Bentuk surat pada dasarnya ada bermacam-macam. Sebelum menulis surat tentunya Anda perlu tahu dan paham bentuk surat seperti apa yang akan dibuat. Jangan sampai surat yang dibuat dan dikirim mengalami kesalahan. Bentuk surat yang salah pada akhirnya bisa memberikan dampak yang buruk baik bagi Anda maupun bagi perusahaan Anda.
Berkurangnya kepercayaan terhadap suatu perusahaan juga bisa saja terjadi karena adanya kesalahan dalam hal bentuk surat. Oleh karena itu sudah seharusnya Anda memperhatikan dengan benar bentuk surat yang Anda buat demi kelancaran bisnis di perusahaan Anda. Terlebih lagi jika Anda adalah seorang ahli di bidang manajerial serta bidang sekertariat maka sudah seharusnya anda menguasai beberapa bentuk surat.
Cara penulisan surat tentu harus lebih dikuasai sehingga tidak akan sampai terjadi kesalahan format surat. Tidak hanya bentuk surat saja yang harus dipahami dengan benar namun diksi dan gaya bahasa juga harus lebih diperhatikan dalam penyusunan surat.
Surat resmi tentu harus ditulis dengan menggunakan kalimat atau bahasa resmi sehingga lebih terkesan formal. Terlebih lagi jika surat tersebut mengandung isi yang penting dan dapat berpengaruh pada peningkatan bisnis Anda atau peningkatan pada perusahaan Anda.
Jenis dan Bentuk Surat
Dari segi bentuk, isi dan bahasa, huruf biasanya dibagi menjadi tiga kategori yaitu surat pribadi, surat resmi dan surat bisnis. Sedangkan jika diklasifikasikan menurut pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga jenis: surat pribadi, surat resmi dan surat resmi.
Bentuk Surat : Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat untuk keuntungan pribadi. Surat bisa berupa surat antar teman atau anggota keluarga. Ciri-ciri surat pribadi adalah:
- Tanpa kop surat.
- Tidak ada nomor surat.
- Salam dan kesimpulan berbeda-beda.
- Gunakan bahasa gratis sesuai keinginan penulis.
- Format surat gratis.
Bentuk Surat : Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan dinas seseorang, lembaga, atau organisasi, seperti surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Fitur surat formal:
- Gunakan kertas header ketika dikeluarkan oleh organisasi.
- Ada alfanumerik, lampiran, dan subjek.
- Gunakan salam pembuka dan penutup seperti biasa.
- Gunakan berbagai bahasa resmi.
- Lampirkan perangko resmi.
- Ada aturan pemformatan standar.
Bagian surat resmi:
- Kepala / Kop Surat Kop surat meliputi:
- Nama organisasi / organisasi ditulis dengan huruf besar / kapital.
- Alamat agen / organisasi, dieja dengan huruf besar dan kecil
- Logo Badan / Organisasi
- Nomor surat, yang merupakan urutan pengiriman surat
- Lampiran, selain surat, juga memuat bentuk lain
- Hal, berupa garis besar surat
- Tanggal abjad (teks di sebelah kanan sejajar dengan alfanumerik)
- Alamat (jangan gunakan kata ini)
- Pembukaan / Salam (Akhiri dengan koma)
- Isi surat
Kecuali jika metode penulisan berdasarkan Enhanced Spelling (EYD) harus menggunakan huruf kecil, isinya dijelaskan dalam bentuk tanggal, tanggal, jam, lokasi, dll.
- sampul surat.
- Surat lamaran, termasuk.
- Penutupan.
- posisi.
- tanda tangan.
- Nama (biasanya disertai dengan nomor identifikasi karyawan atau NIP)Fotokopi surat berupa pemberitahuan keikutsertaan dalam kegiatan / kegiatan atasan
Surat perdagangan/niaga
Digunakan untuk entitas yang bergerak dalam kegiatan bisnis, seperti industri dan industri jasa. Surat ini sangat berguna untuk membangun hubungan dengan dunia luar, sehingga harus terstruktur dengan baik. Surat bisnis termasuk surat penjualan, kuitansi dan surat bisnis; mereka dapat dibagi menjadi surat bisnis internal dan surat bisnis eksternal. Contoh surat bisnis adalah surat penawaran dan surat penagihan.
