Surat Cuti: Cara Membuat dan Tipsnya Agar Disetujui! — Kalau kamu sedang berhalangan untuk hadir bekerja, pasti kamu harus mengambil cuti, kan? Kamu sudah tahu belum, kalau setiap karyawan memiliki hak untuk mengajukan cuti sesuai dengan ketentuan yang ada? Hal ini karena izin tidak masuk ini sudah diresmikan dalam Undang-Undang di Indonesia.
Selain bagi pekerja, salah satu kemampuan yang perlu dimiliki oleh pengelola HR yaitu mengenali berbagai contoh surat cuti yang diajukan oleh karyawan perusahaan.
Hal semacam ini tentu tidak lepas dari tugas divisi HR yang lekat dengan urusan personalia karyawan perusahaan.
Nah, apa saja contoh surat cuti yang bisa diberikan kepada perusahaan oleh karyawan beserta pengertian dan jenis-jenisnya? Yuk, cari tahu semuanya di bawah ini!
Pengertian Surat Cuti untuk Perusahaan
Surat Cuti merupaka surat yang dibuat sebagai bentuk pemberitahuan / permohonan izin ke perusahaan supaya bisa diberikan izin tidak masuk kerja sehingga memberikan kesan baik bagi seorang karyawan terhadap perusahaan.
Format penulisannya juga harus kamu diperhatikan supaya lebih mudah dimengerti maksud dan tujuan surat tersebut oleh HR perusahaan.
Pemerintah juga sudah membuat kebijakan mengenai jenis-jenis cuti yang bisa digunakan karyawan yang diatur dalam UU Nomor 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.
Selain membuat surat perjanjian kerja, surat cuti juga merupakan jenis persuratan resmi yang dikelola oleh HR.
Hal ini karena karyawan juga bisa saja mengalami sakit atau hal-hal lain diluar rencana sehingga tidak memungkinkan untuk berangkat ke kantor dan perlu mengajukan cuti. Contohnya, pernikahan keluarga, pengurusan dokumen, liburan, keluarga atau kerabat meninggal, dan lain sebagainya.
Jenis-jenis Cuti
Pada dasarnya, ada dua jenis cuti yang diakui oleh perusahaan, yaitu :
Cuti Bersama
Untuk jenis cuti ini, diberikan kepada semua karyawan di seluruh perusahaan sesuai dengan peraturan yang dikeluarkan pemerintah. Sayangnya, perhitungan cuti bersama merupakan bagian dari cuti tahunan sehingga bisa mengurangi jatah cuti tahunan kalau kamu mau mengambil cuti bersama.
Cuti Berbayar
Jenis cuti ini merupakan izin di mana perusahaan memiliki tanggung jawab untuk tetap membayar gaji atau upah kepada karyawan walaupun karyawan tersebut mengambil cuti.
Yang termasuk dalam cuti berbayar ini yaitu cuti sakit, cuti penting, cuti melahirkan dan cuti ketika karyawan harus melakukan kewajiban mereka terhadap negara, ibadah atau cuti karena tugas dari perusahaan itu sendiri.
Untuk cuti sakit, perusahaan akan membayarkan gaji atau upah karyawan selama empat bulan pertama secara penuh dan 75% untuk empat bulan selanjutnya.
Tapi, kalau karyawan masih belum sembuh juga, maka perusahaan hanya akan membayarkan 50% gaji atau upah karyawan tersebut setelah delapan bulan dan 25% untuk bulan-bulan selanjutnya sampai pemutusan hubungan kerja (PHK) kalau melebihi batas waktu yang diberikan.
