Pekerjaan dan bisnis, terutama dalam lingkungan kantor, menuntut tingkat kolaborasi tertentu. Sebagai contoh, keputusan penting kerap memerlukan perspektif lebih dari satu individu. Umumnya keberhasilan suatu pekerjaan penting membutuhkan keahlian sejumlah orang dalam cara memimpin rapat.
Rapat adalah salah satu cara untuk membuat kolaborasi yang terstruktur dan teratur, tetapi tanpa adanya tujuan atau kontrol, rapat bisa dengan mudah menjadi terlalu panjang dan tidak efisien. Mengetahui cara merencanakan, mempersiapkan, dan memimpin rapat dapat membuat perbedaan antara rapat yang efektif dan yang membuang-buang waktu.
Ada banyak faktor yang dapat menjadi penghalang bagi berjalannya rapat yang efektif. Memang bukan hal yang mudah untuk menemukan cara memimpin rapat yang efektif, apalagi bagi mereka yang belum pernah melakukannya.
Cara memimpin rapat yang dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan. Daripada kamu hanya menjadi seorang fasilitator yang mengikuti checklist mengenai topik yang dibicarakan saat rapat, lebih baik pelajari cara memimpin rapat yang baik dan efektif, seperti dibawah ini!
Persiapan Memimpin Rapat
Ketika kamu mengetahui bahwa kamu akan memimpin rapat, kamu harus mempersiapkan rapat tersebut, sebagai berikut:
Diskusikan Rapat Mendatang dengan Para Peserta
Salah satu hal pertama yang harus kamu lakukan, yaitu mencurahkan sedikit waktu untuk bicara dengan orang-orang yang akan mengikuti rapat (khususnya orang-orang penting dan level atas). Tanyakan apakah ada sesuatu yang secara khusus ingin mereka diskusikan dalam rapat. Catat jawaban mereka dan gunakan sebagai pemandu ketika kamu menulis agenda.
Tulis dan Bagikan Sebuah Agenda saat Memimpin Rapat
Agenda rapat tidak hanya berguna untuk pemimpin rapat, tetapi juga untuk para tamu yang hadir. Agenda mencakup informasi bermanfaat mengenai rapat seperti kapan diadakan, di mana, dan siapa saja yang akan hadir.
Hal yang paling penting, agenda juga menggarisbawahi topik diskusi yang akan dibahas, sehingga semua orang bisa melakukan persiapan. Kirimkan agenda lebih dahulu sebelum rapat itu sendiri, karena semakin penting rapat, semakin awal kamu harus mengirimkan agenda tersebut.
Lakukan Riset Mengenai Topik Diskusi dan Rapat Sebelumnya
Orang-orang yang menghadiri rapat mungkin tidak mengetahui semua informasi. Khususnya mengenai topik yang rencananya akan kamu diskusikan. Beberapa mungkin tidak menghadiri rapat terakhir, sementara yang lain mungkin sudah lupa.
Sebagai pemimpin rapat untuk mengetahui riwayat diskusi tersebut sejauh ini, cobalah bicara dengan orang yang menghadiri rapat penting sebelumnya. Untuk mengetahui persoalan yang belum terselesaikan. Supaya kamu dapat membahasnya kembali dalam rapat. Kamu juga perlu meminta notula rapat terakhir dari petugas resmi yang menyimpan catatan untuk membantu kamu mengatur perencanaan.
Siapkan Tempat Rapat Sebelumnya
Pada hari rapat berlangsung, kamu perlu memastikan bahwa ruangan atau tempat yang akan digunakan bersih, rapi, dan siap mengakomodasi para peserta rapat. Kamu harus memastikan bahwa semua komponen teknologi rapat, seperti presentasi, proyektor, perangkat visual berfungsi dengan baik dan siap digunakan. Karena kekacauan teknis bisa membuang-buang waktu yang berharga dan mengganggu berlangsungnya rapat.
