Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana Paling Mudah

Baik kamu sedang ingin memulai bisnis atau ingin mengembangkan bisnis. Kamu harus memahami bagaimana hal-hal akan dilakukan. Oleh karena itu kamu perlu memiliki standar operasional prosedur atau SOP yang dibuat untuk menjadi acuan pengerjaan agar seragam. SOP punya susunanya masing-masing sesuai dengan kebutuhan bisnis, namun bukan berarti tidak ada cara membuat standar operasional sederhana yang bisa kita kembangkan.

Tugas apa yang perlu dilakukan? Siapa yang melakukannya? Mengetahui bagaimana pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat terjawab adalah langkah pertama untuk membuat standar operasional bisnis kamu. Berikut, kami jabarkan cara membuat standar operasional prosedur sederhana untuk memberikan gambaran bisnis kamu!

Manfaat SOP

Sebelum kita masuk pada cara membuat SOP sederhana, mari kita pahami dulu apa manfaat dari SOP selain yang telah sedikit kita singgung di atas.

Menurut penjelasan  menteri pendayagunaan aparatur negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008),  manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Apa yang Perlu Ada di SOP

Standar operasional prosedur harus memuat secara rinci mengenai langkah-langkah, dan informasi terperinci mengenai apa, siapa, kapan, di mana. SOP dapat mencakup:

  • Informasi yang harus dimasukan
  • Kapan informasi harus dikumpulkan
  • Siapa yang mengumpulkan informasi
  • Format penyampaian informasi
  • Proses peninjauan
  • Siapa yang perlu menyetujui dokumen

Cara Menulis Standar Operasional Prosedur

Sebenarnya, tidak ada dokumen resmi yang akan mengajarimu mengenai cara menulis SOP. Tetapi ada beberapa langkah yang bisa kamu ikuti untuk membantu kamu menyusun SOP yang efektif untuk bisnis yang kamu geluti.

Pahami Bagaimana Penyajian SOP

Ada beberapa format yang bisa kamu pilih saat menentukan bagaimana kamu akan menyusun dan menyajikan SOP. Kamu bisa juga menggunakan format penulisan sesuai dengan standar internasional ISO-9000 jika perusahaanmu adalah perusahaan besar. Kamu bisa merujuk itu sebagai template untuk panduan SOP.

Jika kamu merasa kurang sesuai dengan ISO, kamu bisa mencoba cara berikut sebagai refrensi:

Format Sederhana: Gunakan format ini untuk prosedur rutin yang singkat dan mudah diikuti. Format jenis ini bisa kamu gunakan untuk prosedur keselamatan atau dokumen lainnya. Format jenis ini biasanya berupa daftar bernomor atau berpoin dengan kalimat sederhana yang jelas dan mudah diikuti.

Format Hierarki: Jika prosedur kamu memiliki banyak dan melibatkan beberapa pengambilan keputusan, format hierarki cocok digunakan. Tidak jauh berbeda dengan format sederhana yang menggunakan nomor dan poin namun diikuti serangkaian langkah keputusan tertentu.

Format Diagram Alur: Format satu ini cocok jika kamu ingin memetakan dan merencanakan prosedur yang mencakup kemungkinan banyak hasil. Ini juga adalah format yang ideal jika hasil tidak selalu bisa diprediksi.

Minta Masukan Tim

Kumpulkan tim dan tanyakan pada mereka bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Tim yang kamu kumpulkan adalah mereka yang memang akan mematuhi SOP tersebut nantinya, mendiskusikan SOP dengan mereka membuat kamu tahu bahwa hal yang ada di dalam SOP sesuai dengan fakta di lapangan.

Menentukan Ruang Lingkup

Ada kemungkinan bahwa SOP suatu tim yang kamu buat juga berakaitan dengan SOP tim lain yang berbeda departemen. Jika seperti ini, kamu harus memasukan rujukan prosedur tersebut. Mungkin kamu butuh menggunakan format diagram alur atau peta untuk secara jelas mendefinisikan ruang lingkup dan pihak-pihak bertanggung jawab.

Mengidentifikasi Karyawan

Mengetahui siapa karayawan membantu kamu untuk mengetahui bagaimana kamu harus menuliskan SOP. Kamu bisa mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

Pengetahuan: Apakah mereka tahu dengan organisasi dan prosedur kamu sebelumnya? Apakah mereka mengetahui terminologinya? Apakah mereka bisa menjadi puas dan butuh pembaruan? Kamu perlu menuliskannya hingga tingkat pengetahuankaryawan.