7 Hak Cuti Karyawan
Dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2013 tentang ketenagakerjaan berisi informasi mengenai hak cuti karyawan. Untuk mengajukannya, karyawan diwajibkan membuat surat cuti dan surat permohonan izin tidak masuk kantor. Lantas apa saja hak cuti karyawan? Berikut diantaranya:
Hak Cuti Sakit
Hak cuti sakit seringkali diajukan setiap karyawan yang berada dalam kondisi sedang sakit. Dalam hal ini jumlah cuti karyawan tidak terdapat atau dibatasi jumlah. Namun cuti sakit berpengaruh pada kinerja setiap karyawan dimana dalam pengajuan cuti ini, karyawan harus melampirkan surat keterangan dokter yang menjabarkan sakit yang dihadapi. Dalam hal ini seorang karyawan perempuan tentu memiliki hak tersendiri yaitu boleh mengajukan cuti di hari pertama menstruasi atau hari kedua menstruasi ketika sakit.
Hak Cuti Tahunan
Hak cuti tahunan dapat dimiliki setiap karyawan yang bekerja di perusahaan manapun. Umumnya karawan yang mengambil hak cuti ini dapat mengambil cuti sebesar 12 hari per tahunnya dengan catatan karyawan sudah bekerja selama minimal satu tahun kerja. Akan tetapi, jumlah dan ketentuan ini tidak bersifat paten karena dapa bergantung pada posisi yang dimiliki dan ketentuan masing-masing perusahaan itu sendiri.
Hak Cuti Besar
Hak cuti besar dapat digunakan karyawan yang sudah bekerja dengan periode lebih dari lima tahun dan memiliki durasi cuti yang panjang yaitu 21 hari sampai dengan 30 hari. Akan tetapi, lagi-lagi cuti ini bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan karena tidak semua perusahaan memberikan hak ini kepada karyawannya yang loyal.
Hak Cuti Bersama
Hak cuti bersama merupakan hak yang diperoleh semua karyawan yang sudah terdapat dalam aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah pada saat sebelum atau sesudah adanya hari keagamaan atau peristiwa yang menyangkut dengan Negara ini. Dalam hak cuti bersama, perhitungan cuti dapat berbeda-beda tergantung masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang langsung mengurangi jatah cuti tahunan karyawan dan ada perusahaan yang tidak memasukkannya ke dalam perhitungan cuti tahunan karyawan.
Hak Cuti Melahirkan
Hak cuti melahirkan dapat digunakan wanita dalam masa kehamilan dan sesudah melahirkan. Dalam hal ini karyawan diberikan cuti selama 90 hari dengan rincian 45 hari sebelum melahirkan dan 45 hari setelah melahirkan. Cuti ini hanya diberikan untuk wanita yang sedang memulihkan kondisinya. Cuti ini dapat diambil sekaligus atau membaginya dengan catatan bahwa karyawan tersebut tetap berhak mendapatkan gaji secara utuh dan tidak mengurangi cuti tahunannya.
Hak Cuti Penting
Hak cuti penting dapat diambil karyawan jika memiliki keperluan yang sangat mendesak dan tidak dapat dihindari. Dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 93 ayat 4 disebutkan bahwa ada beberapa hal yang termasuk dalam kategori cuti penting yaitu:
- Karyawan yang hendak menikah (cuti 3 hari)
- Karyawan yang hendak menikahkan anak (cuti 2 hari)
- Pekerja yang hendak mengkhitankan anak (cuti 2 hari)
- Karyawan yang hendak membaptiskan anak (cuti 2 hari)
- Karyawan yang melahirkan atau mengalami keguguran (cuti 2 hari)
- Pekerja yang berduka akibat keluara inti meninggal dunia (cuti 2 hari)
- Karyawan yang berduka akibat anggota keluarga serumah meninggal dunia (cuti 2 hari)
Hak Cuti Berbayar
Hak cuti berbayar dapat digunakan karyawan saat membutuhkan izin tidak masuk kerja. Dalam cuti berbayar ini, karyawan masih berhak mendapatkan gaji dari perusahaan dengan catatan bahwa cuti yang diambilnya adalah cuti penting seperti cuti melakukan ibadah keagamaan, cuti melahirkan, cuti melakukan tugas Negara dan lain sebagainya.