Surat resmi
Digunakan untuk pekerjaan formal, seperti formal agen dan tugas kantor. Surat ini sangat penting dalam administrasi organisasi. Surat dinas berfungsi sebagai alat bukti dokumen, reminder terkait kearsipan, bukti sejarah perkembangan instansi terkait, dan pedoman kerja berupa peraturan perundang-undangan. Fitur surat formal:
- Gunakan kertas header dan instansi terkait.
- Gunakan alfanumerik, lampiran, dan tema.
- Salam pembuka dan penutup standar.
- Gunakan bahasa standar atau varian resmi.
- Gunakan prangko dari agen atau kantor pembuat surat.
- Format surat tertentu.
Surat Lamaran
Adalah surat yang dikirimkan dan dikirimkan oleh orang yang ingin bekerja di suatu kantor, perusahaan atau organisasi tertentu. Surat lamaran, termasuk surat formal atau formal. Oleh karena itu, aturan tertentu harus diperhatikan secara tertulis. Biasanya, surat berisi bagian-bagian berikut ini.
- Tempat dan tanggal penulisan.
- nomor referensi.
- Lampiran.
- Benda atau subjek.
- Alamat tujuan.
Isi surat itu dibagi menjadi tiga bagian utama:
- Pembukaan
- Isi surat
- Kata penutup
- Penutupan
- Tanda tangan dan nama lampu
Bentuk Surat Resmi
Surat resmi umumnya sering digunakan baik dalam bidang kedinasan maupun bidang keorganisasian. Berbagai lembaga atau instansi di tanah air seringkali menggunakan surat resmi. Tidak hanya itu saja tetapi banyak pula orang yang menulis surat resmi untuk beberapa hal seperti misalnya untuk melamar pekerjaan dan lain sebagainya.
Surat resmi merupakan suat paling umum yang banyak dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Terlebih lagi jika Anda harus mengirim surat pada suatu instansi atau suatu lembaga maka Anda haruslah menulis surat dalam bentuk surat resmi.
Surat biasanya mengandung kop surat dan mengandung kalimat baku sehingga gaya bahasa terkesan formal. Di akhir surat juga sudah tentu ada nama terang disertai tanda tangan. Surat resmi mungkin saja menjadi sebuah surat yang banyak dipelajar.
Sebab format pada surat resmi merupakan format surat yang paling banyak digunakan pada sebuah perusahaan. Format surat resmi juga seringkali digunakan oleh seseorang yang ingin mengajukan izin atau permohonan atau hal lainnya kepada instansi atau lembaga terkait. Oleh karena itu surat resmi sudah seharusnya dikuasai oleh siapapun.
Bentuk Surat : Full Block Style
Full block style seringkali disebut juga dengan istilah bentuk lurus penuh. Ciri khas dari surat ini adalah bentuk surat yang tidak memiliki leher surat dan tubuh surat atau bahkan kaki surat. Umumnya surat ini tidak membentuk sebuah paragraf namun lebih membentuk sebuah blok yang penuh mulai dari bagian kiri hingga ke bagian kanan.
Namun susunan surat yang sama dengan surat resmi masih tetap berlaku pada full block style. Pada surat tetap saja tercantum kop surat yang juga diakhiri dengan adanya tanda tangan pengirim dan disertai nama terang. Surat ini juga bisa saja bersifat resmi dan menggunakan gaya bahasa formal.Block style sebenarnya sudah dikembangkan hingga menjadi beberapa bentuk.
Seperti misalnya modified block style dan semi block style yang tentunya memiliki bentuk yang cukup berbeda. Namun tetap saja penulisan surat baik dengan format full block style ataupun modified block style dan semi block style tetap saja seharusnya menggunakan bahasa yang layak dan mudah dipahami.
Bentuk Surat Sederhana
Dari namanya saja maka sudah bisa ditebak bawa susunan surat dengan format ini tentu bersifat sederhana. Sebenarnya bentuk surat untuk jenis yang satu ini tak jauh berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Bahkan jika dilihat secara sekilas maka surat dengan bentuk sederhana ini memiliki format yang hampir sama dengan bentuk full block style.