Keterampilan Berbahasa: Mungkin karyawan kamu tidak menggunakan bahasa yang kamu gunakan. Jika memang seperti itu, gambar bisa sangat membantu.

Karyawan Baru: Apakah mereka karyawan baru yang mungkin benar-benar baru untuk posisi tersebut? Jika seperti itu, SOP harus sangat rinci dan berorientasi pada pelatihan. Tentu kita ingin tetap hasil yang terjamin baik terlepas siapa yang melakukannya.

Ukuran Organsasi: Apakah organisasi perushaanmu memerlukan banyak orang dengan peran berbeda diberbagai bidang? Jika seperti itu, kamu perlu menuliskan secara rinci siapa yang melakukan tugas apa. Ini akan memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengetahui tugas dan posisi.

Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana

Setelah kita mengetahui mengenai hal-hal apa yang perlu kita tulis ketika menyusun SOP. Kamu bisa mulai membuat SOP dengan mempertimbangkan elemen-elemen berikut:

Halaman Judul

Dalam halam ini hal yang perlu dimasukan seperti:

  • Judul prosedur
  • Nomor identifikasi SOP
  • Tanggal publikasi atau revisi
  • Nama, divisi, peran, departemen yang menerapkan SOP
  • Nama dan tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan meyetujui SOP

Daftar Isi

Daftar isi ini diperlukan jika dokumen sangat tebal dengan banyak halaman. Daftar isi ini memberikan kemudahan untuk langsung membuka halaman yang spesifik.

Prosedur khusus

Ini adalah bagian inti yang memuat prosedur langkah demi langkah spesifik yang perlu diikuti untuk mematuhi standar perusahaan dan keselamatan, bagian ini bisa berisi:

  • Deskripsi ruang lingkup dan tujuan SOP, batasannya dan cara penggunaannya. Kamu bisa memasukan standar, persyaratan peraturan, peran dan tanggung jawab, serta output-input.
  • Detail yang diperlukan dan ditambahkan yang diperlukan untuk menyelsaikan setiap tahapan. Diskusikan keputusan yang perlu dibuat, penghambat, petimbangan keselamatan, kemungkinan lainnya yang mungkin akan muncul.
  • Klarifikasi istilah, termasuk akronim dan frasa yang mungkin tidak familiar.
  • Peringatan keselamatan. Bagian ini harus dituliskan di bagian terpisah dan harus disertai langkah-langkah yang berlaku dalam prosedural.
  • Daftar lengkap semua perlengkapan dan persediaan yang dibutuhkan, di mana menemukannya, dan kapan menggunakannya.

Bagian pemecahan masalah yang mungkin muncul, jenis hal apa yang perlu diperhatikan, dan apa yang dapat mengganggu hasil akhir.

Review, Test, Edit, Repeat

Setelah kamu selesai membuat standar operasional prosedur, hal akhir yang perlu kamu lakukan untuk menyempurnakan itu semua adalah sebagai berikut:

  • Kirim draft SOP kepada tim untuk ditinjau. Mintalah mereka untuk mencatat kesalahan tata bahasa dan teknis.
  • Lakukan pengujian untuk memastikan kamu mendapatkan hasil yang sesuai.
  • Mintalah tim lain untuk menguji SOP untuk memastikan bahasan yang jelas, dapat dengan mudah diikuti, dan dapat diselesaikan dengan sukses.
  • Setelah melakukan pengujian, jika ada hal yang perlu disunting, lakukan hal tersebut secara relevan.
  • Ulangi langkah langkah tersebut sampai disetujui oleh semua stakeholder.
  • Menerapkan SOP. Jika semua telah setuju, pastikan SOP yang telah kamu buat mudah diakses oeh mereka yang membutuhkannya dalam bekerja.

Kamu harus melakukan peninjauan terhadap SOP setidaknya dalam enam atau dua belas bulan sekali. Kamu juga perlu melakukan identifikasi bagian mana saja yang perlu direvisi.

Salah satu cara terbaik untuk menerapkan SOP adalah disiplin. Ketika disiplin berarti kita memastikan semua berjalan sesuai dengan alurnya, tanpa terlewat. Nah, salah satu cara penerapan disiplin adalah masalah absensi, di sini cara-cara konvensional sering kali tidak efektif.

JojoTimes

Beruntung berkat kemajuan teknologi sekarang telah hadir aplikasi absensi online yang dikeluarkan oleh Jojonomic yaitu JojoTimes. Dengan menggunakan JojoTimes kamu dapat mengontrol tim mu secara real time dan anti fraud dengan absen wajah. Coba demo gratis sekarang di sini!