Namun, dalam cuti ini ada ketentuan sendiri dimana perusahaan wajib membayar gaji selama empat bulan pertama secara penuh. Namun, dibulan berikutnya karyawan hanya mendapatkan gaji sebesar 75% (tujuh puluh lima persen) saja.
Setelah 8 bulan dan karyawan tersebut ternyata belum memungkinkan untuk bekerja, maka perusahaan hanya perlu membayar gajinya sebesar 50% (lima puluh persen) saja. Jumlah persen gaji yang diterima karyawan akan terus berkurang jika karyawan tersebut belum juga masuk kerja dan berhenti diberikan gaji sampai dengan batas waktu yang ditentukan.
Tips Agar Surat Permohonan Cuti Disetujui
Alasan mengajukan cuti bagi setiap karyawan tentu berbeda-beda. Saat mengajukan surat permohonan cuti, tentu tidak semua karyawan mendapatkan persetujuan dari atasan. Meski tidak semua, perlu diketahui agar surat permohonan cuti dapat disetujui, maka ada tips yang bisa Anda lakukan. Berikut diantaranya:
Ketahui hak-hak sebelum mengajukan cuti
Sebelum mengajukan cuti, sebaiknya pahami hak-hak cuti yang bisa diajukan karyawan dan pahami aturan yang ada di perusahaan tersebut terkait permohonan cuti. Dengan demikian Anda dapat menyesuaikannya sebelum mengajukan cuti.
Beritahu alasannya lebih awal
Sebelum mengajukan cuti, sebaiknya beritahu atasan Anda jauh sebelum Anda mengajukan cuti agar surat permohonan cuti yang diajukan tidak dinilai dadakan. Beritahu alasannya lebih awal supaya atasan dapat mempersiapkan orang lain untuk mengisi posisi Anda selama Anda cuti. Dengan demikian cuti Anda bisa diterima.
Jangan memaksa atasan agar cuti dapat disetujui
Perlu diketahui bahwa saat Anda sudah mengajukan surat permohonan cuti, jangan pernah sedikitpun Anda memaksakan kehendak atasan untuk menyetujui surat permohonan cuti Anda. Serahkan sepenuhnya keputusan pada atasan Anda, baik permohonan Anda disetujui atau tidak biarkan atasan yang menentukan.
Jadwalkan pertemuan dengan atasan
Sebelum Anda mengajukan cuti dengan atasan Anda, sebaiknya jadwalkan perteuan dengan atasan Anda untuk mendiskusikan terkait cuti Anda. Pastikan Anda memilih waktu yang tepat untuk bertemu dengan atasan. Hindari memilih bertemu dengan atasan saat dirinya sedang banyak pekerjaan atau sedang stress dengan pekerjaan. Anda harus mempertimbangkan waktu dengan baik untuk mendiskusikannya dengan atasan Anda.
Cuti paruh waktu
Jika Anda memungkinkan untuk melakukan cuti paruh waktu, Anda sangat beruntung. Karena Anda bisa melakukan cuti dan pekerjaan di waktu bersamaan. Dengan cuti paruh waktu Anda bisa melakukan cuti dan mengurangi jam kerja Anda supaya bisa melakukan aktivitas cuti Anda.
Buat alasan yang jujur
Jika Anda berniat mengajukan cuti, sebaiknya buatlah alasan yang jujur. Misalnya Anda mengajukan cuti sakit, tentu perusahaan tidak akan memaksa karyawannya untuk bekerja. Namun, jangan manfaatkan hal ini untuk Anda berlibur dengan alasan cuti sakit.
Contoh Surat Cuti Karyawan
Ada beberapa contoh surat izin cuti karyawan yang wajib kamu ketahui, sebelum mengajukan izin kerja, yaitu :
Contoh Surat Cuti Sakit
Pengajuan cuti semacam ini biasanya disertai dengan surat keterangan dari dokter atau rumah sakit apabila diperlukan. Idealnya, apabila kondisi karyawan memang tidak memungkinkan untuk bekerja, cuti semacam ini memang perlu untuk diajukan.
