Inilah Pekerjaan dari Seorang Front Office Manager di sebuah Hotel

Kalian tahu ga sih apa itu front office? Bagi kalian yang sering ke sebuah hotel pasti kalain sering banget melihat seseorang di loby yang sedang melayani-melayani pengunjung.

Biasanya jika kamu ingin bertemu dengan seseorang, menitip barang untuk seseorang atau bisa juga memesan kamar, kamu mengunjungi front office terlebih dahulu.

Lalu apa sih sebenarnya pekerjaan dari front office manager? Kalau begitu mari kita bahas lebih lanjut tentang pekerjaan ini. Di-scroll ke bawah ya untuk melanjutkan baca artikel ini!

Front Office Manager

Mari kita bahas satu-satu terlebih dahulu, jadi pada dasarnya front office adalah bagian dari room division. Front office dibagi menjadi dua kata, yaitu front di depan dan office kantor.

Seperti yang kita sudah bahas di atas, jadi tidak salah kalau kita biasanya selalu bertemu front office di sebuah loby ketika kita ingin bertemu dengan seseorang atau menitipkan barang pada seseorang yang sedang menginap atau memesan hotel atau keluar hotel.

Jadi  front office adalah salah satu department yang ada di hotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan pemesanan kamar, melakukan prosess kedatangan & keberangkatan dan merupakan department yang ada paling depan di hotel.

Selain itu front office merupakan department yang menjadi first impression dan kesan terakhir di hotel yang akan diingat oleh pelanggan.

Nah, pekerjaan ini juga dibutuhkan seorang manajer. Dasarnya, manajer adalah seseorang yang mengawasi, mengarahkan, memadukan dan juga mengkoordinasi. Mengapa seorang manajer itu penting?

Manajer itu penting karena dia sebagai control dari bawahannya, hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan bekerja seenaknya.

Peran manajer sangat penting disebuah divisi perusahaan, jika peran ini tidak dijalankan dengan baik maka pekerjaan dapat terbengkalai.

Jadi, front office manager adalah seseorang yang memastikan bahwa pekerjaan dari seorang front office itu berjalan dengan baik.

Mencegah terjadinya kesalahan dalam bekerja, karena seperti yang tadi sudah kita bahas, front office itu adalah kesan pertama dan kesan terakhir pelanggan terhadap hotel.

Jika terjadi kesalahan, maka akan terlihat kesan yang tidak bagus terhadap hotel.

Tugas Front Office

Lalu apa sih tugas dari front office itu sendiri selain melayani pelanggan. Berikut pekerjaan front office di hotel yang harus dipastikan berjalan oleh seorang manajer agar hotel terlihat memberikan kesan pertama dan kesan terakhir yang baik bagi pelanggan:

Menerima dan Menangani Calon Pelanggan

Seorang front office pasti diletakkan di sebuah lobi yang langsung berhadapan dengan pelanggan. Mereka harus menerimanya dengan baik dan menangani pelanggan dengan baik sesuai dengan apa yang ditanyakan.

Penerimaan yang baik akan membuat pelanggan merasa mendapatkan sambutan hangat dari sebuah hotel. Mereka juga harus bisa menangani kendala-kendala yang dialami oleh pelanggan atau pertanya-pertanyaan yang sering ditanyakan.

Melakukan Reconfirm Reservation

Seorang front office harus memastikan pesanan pelanggan. Saat pelanggan memesan hotel, mereka harus memastikan kembali akankah mereka jadi menginap atau tidak.

Hal ini dilakukan agar kamar hotel yang dipesan bisa dipersiapkan terlebih dahulu, jika tidak jadi bisa dibuat pendataan sisa kamar yang ada dalam hotel jika nantinya ada yang menanya “apakah masih ada kamar kosong?”

Menangani Kedatangan dan Keberangkatan

Saat pelanggan datang, mereka harus melayani kedatangan pelanggan. Seperti menginformasikan kamar hotel yang akan ditiduri, nomor kamar, lantai kamar, dan mendapatkan fasilitas apa saja. Mereka juga yang memberikan kunci kamar hotel kepada pelanggan.

Selain itu, mereka juga yang akan menerima kembali kunci hotel ketika pelanggan sudah selesai mengindap di hotel kamu.

