Absensi atau kehadiran merupakan suatu dokumen yang berguna untuk mencatat jam hadir para karyawan di suatu perusahaan. Pembuatan hal ini bisa saja dilakukan berupa daftar hadir biasa dan juga bisa saja berbentuk kartu hadir yang diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Pencatatan ini bisa dibagi menjadi dua bagian. Yang pertama adalah pencatatan waktu hadir atau dalam bahasa asing disebut dengan istilah attendance time keeping. Yang kedua adalah pencatatan waktu kerja atau shop time keeping.
Absensi pada suatu perusahaan tentu saja dilakukan pada setiap pegawai atau tenaga kerja. Hal ini akan berpengaruh pada gaji Anda yang akan diterima di setiap bulan. Jika Anda hadir di tempat kerja Anda maka jangan sampai lupa untuk mengisi daftar kehadiran tersebut. Kedatangan Anda akan masuk ke catatan waktu hadir sehingga perusahaan bisa memantau jam hadir Anda. Jika seorang pegawai atau pekerja sampai lupa mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir atau pada absensi maka gaji Anda bisa saja berkurang. Sebab ketidakhadiran Anda di perusahaan bisa berpengaruh terhadap segala hal yang berkaitan dengan gaji atau pada tunjangan Anda di setiap bulan. Tunjangan seringkali diberikan pada pegawai berkaitan dengan jam hadir para pegawai. Misalnya saja seperti tunjangan transportasi yang setiap hari tentu akan menjadi semakin berkurang jika tidak ditemukan catatan kehadiran Anda.
Oleh karena itu setiap pegawai yang tidak hadir atau tidak mencatatkan jam hadirnya maka bisa saja tidak mendapatkan tunjangan transportasi dan bahkan tunjangan makan. Tentu saja gaji bersih yang Anda terima pada satu periode bisa berkurang. Sebab pada dasarnya pencatatan jam hadir yang ada di suatu perusahaan dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir para pegawai atau pekerja dalam satu periode. Sedangkan pencatatan jam kerja dimaksudkan untuk mencatat jam kerja pegawai yang sesungguhnya. Catatan mengenai waktu kerja pada dasarnya berhubungan dengan catatan waktu hadir sehingga data produksi Anda bisa diketahui secara lebih jelas melalui absensi yang ada di perusahaan.
Jenis Absensi
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam rangka melakukan pencatatan kehadiran pegawai ini. Dengan kata lain absen karyawan umumnya terbagi ke dalam beberapa jenis yaitu sebagai berikut.
- Jenis absensi yang pertama adalah absensi catatan tangan. Pencatatan kehadiran jenis ini biasanya terdapat di beberapa perusahaan kecil. Hal ini juga biasa dilakukan saat pegawai tiba di kantor dan saat pegawai akan pulang dari kantor. Absensi jenis ini sangat mudah untuk dilakukan dan sangatlah murah. Namun pegawai bisa menuliskan kehadirannya sesuai dengan keinginannya sendiri, sehingga pencatatan jam hadir atau jam pulang bisa saja dilakukan dengan tidak jujur.
- Jenis absensi yang kedua adalah absensi almano atau pencatatan kehadiran dengan sistem ceklok. Sesuai dengan namanya maka jenis ini menggunakan mesin almano atau mesin yang menggunakan sistem ceklok. Pegawai yang tiba di kantor bisa memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano sehingga akan tercetak jam hadir pegawai secara otomatis. Tidak hanya itu saja tetapi jam pulang pegawai juga bisa dicek secara lebih mudah melalui pencatatan lewat mesin almano ini. Untuk pencatatan kehadiran jenis ini sebenarnya juga mudah untuk digunakan dan dapat dilakukan tanpa tipuan. Namun bisa juga pegawai berbuat curang dengan cara membawa kartu jam hadir milik rekan sekerjanya supaya jam hadir dan pulang menjadi tidak tepat.