Kemudian, peraturan juga menyebutkan bahwa karyawan perempuan berhak mendapat cuti pada hari pertama dan kedua masa menstruasi jika merasakan sakit.
Izin sakit ini diberika karena kondisi kesehatan karyawan yang kurang prima tentu membuat kinerjanya menjadi kurang maksimal pula. Dengan memberikan jatah cuti sakit, karyawan diharapkan punya cukup waktu untuk memulihkan kondisi kesehatannya.
Contoh Surat Cuti Melahirkan
Disebutkan bahwa karyawan perempuan yang sedang hamil berhak mendapatkan waktu cuti 1,5 bulan sebelum kelahiran dan 1,5 bulan setelah kelahiran.
Karyawan yang sedang hamil tentu tidak dapat bekerja dengan leluasa, kan? Karena itu, setelah melahirkan, karyawan tersebut tentu perlu waktu untuk memulihkan diri apabila ingin kembali bekerja di perusahaan.
Jangka waktu cuti melahirkan sendiri biasanya sekitar tiga bulan. Pastikan surat tersebut mencantumkan tanggal berupa sejak kapan cuti tersebut mulai berlaku dan tanggal berapa cuti tersebut berakhir.
Selama cuti, karyawan tersebut berhak mendapat gaji utuh dan tidak mengurangi jatah cuti tahunan.
Tahapan Mengajukan Surat Cuti
1. Memberitahu Kepada Atasan
Tentunya kamu harus mengajukan surat cuti tertulis kepada atasanmu ketika kamu ingin mengambil cuti. Namun, terdapat etika yang harus diperhatikan sebelum kamu mengajukan surat tersebut. Ceritakan rencana cuti kamu jauh sebelumnya, sehingga atasanmu tidak terkejut dan dapat menyesuaikan jadwal cuti kamu dengan rencana yang akan mendatang. Terkecuali, jika kamu ingin mengambil cuti berkabung atau cuti sakit.
2. Tentukan Tanggal Cuti
Tentukan tanggal saat kamu ingin mengambil cuti, dan jangan sungkan karena kamu takut membebani rekan kerja dan atasan kamu ketika memilih tanggal cuti. Kamu hanya perlu menginformasikan secara spesifik kepada atasan kamu, sehingga atasan kamu dapat menyesuaikannya dengan rencana yang akan datang.
3. Jelaskan Alasan Cuti dengan Jujur
Jangan pernah berbohong mengenai alasan cuti kamu untuk menghindari masalah-masalah dengan manajemen di perusahaan. Ceritakan alasan cuti kamu yang sejujurnya kepada atasan kamu, namun kamu tidak perlu menjelaskannya secara spesifik dan mendetail, terutama jika alasan-alasan tersebut menyangkut masalah pribadi. Sehingga, kamu juga kurang nyaman untuk menceritakan secara mendetail kepada atasan kamu.
4. Memberi Solusi dan Saran
Kamu akan meninggalkan beberapa tanggung jawab dan kewajiban kamu selama mengambil cuti. Kamu bisa menuliskan beberapa catatan untuk membantu rekan kerja atau bawahan kamu selama kamu sedang cuti. Selain itu, kamu juga bisa memberikan kontak yang bisa dihubungi ketika membutuhkan informasi atau panduan dari kamu. Kamu bisa menitipkan informasi-informasi tersebut kepada rekan kerjamu.
5. Ketahui Jenis Cuti
Kamu harus memahami jenis-jenis cuti yang akan diajukan. Hal ini menjadi penting karena hal ini berhubungan dengan isi surat permohonan cuti yang akan kamu tulis. Jika kamu mengambil cuti yang sudah menjadi hak kamu, sertakan kalimat pada surat cuti yang bernada bahwa cuti yang kamu ajukan berhak diberikan kepada kamu. Namun, jika kamu mengambil cuti di luar jenis-jenis cuti di atas, sertakan kalimat yang bernada bersalah karena sudah mengganggu rencana kerja, dan berjanji akan bertanggungjawab untuk menyelesaikan kewajiban kamu.