Bertindak Sebagai Pedoman Selama Memimpin Rapat
Cara memimpin rapat yang baik salah satunya adalah dengan bertindak sebagai ketua selama rapat. Jadi semua yang terjadi saat rapat itu dipimpin dan diawali oleh kita. Berikut penjelasannya:
Buka Rapat Secara Resmi
Ketika waktu yang dijadwalkan dan semua peserta rapat sudah tiba, mintalah perhatian semua orang dalam ruangan. Perkenalkan diri kamu sebagai pemimpin dan apa tujuan rapat tersebut. Tetapkan kerangka waktu dengan menginformasikan waktu berakhirnya rapat yang kamu rencanakan.
Kamu bisa saja mengadakan rapat yang panjang atau pendek, tetapi menyatakan batasan waktu sebelumnya akan membantu supaya rapat berjalan tepat waktu. Jika beberapa peserta tidak mengenal satu sama lain, sisihkan waktu untuk membacakan nama-nama peserta secara singkat dan perkenalkan para peserta yang penting.
Berikan Ringkasan yang Relevan dari Rapat Sebelumnya
Pada permulaan rapat yang merupakan bagian dari proyek panjang yang sedang berjalan, kamu perlu memberikan informasi singkat mengenai proyek tersebut. Karena, tidak semua peserta mengetahui topik diskusi sebanyak kamu, jadi langkah ini dapat bermanfaat untuk menjadikan rapat tersebut efektif dan efisien.
Persilahkan Para Peserta Penting untuk Melaporkan Keadaan Secara Umum
Selanjutnya, persilakan orang-orang dengan pengetahuan yang relevan untuk menginformasikan perkembangan baru yang terjadi sejak rapat terakhir. Contohnya, masalah baru yang dihadapi bisnis atau organisasi, perubahan personel, perkembangan proyek, dan perubahan strategi yang semuanya bisa dibahas di sini. Peserta rapat juga ingin mendengar tentang hasil dari tindakan spesifik yang diambil sebagai keputusan rapat sebelumnya.
Selesaikan Semua Urusan yang Belum Selesai
Jika ada masalah yang belum terselesaikan dan keputusan yang belum diambil dari rapat terakhir, upayakan untuk menyelesaikannya sebelum membahas masalah baru. Semakin lama masalah sebelumnya itu ditunda, semakin berkurang para peserta yang ingin bertanggung jawab untuk masalah itu.
Jadi cobalah menetapkan dan menyelesaikan semua urusan yang belum terselesaikan selama rapat berlangsung. Biasanya, urusan yang belum selesai ditandai secara spesifik sebagai “belum diputuskan” atau “diajukan untuk diskusi selanjutnya ” dalam notula rapat sebelumnya.
Membahas Urusan atau Persoalaan yang Baru
Selanjutnya, membahas semua masalah, keprihatinan, dan persoalan baru yang perlu didiskusikan. Ini merupakan hal-hal yang secara alami berasal dari perkembangan yang terjadi antara rapat sebelumnya dan saat ini. Cobalah memperoleh keputusan yang konkret dan pasti dari para peserta. Karena, semakin banyak hal yang kamu biarkan tanpa keputusan, semakin banyak masalah belum selesai yang akan kamu bawa pada rapat selanjutnya.
Bacakan Kesimpulan Rapat
Setelah kamu menyelesaikan semua masalah lama dan yang saat ini, sisihkan waktu membaca kesimpulan rapat untuk semua orang yang hadir. Sebutkan satu per satu, semua keputusan yang telah dibuat, dan jika perlu, deskripsikan tindakan spesifik yang diharapkan akan diambil para peserta sebelum rapat selanjutnya.
Akhiri dengan Memaparkan Dasar-Dasar untuk Rapat Selanjutnya
Terakhir, sampaikan apa yang akan dibahas dalam rapat selanjutnya dan, bila kamu sudah mulai merencanakannya, katakan kapan dan di mana rapat tersebut akan diselenggarakan. Ini membantu para peserta memunculkan rasa kesinambungan dari satu proyek atau keputusan penting menuju yang berikutnya. Juga memberi mereka kerangka waktu untuk melanjutkan atau menyelesaikan tugas yang diberikan pada mereka.
Memimpin Rapat dengan Efektif
Bagian ketiga yaitu memimpin rapat dengan efektif. Dibawah ini adalah cara-cara bagaimana memimpin rapat dengan cara efektif, singkat, jelas dan padat tanpa membuang-buang waktu.
