Dalam perusahaan sering kali payroll merupakan salah satu hal yang sangat penting. Untuk terciptanya sistem yang lebih baik, ada banyak perusahaan yang memilih untuk berinvestasi pada biaya proses payroll yang tidak sedikit. Padahal secara umum ada banyak sistem dan biaya yang ditawarkan di luar sana. Perusahaan hanya tinggal memilih dan memastikan mana yang paling tepat dan sesuai untuk dinamika komponen payroll sebuah perusahaan. Jika ingin tahu secara lebih jelasnya apakah biaya proses payroll ini bisa ditekan atau tidak, simak dulu beberapa informasi menarik berikut di bawah ini.
Faktor Penentu Biaya Proses Payroll
Apabila dilihat lebih jauh, tentu saja ada banyak faktor komponen yang mendukung besarnya biaya proses payroll. Baik secara langsung maupun tidak langsung, sering kali perusahaan tidak menyadari bahwa ada beberapa hal yang kurang optimal untuk diefisiensikan dalam menggunakan sistem payroll yang tepat. Oleh sebab itu jika tidak ingin hal tersebut terjadi, sebaiknya ketahui secara jelas faktor penyebabnya. Sehingga di kemudian hari hal ini bisa dioptimalkan bahkan bisa dicegah lebih lanjut. Berikut beberapa faktor penentu biaya proses payroll yang terlalu mahal:
-
Aplikasi Sulit
Memilih sistem payroll yang aplikasinya sulit dilakukan akan secara tidak langsung membuat biaya proses payroll menjadi lebih besar. Bagaimana tidak? Dengan kendala seperti ini maka perusahaan jadi harus lebih banyak berinvestasi pada pelatihan dan penggunaan sumber daya yang lebih berpengalaman. Ada waktu yang dikorbankan untuk membiasakan diri menjalankan sistem tersebut. Apalagi taraf pemahaman tiap staf akan berbeda. Sehingga saat ada pergantian staf maka ada banyak biaya yang harus dikeluarkan kembali untuk melakukan pelatihan secara intens. Hal ini sering terjadi saat perusahaan tidak cermat memilih sistem payroll yang mudah digunakan. Saat sistem terlalu sulit aplikasinya, otomatis membuat waktu tidak efektif dan efisien. Produktivitas karyawan juga tidak maksimal dan akhirnya banyak waktu terbuang mempelajari sistem tersebut.
-
Tidak Ada Garansi
Beberapa produk tidak memberikan garansi yang sesuai dengan apa yang didapatkan oleh perusahaan. Sehingga dalam hal ini jika terjadi resiko kerusakan atau eror maka perusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra untuk memperbaiki sistem tersebut. Oleh sebab itu memilih sistem payroll tanpa garansi ini adalah hal utama yang wajib dihindari. Jika tidak ingin di kemudian hari ada pembengkakan biaya proses payroll, maka sebaiknya jangan tertarik oleh produk-produk tanpa garansi yang jelas. Dalam suatu sistem selalu ada kemungkinan gagal dan eror, sehingga garansi dari produk sangat penting untuk diutamakan. Jangan hanya karena murah di awal lalu tidak ada garansi yang tersedia. Pada akhirnya justru menambah biaya di belakang.
-
Sistem Berbayar Tahunan
Ada pula beberapa produk yang memiliki sistem harus melakukan pembayaran tahunan untuk peningkatan fitur dan lain sebagainya. Nah, sistem seperti ini ada baiknya dihindari untuk menghemat biaya yang harus dikeluarkan dalam memperoleh sistem payroll bagi perusahaan. Pilih sistem yang tidak rumit dengan cukup membayar di depan dan kemudian tidak perlu risau dengan biaya tahunannya. Dengan demikian tidak ada pula resiko lupa atau telat melakukan pembayaran dan berujung pada sistem payroll yang tidak bisa digunakan. Dalam sehari saja kerusakan payroll bisa berakibat fatal. Sehingga jangan sampai sistem seketika tidak berjalan hanya karena masalah pembayaran program payroll yang terlambat. Tanpa sistem berbayar tahunan, tentu hal ini bisa dihindari dan penggunaan sistem payroll jauh lebih optimal.
