Kalian tahu ga sih apa itu front office? Bagi kalian yang sering ke sebuah hotel pasti kalain sering banget melihat seseorang di loby yang sedang melayani-melayani pengunjung.
Biasanya jika kamu ingin bertemu dengan seseorang, menitip barang untuk seseorang atau bisa juga memesan kamar, kamu mengunjungi front office terlebih dahulu.
Lalu apa sih sebenarnya pekerjaan dari front office manager? Kalau begitu mari kita bahas lebih lanjut tentang pekerjaan ini. Di-scroll ke bawah ya untuk melanjutkan baca artikel ini!
Oops! We could not locate your form.
Front Office Manager
Mari kita bahas satu-satu terlebih dahulu, jadi pada dasarnya front office adalah bagian dari room division. Front office dibagi menjadi dua kata, yaitu front di depan dan office kantor.
Seperti yang kita sudah bahas di atas, jadi tidak salah kalau kita biasanya selalu bertemu front office di sebuah loby ketika kita ingin bertemu dengan seseorang atau menitipkan barang pada seseorang yang sedang menginap atau memesan hotel atau keluar hotel.
Jadi front office adalah salah satu department yang ada di hotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan pemesanan kamar, melakukan prosess kedatangan & keberangkatan dan merupakan department yang ada paling depan di hotel.
Selain itu front office merupakan department yang menjadi first impression dan kesan terakhir di hotel yang akan diingat oleh pelanggan.
Nah, pekerjaan ini juga dibutuhkan seorang manajer. Dasarnya, manajer adalah seseorang yang mengawasi, mengarahkan, memadukan dan juga mengkoordinasi. Mengapa seorang manajer itu penting?
Manajer itu penting karena dia sebagai control dari bawahannya, hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan bekerja seenaknya.
Peran manajer sangat penting disebuah divisi perusahaan, jika peran ini tidak dijalankan dengan baik maka pekerjaan dapat terbengkalai.
Jadi, front office manager adalah seseorang yang memastikan bahwa pekerjaan dari seorang front office itu berjalan dengan baik.
Mencegah terjadinya kesalahan dalam bekerja, karena seperti yang tadi sudah kita bahas, front office itu adalah kesan pertama dan kesan terakhir pelanggan terhadap hotel.
Jika terjadi kesalahan, maka akan terlihat kesan yang tidak bagus terhadap hotel.
Tugas Front Office
Lalu apa sih tugas dari front office itu sendiri selain melayani pelanggan. Berikut pekerjaan front office di hotel yang harus dipastikan berjalan oleh seorang manajer agar hotel terlihat memberikan kesan pertama dan kesan terakhir yang baik bagi pelanggan:
Menerima dan Menangani Calon Pelanggan
Seorang front office pasti diletakkan di sebuah lobi yang langsung berhadapan dengan pelanggan. Mereka harus menerimanya dengan baik dan menangani pelanggan dengan baik sesuai dengan apa yang ditanyakan.
Penerimaan yang baik akan membuat pelanggan merasa mendapatkan sambutan hangat dari sebuah hotel. Mereka juga harus bisa menangani kendala-kendala yang dialami oleh pelanggan atau pertanya-pertanyaan yang sering ditanyakan.
Melakukan Reconfirm Reservation
Seorang front office harus memastikan pesanan pelanggan. Saat pelanggan memesan hotel, mereka harus memastikan kembali akankah mereka jadi menginap atau tidak.
Hal ini dilakukan agar kamar hotel yang dipesan bisa dipersiapkan terlebih dahulu, jika tidak jadi bisa dibuat pendataan sisa kamar yang ada dalam hotel jika nantinya ada yang menanya “apakah masih ada kamar kosong?”
Menangani Kedatangan dan Keberangkatan
Saat pelanggan datang, mereka harus melayani kedatangan pelanggan. Seperti menginformasikan kamar hotel yang akan ditiduri, nomor kamar, lantai kamar, dan mendapatkan fasilitas apa saja. Mereka juga yang memberikan kunci kamar hotel kepada pelanggan.
Selain itu, mereka juga yang akan menerima kembali kunci hotel ketika pelanggan sudah selesai mengindap di hotel kamu.
