Baik kamu sedang ingin memulai bisnis atau ingin mengembangkan bisnis. Kamu harus memahami bagaimana hal-hal akan dilakukan. Oleh karena itu kamu perlu memiliki standar operasional prosedur atau SOP yang dibuat untuk menjadi acuan pengerjaan agar seragam. SOP punya susunanya masing-masing sesuai dengan kebutuhan bisnis, namun bukan berarti tidak ada cara membuat standar operasional sederhana yang bisa kita kembangkan.
Tugas apa yang perlu dilakukan? Siapa yang melakukannya? Mengetahui bagaimana pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat terjawab adalah langkah pertama untuk membuat standar operasional bisnis kamu. Berikut, kami jabarkan cara membuat standar operasional prosedur sederhana untuk memberikan gambaran bisnis kamu!
Apa itu SOP?
SOP atau Standard Operating Procedure, hanyalah dokumentasi bagaimana suatu proses bekerja. SOP bekerja paling baik sebagai daftar prosedur langkah demi langkah yang dapat diikuti siapa pun dengan sedikit pelatihan.
Perusahaan mengembangkan SOP karena berbagai alasan. Salah satu alasannya adalah SOP membantu mengurangi waktu pelatihan bagi anggota tim baru. Beri mereka SOP yang dibangun dengan baik, dan mereka akan memiliki langkah awal yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang ada.
Setelah semua pelatihan dan orientasi SDM selesai, SOP yang ditulis dengan baik dapat menjadi titik pengenalan pertama bagi anggota tim baru.
Salah satu alasan terpenting untuk menulis prosedur operasi standar adalah memastikan kesinambungan. Pernahkah Anda bekerja dengan seseorang yang penting bagi kesuksesan tim karena pengetahuan dan pengalamannya? Saya telah melihat tipe orang ini meninggalkan perusahaan berkali-kali, dan prosesnya rusak serta tidak dapat diselesaikan.
Tentu tidak ada pengganti talenta top dengan mudah, tentu. Tetapi SOP adalah lindung nilai yang baik yang membantu memastikan bahwa tugas-tugas penting akan tetap diselesaikan bahkan jika anggota kunci berganti peran atau pergi untuk mendapatkan peluang baru. Bahkan saat anggota tim berubah, SOP yang dibuat dengan baik akan memastikan bahwa karyawan lain dapat menyelesaikan tugasnya.
SOP juga berperan sebagai perlindungan hukum yang penting bagi sebuah perusahaan. Faktanya adalah bahwa kami beroperasi di lingkungan yang penuh tuntutan hukum yang penuh dengan tuntutan hukum. Memastikan bahwa proses kritis didokumentasikan dan ditinjau oleh karyawan dapat memberikan lapisan perlindungan bagi perusahaan.
Tetapi, prosedur operasi standar tidak hanya untuk perusahaan-perusahaan besar yang masuk dalam daftar Fortune 500. Dalam praktik freelance saya, saya telah mengembangkan SOP yang membantu saya melakukan outsourcing bagian tertentu dari bisnis saya. Itu termasuk tugas-tugas yang saya tidak ingin lakukan, seperti mengirim faktur klien saya atau bahkan mengedit dokumen untuk publikasi.
Buat Standar Operasional Prosedur untuk Tumbuh
Di atas segalanya, pekerja lepas dan pemilik usaha kecil harus mempertimbangkan untuk membuat SOP agar praktik mereka dapat berkembang.
Kemungkinan Anda tidak memulai bisnis kecil Anda hanya untuk tujuan membuat faktur. Anda keluar dan mulai menawarkan layanan Anda karena hasrat yang Anda miliki untuk pekerjaan Anda, tidak semua hal administratif yang menyertainya.
Tetapi Anda juga tahu bahwa Anda tidak bisa begitu saja mengabaikan proses bisnis ini. Faktur, misalnya, sangat penting untuk mempertahankan bisnis Anda dan melanjutkan pekerjaan kreatif Anda. Ini adalah tugas ideal yang harus memiliki SOP yang dibangun untuk itu sehingga berpotensi dialihdayakan atau ditangani oleh orang lain.
Beralih dari praktik kreatif satu orang menjadi bisnis yang tumbuh dan berkembang memerlukan penerapan proses yang dapat diskalakan ini yang dapat Anda gunakan untuk outsourcing atau serahkan kepada anggota tim lainnya.
Saya yakin tidak ada yang tertarik dengan gagasan menulis SOP. Tetapi mengembangkan praktik Anda adalah tentang menerapkan sistem yang dapat diskalakan yang dapat berkembang seiring dengan beban kerja Anda. Bagian dari itu adalah mengembangkan SOP untuk proses bisnis kritis ini. Mari kita bicara tentang bagaimana membangunnya.
