Contoh Notulen Rapat dalam Kegiatan Bisnis dan Tips Membuatnya

Contoh notulen rapat seringkali dicari oleh banyak orang, karena memang notulen adalah hal yang wajib dibuat saat kita melakukan pertemuan, baik dengan internal perusahaan, maupun dengan klien.

Mengapa? Supaya kita bisa mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat, dan sehingga kita bisa me-review dan meningkatkan usaha dengan ide-ide yang telah didiskusikan.

Tapi, kamu sudah tahu belum pengertian, fungsi, dan contoh notulen rapat ini? Yuk, cari tahu semuanya di artikel ini bersama-sama!

Apa yang Dimaksud dengan Contoh Notulen Rapat?

Hasil gambar untuk unsplash writing

Notulen rapat merupakan ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi, atau sidang dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal acara sampai akhir acara.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notulen atau notula yaitu cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat dan hal yang dibicarakan serta diputuskan.

Biasanya, yang termasuk dalam notulen rapat ini mulai dari hari/ tanggal, tempat, waktu, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan, dan tanda tangan dari perserta maupun pemimpin rapat.

Notula atau notulen ini berupa catatan kecil dalam rapat dan biasanya ditulis oleh notulis. Karena itu, notulen rapat ini bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh tentang isi dan ringkasan pembicaraan rapat.

Fungsi dari Notulen Rapat

Ada beberapa fungsi dari notulen rapat untuk kelangsungan kegiatan rapat, yaitu:

Dokumentasi Tertulis Rapat

Sebagai bukti dokumentasi  tertulis telah diadakannya rapat dalam perusahaan atau lembaga.

Pengukur Kesuksesan Rapat

Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat.

Hasil Keputusan Rapat

Berfungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Pengertian Notulis

Kamu tertarik untuk menjadi seorang notulis dalam suatu rapat? Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notulis merupakan orang yang bertugas membuat notulen atau catatan rapat.

Dengan begitu, notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan menulis dengan baik agar hal – hal yang ada dalam diskusi tartangkap dengan baik. Jadi, seorang notulis wajib mencatatkan hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal hingga akhir acara.

Tugas Notulis

contoh notulen rapatNotulis mempuyai tugas dan peranan yang sangat penting didalam kegiatan rapat. Berikut beberapa tugas dan hal – hal yang harus ditulis notulis di dalam diskusi, yaitu :

Mencatat topik Masalah

Menuliskan topik dan judul permasalahan atau isi rapat secara lengkap dan jelas.

Mencatat Waktu Rapat

Mencatatkan waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan sebagai menjadi acuan untuk menentukan rapat selanjutnya.

Mendata Jumlah Peserta

Mencatat dan mendata informasi dan jumlah peserta rapat dengan lengkap.

Menyimak dan Menjaga Ketenangan Rapat

Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi dan menjaga ketenangan selama rapat berlangsung.

Merangkum Kesimpulan

Menuliskan  dan merangkum kesimpulan atau hasil diskusi tersebut.

Membuat Dokumentasi

Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan, termasuk tulisan dan foto.

Bersifat Objektif

Pembuat notula harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat.

Contoh Notulen Rapat

Notulis tidak harus dari seorang sekretaris lho, karena biasanya seorang notulis akan ditunjuk tugasnya oleh pemimpin rapat, sesuai kesepakatan sebelumnya. Nah, sebagai seorang notulis yang baik harus mempersiapkan dari awal bagan atau format laporan, agar lebih mudah saat bertugas. Mau tahu contoh notulen rapat dan penjelasannya?

Isi yang terkandung didalam notulen atau notula yaitu sebagai berikut :

  • Tujuan kegiatan rapat/sidang
  • Hal – hal yang akan dibahas dalam rapat
  • Saran dan keputusan dari pelaksanaan acara
  • Waktu pelaksanaan kegiatan
  • Pihak – pihak yang terkait atau hadir dalam acara

Susunan Notula/Notulen

Didalam menulis notulen ada rangkaian yang harus diperhatikan agar disaat notulen tersusun sinkat dan sistematis. Susunan notulen rapat ini, yaitu :

Kepala Notulen

Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

  • Nama atau tema yang di bahas
  • Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  • Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  • Tempat pelaksanaan acara
  • Unsur – unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis, peserta.)

Isi notulen

Merupakan bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Isi     Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

  • Kata Pembuka
  • Pembahasan
  • Pembacaan keputusan
  • Waktu (Jam) Penutupan

Bagian akhir notulen

Ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal – hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :

  • Nama jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pajabat, pangkat, atau NIP

 Penandatanganan

Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak – pihak yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut. Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekertaris, notulis.

