Sebelumnya kamu sudah mengetahui belum apa itu general ledger? Apa masih terdengar asing di telinga kamu? Jika kamu ingin menjadi seorang akuntan kamu harus mengetahuinya lho. Kalau begitu yuk kita bahas secara detail apa itu general ledger.
General Ledger
Sebagai seorang akuntan kamu harus tidak asing mendengar pembukuan. Nah pengertian dari general ledger adalah pembukuan besar yang merupakan dari kumpulan akun-akun yang dipakai dalam sebuah perusahaan dan akun-akun tersebut harus disusun secara teratur sesuai dengan klasifikasi akun.
Akun yang masuk dalam klasifikasi adalah akun asset, liabilities, dan ekuitas, nah akun inilah yang dilaporkan dalam pembukuan besar atau general ledger. Akun yang dilaporkan dalam klasifikasi ini juga bisa disebut sebagai akun ril. Nah setiap klasifikasi ini masih bisa dikelompokkan ke dalam pos-pos akun sebagai berikut:
Aset
Secara definisi aset itu adalah kekayaan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Kekayaan ini dimiliki suatu perusahaan dengan jumlah yang cukup banyak. Oleh sebab itu, aset dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Aset Lancar
Yang dimaksud dari aset lancar adalah aset yang berupa uang tunai yang cepat menjadi uang atau menjadi biaya dalam waktu kurang dari satu tahun. Contoh dari aset ini adalah kas, surat yang berharga, piutang dagang, persediaan barang dagang, pendapatan yang harus ditagihkan, pembayaran uang muka atau biasanya dibilang DP.
Investasi Jangka Panjang
Selain aset lancar, investasi jangka panjang juga merupakan sebuah aset. Investasi jangka panjang yang dimaksud sebagai aset adalah aset yang berbentuk saham atau obligasi dalam jangka satu tahun atau lebih, investasi ini dilakukan dengan cara memberikan aset ke perusahaan lain.
Investasi yang berupasa saham bertujuan untuk mengontrol perusahaan lain dan untuk mendapatkan keuntungan dalam bentuk dividen. Sedangkan investasi yang berupa obligasi mendapatkan asetnya lewat bunga tetap.
Aset Tetap
Kemudian ada yang namanya sebagai aset tetap, aset tetap adalah aset yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat dipakai lebih dari satu tahun atau yang mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun yang berupa aset tetap berwujud. Nilai yang ada dalam aset tetap adalah sebesar dari harga perolehan. Aset ini juga dapat mengalami pengurangan nilai dari harga beli atau jual. Contoh dari aset tetap adalah tanah, gedung, mesin, dan kendaraan.
Aset tak Terwujud
Yang terakhir adalah aset tak terwujud, aset ini mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun dan tidak mempunyai bentuk fisik yang nampak. Nilai yang tercatat sebesar harga perolehan, berkurangnya nilai aset tetap tak terwujud dapat dicatat langsung mengurangi harga perolehan aset tersebut. Contoh dari aset ini adalah goodwill, hak paten, trade mark.
Liabilities
Nah tadi kan kita udah bahas tentang aset nih, sekarang kita bahas liabilities yuk. Jadi liabilities adalah hutang kepada pihak lain yang harus dibayarkan. Liabilities juga dibagi menjadi 2 kelompok. Apa saja kah itu? Yuk kita lihat di bawah ini.
Hutang Jangka Pendek
Hutang jangka pendek adalah hutang kepada pihak lain yang pembayarannya kurang dari satu tahun. Contohnya seperti hutang dagang, utang wesel, biaya yang wajib harus dibayarkan, pembayaran muka saat penyewaan.
Hutang Jangka Panjang
Hutang kepada pihal yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih, biasanya jangka waktunya minimal satu tahun. Contoh pada hutang jangka panjang ini adalah hutang hipotik, hutang obligasi, kredit investasi, dan kartu ekuitas.
Ingat loh hutang ini bukan dilakukan oleh seseorang, tetapi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Biasanya, perusahaan yang baru mulai masuk ke dunia bisnis akan terlibat hutang terlebih dahulu agar perusahaannya mempunyai modal yang cukup untuk bersaing.
Ekuitas
Terakhir yang dimasukkan dalam klasifikasi pembukuan besar atau general ledger adalah ekuitas. Ekuitas ini adalah hak pemilik perusahaan yang ditanamkan dalam perusahaan. Ekuitas ini terdiri dari setoran pemilik dan sisal aba yang ditahan.
Jadi ketiga itulah yang akan dimasukkan ke dalam klasifikasi general ledger ini adalah akun yang akan diolah. Kamu sebagai akuntan jangan sampai mengelolah ketiga hal itu saat membuat general ledger yha!
