Pengertian Analisis Jabatan dan Tahapan Pelaksanaannya

Right man at the right place, merupakan salah satu hal yang ingin dicapai oleh perusahaan untuk tujuan efisiensi. Untuk itulah, dibutuhkan analisis jabatan atau job analysis yang merupakan salah satu prosedur penting dalam manajemen sumber daya manusia (MSDM).

Mengingat peranannya yang cukup vital di dalam manajemen perusahaan, analisis jabatan ini perlu dibahas secara mendetail agar tidak terjadi kesalah pahaman. Oleh karena itu, artikel ini akan menyajikan pembahasan terkait job analysis dari mulai pengertian resmi hingga tahapan pelaksanaannya.

Apa itu Analisis Jabatan?

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan atau job analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan tertentu.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoTimes hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Sedangkan definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah adalah proses metode secara sistematis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

Job Analysis ini juga bisa dikatakan sebagai sebuah proses yang melakukan eksplorasi secara sistematis di dalam suatu jabatan. Serta melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan MSDM.

Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang mengisi jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci dalam Analisis Jabatan ini.

Analisis Jabatan Bertujuan untuk

Selain bisa digunakan sebagai faktor penunjang proses manajerial perusahaan, analisis jabatan ini bertujuan untuk:

Proses Rekrutmen atau Seleksi

Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu. Analisis jabatan menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, fisik, emosional serta keahlian pribadi seseorang untuk bisa melakukan pekerjaan dan mengisi posisi yang dibutuhkan.

Digunakannya prosedur job analysis ini bertujuan untuk mendapatkan SDM yang tepat untuk mengisi posisi sebuah jabatan ataupun pekerjaan yang tepat dan sesuai.

Menilai Kinerja Karyawan (Performance Anaysis)

Dengan job analysis ini, pihak manajemen bisa memeriksa apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau belum.

 

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoTimes hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Hal ini dikarenakan analisis jabatan juga bisa digunakan untuk membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau karyawannya. Maka, keseluruhan kinerja seorang karyawan bisa diukur dan dinilai sesuai dengan dokumentasi pekerjaan yang tersedia di dalam prosedur job analysis ini.

Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Kemudian, job analysis ini juga biasa digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Caranya dengan melihat perbandingan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja karyawan. Inilah yang akan menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan tersebut.

Dengan job analysis ini, manajemen bisa menentukan isi pelatihan, peralatan serta perlengkapan yang digunakan untuk melakukan pelatihan serta metode yang akan digunakan untuk pelatihan. Sehingga hasil yang didapatkan akan sesuai dengan planning dan bisa meningkatkan efisiensi perusahaan.

Manajemen Kompensasi

Terakhir, analisis jabatan ini ternyata juga memiliki peranan yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada keadaan, jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan.

Proses ini bisa membantu untuk manajemen khususnya manajer sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

Fungsi dari Job Analysis di Sebuah Perusahaan

Selain tujuan-tujuan di atas, fungsi dari prosedur analisis jabatan di sebuah perusahaan adalah:

Pengadaan Tenaga Kerja

Tak jauh berbeda dengan proses rekrutmen, fungsi dari analisis jabatan ini salah satunya adalah untuk melakukan pengadaan tenaga kerja. Spesifikasi jabatan ini akan menjadi stkamur untuk bagian personilia yang dipergunakan sebagai pembandingan para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi.

Pelatihan

Masih berkaitan dengan tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan, job analysis ini juga berfungsi sebagai salah satu bentuk “pelatihan”. Hal yang membedakan adalah isi dari uraian tugas serta pekerjaan bisa dipergunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

Evaluasi Kerja

Analisis jabatan bisa berfungsi sebagai alat untuk melakukan evaluasi kerja. Karena di dalamnya berisikan persyaratan serta uraian jabatan. Sehingga bisa dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.

Penilaian Prestasi

Job analysis bisa pula dijadikan sebagai penilaian prestasi. Karena, analis jabatan bisa digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik. Maka deskripsi jabatan akan sangat amat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

Promosi dan Transfer Pegawai

Terakhir, analisis jabatan bisa digunakan sebagai ajang promosi dan transfer pegawai. Informasi serta data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

Apa Saja Manfaat dari Job Analysis?

Analisis jabatan memiliki 7 manfaat untuk memimpin suatu perusahaan atau organisasi, salah satu manfaatnya adalah untuk memecahkan masalah tentang kepegawaian khususnya yang saling berhubungan dengan tugas yang harus dia lakukan di perusahaan tersebut.

Berikut beberapa manfaat analisis jabatan, antara lain:

  • Bisa untuk penarikan serta seleksi tenaga kerja.
  • Sebagai Penempatan posisi tenaga kerja.
  • Penentu pendidikan/pelatihan dari tenaga kerja.
  • Sebagai keperluan dalam penilaian kerja.
  • Bisa juga untuk perbaikan syarat dalam pekerjaan.
  • Sebagai alat promosi jabatan pada tenaga kerja.
  • Terakhir bisa digunakan untuk perencanaan organisasi.

2 Elemen Analisis Jabatan

Analisis jabatan memiliki 2 (dua) elemen penting di dalam menjalankan prosedurialnya. Adapaun kedua elemen tersebut adalah:

Uraian Jabatan (Job Description)

Elemen pertama adalah uraian jabatan atau yang biasa kita kenal dengan sebutan job description. Job description ini dapat diartikan sebagai sebuah bagian atau catatan yang menjelaskan dan memberikan gambaran umum tentang sebuah pekerjaan yang akan dilakukan.

