Saat ini, banyak bisnis atau kegiatan yang mulai merambah ranah digital. Mulai dari belanja, bermain, hingga menyelesaikan tugas-tugas perkantoran. Salah satunya adalah aplikasi akuntansi.
Kalimat yang menyatakan bahwa digitalisasi adalah hal yang pasti terjadi, mulai semakin terlihat. Transmigrasi besar-besaran berbagai aktivitas manusia menjadi berbasis aplikasi dilakukan. Tujuannya tentu untuk memudahkan dan efisiensi.
Pada artikel kali ini, kita juga akan membahas soal aplikasi atau software. Namun secara spesifik pada akuntansi. Kita akan mulai membahas apa itu aplikasi akuntansi, hingga kelebihan dan kekurangan saat menggunakannya. Berikut ulasannya!
Mengenal Aplikasi Akuntansi
Rasanya tak kenal maka tak sayang itu benar adanya, tapi untuk konteks pembahasan ini mungkin akan lebih tepat kalau tak kenal maka tak paham. Supaya kita bisa memahami apa yang kita bahas saat ini, maka kita akan mulai dengan perkenalan.
Dalam sebuah artikel tentang aplikasi akuntansi yang ditulis oleh Muhammad Syafri menjelaskan, bahwa aplikasi merupakan suatu alat atau software. Bicara aplikasi maka akan bicara tentang penerapannya. Pun pada tema utama artikel kita ini.
Bicara tentang aplikasi akuntansi, kita bisa mengartikannya sebagai suatu program komputer yang berhubungan dengan akuntansi atau aktivitas akuntansi. Tujuannya untuk membantu akuntan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Definisi lain menjelaskan bahwa aplikasi akuntansi adalah seperangkat sistem yang dibuat atau dirancang untuk membantu menyelesaikan pekerjaan seputar akuntansi. Basisnya adalah modul yang saling terintegrasi.
Seperti modul pembelian, penjualan, penggajian, buku besar, dan lainnya, yang memiliki ikatan erat dengan aktivitas akuntansi.
Mengetahui Manfaat Aplikasi Akuntansi
Seperti yang dibahas di paragraf pembuka, bahwa digitalisasi tujuannya adalah memudahkan. Pun dengan materi yang kita bahas ini. Tujuannya agar kerja para akuntan dapat lebih cepat dan mudah.
Hal tersebut dikarenakan aplikasi akuntansi dapat bekerja untuk melakukan input dan pengolahan data secara real time. Selain itu juga terintegrasi dengan modul dan sistem berbagai divisi, sehngga pekerjaan akan lebih efisien.
Selain hal-hal yang baru saja kita bahas, kita akan coba ulas beberapa manfaat yang bisa didapatkan ketika melakukan kegiatan akuntansi menggunakan aplikasi. Berikut beberapa manfaatnya:
- Manfaat pertama yang bisa kamu dapat adalah efisiensi waktu. Sejalan dengan cara kerjanya yang terintegrasi dan real time. Sehingga pekerjaanmu akan mudah diselesaikan.
- Selanjutnya, kamu bisa meminimalisir kemungkinan human error.
- Kamu juga tidak perlu mengulang dari awal ketika ada kesalahan perhitungan, karena ada mesin yang membantu pencatatan.
- Meningkatkan efisiensi kerja, khususnya kerja akuntan.
Diluar manfaat-manfaat itu, kamu bisa memiliki informasi keuangan dengan lebih mudah dan cepat. Untuk selanjutnya dapat kamu gunakan untuk melihat kondisi perusahaan dan pasar. Jangka panjangnya bisa kamu gunakan untuk menyusun strategi perusahaan.
Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Akuntansi
Selanjutnya, setelah mengetahui manfaat kita akan coba bahas soal kelebihan dan kekurangan. Poin-poin ini bisa kamu gunakan untuk menganalisa dan mempertimbangkan keputusan untuk menggunakan aplikasi ini atau tidak.
Kelebihan
Kita akan mulai dari kelebihan yang ditawarkan dan mungkin kita rasakan saat menggunakan aplikasi akuntansi. Kelebihan-kelebihan ini akan membawa manfaat tambahan bagi kita para pengguna.
Berikut beberapa kelebihan dari aplikasi akuntansi yang bisa kita rasakan dan dapatkan:
Kapan Saja dan Dimana Saja
Melalui basis internet dan platform digital, maka penggunaan aplikasi akuntansi membuat kerja akuntan bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Tidak jauh beda dengan pembahasan sebelumnya, adanya integrasi membuat semua divisi dapat langsung melaporkan dan melihat laporan akuntansi. Hal itu pun dapat dilakukan secara real time. Karena tidak dapat dipungkiri, kalau internet dapat merobohkan sekat-sekat ruang dan waktu, jadi lebih cepat deh.
Otomatisasi
Tidak jauh berbeda dengan berbagai software atau aplikasi digital lainnya. Aplikasi yang satu ini juga memiliki kelebihan otomatisasi. Dengan adanya pengaturan di awal, sesuai dengan yang kita butuhkan, selanjutnya aplikasi akan melakukan kerja secara otomatis. Hal ini tentunya akan mengurangi banyak kerja dan tidak menyita banyak waktu.
Up to Date
Maksudnya adalah, sistem yang ada dala aplikasi akuntansi dapat melakukan pencatatan dan pembaruan data terus menerus. Kita bisa mengaturnya untuk melakukan penyimpanan otomatis. Sehingga dapat meminimalisir kemungknan-kemungkinan hilang data atau hal lainnya yang terjadi karena keteledoran.