Mereka juga harus memastikan bahwa barang-barang pelanggan kamu tidak tertinggal di kamar yang ditidurinya. Seorang front office harus mengucapkan salam perpisahaan yang ramah kepada pelanggan agar dapat dikenang keramahannya.

Mengurus Bill

Front office juga orang yang menerima pembayaran hotel, ketika pelanggan check out pasti seorang front office memberikan bill pada pelanggan.

Bill yang diberikan sesuai dengan lama menginapnya pelanggan, apa saja yang diambil dalam hotel di luar fasilitas, dan saat makan di restoran hotel.

Dalam hal ini seorang front office tidak boleh melakukan kesalahan, karena jika ada kesalahan hotel dapat merugi.

Meminta Deposit

Saat check in seorang front office harus meminta deposit kepada pelanggan. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan-kerusakan yang terjadi di kamar hotel.

Deposit bisa berbentuk uang, identitas diri, atau lain halnya, karena setiap hotel memiliki ketentuan yang berbeda.

Misalnya, di kamar ada barang-barang hotel yang diambil atau barang-barang hotel yang rusak maka deposit itu lah yang akan ditahan oleh pihak hotel.

Memberikan Informasi

Seorang front office harus mengetahui semua informasi terhadap hotelnya. Hal ini dilakukan untuk memberitahukan pelanggan saat bertanya mengenai hotel, seorang front office dapat menjawabnya.

Faktor keberadaan front office yang pertama kali diketemu oleh pelanggan juga lah yang mengharuskan seorang front office harus memberikan informasi yang jelas.

Menangani Keluhan Tamu

Tak salah jika seorang front office akan sering kena amarah dari seorang pelanggan. Jika terjadi kesalahan dalam hotel atau masalah di kamar hotel, maka yang pertama kali jadi sasaran adalah front office.

Maka dari itu mereka harus bersabar jika ada pelanggan yang menuangkan amarahnya. Mereka juga secepat mungkin untuk menanganinya agar pelanggan merasa puas.

Menangani Barang Bawaan Tamu

 Pekerjaan ini sudah pasti masuk dalam pekerjaan seorang front office. Karena pada dasarnya seorang front office harus bisa melayani pelanggan dengan baik. Membawakan barang bawaan tamu juga termasuk salah satu dari pelayanan.

Hal ini dilakukan agar tamu merasa disambut dengan hangat dan mendapatkan perlakuan yang baik.

Jadi inilah tugas-tugas yang harus dijalankan oleh seorang front office dan tugas dari front office manager adalah memastikan tugas-tugasnya berjalan dengan baik dan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.

Pada kondisi ini lah front office manager berperan penting untuk bertanggung jawab pada pekerjaan yang dibebankan demi menjaga nama baik hotel.

Divisi Front Office

Kamu juga harus tahu nih, front office mempunyai beberapa divis lagi dalam pekerjaannya. Berikut divisi-divisi yang termasuk dalam front office:

Reservation

Kegiatan ini adalah serangkaian dari kegiatan yang dilakukan pelanggan untuk memesan sebuah kamar hotel. Nah, divisi reservation ini lah yang nantinya akan mencatat dan memproses pesanan kamu.

Reception

Kegiatan ini adalah bagian yang menyambut dan memberi salam kepada tamu yang datang ke hotel, baik tamu yang akan registrasi maupun tamu yang hanya mencari informasi sekitar hotel saja. Dalam kegiatan ini front office harus bersikap ramah agar pelanggan senang.

Operator

Divisi ini adalah orang yang mengoperasikan pesanan dari seorang pelanggan. Nantinya dia yang berhubungan dengan pelanggan langsung.

Jadi begitulah bagian-bagian dari front office. Jika kamu ingin bekerja sebagai seorang front office manager, pastikan karyawanmu mengerjakan apa yang tertulis di atas.

Dengan begitu hotel tempat kamu bekerja dapat mendapatkan bintang lebih dan rating tinggi dari pelanggan.

 

Kamu juga bisa memakai aplikasi JojoTimes untuk memantau karyawan kamu saat bekerja. Dengan aplikasi ini kamu dapat memastikan apakah dia datang tepat waktu atau tidak. Aplikasi dari Jojonomic ini sudah dilengkapi juga fitur anti fraud. Jadi buruan download aplikasi ini untuk mempermudahkan kamu dalam controlling.