Pandulah Diskusi, tetapi Jangan Mendominasi
Salah satu peran kamu sebagai pemimpin rapat adalah menjaga agar diskusi berjalan dengan lancar. Peran kamu bukan untuk menawarkan opini pada semua persoalan atau memastikan diskusi berjalan sesuai jadwal yang pasti. Kamu harus mempunyai fleksibilitas.
Persilakan peserta lain bicara dengan bebas dan biarkan topik diskusi baru muncul bahkan seandainya itu tidak ada dalam agenda. Kamu mungkin perlu mengakhiri suatu topik secara halus atau mengubah topik pembahasan tertentu untuk menjaga agar diskusi tetap berada dalam jalur. Akan tetapi kamu tidak boleh merasa seakan kamu harus mengendalikan semua aspek rapat. Karena rapat merupakan proses kolaborasi.
Dorong Semua Peserta untuk Berpartisipasi
Sebagai pemimpin rapat, tugas kamu adalah memastikan rapat yang terbuka dan produktif. Jika kamu memerhatikan bahwa pengikut rapat tertentu yang memiliki pengetahuan relevan dengan persoalan yang dibahas tidak terbuka pada kelompok, dorong mereka untuk bicara.
Kamu tidak perlu menantang atau memanggil mereka secara langsung, cukup dengan katakan sesuatu seperti, “Saya rasa keahlian Pak Dani akan bermanfaat di sini”, dan itu merupakan cara yang bagus untuk membuat anggota yang kurang aktif terlibat dalam rapat.
Pastikan Semua Orang Memahami Apa yang sedang Didiskusikan
Sulit untuk mengingat bahwa semua orang yang menghadiri rapat memiliki pengalaman atau pengetahuan yang sama mengenai topik diskusi. Untuk memastikan para peserta menghabiskan waktu mereka dengan bijak dalam rapat, kamu mungkin perlu mengambil kesempatan untuk secara singkat menyederhanakan masalah atau topik yang rumit. Peserta yang kurang mengetahui informasi tersebut pasti akan menghargainya.
Jangan Abaikan Pertanyaan yang Sulit atau Canggung
Jika pertanyaan semacam itu tidak dikendalikan oleh pemimpin yang kompeten, maka rapat akan menjadi tidak produktif. Cobalah untuk memastikan bahwa semua persoalan penting yang ingin kamu diskusikan dibahas dalam rapat.
Jangan biarkan peserta mengalihkan kesalahan atau memberi alasan samar untuk masalah yang belum selesai. Cobalah memperjelas dan memperoleh jawaban untuk masalah yang tidak ingin dibahas siapa pun. Meskipun para peserta mungkin tidak menginginkannya, pertanyaan-pertanyaan seperti itu yang justru harus dijawab agar rapat menjadi efektif.
Perhatikan Waktu Kamu saat Memimpin Rapat
Ada alasan yang membuat rapat mempunyai reputasi buruk, untuk kebanyakan orang, rapat merupakan kegiatan yang menghabiskan waktu. Untuk menghindari rapat berlangsung terlalu lama, gunakan kekuasaan kamu sebagai pemimpin. Pastikan diskusi terus bergerak.
Jangan takut menunda masalah atau pembicaraan tertentu yang tidak penting sampai diskusi berikutnya jika rapat sepertinya akan berlangsung lebih lama dari yang kamu harapkan. Kamu harus siap dan bersedia menyesuaikan jadwal untuk memastikan tidak ada waktu peserta yang terbuang percuma.
Tips Memimpin Rapat dengan Baik dan Efektif
Ketika Anda memiliki kesempatan untuk mengadakan pertemuan, Anda harus menggunakannya sebagai kesempatan untuk meningkatkan karir Anda. Saat mengadakan rapat, Anda harus bisa menunjukkan performa terbaik Anda untuk membuat diri Anda tampil hebat sehingga orang lain akan merasa bahwa Anda pantas mendapatkan karier yang lebih baik.
Anda harus mampu membuat rapat yang efektif dan efisien serta membuat diskusi mudah dipahami oleh peserta rapat lainnya. Untuk alasan ini, kami telah menyiapkan beberapa tip di sini untuk memimpin rapat dengan sebaik-baiknya sehingga Anda dapat menerapkannya. Metode-metode ini merupakan metode yang umum digunakan oleh banyak profesional untuk mengadakan rapat.
