Kelebihan Absensi Online yang tidak Kamu dapatkan di Absen Konvensional

Apakah kamu seorang karyawan? Atau mungkin memiliki perusahaan sendiri? Baik karyawan maupun pemilik perusahaan, absensi merupakan hal yang sangat krusial untuk kamu, bukan? Untuk seorang karyawan, absensi merupakan sebuah tanda bahwa kamu datang bekerja sesuai dengan kontrak yang berlaku. Sedangkan untuk pemilik perusahaan, absensi digunakan sebagai alat analisis untuk melihat kinerja karyawan (produktivitas), apakah sudah sesuai dengan ketentuan. Jika tidak ada absensi, akan dipastikan produktivitas perusahaan akan sulit terlihat, karena ketidaksediaan data untuk mengukurnya. Di era digital seperti sekarang, absensi tidak hanya bisa dilakukan secara manual, seperti menggunakan kertas atau fingerprint layaknya absensi di banyak perusahaan. Akan tetapi, sekarang, sudah banyak aplikasi yang menyediakan fitur absensi online yang akan mempermudahmu sebagai karyawan untuk melakukan absen.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Namun, tidak menutup kemungkinan, masih banyak perusahaan yang menerapkan system absensi konvensional, karena dianggap lebih mudah digunakan. Nah, jika kamu bekerja sebagai karyawan, bentuk absensi mana yang lebih kamu sukai? Atau, jika kamu memiliki sebuah perusahan, jenis absensi manakah yang akan kamu gunakan untuk mengabsen para karyawanmu? Untuk mempermudah kamu menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, pada artikel ini akan dibahas mengenai absensi online dan konvensional secara lengkap, dimulai dari definisi, contoh, dan kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing jenisnya. Langsung saja yuk, kita bahas satu persatu jenis absensi yang biasa digunakan oleh perusahaan!

Apa itu Absensi Online dan Konvensional?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, absensi berarti ketidakhadiran. Namun, absensi yang dimaksudkan di sini adalah sebuah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran dari pegawai di sebuah perusahaan. Umumnya, absensi dilakukan dengan menggunakan fingerprint atau pencatatan secara manual pada masing-masing divisi/departemen di sebuah perusahaan, ketika hadir dan pulang dari bekerja. Akan tetapi, pada era millennial seperti sekarang ini, sudah banyak teknologi terbaru yang menghasilkan sebuah inovasi untuk proses pengabsenan, seperti aplikasi absensi online. Untuk itu, pertama-tama yang akan dibahas adalah definisi absensi online dan konvensional untuk mempermudahmu mengklasifikasikan kelebihan yang dimiliki oleh keduanya.

Absensi Online

Pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime merupakan definisi dari absensi online. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis. Selain itu, data absensi itu dapat diakses di mana dan kapan saja, asalkan kita terhubung dengan jaringan internet.

Absensi Konvensional

Sedangkan, absensi konvensional adalah sistem pencatatan kehadiran dengan menggunakan sistem manual. Manual yang dimaksudkan di sini dapat diartikan sebagai sistem yang tidak menggunakan teknologi elektronik, atau hanya menggunakan teknologi elektronik sederhana dalam operasionalnya.

Pengaplikasian Absensi Online dan Konvensional

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa absensi online tercatat dalam sistem cloud yang akan terintegrasi secara realtime ke dalam database perusahaan. Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah untuk merekap daftar kehadiran karyawannya. Saat ini, aplikasi absensi online sudah menjamur di Indonesia. Aplikasi-aplikasi itu menawarkan fitur untuk memudahkan karyawan melakukan absensi, sangat cocok untuk karyawan yang lebih banyak bekerja secara remote dan tidak diharuskan hadir ke kantor.

Sedangkan untuk absensi konvensional, yang hanya mengandalkan teknologi sederhana dan banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan, biasanya diaplikasikan dengan menggunakan mesin fingerprint. Alasan penggunaan mesin tersebut dianggap sangat valid, karena menggunakan sidik jari sebagai alat melakukan absensi karyawan.

Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional

Melihat pengertian dan contoh dari masing-masing jenis absensi tersebut, terlihat bahwa keduanya memiliki kelebihan tersendiri. Agar lebih jelas, yuk kita lihat apa saja kelebihan yang ditawarkan dari masing-masing jenis absensi ini!

Kelebihan Absensi Konvensional

Metode konvensional (manual) ini telah digunakan sejak awal adanya kegiatan industri yang melibatkan banyak karyawan dilakukan. Di dalam sistem operasionalnya, hanya perlu menggunakan kertas atau daftar sederhana yang tercantum informasi nama karyawan dan keterangan waktu, jam berapa karyawan tersebut melakukan absen sebagai bentuk ‘masuk kantor’.

Metode ini terbukti ampuh dalam merekam data kehadiran karyawan, namun harus dilakukan secara konsisten dan fair. Karyawan harus benar-benar hadir ke kantor sebelum jam operasional, agar dapat dikatakan tepat waktu. Antrian yang dilakukan juga harus tertib dan efektif untuk menghindari penumpukan karyawan yang akan melakukan absensi.