Namun di antara keduanya terdapat perbedaan yang menonjol yaitu pada bagian isi suratnya. Surat yang ditulis dengan bentuk sederhana ini biasanya disusun tanpa adanya salam pembuka dan salam penutup. Jadi di dalam surat ini biasanya terdapat info yang langsung disampaikan tanpa didahului salam pembuka.
Umumnya surat dengan bentuk sederhana ini sangatlah simple dan bahkan beberapa surat dengan format ini tidak terlalu memperhatikan kerapian dan keteraturan. Hal ini berkaitan dengan tujuan dari pembuat surat yang biasanya ditujukan untuk sekumpulan orang yang bekerja di suatu perusahaan. Gaya bahasa pada surat ini bisa saja tetap menggunakan bahasa baku atau formal sehingga tetap enak bila dibaca.
Alinea Menggantung
Surat alinea menggantu dalam bahasa asing seringkali disebut dengan istilah hanging paragraph. Sesuai dengan namanya maka Surat ini memiliki bentuk tubuh surat dengan alinea yang menggantung. Maksudnya adalah pada surat ini terdapat alinea yang menggantung setelah adanya alinea baru.
Lebih jelasnya dalam surat ini terdapat sebuah alinea yang dibawahnya juga ditulis alinea baru. Setelah alinea pertama maka Anda haruslah membuat alinea berikutnya dengan diberikan spasi sebanyak lima spasi. Biasanya Surat ini dapat dijumpai pada kedinasan tertentu. Gaya bahasa yang ada pada surat dengan bentuk alinea menggantung juga bisa saja bersifat resmi dan formal.
Oleh karena itu penggunaan surat ini juga bisa ditujukan kepada lembaga atau instansi dinas terkait. Jangan lupa untuk mencantumkan pula kop surat pada surat dengan bentuk alinea menggantung. Surat juga sudah seharusnya disertai dengan tanda tangan dan nama terang serta hal-hal penting lainnya seperti tembusan dan lampiran atau lainnya.
Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
Bentuk lurus penuh (full block style),
bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial2.
Bentuk lurus (block style),
pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial3.
Bentuk setengah lurus (semi block style),
sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial4.
Bentuk lekuk (indented style),
penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Bentuk menggantung (hanging paragraph),
sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Format surat:1.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
f Format surat :
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat :
a) Alenia Pembuka
b) Alenia Isi
c) Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
Kesimpulan
Surat memang ada bermacam-macam, demikian halnya bentuk tunjangan pada perusahaan bagi karyawan juga ada beraneka ragam. Setiap pegawai bisa jadi mendapatkan besarnya tunjangan yang tidak sama persis. Sehingga perusahaan harus menghitung dengan akurat besarnya pendapatan serta gaji setiap pegawai setiap bulannya. Tentu hal ini akan lebih mudah bila menggunakan produk atau software yang tepat. Misalnya melalui penggunaan JojoPayroll. Disini produk tersebut dapat memberikan banyak manfaat, termasuk:
- Perhitungan akurat yang otomatis terhadap besarnya gaji karyawan setiap bulan.
- Cetak slip gaji otomatis yang dapat dilakukan dengan cepat.
- Mudah diakses dari mana saja sehingga tidak sulit untuk menambah maupun mengurangkan data karyawan yang berkaitan dengan pendapatan.
Manfaat yang ada di atas dapat dengan mudah diperoleh melalui berbagai macam fitur menarik dari JojoPayroll. Seperti misalnya fitur-fitur berikut ini:
- Adjustable Tax Configuration
- Automatic Prorate for New Joiners
- Customized Allowance Component
- Allowance by Organization Chart
- Customized Deduction Component
- Multiple Deduction Type
Dengan membaca manfaat dan fitur tersebut, tentu menjadi suatu keyakinan positif bagi yang ingin mencoba menggunakan JojoPayroll dalam membantu efisiensi kerja perusahaan. Oleh sebab itu jangan tunda lagi, segera dapatkan coba gratis di perusahaan Anda. Lihat serta rasakan sendiri bagaimana produk ini dapat membantu proses pembayaran gaji pegawai yang lebih efektif serta lebih efisien.
