusan juga melibatkan pada keputusan level terkecil. Hasil keputusan ini yang akan menjadi dasar dalam penganggaran ZBB.
Bagaimana Menentukan Paket Keputusan Zero Based Budgeting?
Menentuan paket keputusan dapat menjamin tersedianya informasi bagi manajemen. Penentuan paket keputusan berguna untuk memberikan gambaran komprehensif mengenai bagian-bagian yang akan dianggarkan dan sebagai bahan evaluasi secara individu. Paket keputusan dibuat oleh manajer pusat dan harus memperlihatkan secara detail estimasi biaya pendapatan yang dinyatakan dalam bentuk perolehan manfaat.
Terdapat dua jenis paket keputusan zero based budgeting, yaitu:
Mutually-Exclusive
Penentuan paket yang memiliki fungsi yang serupa. Penentuan yaitu dengan paket mana yang lebih efektif dan memberi keuntungan.
Paket Keputusan Incremental
Penentuan paket yang berbeda. Paket diputuskan berdasarkan biaya dengan tingkat usaha yang berbeda dalam melaksanakan aktivitas.
Evaluasi dengan Membuat Peringkat Paket Keputusan
Setelah penentuan paket keputusan, tahap selanjutnya adalah memberi peringkat paket-paket berdasarkan manfaat yang diperoleh bagi organisasi atau perusahaan. Tahapan ini menjembatani proses alokasi sumber daya di antara berbagai kegiatan.
Contoh kasus
Salah satu contoh kasus sederhana dalam penerapan anggaran tak bersisa misalnya; Anda produsen makanan ringan dan biasanya Anda menyewa tenaga desain grafis untuk keperluan promosi. Namun, Anda merasa dengan menyewa tenaga desain grafis dari luar dirasa lebih memakan biaya lebih. Lalu Anda memutuskan untuk merekrut tenaga desain grafis internal.
Pada kasus ini, Anda harus menyusun anggaran tak bersisa atau zero-based budgeting karena periode sebelumnya Anda belum pernah menyewa tenaga desainer grafis secara internal.
Kelebihan dan kekurangan Zero Based Budgeting
Menyusun anggaran ZBB memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung bagaimana Anda memanfaatkan metode tersebut sesuai dengan kondisi perusahaan atau analisis yang dilakukan. Berikut kelebihan dan kekurangan dalam menerapkan ZBB;
Kelebihan
- Jika dilakukan dengan benar dapat meningkatkan efisiensi anggaran, karena dalam ZBB memiliki paket alternatif yang lebih bermanfaat.
- ZBB lebih menekankan pada anggaran value for money. Artinya, dengan metode anggaran tak bersisa ini para pemangku keputusan dapat memilih bagian mana yang lebih menguntungkan.
- Setiap alokasi dapat ditinjau ulang karena dalam ZBB memberikan informasi yang lebih detail.
- Meningkatkan pengetahuan dan memberikan analisis penyebab demotivasi karyawan.
- Memberikan kesempatan pada bottom-level management untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan.
Kekurangan
- Terlalu banyak memakan waktu
- ZBB cenderung digunakan untuk aktivitas jangka pendek dan rentan berubah-ubah.
- Perusahaan atau organisasi memerlukan teknologi yang akurat karena penentuan paket keputusan harus berdasarkan data.
- Rentan adanya kekeliruan sehingga manajemen harus terus melakukan review dan juga ranking.
- Rentan terhadap kecurangan oleh oknum perusahaan atau organisasi yang tidak bertanggung jawab.
Bagaimana memulai anggaran berbasis nol
Sebelum menerapkan anggaran ini, lakukan beberapa langkah untuk memastikan Anda merencanakan pengeluaran secara realistis yaitu :
1. Ketahui penghasilan Anda
Jumlahkan gaji Anda, tunjangan, dan sumber pendapatan bulanan lainnya untuk mengetahui berapa banyak uang yang harus Anda gunakan untuk bekerja.
2. Lacak pengeluaran Anda selama beberapa bulan
Mengetahui apa yang biasanya Anda belanjakan — dan untuk apa — menciptakan kerangka kerja yang dapat Anda gunakan ke depan. Anda akan melihat area di mana Anda dapat mengurangi dan di mana Anda ingin mengalokasikan lebih banyak.