Perusahaan harus mampu membagi pos-pos absensi guna menghindari pemborosan waktu yang tumbul akibat antrean untuk absen. Dalam pelaksanaannya, sistem ini masih bisa efektif digunakan pada perusahaan dengan skala kecil dengan kantor tunggal yang memiliki jumlah karyawan tidak terlalu banyak.

Melihat penjelasan di atas, maka kelebihan yang bisa didapat dengan penggunaan sistem absensi manual seperti ini antara lain:

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HR Suites hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Tidak diperlukannya pengeluaran terkait teknologi absen

Dengan metode konvensional, perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana yang besar untuk membeli aplikasi absensi online. Hal tersebut karena sistem absensi ini lebih banyak mengandalkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Oleh sebaba itu, sistem ini tidak menuntut pengeluaran untuk teknologi khusus seperti perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak tertentu.

Penerapan sederhana dan administrasi kecil

Perusahaan yang menggunakan sistem absensi konvensional biasanya diasumsikan memiliki jumlah karyawan yang tidak besar. Sehingga, sistem manual lebih mudah untuk diimplementasikan pada kantor dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana. Setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan.

Power outages? No problem!

Jika perusahaan dengan sistem absensi konvensional sedang mengalami power outages, tentu tidak akan mengalami kendala yang berarti. Karena dalam proses operasionalnya menggunakan tenaga manusia, maka sistem ini tidak bergantung pada aliran listrik yang digunakan untuk operasional komputer. Jika dilihat, seperti semua hal, sistem manual juga memiliki kekurangan.

Kekurangan Absensi Konvensional

Hanya saja, kekurangan yang paling terasa dari penerapan sistem ini tentu terkait akurasi data dan faktor human error. Sistem ini juga rentan kecurangan pada data waktu kehadiran karena dioperasikan oleh karyawan. Selain itu, cara manual sulit diintegrasikan dengan keperluan lain dan tentu urusan penghitungan terkait penggajian akan sangat melelahkan.

Kelebihan Absensi Online

Di sisi lainnya, sistem absensi online kini lebih banyak digunakan dan memiliki berbagai nilai tambah yang kian menarik orang untuk menggunakannya. Penggunaan sistem ini biasanya terhubung dengan aplikasi (software) khusus pengelolaan absensi. Kesederhanaan absensi hanya dengan menggunakan smartphone memungkinkan karyawan melakukan absen tanpa antri dan lebih tepat waktu. Kelebihan dari absensi online sendiri, secara singkat adalah sebagai berikut.

Akurasi data yang tinggi & menurunnya tingkat kesalahan

Dengan menggunakan sistem absensi online akurasi data untuk merekap absensi akan tinggi. Selain itu, tingkat kesalahan yang timbul akan berkurang. Hal tersebut, disebabkan karena absensi dilakukan dengan basis aplikasi dan program khusus. Penggunaan sistem absensi online akan sangat meningkatkan akurasi serta mengurangi terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia.

Perampingan Tenaga Kerja

Keuntungan selanjutnya dari penerapan sistem absensi ini adalah akan timbul perampingan tenaga kerja. Karena, untuk pengurusan absensi, tidak lagi diperlukan banyak sumber daya manusia karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada.

Terintegrasi dengan banyak sistem lain

Terakhir, absensi online akan terintegrasi dengan sistem lain yang dimiliki oleh perusahaan. Penggunaan data yang terekam secara online memudahkan akses terhadap data yang ada sehingga bisa dimanfaatkan untuk keperluan lainnya. Keseragaman data ini menjadi dasar yang baik untuk pengelolaan SDM yang dimiliki, sehingga keputusan strategis bisa diambil secara tepat.

Kekurangan Sistem Absensi Online

Kemudahan dan integrasi data dengan sistem absensi online tentu jadi faktor penarik yang cukup besar. Meski demikian, sistem ini juga memiliki kekurangan, meski tidak terlalu banyak. Faktor yang sedikit mengurangi nilai sistem absensi online adalah tambahan pengeluaran untuk perangkat yang diperlukan serta ketergantungan pada keberadaan jaringan internet serta akan bergantung pada aliran listrik yang harus selalu menyala.

Jadi, setelah kamu mengetahui apa saja yang membedakan antara sistem absensi manual dan online, mana yang lebih kamu sukai? Untuk kamu dengan pekerjaan yang diharuskan untuk remote mungkin absensi online akan cenderung lebih menguntungkan. Nah, untuk lebih mempermudah pekerjaan dan proses absensimu, kini hadir JojoTimes, sebuah aplikasi untuk melakukan absensi secara online. Aplikasi ini akan mengizinkanmu untuk melakukan absen dengan cara selfie dan kamu akan secara otomatis dianggap masuk kerja. JojoTimes juga akan sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk memonitor kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan. Asyik sekali, bukan?