Bagaimana Menulis Standar Operasional Prosedur
Prosedur operasi standar dapat mengambil beberapa bentuk, tetapi mungkin format yang paling populer adalah dokumen teks yang menyertakan daftar langkah demi langkah untuk diikuti. Mari buat contoh SOP (prosedur operasi standar) untuk menerbitkan faktur kepada klien di akhir bulan.
1. Nyatakan “Mengapa”
Sulit untuk mendapatkan dukungan dalam membuat SOP jika pembaca atau pembuatnya tidak memahami mengapa pekerjaan itu penting. Itulah mengapa saya selalu memulai dengan mengapa.
Untuk contoh prosedur operasi standar saya, saya akan membuatnya tetap sederhana. Tujuan membuat faktur sederhana: untuk mendapatkan bayaran! Termasuk itu sebagai alasan akan membantu siapa pun mengetahui bahwa proses ini penting dan penting untuk dijalankan setiap bulan.
Juga, pastikan untuk memasukkan beberapa rincian administratif tentang siapa yang harus memelihara SOP. Itu mengidentifikasi siapa yang akan mengerjakannya.
2. Bingkai Prosesnya
Di manakah proses yang terdokumentasi cocok dengan gambaran bisnis secara keseluruhan? Kapan harus dilakukan, dan langkah lain apa yang diperlukan sebelum dapat diselesaikan? Banyak proses bergantung pada langkah-langkah lain, jadi pastikan langkah ini direkam.
Kapan tugas dilakukan, dan seberapa sering dilakukan? Ini semua adalah detil yang harus ada dalam SOP agar siapapun bisa diikuti oleh orang lain.
3. Buat Langkah-langkah Konkret yang Detail
Sekarang, kita telah sampai pada bagian terpenting dari proses penyusunan SOP: langkah sederhana yang dapat diikuti siapa saja.
Dokumentasikan langkah-langkah yang terlibat dengan proses tersebut. Buatlah sesederhana mungkin. Bagi saya, saya merasa paling mudah untuk menulis daftar langkah SOP saat melakukan tugas untuk diri saya sendiri sehingga tidak ada yang terlupa.
Mungkin saja Anda perlu menyertakan persyaratan dalam daftar Anda. Tidak apa-apa memulai dengan langkah dengan “jika …”, selama Anda menangani skenario tersebut.
4. Tambahkan Ilustrasi dan Screenshot
Banyak SOP akan mendapatkan keuntungan dari tangkapan layar yang menggambarkan langkah-langkah individu dari suatu proses. Terutama jika Anda meminta pengguna untuk menggunakan aplikasi atau sistem manajemen proyek tertentu, ini membantu
Bagi saya, saya biasanya menggunakan Trello untuk latihan lepas saya. Tangkapan layar yang akan saya sertakan SOP akan menyertakan panduan tentang cara melakukan tugas di Trello, misalnya. Perlu diingat bahwa pengguna mungkin belum pernah menggunakan sistem, jadi detail lebih lanjut selalu membantu.
5. Uji SOP
Berikut cara terbaik untuk menguji kelayakan prosedur operasi standar Anda: coba serahkan, dan lihat apakah rusak.
Saya tahu bahwa ketika saya menulis prosedur operasi standar, saya bersalah karena melupakan perspektif pemula. Sepertinya saya telah melakukan tugas itu begitu lama sehingga saya lupa bagaimana rasanya memulai tanpa mengetahui prosesnya.
Inilah mengapa pengujian sangat penting. Anda harus menerapkan SOP untuk melihat apakah orang lain memahaminya. Serahkan ke freelancer atau anggota tim lain untuk melihat apakah itu masuk akal bagi seseorang yang baru.
Paling Penting: Simpan dan Tinjau Secara Berkala Standar Operasional Prosedur
Setelah Anda mengembangkan SOP, Anda telah sampai pada bagian terpenting dari proses: mendistribusikan dan membuatnya berguna. Terlalu banyak tim yang memandang pembuatan SOP sebagai proses satu kali yang tidak memerlukan pemeliharaan rutin. Dokumentasi yang dibuat dengan baik tidak berguna kecuali didistribusikan dan digunakan.
Pertama, penting bagi Anda untuk memiliki tempat untuk menyimpan SOP sehingga setiap orang yang terkena dampaknya dapat mengaksesnya. Ini bisa berupa berbagi Dropbox, drive jaringan bersama, atau bahkan halaman intranet.