Kekurangan
Sekarang, kita lanjut ke pembahasan berikutnya ya, yaitu kekurangan. Setiap kelebihan ada kekurangan. Namun kekurangan tidak untuk ditakuti, perlu diketahui agar resikonya bisa diminimalisir.
Berikut beberapa kekurangan dari aplikasi akuntansi yang perlu kita tahu, yaitu:
Sistem yang Rumit
Bagi beberapa perusahaan, sistem atau kerja akuntansi dengan aplikasi cukup rumit untuk dikerjakan. Ini memang tidak dapat dipungkiri, karena digitalisasi memang membutuhkan adaptasi.
Harga yang Mahal
Kekurangan berikutnya yang perlu kamu perhatikan dari penggunaan aplikasi ini adalah biaya yang cukup besar. Biaya dapat dikatakan mahal, karena sebetulnya sebagian aplikasi belum dapat sepenuhnya menggantikan posisi dan kerja akuntan.
Nantinya perusahaan masih harus membeli aplikasi dari pihak lain, membayar operator aplikasi, dan tetap membutuhkan seorang akuntan.
Risiko Kesalahan Sistem
Meskipun terhindar dari human error, tapi tidak menutup kemungkinan akan ada kesalahan sistem atau sistem yang akan eror. Hal ini tidak mutlak terjadi, tapi perlu diantisipasi dan diminimalisir kemungkinan terjadinya.
Pencatatan yang Dilakukan oleh Aplikasi Akuntansi
Sebetulnya, aplikasi dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan kita. Pun dalam hal fitur-fiturnya. Namun dalam aplikasi yang kita bahas ini, ada beberapa kesamaan atau fitur umum yang ada di dalamnya.
Itu semua merupakan catatan yang ada dalam aplikasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Berikut beberapa catatan atau fitur yang ada dalam aplikasi akuntansi!
Neraca Keuangan
Pertama adalah neraca keuangan yang merupakan suatu laporan keuangan untuk periode akuntansi tertentu. Tujuan pencatatannya adalah untuk menunjukkan posisi keuangan perusahaan dalam periode tertentu, misalkan satu tahun atau satu periode akuntansi.
Fungsinya adalah memberikan informasi terkait keuangan perusahaan. Nnatinya akan berguna untuk pertimbangan kebijakan dan pembuatan strategi perusahaan.
Inventaris
Berikutnya adalah inventaris, atau aset yang dimiliki perusahaan. Baik itu berbentuk barang jadi, ataupun barang setengah jadi. Setidaknya ada tiga jenis inventaris, yaitu persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.
Catatan Pembelian
Ketiga adalah catatan pembelian, maksudnya adalah proses pencatatan barang produksi yang ada dalam suatu produksi. Fungsi pencatatan ini adalah sebagai bukti pembelian yang mungkin nantinya akan dipertanggungjawabkan.
Catatan Penjualan
Selain pembelian, catatan penjualan juga penting. Di dalamnya bisa memuat jumlah barang yang dijual, detil diskon dan pajak yang harus dibayar.
Stok Produk
Terakhir, yang umumnya ada dalam aplikasi akuntansi adalah catatan mengenai stok produk. Nnatinya perusahaan atau pihak produksi mengetahui stok produk, stok bahan baku, dan lainnya. Ini juga berfungsi untuk sistem pengendalian internal atau produksi yang akan berpengaruh pada hal-hal lainnya dalam rantai produksi.
Namun ingat, beda aplikasi atau beda perusahaan akan beda lagi fungsinya. Itu semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Aplikasi Akuntansi di Indonesia
Pasca membaca artikel ini, apa kamu tertarik untuk menggunakan aplikasi akuntansi untuk membantu sistem kerjamu? Jangan khawatir, di Indonesia sudah ada banyak. Kamu bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhan, dan tentunya kemampuan perusahaanmu ya.
Salah satu penyedianya adalah Jojonomic. Perusahaan yang menyediakan aplikasi akuntansi dan aplikasi untuk human resource (HR) yang bisa membantu kerja perusahaanmu. Disamping itu, tentunya ada beberapa penyedia lainnya.
Jojonomic menyediakan beberapa aplikasi, salah satunya adalah JojoExpense. Fitur yang disediakan akan fokus pada cash advance dan reimbursement. Semuanya akan dilakukan secara digital. Sehingga dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Sebagai contoh, ketika kamu akan memberikan bukti pembayaran dan meminta penggantian, kamu tidak perlu datang ke meja akuntan dan menunggu prosesnya dengan waktu yang lama.
Kamu cukup mengambil gambar bukti pembayaranmu dan memasukkannya ke aplikasi. Lalu, sistem otomatis dalam aplikasi akan menghitung dan melacak jumlah yang memerlukan penggantian atau reimburse.
Aplikasi lainnya adalah JojoPayroll. Sebuah aplikasi yang akan membantu akuntan dan HR. Aplikasi ini dapat menghitung secara otomatis jumlah gaji, dan memudahkan pembayaran gaji. Sehingga pekerjaannya akan lebih efisien.
Bagaimana, tertarik untuk menggunakan aplikasi akuntansi. Setelah memahami tulisan ini, kamu bisa mulai mendiskusikannya dan mencari berbagai referensi lalu memilih aplikasi yang ingin kamu gunakan. Selamat mencoba!