Mereka juga harus memastikan bahwa barang-barang pelanggan kamu tidak tertinggal di kamar yang ditidurinya. Seorang front office harus mengucapkan salam perpisahaan yang ramah kepada pelanggan agar dapat dikenang keramahannya.
Mengurus Bill
Front office juga orang yang menerima pembayaran hotel, ketika pelanggan check out pasti seorang front office memberikan bill pada pelanggan.
Bill yang diberikan sesuai dengan lama menginapnya pelanggan, apa saja yang diambil dalam hotel di luar fasilitas, dan saat makan di restoran hotel.
Dalam hal ini seorang front office tidak boleh melakukan kesalahan, karena jika ada kesalahan hotel dapat merugi.
Meminta Deposit
Saat check in seorang front office harus meminta deposit kepada pelanggan. Hal ini dilakukan untuk mencegah kerusakan-kerusakan yang terjadi di kamar hotel.
Deposit bisa berbentuk uang, identitas diri, atau lain halnya, karena setiap hotel memiliki ketentuan yang berbeda.
Misalnya, di kamar ada barang-barang hotel yang diambil atau barang-barang hotel yang rusak maka deposit itu lah yang akan ditahan oleh pihak hotel.
Memberikan Informasi
Seorang front office harus mengetahui semua informasi terhadap hotelnya. Hal ini dilakukan untuk memberitahukan pelanggan saat bertanya mengenai hotel, seorang front office dapat menjawabnya.
Faktor keberadaan front office yang pertama kali diketemu oleh pelanggan juga lah yang mengharuskan seorang front office harus memberikan informasi yang jelas.
Menangani Keluhan Tamu
Tak salah jika seorang front office akan sering kena amarah dari seorang pelanggan. Jika terjadi kesalahan dalam hotel atau masalah di kamar hotel, maka yang pertama kali jadi sasaran adalah front office.
Maka dari itu mereka harus bersabar jika ada pelanggan yang menuangkan amarahnya. Mereka juga secepat mungkin untuk menanganinya agar pelanggan merasa puas.
Menangani Barang Bawaan Tamu
Pekerjaan ini sudah pasti masuk dalam pekerjaan seorang front office. Karena pada dasarnya seorang front office harus bisa melayani pelanggan dengan baik. Membawakan barang bawaan tamu juga termasuk salah satu dari pelayanan.
Hal ini dilakukan agar tamu merasa disambut dengan hangat dan mendapatkan perlakuan yang baik.
Jadi inilah tugas-tugas yang harus dijalankan oleh seorang front office dan tugas dari front office manager adalah memastikan tugas-tugasnya berjalan dengan baik dan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.
Pada kondisi ini lah front office manager berperan penting untuk bertanggung jawab pada pekerjaan yang dibebankan demi menjaga nama baik hotel.
Divisi Front Office
Kamu juga harus tahu nih, front office mempunyai beberapa divis lagi dalam pekerjaannya. Berikut divisi-divisi yang termasuk dalam front office:
Reservation
Kegiatan ini adalah serangkaian dari kegiatan yang dilakukan pelanggan untuk memesan sebuah kamar hotel. Nah, divisi reservation ini lah yang nantinya akan mencatat dan memproses pesanan kamu.
Reception
Kegiatan ini adalah bagian yang menyambut dan memberi salam kepada tamu yang datang ke hotel, baik tamu yang akan registrasi maupun tamu yang hanya mencari informasi sekitar hotel saja. Dalam kegiatan ini front office harus bersikap ramah agar pelanggan senang.
Operator
Divisi ini adalah orang yang mengoperasikan pesanan dari seorang pelanggan. Nantinya dia yang berhubungan dengan pelanggan langsung.
Jadi begitulah bagian-bagian dari front office. Jika kamu ingin bekerja sebagai seorang front office manager, pastikan karyawanmu mengerjakan apa yang tertulis di atas.
Dengan begitu hotel tempat kamu bekerja dapat mendapatkan bintang lebih dan rating tinggi dari pelanggan.
Divisi ini memang sudah tentu akan banyak dijumpaidi suatu lembaga ataupun perusahaan. Demikian juga seorang front office manager yang memang dibutuhkan untuk selalu berada di bagian depan atau di area depan dan mengawasi aktivitas pegawai lainnya dalam menerima sekelompok tamu. Jadi jika ada seseorang yang datang ke suatu lembaga atau perusahaan maka pertama-tama orang tersebut akan disambut oleh resepsionis. Selanjutnya barulah orang tersebut bisa melanjutkan kegiatannya untuk mencapai maksud atau tujuannya.