Memilih Sistem Payroll Yang Efisien
Dengan mengetahui faktor dan komponen penting di atas, maka tentu saja perusahaan harus lebih dapat memahami apa saja yang bisa membantu menekan biaya untuk proses payroll tadi. Salah satunya melalui pemilihan sistem payroll yang tepat, hemat, efektif dan efisien. Nah, sering kali masih banyak yang merasa kebingungan, bagaimana ya memilih sistem payroll yang baik tersebut? Jangan-jangan nanti tidak optimal? Jangan kuatir, bahkan orang awam sekalipun akan berhasil jika mengikuti langkah-langkah sederhana di bawah ini. Supaya sistem payroll yang dipilih efektif dan efisien, selalu utamakan poin-poin berikut ini.
-
Pilih Yang Kredibel
Selalu pilih perusahaan yang reputasinya sudah cukup baik dalam hal penyediaan jasa dan sistem payroll perusahaan. Sedikit banyak hal ini membantu pengeluaran biaya yang lebih efektif dan efisien. Lain halnya memilih yang kurang baik, bisa jadi ada banyak pembengkakan biaya di belakang yang tidak diketahui dengan jelas.
-
Layanan Pelanggan Optimal
Usahakan mencari sistem payroll yang menyediakan layanan pelanggan yang mudah dihubungi. Sehingga sewaktu-waktu membutuhkan pertolongan tidak perlu menunggu lama dan mendapat respon yang cepat. Secara tidak langsung hal ini membantu sistem yang lebih efektif dan efisien. Dimana tidak banyak waktu terbuang dan proses kerja jadi jauh lebih maksimal. Disini pula biaya proses payroll bisa ditekan lebih minim dan lebih hemat.
-
Garansi Resmi
Sebaiknya pastikan sistem payroll yang dipilih memiliki garansi resmi yang bisa dipertanggung jawabkan. Sehingga saat terjadi kerusakan maka tidak perlu mengeluarkan dana untuk perbaikan atau membayar sejumlah dana untuk mengganti software dengan sistem yang baru. Garansi resmi ini umumnya diberikan oleh jasa yang kredibel dan terpercaya. Sehingga secara tidak langsung berhubungan dengan pemilihan perusahaan jasa payroll yang kredibel.
-
Aplikasi Mudah
Gunakan sistem yang mudah diaplikasikan. Sehingga saat pertama kali menggunakan tidak bingung dan bisa lebih cepat familiar untuk memakainya di hari yang sama. Aplikasi yang sulit dan berbelit akan memakan banyak waktu dan biaya.
-
Sistem Otomatis
Terakhir pastikan juga sistem payroll yang digunakan sudah otomatis dan tidak membutuhkan banyak bantuan manual. Karena sistem terbaik tentu akan berjalan otomatis dan hanya membutuhkan pengawasan saja. Semua komponen mudah untuk ditambahkan secara langsung dan tanpa aplikasi lain lebih jauh. Dengan demikian maka waktu dan jam kerja perusahaan dalam penggajian jauh lebih efektif dan efisien.
Secara keseluruhan melalui informasi di atas bisa disimpulkan bahwa biaya proses payroll sebenarnya merupakan komponen yang bisa jauh lebih hemat dan sederhana. Sehingga perusahaan tidak perlu habis-habisan dalam berinvestasi untuk sistem payroll yang baik dan sistematis. Contohnya, gunakan saja JojoPayroll. Yang mana software yang satu ini sudah jelas-jelas memberikan manfaat pada perusahaan berupa perhitungan payroll yang otomatis maupun biaya yang tidak signifikan nilainya. Belum lagi potensi fitur-fitur yang bisa didapatkan seperti slip gaji digital, laporan kehadiran otomatis, maupun cetak slip gaji otomatis. Tentunya hal ini memudahkan staff keuangan perusahaan dalam menerbitkan payroll sekaligus mengontrolnya.
Oleh sebab itu sebaiknya jangan tunda lagi. Jangan biarkan sistem di perusahaan semakin lambat dan tidak efisien. Jangan pula menghabiskan banyak biaya untuk sistem payroll yang belum pasti. Percaya saja pada JojoPayroll dan lakukan coba gratis untuk merasakan sendiri manfaatnya.