Trik jitu mempersiapkan diri sebagai notulen rapat

Hasil gambar untuk unsplash writing

Pada umumnya, setiap rapat semi-formal ataupun formal pasti memiliki seorang notulen di dalamnya. Diketahui, notulen ini merupakan orang yang sengaja ditugaskan untuk mencatat berbagai hasil sekaligus informasi penting yang didiskusikan dan dihasilkan selama rapat tersebut berlangsung.

Bagi kamu yang baru ditunjuk menjadi notulen rapat, ada beberapa tips yang bisa kamu coba terapkan supaya tidak merasa bingung atau kesulitan.

Menyiapkan berbagai daftar penting yang harus diisi

Selain mempersiapkan buku catatan, tak ada salahnya jika kamu mencoba untuk mengisi buku tersebut dengan merinci beberapa daftar penting sebelum rapat dimulai. Misalnya seperti, tanggal dan waktu rapat, lokasi, tujuan, nama pemimpin rapat sekaligus peserta yang diundang, tindakan yang perlu dilakukan, dan keputusan yang dihasilkan dalam rapat tersebut.

Dengan perincian semacam itu, maka kamu bisa lebih mudah mengisi data-data penting sembari memastikan semua poin tersebut telah ditulis dengan rapi dan lengkap.

Menentukan metode pencatatan notulen yang tepat

Bagi kamu yang telah terbiasa mengetik dengan cepat, membawa laptop ke dalam ruangan dan langsung mencatat di tengah rapat yang berlangsung bisa jadi metode paling efektif. Tetapi bila kamu tidak terlalu percaya diri dengan kecepatan kemampuan mengetik yang dimiliki, kamu bisa menggunakan smartphone untuk merekam suara selama rapat tersebut berlangsung sambil mencatatnya lewat tulisan tangan ataupun laptop.

Nah, jika ada yang tertinggal atau kurang jelas, maka kamu bisa mendengarkan kembali rekaman tersebut.

Mengetahui dengan jelas siapa saja peserta rapat

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya jika kamu sudah mengetahui terlebih dulu nama setiap peserta rapat. Hal ini bisa memudahkan kamu untuk mencatat berbagai informasi penting yang nantinya diucapkan atau diutarakan oleh pihak-pihak tertentu. Apabila ada orang yang tidak kamu ketahui nama ataupun jabatannya, tak ada salahnya untuk bertanya kepada pihak penyelenggara rapat.

Salah satu trik jitu yang bisa kamu terapkan adalah memberikan kode pada setiap orang yang hadir, lalu ketika rapat usai kamu bisa menanyakan nama mereka kepada pihak penyelenggara.

Mencatat berbagai poin penting

Pahamilah, tidak semua kata harus dicatat oleh seorang notulen rapat. Apalagi dengan kalimat super lengkap dan panjang. Tugas notulen yang sebenarnya adalah mencatat poin-poin penting seputar informasi yang sedang dibahas, diutarakan, atau disepakati bersama. Kamu juga perlu mencatat berbagai tindakan dan setiap keputusan yang dihasilkan dari rapat tersebut.

Cara membuat notulen rapat yang efektif

Masih bingung bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik sekaligus efektif? Coba deh simak dulu ulasan berikut ini.

Jangan lupakan persiapan

Jika kamu ingin menyusun risalah rapat dengan cara-cara yang efektif, maka pastikan kamu telah mengetahui seluruh agenda rapat yang hendak dibahas sebelum rapat tersebut dimulai. Segala peralatan juga harus telah tersedia, seperti alat tulis, buku catatan, ataupun laptop untuk mencatat setiap hasil rapat tersebut. Bahkan, tak ada salahnya jika kamu menyiapkan sebuah alat perekam seperti yang telah disebutkan di atas.

Pasalnya, hasil notulen rapat tersebut nantinya akan digunakan sebagai pedoman rujukan atau alat untuk memperjelas detail yang mungkin kamu lewatkan ketika rapat berlangsung.

Menuliskan dengan jelas seluruh peserta rapat

Data kehadiran seluruh peserta rapat juga wajib tercatat dengan baik. Bahkan, peserta yang telah diundang tapi tak bisa ikut berpartisipasi dalam rapat tersebut karena beberapa alasan tertentu juga perlu kamu cantumkan di dalam notulen.