Hal-hal yang dicantumkan dalam uraian jabatan adalah:

  • Identifikasi jabatan, yaitu berisi tentang informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan perusahaan.
  • Ikhtisar jabatan, yaitu berisi penjelasan singkat tentang perusahaan.
  • Tugas – tugas yang harus dilaksanakan.
  • Pengawasan yang seharusnya dilakukan dan diterima.
  • Hubungan dengan jabatan lainnya.
  • Mesin, peralatan dan beberapa bahan yang digunakan.
  • Kondisi kerja, yang meliputi kondisi ffisik dari lingkungan kerja.
  • Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.

Persyaratan Jabatan (Job Requirement) atau Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Elemen kedua adalah job specification atau yang biasa dikenal dengan spesifikasi jabatan. Spesifikasi jabatan sendiri adalah sebuah persyaratan minimal yang memang harus dipenuhi pada orang yang menduduki suatu jabatan supaya dia dapat melaksanakan tugas-tugas yang telah dibebankan.

Hal-hal yang dicantumkan dalam spesifikasi jabatan adalah:

  • Pertama ada persyaratan pendidikan, latihan serta pengalaman kerja
  • Kedua adalah persyaratan pengetahuan dan keterampilan
  • Ketiga merupakan persyaratan fisik serta mental
  • Terakhir adalah persyaratan umur dan jenis kelamin

7 Proses Pelaksanaan Analisis Jabatan

Sekarang mari membahas saat perusahaan ingin melakukan analisis jabatan, tentunya hal tersebut tidak bisa dilakukan dengan mudah. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan agar bisa mencapai hasil yang maksimal. Selain itu, proses analisa juga akan dilakukan dalam perusahaan ataupun organisasi yang memang sedang berjalan.

Artinya, perusahaan tersebut benar-benar sudah berjalan dan bukan unit usaha yang baru saja dibentuk. Nah, agar tidak keliru dalam prosesnya, lakukan 7 hal ini dalam melakukan analisis jabatan:

Mengkaji Informasi Internal Perusahaan yang Berkaitan dengan Jabatan Perusahaan

Langkah pertama yang perlu dilakukan mengkaji informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Artinya bila informasi internal mengenai jabatan tidak benar, proses analisa belum bisa dianjurkan pada tahap selanjutnya.

Penentuan Penggunaan Informasi

Bila perusahaan sudah mendapatkan informasi lengkap mengenai jabatan dalam perusahaan secara keseluruhan, seperti jobdesc, kualifikasi dan yang lainnya, maka saatnya perusahaan mulai menentukan pemakaian informasinya.

Perusahaan harus sudah memiliki tujuan yang jelas untuk informasi tersebut, jangan sampai salah dalam penggunaannya, agar tidak keliru nantinya.

Memilih Jabatan

Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan analisis juga sangat penting dilakukan. Bila memang kamu hanya membutuhkan divisi dan jabatan tertentu untuk dilakukan analisis jabatan, tidak seharusnya semua departmen dalam perusahaan diikut sertakan. Karena bila sudah jelas, akan lebih baik bila langsung menganalisis pada divisinya tanpa melibatkan divisi lain.

Pengumpulan Data

Bila ketiga langkah di atas sudah dilakukan, hal selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah mengumpulkan data. Dengan teknik analisis jabatan yang sudah dilakukan, tentunya perusahaan akan mendapatkan data. Nah, kumpulkan data-data tersebut jangan sampai tercampur oleh data perusahaan yang lain.

Siapkanlah Uraian Jabatan

Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk kamu untuk menyiapkan uraian yang jelas mengenai jabatan yang telah disediakan oleh perusahaan. Ini akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Uraian jabatan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu.

Siapkan Spesifikasi Jabatan

Selain uraian dari jabatan yang sedang dilakukan analisis, selanjutnya perusahaan juga harus menyiapkan spesifikasi jabatannya. Ini akan lebih mempermudah dalam proses analisisnya, mengenai jobdesk dari jabatan tertentu serta hal yang dibutuhkan lainnya.

Memanfaatkan Informasi

Bila sudah mendapatkan informasi yang sesuai dengan langkah 1 sampai 6, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan informasi tersebut. Ini sangat berguna terutama untuk melakukan career path atau perencanaan karier, perencanaan SDM proses rekrutmen dan juga seleksi karyawan dalam perusahaan.

Selain itu, juga bisa untuk menetapkan pelatihan dan juga pengembangan karyawan, melakukan penilaian kinerja pada karyawan, menetapkan besaran kompensasi dan juga mematuhi apa yang telah ditetapkan oleh hukum.

Dengan 7 tahap proses pelaksanaan prosesnya, maka selesailah pembahasan terkait job analysis ini. Dari artikel ini kita bisa membuktikan bahwa peranan analisis jabatan sangat penting bagi perusahaan. Untuk itulah, setiap perusahaan harus memiliki job anaylisis-nya tersendiri untuk meningkatkan kinerja, khususnya dalam mengelola SDM.

Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan aplikasi JojoTimes dari Jojonomic untuk membantu pengelolaan Human Resource di sebuah perusahaan. Aplikasi ini memiliki banyak fitur menarik, salah satunya adalah pengelolaan administrasi HR otomatis, misalnya dengan memonitor aktivitas karyawan secara real-time kapanpun dan di manapun.

Sehingga, kinerja tim di dalam perusahaan akan meningkat. Ayo coba demonya sekarang, dan rasakan sendiri fitur yang terdapat di aplikasi ini. Selamat mencoba!