Fungsi General Ledger
Nah, sekarang kita bahas yuk fungsi dari general ledger itu apa. Sebagai seorang akuntan kamu harus tahu fungsi dari apa yang kamu kerjakan. Jadi kamu juga mengerti apa yang harus kamu kerjakan. Yuk kita bahas fungsi dari general ledger biar kamu lebih tahu!
Pertama, untuk mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat fungsi dari ini untuk memastikan bahwa data yang ada itu benar.
Kedua, untuk memposting transaksi – transaksi tersebut pada akun yang sesuai. Fungsi ini bertujuan untuk menjaga transparansi yang ada.
Ketiga, untuk menjaga keseimbangan debit dan kredit pada akun – akun tersebut.
Keempat, Mengkomodasi pencataan jurnal penyesuaian.
Kelima, Membuat laporan keuangan yang handal dan tepat waktu pada setiap periode akuntansi.
Jadi saat penyusunan general ledger, kamu harus menjalankan fungsi-fungsi tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan. Pelajari lebih dalam ya jika kamu ingin menyusun general ledger.
Tujuan General Ledger
Selain fungsi, kamu juga harus mengetahui tujuan dalam penysunan pembukuan besar ini. Berikut tujuan dalam penyusunan pembukuan besar.
Pertama, Mencatat transaksi akuntansi secara akurat dan tepat waktu.
Kedua, Memposting transaksi ke akun yang sesuai.
Ketiga, Menjaga keseimbangan debet dan kredit untuk masing-masing akun.
Keempat, Mengakomodasikan jurnal penyesuaian, serta
Kelima, Menyediakan laporan keuangan yang handal dan tepat waktu dalam setiap periode akuntansi.
Aktivitas General Ledger
Sekarang kamu sudah tahukan fungsi dari tujuan penyusunan pembukuan besar ini. Tapi tidak cukup sampai disitu saja nih, kita juga harus mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh seorang akuntan dalam penyususnan pembukuan besar. Mungkin pembahasan ini akan lebih mengarah ke praktik langsung ketika kamu sudah menjabat sebagai akuntan. Yuk kita lihat apa aja aktivitasnya!
Update General Ledger
Update general ledger ini dibagi menjadi dua sumber. Apa aja sih sumbernya? Kalian pasti ingin tahukan! Yuk kita lihat ke bawah.
Accounting Subsystem
Secara teori general ledger bisa diperbaharui untuk tiap-tiap transaksi individual, namun pada prakteknya, variasi subsistem akuntansi bisa memperbahuri general ledger dengan rangkuman jurnal, yang menampilkan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama periode tertentu.
Treasurer
Bagian ini menghasilkan catatan jurnal individual untuk memperbaharui general ledger bagi transaksi tidak rutin seperti penjualan atau pembelian surat berharga penanaman modal.
Post Adjusting Entries
Kedua ada aktivitas post adjusting entries, aktivitas ini berasal dari pengendali setelah trial balance disisipkan. Trial balance sendiri adalah laporan yang berisi keseimbangan untuk semua akun general ledger. Adjustin entries dijadikan menjadi lima kategori dasar. Apa saja kah kelima kategori itu? Mari kita bahas!
Accruals
Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan transaksi yang telah terjadi namun kas belum diterima atau belum dibayar. Contohnya pencatatan pendapatan sewa.
Defferals
Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.
Estimates
Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.
Revalutions
Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.
Corrections
Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.
Prepare Financial Statements
Aktivitas ketiga ada prepare financial statements. Aktivitas ini memerlukan closing entries dengan nilai penjualan dan biaya sama dengan nol, kemudian dilakukan transfer net invoice atau loss ke retained earnings.
Cara dari aktivitas ini adalah kalian menyiapkan laporan keuangan pertama kali dimulai dengan income statement yang datanya diambil dari penjualan, nilai biayanya ada pada adjusted trial balance. Kemudian dilanjutkan dengan balance sheet.
Laporan Manajerial
Aktivitas terakhir dari pembukuan ini bertujuan untuk menghasilkan laporan manajerial yang final ke dalam general ledger dan reporting system. Hasil laporan akan digunakan untuk memverifikasi akurasi proses posting.
Cara Membuat General Ledger Sederhana bagi Pebisnis Pemula
Pembukuan adalah hal penting yang harus dilakukan oleh perusahaan. Tidak hanya perusahaan skala besar yang telah berkembang, general ledger akuntan juga perlu dilakukan bagi pebisnis pemula sekalipun. Pada intinya, berbagai hal yang berkaitan dengan aliran uang masuk harus tercatat dengan rapi sebagai acuan pengambilan keputusan perusahaan. Bisa dikatakan pula bahwa kunci usaha bisa berhasil dipengaruhi oleh pembukuan yang benar.