Jadi resepsionis memang ditempatkan di bagian pertama sehingga dapat melayani para tamu yang datang. Resepsionis juga akan menerima seluruh pertanyaan yang diberikan oleh tamu dna menjawab seluruh pertanyaan tersebut. Segala informasi akan diberikan oleh resepsionis hingga tamu bsia mendapatkan informasi tertentu. Tentunya untuk menjadi seorang resepsionis atau front office dibutuhkan beberapa kualifikas tertentu.
Kualifikasi Front Office Manager
Front Office Manager Sebaiknya Cakap
Seorang front office manager sudah seharusnya memiliki salah satu skill yaitu dalam hal berkomunikasi. Dengan kata lain front office haruslah cakap dan bisa berbicara dengan tenang. Segala perkataanya juga sebaiknya bisa bersifat informatif sekaligus memberikan solusi. Perkataannya juga diharapkan bsia memberikan ketenangan terutama pada tamu atau pelanggan.
Front Office Manager Harus Sopan
Apa yang dibicarakan oleh seorang front office sudah seharusnya selalu sopan. Perkataan yang sopan ini akan terasa lebih menyenangkan jika diungkapkan dengan lebih lembut. Memang untuk menjadi resepsionis diperlukan kemampuan atau keahlian berbicara. Karena seorang resepsionis memang bertugas menerima tamu dan melayani tamu serta pelanggan melalui informasi yang disampaikannya.
Front Office Manager Harus Rapi
Selain kemampuan atau keahlian dalam berbicara rupanya seorang resepsionis juga harus selalu memiliki penampilan yang menarik. Penampilan yang menarik biasanya identik dengan penampilan yang cenderung rapi. Penampilan yang tampak rapi memang bisa membuat orang yang melihatnya menjadi senang. Sebab seseorang yang muncul dengan penampilan yang rapi akan selalu tampak menarik.
Front Office Manager Wajib Cekatan
Rupanya seseorang yang bekerja sebagai front office tidak hanya perlumemilikipenampilan yang rapi dan menarik serta cakap dan pandai berkomunikasi. Tetapi siapa saja yang menjadi seorang resepsionis sudah seharusnya mampu bekerja secara cekatan. Dengan kata lain dibutuhkan pula sikap terampil dalam bekerja sehingga seorang resepsionis mampu mengatasi segala macam pekerjaannya dengan baik.
Front Office Manager Harus Teliti
Selain cekatan juga tentunya penerima tamu di suatu perusahaan harus bisa teliti. Setiappekerjaan haruslah dilakukan dengan teliti agar tidak sampai terjadi kesalahan. Sikap teliti ini memiliki arti yang hampir sama dengan cermat. Maka dengan kecermatannya ini seseorang yang bekerja sebagai penerima tamu di suatu perusahaan bisa melayani tamu dengan baik. Di samping itu segala tugas administrasi juga bsia terselesaikan dengan baik.
Front Office Manager Penuh Tanggung jawab
Setiap pegawai atau pekerja sudah seharusnya bekerja dengan disertai rasa tanggung jawab. Dengan adanya rasa tanggung jawab penuh maka nantinya setiap pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik. Selain itu pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu sehingga tidak akan menimbulkan kerugian pada pihak perusahaan.
Front Office Manager Berwawasan
Tidak hanya cakap dan menarik serta memiliki rasa tanggung jawab saja tetapi seorang penerima tamu juga harus memiliki wawasan yang luas. Dengan adanya wawasan yang luas maka berarti pengetahuan yang dimiliki oleh penerima tamu bisa dikatakan cukup banyak. Maka Anda akan tampak sebagai pekerja yang cerdas dan semakin tampak menarik.
Front Office Manager Mudah belajar
Penerima tamu yang bekerja di perusahaan juga perlu adaptif. Artinya seorang resepsionis seharusnya bisa dengan mudah beradaptasi terhadap kondisi sekitar. Resepsionis bisa melakukan pekerjaannya dengan baik sekalipun dihadapkan pada situasi yang tersulit sekalipun. Maka dari itu diharapkan agar resepsionis memiliki sikap mudah belajar sehingga pekerjaannya tidak akan terpengaruh oleh kondisi apapun.