6. Perhatikan Sopan Santun
Tulislah surat cuti dengan bahasa yang sopan, meskipun surat cuti yang kamu tuliskan adalah hak kamu. Hal ini harus diperhatikan dan dilakukan untuk menjaga reputasi kamu di perusahaan dan meminimalisir adanya konflik di antara kamu dengan manajemen perusahaan.
Contoh Surat Cuti Menikah
Seiring berjalannya waktu, karyawan bisa saja memutuskan untuk menikah atau mengakhiri masa lajangnya. Dalam kondisi seperti ini, karyawan tersebut pastinya perlu mengajukan surat cuti untuk menikah.
Kalau waktu kerja perusahaan kamu selama lima hari kerja, maka cuti bisa diajukan selama lima hari kerja. Artinya, karyawan boleh tidak berangkat ke kantor selama lima hari kerja ditambah dua hari libur pada hari Sabtu dan Minggu. Tapi, semuanya kembali lagi kepada kebijakan perusahaan itu sendiri.
Contoh Surat Cuti Kerja Tahunan
Setiap karyawan berhak mendapatkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari dengan syarat karyawan sudah bekerja minimal satu tahun.
Tapi, kamu tidak perlu khawatir, karena kalau kamu mau menggunakan cuti namun belum bekerja selama satu tahun di perusahaan terkait, kamu masih bisa mengajukan cuti ini.
Jatah cuti semacam ini bisa dimanfaatkan untuk berbagai hal, baik untuk sekadar liburan atau memang untuk keperluan lain seperti menghadiri acara pernikahan kerabat atau keluarga, keluarga ada yang meninggal, mengurus dokumen, dan berbagai hal lainnya.
Pastikan kamu mengajukan jatah cuti sesuai dengan tanggal yang diajukan. Hal ini karena perusahaan bisa menolak permohonan cuti atau memberikan cuti di luar tanggungan dengan konsekuensi pemotongan gaji. Perhitungan pemotongan gaji adalah prorata sesuai waktu absen karyawan tersebut.
Contoh Surat Cuti Berduka
Kondisi mental karyawan yang baru saja kehilangan anggota keluarga terdekat tentu juga perlu mendapat perhatian dari pihak HRD perusahaan. Peristiwa kematian sendiri dapat dikatakan sebagai hal yang tidak dapat diprediksi dan merupakan kejadian duka.
Karyawan kamu bisa jadi harus pergi ke kota lain untuk keperluan melayat dimana anggota keluarganya berada. Dalam surat cuti semacam ini, perlu dicantumkan lokasi pemakaman kerabat karyawan.
Apabila memang memungkinkan, sebagian karyawan atau pengelola perusahaan bisa juga turut mengungkapkan rasa belasungkawa dengan meluangkan waktu untuk melayat dan memberikan penghiburan kepada karyawan tersebut.
Sekarang kamu sudah mengerti dan mengenal macam-macam contoh surat cuti ini, kan? Jangan lupa untuk menyertakan surat cuti ini sebelum kamu mengajukan izin tidak masuk bekerja ke perusahaan.
Bagi HR, juga penting untuk mengetahui jenis-jenis surat cuti ini, supaya informasi dan dokumen karyawan bisa tetap jelas dan terorganisir.
Tapi, sekarang kamu sudah tahu belum, kalau mengajukan cuti bisa lewat handphone kamu saja? Karena, sekarang ada aplikasi JojoTimes untuk segala absensi dan pengajuan cuti karyawan yang pastinya bisa kamu dan HR pantau dengan mudah dan cepat.
Kamu tidak harus ribet untuk menuliskan surat, karena semua konfirmasi dan pengajuan izinnya bisa kamu cek di aplikasi dari Jojonomic ini! Sisa cuti kamu juga bisa terlihat sehingga tidak pusing lagi untuk mengatur tanggal cuti. Jadi, semakin produktif dan efisien, kan? Tertarik untuk mencoba aplikasi keren ini?