Bagi perusahaan-perusahaan besar yang telah berkembang pesat, urusan pembukuan tak perlu diragukan lagi karena telah dipegang oleh jasa akuntan. Persaingan bisnis yang semakin ketat, menuntut perusahaan untuk selalu rapi dalam menulis laporan keuangan. Lain halnya dengan pebisnis pemula yang masih tahap awal berkembang. Proses pembukuan masih sederhana, bahkan masih dipegang oleh pengusaha itu sendiri. Meski demikian, hal tersebut bukanlah masalah asalkan tujuannya untuk bisnis ke arah yang jelas dan berkembang secara optimal.
Pembukuan tidak lepas dari ilmu akuntansi. Artinya, ada empat aktivitas sederhana dalam siklus akuntansi yaitu pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan pembukuan. Waktu yang tepat untuk membuat pembukuan adalah saat tahap opening. Disini, Anda perlu mencatat berbagai hal penting seperti kewajiban, harta, penghasilan, biaya, dan pendapatan secara kontinu guna menyusun neraca maupun laporan laba rugi.
Lebih jelasnya, berikut tahap demi tahap pembuatan pembukuan sederhana bagi pebisnis pemula.
Buat Buku Catatan Pengeluaran
Saat awal mula membuka usaha, Anda harus menyiapkan sebuah buku khusus secara terpisah untuk mencatat pengeluaran saja. Jadi, segala jenis pengeluaran atau belanja yang berkaitan dengan bisnis pastinya, catat pada buku catatan pengeluaran. Contohnya, operasional, bahan baku, hingga gaji karyawan. Ingat, tulis secara jelas dan kontinu.
Catatan pengeluaran ini akan membuat pengusaha tahu besarnya modal yang telah dikeluarkan untuk kebutuhan operasional sehari-hari. Jika sudah Anda ketahui, maka akan mudah memutuskan suatu kebijakan atau target, serta merencanakan kapan modal tersebut bisa kembali.
Buat Buku Catatan Pemasukan
Langkah selanjutnya yaitu membuat buku catatan pemasukan. Seperti halnya buku catatan pengeluaran, di buku catatan pemasukan ini Anda diharapkan untuk selalu mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan uang masuk. Misalnya, ada pemasukan dari sejumlah penjualan produk per hari atau piutang yang sudah dibayarkan. Maka, jumlah uang perusahaan akan meningkat. Jangan lupa, lakukan kegiatan ini setiap hari biar memudahkan dalam membuat pembukuan bulanan. Baik buku catatan pengeluaran dan pemasukan harus secara tertib diupdate guna mengetahui besarnya keuntungan yang diperoleh setiap hari.
Buat Buku Kas Utama
Cara membuat pembukuan sederhana selanjutnya yaitu dengan membuat buku kas utama. Maksud dari buku kas ini yaitu penggabungan antara transaksi buku kas pemasukan dengan pengeluaran. Penggabungan kedua jenis transaksi ini bertujuan untuk mengetahui dengan jelas berapa keuntungan ataupun kerugian perusahaan.
Melalui buku kas utama ini pula, pengusaha bisa mengetahui besaran anggaran perusahaan yang berkaitan dengan uang masuk dan keluar. Estimasi uang kas memiliki peranan penting dalam perencanaan dan penyusunan strategi perusahaan di hari mendatang ketika ada biaya tak terduga harus dikeluarkan.
Misalnya, ketika diperoleh estimasi kekurangan dari uang kas perusahaan, maka Anda bisa membuat solusi menaikkan target ataupun mengurangi biaya pengeluaran. Biar hasil dari pencatatan arus kas utama berdampak baik, maka perlu dilakukan secara teliti, seksama, dan yang pasti kontinu.
Sediakan Buku Stok Barang
Pembukuan sederhana juga harus dilengkapi dengan buku stok barang. Tidak hanya catatan arus uang yang keluar masuk, buku ketersediaan stok juga tidak kalah penting. Secara tidak langsung, transaksi yang berkaitan dengan barang akan berpengaruh terhadap uang keluar masuk. Ingat, pencatatan buku stok barang harus dilakukan secara kontinyu setiap hari. Dari sini, pengusaha bisa menilai bagaimana pendapatan perusahaan. Misalnya, intensitas jumlah barang yang keluar dan masuk tinggi, maka tingkat penjualan juga meningkat.