3. Kategorikan pengeluaran Anda
Identifikasi semua prioritas dan pengeluaran Anda, termasuk kebutuhan dan keinginan Anda, utang, dana darurat, dan tujuan tabungan lainnya. Ingin liburan? Buat kategori “dana perjalanan”. Menabung untuk mobil baru? Jadikan itu yang lain.
4. Berapa banyak yang harus Anda alokasikan dalam tiap kategori?
NerdWallet merekomendasikan aturan 50/30/20. Dengan pendekatan ini, 50% dari pendapatan Anda digunakan untuk kebutuhan, 30% untuk keinginan, dan 20% untuk pembayaran utang dan tabungan.
Pro dan Kontra Zero Based Budgetng
1. Pro
Anggaran berbasis nol membuat Anda mengetahui berapa banyak uang yang mengalir masuk dan keluar. Ini dapat mencegah Anda membelanjakan apa yang tidak Anda miliki.
“Anggaran berbasis nol membuat Anda mengetahui berapa banyak uang yang mengalir masuk dan keluar. Ini dapat mencegah Anda membelanjakan apa yang tidak Anda miliki.”
“Jika Anda belum melacak kemana uang Anda pergi atau jika Anda merasa tidak memiliki kendali atas uang atau pengeluaran Anda, maka saya pikir ini adalah metode yang sangat bagus,” kata Catherine Hawley, perencana keuangan bersertifikat di Monterey, California.
Sistem ini juga dapat disesuaikan, yang dapat sangat berguna jika Anda baru dalam mengelola uang Anda.
2. Kontra
Mengikuti anggaran berbasis nol memakan cukup banyak waktu. Untuk membuat diri Anda bertanggung jawab, Anda harus memantau pengeluaran Anda dengan cermat dan konsisten. Dan itu bukan satu-satunya tantangan yang mungkin Anda alami.
“Saya pikir satu hal yang bisa menjadi masalah adalah ada banyak biaya variabel,” kata Hawley. “Jika Anda tidak memperhitungkan pengeluaran tidak teratur Anda, anggaran nol akan berpotensi tidak memberi Anda cukup uang rata-rata.”
Pengeluaran variabel ini mungkin termasuk pembelian liburan, bepergian ke pernikahan teman atau mengganti telepon yang rusak. Tapi ada cara untuk mengatasi ini: Sisihkan uang khusus untuk biaya ini. Buat dana tabungan, pisahkan dari dana darurat dan dana tujuan tabungan lainnya, dan sumbangkan setiap bulannya.
Metode penganggaran berbasis nol juga dapat menimbulkan masalah jika Anda memiliki pendapatan yang tidak teratur atau tidak terduga; katakanlah, jika Anda seorang pekerja lepas atau pekerja per jam yang jadwalnya berfluktuasi.
Jika Anda tidak selalu tahu berapa banyak uang yang harus Anda alokasikan, pertimbangkan untuk menggunakan pendapatan bulan sebelumnya untuk anggaran bulan berjalan. Perhatikan bahwa Anda harus menabung pendapatan sebulan sebagai penyangga terlebih dahulu.
Apakah penganggaran berbasis nol tepat untuk Anda ?
Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu sistem penganggaran berbasis nol, Anda siap untuk mencobanya. Jika tidak berhasil untuk Anda, coba metode penganggaran lain. Dan jika situasi keuangan Anda kompleks, Anda mungkin mendapat manfaat dari berbicara dengan seorang perencana keuangan.
Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda
Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
JojoExpense Membantu Anda Mengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Berikut Cara JojoExpense Membantu Perusahaan Anda
Tidak perlu khawatir dengan proses penyusunan anggaran yang tidak tepat sasaran, karena ada aplikasi JojoExpense yang siap membantu Anda.
Software Jojonomic Kontrol Anggaran Di Mana Saja
Mulai sekarang, kendali penuh di tangan Anda. Kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Pantau pula penggunaan budget karyawan.
Cegah Penipuan Keuangan
Dengan JojoExpense Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.
Hemat Waktu dengan Proses Otomatis
Fokuskan tenaga dan waktu berharga Anda pada hal yang benar-benar penting. Serahkan setiap proses pengajuan cash advance dan reimbursement pada JojoExpense dan biarkan prosesnya berjalan otomatis, tanpa kehilangan kendali dengan custom approval flow dan policy. Tidak ada lagi tenaga dan waktu berharga yang terbuang sia-sia.
Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging. Aplikasi JojoExpense akses mudah ke pendanaan memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek.
