Perusahaan yang sehat dan berjalan dengan baik tidak hanya ditopang oleh karyawan yang hebat, tetapi diperlukan sebuah sistem yang dapat bekerja dengan baik untuk menjalankan perusahaan tersebut. Sistem yang paling umum digunakan adalah sistem yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan bagian HRD, sistem ini biasanya berfungsi untuk menghitung dan merekapitulasi gaji.
Tetapi terkadang tidak dapat dipungkiri dapat terjadi sebuah kesalahan yang dapat membuat pembayaran payroll menjadi tertunda. Apalagi jika sistem yang digunakan tidak teruji dengan baik atau pembayaran payroll masih dilakukan secara manual. Apa saja sih dampak yang bisa dihasilkan jika sebuah perusahaan melakukan kesalahan dalam pembayaran payroll?
Dampak yang akan Terjadi Jika ada Kesalahan Payroll
Kesalahan payroll dapat menimbulkan kekacauan. Selain itu skala yang ditimbulkan juga beragam, bergantung seberapa sering terjadinya kesalahan tersebut dan langkah ke-berapa kesalahan itu terjadi. Berikut ini adalah beberapa contoh kekacauan yang dapat terjadi karena adanya kesalahan pembayaran payroll/gaji.
Keterlambatan Pembayaran Gaji
Dampak yang paling umum jika terjadi sebuah kesalahan payroll adalah terlambatnya gaji yang dibayarkan kepada karyawan. Kesalahan ini akan mudah ditangani jika disadari sebelum jumlah gaji ditrasfer ke bank. Namun mencari letak kesalahan dalam menginput angkanya akan memakan waktu yang lama, apalagi jika hal ini dilakukan dalam sebuah spread sheet yang melibatkan multiple sheet atau multiple files. Dibutuhkan ketelitian dan waktu dalam mencari kesalahan ini dan dampaknya adalah gaji karyawan yang dapat tertunda hingga masalah ini dapat ditemukan. Kita semua bersepakat bahwa gaji adalah sebuah hal yang ditunggu setiap bulannya, maka dari itu keterlambatan dalam pembayaran gaji bisa mengakibatkan kekacauan rencana (utamanya rencana keuangan) pada karyawan.
Menurunnya Produktivitas Karyawan
Hal ini adalah efek domino pertama yang akan terjadi jika terdapat kesalahan dalam pembayaran payroll sehingga menyebabkan keterlambatan gaji. Tidak dipungkiri setiap manusia memerlukan penghargaan dan gaji/payroll merupakan sebuah bentuk penghargaan pada karyawan. Gaji merupakan hak karyawan dan karyawan akan merasa senang jika haknya dipenuhi dan dihargai. Penurunan performa ini akan berdampak pada hasil kerja perusahaan serta kualitasnya, yang jika dibiarkan berlarut-larut akan menghancurkan kredibilitas perusahaan.
Protes Karyawan
Protes ini tidak akan terjadi jika kesalahan payroll hanya berdampak kepada 1 atau 2 orang karena bisa dengan mudah dijelaskan. Akan menjadi sebuah masalah jika kesalahan penggajian ini berdampak kepada sebuah divisi atau bahkan jumlah yang lebih besar lagi. Jika hanya terjadi sekali kemungkinan masih bisa dimaklumi, tetapi jika terjadi terlalu sering maka hal ini bisa menimbulkan ketidakpuasan dan protes dari karyawan perusahaan. Terlebih hal ini akan menjadi lebih rumit karena bisa dijadikan sebuah perkara hukum.
Kehilangan Karyawan Potensial
Jika kesalahan payroll terjadi terlalu sering maka bukan hal yang mustahil ada karyawan yang mengundurkan dirinya. Hal ini masih berkaitan dengan bagaimana sebuah gaji adalah bentuk penghargaan dan hak karyawan. Karyawan dapat merasa hasil kerja mereka tidak dihargai padahal mereka bekerja dengan kewajiban menghasilkan keluaran yang bebas dari kesalahan. Perusahaan akan mengalami kerugian jika yang mengundurkan dirinya adalah karyawan yang memiliki pontensi besar. Jika perusahaan kehilangan karyawan potensial, akan sulit mengganti pencarinya karena belum tentu penggantinya memiliki kemampuan/potensi yang sepadan dengan yang digantikan.