Yang terpenting, SOP harus dapat diakses dan disimpan hanya di satu tempat. Saya telah melihat mereka menjadi tidak berguna karena setiap orang mulai memelihara salinan file yang terpisah dan mereka segera menjadi tidak sinkron. Pastikan bahwa setiap orang bekerja dari master copy yang sama sehingga SOP dapat menjaga kegunaan yang dimaksudkan.
Membuat SOP “Dokumen Hidup”
Saya telah bekerja dalam banyak situasi di mana menulis dokumentasi dan SOP adalah proses satu kali. Terjadi dorongan besar dari manajemen atas untuk mendokumentasikan proses aktif, dan tim menghabiskan banyak waktu untuk mendokumentasikan prosedur operasi standar.
Enam bulan kemudian, proses berkembang dan berubah. Dan SOP tertinggal, tidak diperbarui agar sesuai dengan realitas proses baru. Sebentar lagi, tidak ada yang menggunakan SOP karena tidak mewakili cara kerja proses.
Manfaat SOP
Sebelum kita masuk pada cara membuat SOP sederhana, mari kita pahami dulu apa manfaat dari SOP selain yang telah sedikit kita singgung di atas.
Menurut penjelasan menteri pendayagunaan aparatur negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Apa yang Perlu Ada di SOP
Standar operasional prosedur harus memuat secara rinci mengenai langkah-langkah, dan informasi terperinci mengenai apa, siapa, kapan, di mana. SOP dapat mencakup:
- Informasi yang harus dimasukan
- Kapan informasi harus dikumpulkan
- Siapa yang mengumpulkan informasi
- Format penyampaian informasi
- Proses peninjauan
- Siapa yang perlu menyetujui dokumen
Cara Menulis Standar Operasional Prosedur
Sebenarnya, tidak ada dokumen resmi yang akan mengajarimu mengenai cara menulis SOP. Tetapi ada beberapa langkah yang bisa kamu ikuti untuk membantu kamu menyusun SOP yang efektif untuk bisnis yang kamu geluti.
Pahami Bagaimana Penyajian SOP
Ada beberapa format yang bisa kamu pilih saat menentukan bagaimana kamu akan menyusun dan menyajikan SOP. Kamu bisa juga menggunakan format penulisan sesuai dengan standar internasional ISO-9000 jika perusahaanmu adalah perusahaan besar. Kamu bisa merujuk itu sebagai template untuk panduan SOP.
Jika kamu merasa kurang sesuai dengan ISO, kamu bisa mencoba cara berikut sebagai refrensi:
Format Sederhana: Gunakan format ini untuk prosedur rutin. Seperti format yang singkat dan mudah diikuti. Format jenis ini bisa kamu gunakan untuk prosedur keselamatan atau dokumen lainnya. Adanya format jenis ini biasanya berupa daftar bernomor atau berpoin. Dengan kalimat sederhana yang jelas dan mudah diikuti.
Format Hierarki: Jika prosedur kamu memiliki banyak. Serta prosedur ini juga melibatkan beberapa pengambilan keputusan, format hierarki cocok digunakan. Tidak jauh berbeda dengan format sederhana yang menggunakan nomor dan poin namun diikuti serangkaian langkah keputusan tertentu.
Format Diagram Alur: Format satu ini cocok jika kamu ingin memetakan dan merencanakan prosedur yang mencakup kemungkinan banyak hasil. Ini juga adalah format yang ideal jika hasil tidak selalu bisa diprediksi.
Minta Masukan Tim
Kumpulkan tim dan tanyakan pada mereka bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Tim yang kamu kumpulkan adalah mereka yang memang akan mematuhi SOP tersebut nantinya, mendiskusikan SOP dengan mereka membuat kamu tahu bahwa hal yang ada di dalam SOP sesuai dengan fakta di lapangan.
Menentukan Ruang Lingkup
Ada kemungkinan bahwa SOP suatu tim yang kamu buat juga berakaitan dengan SOP tim lain yang berbeda departemen. Jika seperti ini, kamu harus memasukan rujukan prosedur tersebut. Mungkin kamu butuh menggunakan format diagram alur atau peta untuk secara jelas mendefinisikan ruang lingkup dan pihak-pihak bertanggung jawab.
Mengidentifikasi Karyawan
Mengetahui siapa karayawan membantu kamu untuk mengetahui bagaimana kamu harus menuliskan SOP. Kamu bisa mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
Pengetahuan: Apakah mereka tahu dengan organisasi dan prosedur kamu sebelumnya? Apakah mereka mengetahui terminologinya? Apakah mereka bisa menjadi puas dan butuh pembaruan? Kamu perlu menuliskannya hingga tingkat pengetahuankaryawan.