Tips Menjadi Front Office
Selalu melempar senyum
Keramahan menjadi ciri khas dari seorang penerima tamu atau resepsionis atau yang juga biasa disebut sebagai front office. Keramahan ini biasanya tampak dengan adanya senyum yang selalu ada pada wajahnya. Maka untuk menjadi seorang penerima tamu yang baik maka sebaiknya Anda selalu melempar senyum terutama kepada para tamu atau pelanggan.
Menjadi pendengar yang baik
Seringkali tamu dan pelanggan datang untuk mengeluh. Entah mengeluh tentang kualitas layanan yang tidak memuaskan ataupun mungkin karena adanya kualitas produk yang tidak menyenangkan. Maka sebagai penerima tamu yang ada di bagian terdepan dari sebuah perusahaan tentunya front office haruslah bisa menjadi pendengar yang baik.
Bisa berkomunikasi dengan baik
Sudah bukan menjadi rahasia lagi bahwa seorang front office haruslah mampu berkomunikasi dengan baik. Untuk itu seorang penerima tamu haruslah bisa menjalin komunikasi yang baik dengan semua orang. Untuk itu Anda yang merupakan front office bisa menambah kemampuan di bidang komunikasi. Misalnya dengan melatih kemampuan berbahasa asing seperti misalnya bahasa Inggris. Maka menerima tamu asing juga akan menjadi hal yang mudah bagi penerima tamu yang bisa berbahasa asing.
Mengerjakan tugas dengan cepat
mengerjakan tugas dengan cekatan dan perilaku yang aktif tentu akan membuat seorang front office manager bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat. Setiap pegawai yang dapat menyelesaikan tugasnya dengan cepat tentu tidak akan merasa terbeban lagi dengan banyaknya tugas yang harus dilakukannya. Maka menerima tamu juga akan selalu dilakukan dengan tenang.
Kondisi tubuh prima
Untuk dapat melakukan segala macam pekerjaannya maka tentu saja posisi ini diharuskan memiliki kesehatan tubuh yang baik. Kondisi tubuh haruslah selalu fit sehingga bisa selalu bekerja dengan cekatan. Kondisi tubuh prima memang harus selalu dimiliki oleh penerima tamu mengingat bahwa seorang penerima tamu merupakan tipe pekerja yang bersifat multitasking.
Bersikap loyal
Seorang pegawai yang baik tentu akan selalu loyal pada perusahan tempatnya bekerja. Maka ia akan selalu memberikan kontribusi pada perusahaannya. Demikian pula seorang pegawai dalam bagian ini juga diharapkan agar bisa selalu bersikap loyalpada perusahaan. Bagaimanapun juga seorang front office juga menjadi bagian dari perusahaan yang hasil kerjanya diharapkan selalu dapat membuahkan hasil terbaik.
Bekerja sesuai SOP
Tips terakhir bagi Anda yang ingin menjadi menjalani profesi ini secara terbaik adalah dengan bekerja sesuai SOP. Artinya sebagai anggota dari sebuah perusahaan maka Anda haruslah bekerja dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
Menjalankan Tugas Front Office Manager
Tugas sebagai garda utama perusahaan yang umumnya berfungsi sebagai penerima tamu dan pemberi informasi tentu haruslah bekerja dengan sebaik-baiknya dan semaksimal mungkin. Pekerjaan bisa dikatakan berhasil dengan baik jika seluruh pelanggan merasa puas dengan segala bantuan dan layanan yang diberikan oleh front office termasuk posisi manajerialnya. Tidak hanya itu saja tetapi segala tugas yang dikerjakan dapat dipertanggungjawabkan pada pihak atasan. Oleh karena itu pekerjaan sebagai front office terutama di posisi manager sebaiknya tidaklah dipandang remeh. Sebab kehadiran front office sangat penting dan diperlukan di suatu perusahaan.
Kamu juga bisa memakai aplikasi JojoTimes untuk memantau karyawan kamu saat bekerja. Dengan aplikasi ini kamu dapat memastikan apakah dia datang tepat waktu atau tidak. Aplikasi dari Jojonomic ini sudah dilengkapi juga fitur anti fraud. Jadi buruan download aplikasi ini untuk mempermudahkan kamu dalam controlling.