Peran buku stok barang ini juga penting untuk memudahkan pengusaha dalam memonitor dan mengawasi persediaan barang di perusahaan. Apalagi jika owner tengah merencanakan pembukaan cabang di kota-kota berbeda. Selain itu, peran buku stok barang juga penting dalam menyusun manajemen gudang menjadi lebih baik dan optimal. Adanya buku stok barang membantu proses pengawasan, dimana kecurangan yang mungkin dilakukan supplier atau pegawai bisa terhindari.
Siapkan Buku Inventaris Barang
Satu lagi yang tak kalah penting yaitu buku inventaris barang. Anda perlu menambahkannya dalam pembukuan sederhana untuk perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik. Semua barang perusahaan harus dicatat, termasuk barang yang dibeli melalui anggaran belanja, hibah, atau sumbangan. Tujuan dari pencatatan inventaris barang ini untuk mengetahui dan menjaga aset yang dimiliki perusahaan sehingga tetap berada di bawah kendali.
Beberapa fungsi lain yang akan perusahaan peroleh dari buku inventaris barang diantaranya sebagai berikut.
- Mempunyai buku tertulis terkait pengelolaan barang biar bisa dipertanggung jawabkan
- Memudahkan proses mutasi ataupun penghapusan barang
- Memudahkan kegiatan pengecekan barang
- Mencegah kehilangan barang
- Memudahkan fungsi pengawasan barang
Catatan Buku Laba Rugi
Dalam berbisnis, tentu laba dan rugi adalah dua istilah yang tidak bisa lepas. Jika tidak laba, maka perusahaan sudah pasti rugi. Begitu sebaliknya. Nah, pembukuan sederhana tidak boleh luput dari catatan laba rugi. Tujuan dari pencatatan laba rugi ini bermaksud untuk mengetahui jumlah pendapatan dan beban usaha pada periode waktu tertentu.
Pencatatan yang rapi dan kontinyu akan membuat pengusaha tahu bagaimana kondisi perusahaan. Apakah sedang profit atau justru rugi. Bagi perusahaan skala besar, laporan laba rugi ini berguna utuk menentukan jenis investasi dan memprediksi jumlah arus kas di masa mendatang. Namun, bagi perusahaan kecil atau pemula, tetap disarankan membuat pembukuan laba rugi secara sederhana. Berikut ini merupakan fungsi lain dari buku laba rugi bagi perusahaan.
- Dijadikan referensi untuk mengevaluasi strategi dan langkah yang perlu diambil oleh perusahaan pada periode mendatang
- Mengetahui efektivitas strategi dan langkah yang telah ditempuh
- Memberikan informasi penting terkait jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan
- Mengetahui laba dan rugi secara pasti pada satu periode tertentu.
Membuat Laporan Perubahan Ekuitas
Yang dimaksud dari ekuitas merupakan modal atau kekayaan entitas, meliputi perusahaan, UKM, atau usaha lainnya. Ekuitas ini bisa diperoleh dari selisih jumlah aktiva atau aset yang telah dikurangi kewajiban atau pasive. Dalam laporan ini, memuat semua perubahan ekuitas dalam satu periode.
Pembuatan Neraca Keuangan
Terakhir, neraca keuangan. Bagi pengusaha pemula, penting untuk membuat pembukuan sederhana berupa neraca keuangan. Fungsi dari perangkat ini yaitu mengetahui posisi keuangan perusahaan pada periode waktu tertentu. Tujuan dari neraca ini untuk mengetahui nilai perusahaan setelah menjalankan beragam aktivitas yang berkaitan dengan uang. Beberapa unsur neraca diantaranya harta, kewajiban, dan modal.
Nah, itu dia serba-serbi dari general ledger atau dalam Bahasa Indonesianya pembukuan besar. Informasi ini sangat cocok lho untuk kamu yang ingin terjun ke dalam dunia akuntansi atau kamu yang sudah menjadi seorang akuntan. Jadi ketika kalian disuruh untuk membuat general ledger kalian akan mengetahui fungsi, tujuan, dan cara penyusunannya.
Oiya! Jangan lupa juga nih untuk mencoba aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi yang dapat mengelolah keuangan perusahaan dengan baik dan mempermudah kalian yang sedang bekerja sebagai akuntan. Kerja dan sistem yang digital ini akan memudahkanmu. Kamu bisa kerja dimana saja dan kapan saja. Efisiensi kerjamu akan meningkat, bahkan hingga 76%. Ayo buruan untuk download aplikasi JojoExpense. Cari tahu lebih jauh tentang aplikasi ini dan selamat mencoba!