- Jenis selanjutnya adalah absensi sidik jari atau finger scan yang dapat dilakukan dengan menempelkan salah satu jari pada mesin finger print. Jenis yang satu ini biasa dilakukan pada perusahaan menengah ke atas karena harga mesin relatif mahal. Pencatatan kehadiran tersebut memiliki kelebihan diantaranya pegawai tidak dapat bertindak curang karena sidik jari tiap pegawai tidak bisa digantikan oleh orang lain. Namun jika mesin jenis ini error maka jam hadir karyawan tidak dapat diakses.
- Absensi yang terakhir berjenis absensi telapak tangan. Sistem tersebut biasanya dilakukan di berbagai perusahaan berskala besar. Sebenarnya cara kerja mesin kehadiran ini hampir sama dengan finger scan. Anda hanya perlu menempelkan telapak tangan atau lima jari pada mesin. Tentunya mesin jenis ini menggunakan teknologi tinggi sehingga harganya lebih mahal daripada mesin finger scan. Perusahaan yang menggunakan mesin jenis ini bisa saja meningkat kredibilitasnya karena umumnya mesin tersebut hanya digunakan pada perusahaan besar. Kelemahan absensi sistem ini hampir sama dengan finger scan yaitu terjadinya error akan menyebabkan data jam hadir pegawai menjadi tidak terakses.
Tujuan Absensi
Setiap absensi yang ada pada perusahaan tentu memiliki tujuan yang berkaitan dengan kedisiplinan. Dalam hal ini perusahaan menggunakan data kehadiran untuk pencatatan jam hadir dan jam kerja pegawainya agar perusahaan dapat mengetahui data jam hadir dan jam kerja pegawai. Kedisiplinan para pegawai bisa dilihat melalui pencatatan jam hadir sehingga mesin absensi digunakan untuk melihat kedisiplinan pegawai. Adanya penerapan sistem pencatatan kehadiran tentu akan membantu suatu perusahaan dalam meningkatkan mutunya. Sebab umumnya penggunaan catatan kehadiran di suatu perusahaan menggambarkan bahwa perusahaan tersebut peduli dengan kedisiplinan dan benar-benar menghargai waktu.
Melihat adanya kenyataan tersebut maka kepercayaan para konsumen pada suatu perusahaan akan semakin meningkat. Penggunaan mesin untuk absen karyawan ini pada suatu perusahaan juga akan membuat suatu perusahaan dinilai bisa menghasilkan produk yang berkualitas baik. Sebab kegiatan produksi seringkali dikaitkan dengan kedisiplinan kerja para pegawai. Oleh karena itu hal tersebut menjadi bagian yang penting pada suatu perusahaan.
Dengan informasi yang telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan pentingnya pencatatan kehadiran karyawan melalui mesin absen dan sejenisnya. Sehingga pemantauan karyawan jauh lebih efektif dan lebih akurat. Demikian pula yang dilakukan oleh berbagai macam produk sejenis. Misalnya saja jika menggunakan software JojoTimes. Dimana produk ini memberikan berbagai macam manfaat bagi perusahaan termasuk dapat mencatat kehadiran karyawan setiap hari dengan akurat. Selain itu pencatatan kehadiran dapat secara otomatis terhubung dengan sistem payroll dan juga dapat dilakukan secara mobile. Sehingga mudah untuk diakses dimanapun dan kapanpun.
Manfaat yang diberikan oleh JojoTimes ini pastinya didukung oleh sejulah fitur menarik yang bisa dilihat dalam produk tersebut. Misalnya saja fitur Attendance Clock-Out Validation (with Biometric Face Recognition & Geo-Tagging), Overtime with/without Approval (Calculation Based on Government Regulation), Project Activities Reporting, Productivity Daily Reporting, Productivity Daily Reporting Offline Mode, Attendance Adjustment (by Appointed User), serta masih banyak fitur menarik lainnya. Sehingga tentunya melihat aneka macam fitur ini, perusahaan tidak perlu khawatir dan ragu saat menjatuhkan pilihan pada produk tersebut. Jadi, segeralah beralih pada JojoTimes. DApatkan segera coba gratis pada perusahaan Anda dan buktikan sendiri bagaimana produk ini akan bekerja untuk membantu sistem di perusahaan Anda.