Kerugian Finansial Perusahaan
Perusahaan bisa terdampak kerugian finansial jika kesalahan penghitungan payroll terjadi dan uangnya sudah dibayarkan/ditransfer. Utamanya jika uangnya sudah dibayarkan dan melebihi jumlah seharusnya maka hal ini bisa menyebabkan kerugian keuangan karena perusahaan mengeluarkan uang yang tidak seharusnya ditrasnfer.
Pengenaan Denda
Keterlambatan pembayaran gaji karyawan ternyata diatur dalam Undang-Undang UU No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan menyatakan bahwa perusahaan yang terlambat membayar gaji karyawan dikenakan denda. Denda tersebut tidak menghilangkan kewajiban pengusaha untuk tetap membayar upah kepada pekerja/buruh. Masih di dalam UU No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, pasal 93 ayat 2 menyatakan bahwa pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah, dikenakan denda sesuai dengan presentase tertentu dari upah pekerja/buruh. Denda yang dibayarkan diatur sesuai dengan ketentuan (Pasal 55 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 78 tahun 2015 tentang Pengupahan yang isinya:
- Mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya upah dibayar, pengusaha dikenakan denda sebesar 5% (lima persen) untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan
- Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, pengusaha dikenakan denda hari keterlambatan dengan ketentuan 1 (satu) bulan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari upah yang seharusnya dibayarkan, dan
- Sesudah sebulan, apabila upah masih belum dibayar, maka pengusaha dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b ditambah bunga sebesar suku bunga yang berlaku pada bank pemerintah.
Buruknya Citra Perusahaan
Memang bukan sebuah efek langsung, tetapi efek ini cukup krusial. Biasanya hal ini akan terjadi jika kesalahan dilakukan secara berulang, kemudian ada karyawan yang keluar dan ditanyakan alasan dirinya keluar dari perusahaan. Memang efek ini bukan hasil langsung dari kesalahan payroll, tetapi dampak ini memiliki pengaruh yang signifikan dalam pencitraan perusahaan.
Perusahaan bisa diinterpretasikan sebagai sebuah perusahaan yang tidak profesional, karena menyebabkan kelalaian dan tidak memikirkan kesejahteraan serta penghargaan kepada karyawan. Efek ini memang cukup jauh tetapi patut dipertimbangkan sebagai salah satu efek yang dapat merusak pofesionalitas dan kepercayaan rekanan.
Ketidak Akuratan Laporan Keuangan
Hal paling fatal dan bisa terpicu karena kesalahan payroll adalah berantakannya laporan keuangan perusahaan terkait dengan payroll karyawan. Selain itu laporan finansial yang berkaitan dengan aliran dana yang masuk ataupun keluar juga akan ikut terpengaruh karena pencatatan gaji yang terlambat dan harus dievaluasi ulang.
Laporan keuangan yang baik mengacu pada kelancaran setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, baik secara internal ataupun eksternal. Dengan menggunakan software payroll, maka perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan penghitungan dalam pembayaran payroll, imput gaji, serta rekapitulasinya. Hal ini bisa dilakukan karena cash flow internal perusahaan ditangani dengan baik oleh software payroll. Salah satu yang terbaik saat ini untuk urusan software payroll adalah JojoPayroll.
Hindari Kesalahan Pembayaran Payroll dengan JojoPayroll
JojoPayroll adalah sebuah aplikasi untuk automatisasi pembayaran gaji perusahaan dari Jojonomic. Dengan fitur penghitungan payroll otomatis, JojoPayroll dapat membantu anda dan perusahaan anda dalam menghitung dan membayarkan gaji. Sistem JojoPayroll sendiri sudah disesuaikan dengan kebijakan perburuhan di Indonesia, sehingga anda tinggal memasukkan data saja.
Selain itu JojoPayroll juga dapat anda integerasikan dengan pajak pribadi, tunjangan, potongan, dan reimbursement karyawan. Hal ini dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan pembayaran payroll.
Selain itu karyawan anda akan dimudahkan dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi ini, misalnya mencetak slip gaji secara online ataupun melihat slip gaji digital. Dengan dukungan sistem penyimpanan cloud dan aplikasi mobile, JojoPayroll membuat anda dapat melihat dan memantau payroll kapan saja dan dimana saja.