Tuliskan ide dan poin utama

Meski tugas seorang notulen adalah mencatat segala sesuatu yang terkait dengan kegiatan rapat, tapi bukan berarti kamu harus mencatat semua yang terjadi secara detail. Cukup fokus saja pada percakapan yang terjadi selama rapat berlangsung, kemudian tulis ide dan poin-poin utamanya, termasuk apa saja yang perlu didiskusikan, poin pokok pembahasan, aktivitas yang terjadi saat rapat berlangsung, dan juga tindakan atas hasil rapat tersebut.

Apabila ada diskusi atau debat, kamu cukup mencatat pendapat tersebut secara singkat, kemudian tulis hasil keputusannya. Bukan hanya sekadar bagaimana kamu mencatat isi keputusan rapat itu sendiri, tapi kamu juga perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan tersebut dibuat. Apakah berdasarkan hasil mufakat atau ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang juga hadir di sana.  

Bedakan fakta dan opini

Cara terbaik supaya kamu bisa menulis informasi yang sesuai adalah mengetahui pernyataan mana yang merupakan fakta ataupun opini. Ketahuilah, tujuan utama notulen rapat adalah menekankan fakta ketimbang mengungkapkan pendapat. Dengan hanya menuliskan atau menjabarkan fakta-fakta yang ada, maka poin akhir dari pertemuan tersebut bakal jadi lebih sederhana dan jelas.

Lanjut ke langkah berikutnya secara detail

Pastikan kamu telah mencatat secara rinci tindakan yang hendak diambil setelah rapat tersebut usai, di antaranya adalah orang yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut, sumber daya yang dibutuhkan, aksi ketika rapat dimulai dan diakhiri, hingga peserta rapat harus meninjau kemajuan dari tindakan yang telah ditentukan.

Melakukan pemeriksaan terakhir

Setelah rapat selesai, kamu bisa coba untuk meninjau kembali poin-poin yang telah dibuat dalam risalah rapat dengan seluruh peserta rapat tersebut. Sesuaikan atau lakukan klarifikasi berdasarkan kebutuhan. Pada intinya, kamu harus memastikan bahwa semua keputusan, aktivitas, atau hal lainnya perlu dicatat secara jelas.

Kirim segera

Ketika semua pengecekan telah dilakukan dengan baik, pastikan juga risalah rapat tersebut ditulis dengan jelas dan akurat. Kemudian, kirim hasil risalah rapat kepada seluruh peserta rapat yang hadir ataupun berhalangan. Namun ingat, kamu wajib menyusun dan membagikan notulen rapat tersebut sesegera mungkin setelah rapat usai, maksimal satu jam setelah penghujung hari.

Dengan segera membuat dan membagikan rekaman rapat, maka kamu masih memiliki memori baru dari hasil rapat tersebut sehingga apabila nantinya kamu menemukan ada peserta yang mengoreksi catatan rapat tersebut, kamu pun bisa segera memperbaikinya. Dan jangan lupa untuk melampirkan dokumen ataupun materi pendukung hasil rapat.

Menggunakan tabel

Kamu bisa menggunakan format tabel untuk lebih mempersingkat waktu pencatatan. Buatlah tabel yang terdiri dari tiga kolom, yaitu item, ringkasan diskusi, dan tindakan. Melalui cara ini, kamu bisa menuliskan berbagai poin utama rapat secara cepat dan mudah. Kemudian, kamu hanya perlu mengubah hasil yang tertulis pada tabel tersebut menjadi teks notulen rapat yang benar untuk dibagikan kepada seluruh peserta setelah rapat usai.

Menggunakan template

Apabila perusahaan tempat kamu bekerja sudah memiliki template catatan rapat standar, maka kamu hanya perlu membuatnya berdasarkan informasi referensi. Namun jika tidak ada template yang bisa dijadikan pedoman, buatlah template sendiri berdasarkan kebutuhan masing-masing.

Kamu juga bisa mendapatkan template semacam ini melalui internet. Dengan adanya template, maka kamu bisa lebih menyederhanakan sekaligus mempercepat proses pembuatan risalah rapat tersebut.

Tertarik untuk menjadi seorang notulensi dan mencatat kegiatan rapat di perusahaan atau lembaga ? Kamu harus memahami betul isi dan contoh notulensi rapat ini, supaya bisa membuat pencatatan rapat yang baik dan lengkap.

contoh notulen rapatKamu juga mau pencatatan dan pendataan absensi karyawan dan anggota rapat semakin lengkap dan cepat? Sekarang ada aplikasi JojoTimes dari Jojonomic yang bisa mempermudah kamu lho! Semua pendataan karyawan lebih mudah dan teratur dengan sistem otomatisnya, sehingga kamu bisa lebih produktif dan efisien dalam bekerja! Yuk, coba aplikasi ini sekarang juga! Jangan sampai ketinggalan ya!