Keterampilan Berbahasa: Mungkin karyawan kamu tidak menggunakan bahasa yang kamu gunakan. Jika memang seperti itu, gambar bisa sangat membantu.
Karyawan Baru: Apakah mereka karyawan baru yang mungkin benar-benar baru untuk posisi tersebut? Jika seperti itu, SOP harus sangat rinci dan berorientasi pada pelatihan. Tentu kita ingin tetap hasil yang terjamin baik terlepas siapa yang melakukannya.
Ukuran Organsasi: Apakah organisasi perushaanmu memerlukan banyak orang dengan peran berbeda diberbagai bidang? Jika seperti itu, kamu perlu menuliskan secara rinci siapa yang melakukan tugas apa. Ini akan memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengetahui tugas dan posisi.
Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana
Setelah kita mengetahui mengenai hal-hal apa yang perlu kita tulis ketika menyusun SOP. Kamu bisa mulai membuat SOP dengan mempertimbangkan elemen-elemen berikut:
Halaman Judul
Dalam halam ini hal yang perlu dimasukan seperti:
- Judul prosedur
- Nomor identifikasi SOP
- Tanggal publikasi atau revisi
- Nama, divisi, peran, departemen yang menerapkan SOP
- Nama dan tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan meyetujui SOP
Daftar Isi
Daftar isi ini diperlukan jika dokumen sangat tebal. Serta dokumen dengan banyak halaman. Daftar isi ini memberikan kemudahan. Bagi pengguna agar langsung membuka halaman yang spesifik.
Prosedur khusus
Ini adalah bagian inti yang memuat prosedur langkah demi langkah spesifik yang perlu diikuti untuk mematuhi standar perusahaan dan keselamatan, bagian ini bisa berisi:
- Deskripsi ruang lingkup dan tujuan SOP, batasannya dan cara penggunaannya. Kamu bisa memasukan standar, persyaratan peraturan, peran dan tanggung jawab, serta output-input.
- Detail yang diperlukan dan ditambahkan yang diperlukan untuk menyelsaikan setiap tahapan. Diskusikan keputusan yang perlu dibuat, penghambat, petimbangan keselamatan, kemungkinan lainnya yang mungkin akan muncul.
- Klarifikasi istilah, termasuk akronim dan frasa yang mungkin tidak familiar.
- Peringatan keselamatan. Bagian ini harus dituliskan di bagian terpisah dan harus disertai langkah-langkah yang berlaku dalam prosedural.
- Daftar lengkap semua perlengkapan dan persediaan yang dibutuhkan, di mana menemukannya, dan kapan menggunakannya.
Bagian pemecahan masalah yang mungkin muncul, jenis hal apa yang perlu diperhatikan, dan apa yang dapat mengganggu hasil akhir.
Review, Test, Edit, Repeat
Setelah kamu selesai membuat standar operasional prosedur, hal akhir yang perlu kamu lakukan untuk menyempurnakan itu semua adalah sebagai berikut:
- Kirim draft SOP kepada tim untuk ditinjau. Mintalah mereka untuk mencatat kesalahan tata bahasa dan teknis.
- Lakukan pengujian untuk memastikan kamu mendapatkan hasil yang sesuai.
- Mintalah tim lain untuk menguji SOP untuk memastikan bahasan yang jelas, dapat dengan mudah diikuti, dan dapat diselesaikan dengan sukses.
- Setelah melakukan pengujian, jika ada hal yang perlu disunting, lakukan hal tersebut secara relevan.
- Ulangi langkah langkah tersebut sampai disetujui oleh semua stakeholder.
- Menerapkan SOP. Jika semua telah setuju, pastikan SOP yang telah kamu buat mudah diakses oeh mereka yang membutuhkannya dalam bekerja.
Kamu harus melakukan peninjauan terhadap SOP setidaknya dalam enam atau dua belas bulan sekali. Kamu juga perlu melakukan identifikasi bagian mana saja yang perlu direvisi.
Salah satu cara terbaik untuk menerapkan SOP adalah disiplin. Ketika disiplin berarti kita memastikan semua berjalan sesuai dengan alurnya, tanpa terlewat. Nah, salah satu cara penerapan disiplin adalah masalah absensi, di sini cara-cara konvensional sering kali tidak efektif.
Beruntung berkat kemajuan teknologi sekarang telah hadir aplikasi absensi online yang dikeluarkan oleh Jojonomic yaitu JojoTimes. Dengan menggunakan JojoTimes kamu dapat mengontrol tim mu secara real time dan anti fraud dengan absen wajah. Coba demo gratis sekarang di sini!