Waktu pertemuan tidak boleh terlalu lama
Tidak peduli topik apa yang sedang dibicarakan, sebaiknya durasi rapat tidak terlalu lama. Umumnya, pertemuan yang baik hanya berlangsung tidak lebih dari satu jam. Jika Anda mengadakan rapat setelah waktu tersebut, Anda akan melihat peserta rapat mengantuk dan bosan.
Jika peserta rapat tidak lagi konsentrasi, maka tujuan rapat tidak akan tercapai dan mereka tidak akan mengingat apa yang dibicarakan. Agar rapat terlaksana dalam waktu satu jam, Anda sebagai ketua rapat harus menetapkan batas waktu setiap topik diskusi. Selain itu, memberikan batasan waktu respons untuk setiap peserta rapat yang hadir juga dapat membuat rapat menjadi lebih efektif.
Memimpin Rapat dengan Berdiri
Ini sebenarnya seni mengatur perhatian. Saat menjadi tuan rumah rapat, Anda akan menempati posisi terpenting di antara peserta rapat lainnya. Dengan cara ini, semua orang akan fokus pada Anda. Karena semua orang fokus mendengarkan pendapat Anda, Anda bisa lebih mudah menyampaikan informasi atau apa yang dibahas dalam rapat.
Faktanya, banyak penelitian telah menunjukkan bahwa rapat akan lebih efektif jika penanggung jawab rapat berdiri. Salah satu studi paling terkenal yang dilakukan oleh American Psychological Association, waktu rapat berdiri 34% lebih sedikit daripada waktu duduk.
Hindari mengubah jadwal rapat
Setiap karyawan memiliki tanggung jawabnya sendiri yang harus dipenuhi. Jika Anda mengubah jadwal rapat terjadwal, pasti akan memengaruhi pekerjaan karyawan lain. Jika ada kebutuhan mendesak, yang terbaik adalah memilih opsi menambah waktu rapat daripada mengubah waktu rapat.
Pertemuan tersebut tidak membutuhkan banyak perhatian
Hal ini bisa Anda buktikan sendiri, jika ternyata meeting dengan banyak peserta tidak lebih baik dari meeting dengan hanya 7 orang. Ketika Anda mengadakan pertemuan dengan banyak orang, kebanyakan orang cenderung tidak memberikan kontribusi apa pun dan tidak aktif dalam diskusi apa pun yang ada.
Ini karena setiap peserta konferensi merasa kurang terpantau dan ada orang lain yang bisa mewakili pandangannya. Jika rapat maksimal 7 orang diadakan, jika kami tidak mengetahui rapat tersebut, maka jika kami tidak berpartisipasi aktif dalam rapat tersebut akan membawa beban etika. Karena penanggung jawab rapat dan peserta lainnya dapat melihat setiap tindakan kita. Oleh karena itu, sebaiknya mengadakan pertemuan dengan peserta yang cukup.
Gunakan ruang pertemuan pribadi (Private)
Agar rapat berjalan dengan sangat efektif, maka Anda perlu untuk menyampaikan kepada peserta dan peserta rapat perlu berkonsentrasi dan fokus membahas topik rapat. Untuk berkonsentrasi, kondisi lingkungan atau ruang konferensi harus mendukung. Oleh karena itu, jika perusahaan Anda menyediakan fasilitas ruang pertemuan khusus, sebaiknya Anda menggunakannya.
Jika tidak ada ruang pertemuan khusus, maka perlu dipastikan bahwa ruang pertemuan yang digunakan untuk pertemuan tersebut telah di disinfeksi dengan berbagai aktivitas lain dan suara yang mengganggu agar rapat dapat berjalan dengan lancar.
Kesimpulan Memimpin Rapat
Sebagai pemimpin dalam sebuah perusahaan, kita akan membutuhkan teknologi untuk mengawasi dan memantau karyawan. JojoTimes solusinya, dapat memantau kehadiran karyawan kapanpun dan di manapun. Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real–time, anti–fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis.
Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan bermain bohong. Karyawan kamu dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini kamu selalu dapat memastikan bahwa karyawan kamu benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.
