Apa Yang Dimaksud Dengan “Going Paperless” Dalam Bisnis ?

going paperless

Sebagai sarana aktifitas menulis dan menggambar, kertas umumnya sangat penting sekali, bahkan untuk aktifitas perkantoran. Namun apa jadinya jika kertas suatu saat tidak terpakai lagi akan segera hilang atau dalam istilah Inggris “Going Paperless”, kok bisa ?, apa penyebabnya ?.

Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang dimaksud dengan “Going Paperless”? Konsep ini dibawa ke dunia bisnis belum lama ini, artinya masih banyak orang yang mengenalnya, jadi jangan khawatir jika Anda belum memahaminya 100%.

Anda akan mendapatkan beragam alasan kenapa ada “Going Paperless” terutama di era serba canggih dan serba digital seperti saat ini, mari kita simak saja ulasan artikel berikut ini !.

Apa Itu “Going Paperless“?

Seperti namanya, “Going Paperless” adalah istilah yang diciptakan belum lama ini untuk menggambarkan proses “mengurangi jumlah kertas yang digunakan dalam konteks bisnis, menukar halaman cetak dengan dokumen digital terutama dalam proses internal.”

Area pilihan tanpa kertas yang umum oleh perusahaan antara lain adalah kuitansi, faktur, pengembalian pajak, dan cek gaji. Area yang pekerjaan manualnya tidak menambah nilai nyata bagi perusahaan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaannya terlalu memakan waktu.

Seharusnya tidak mengherankan bahwa, begitu gelombang ini dimulai, hanya masalah waktu untuk menjadi lebih besar. Ini terjadi terutama karena munculnya teknologi modern yang mengambil alih perusahaan di seluruh dunia, mendigitalkan beberapa proses yang sebelumnya dibuat dengan berton-ton kertas.

Tujuan “Going Paperless”

Paperless sebagai langkah perusahaan untuk go digital. Paperless merupakan sebuah langkah di era digital untuk perusahaan-perusahaan yang telah mengurangi penggunaan kertas atau tidak menggunakan kertas sama sekali. Mereka lebih memilih untuk menggunakan file digital untuk menyimpan dokumen mereka.

Paperless office, yang juga biasa disebut paper-free office, adalah lingkungan kerja yang menggunakan kertas dengan sangat minim dan sebagai gantinya beralih ke dokumen digital. Ada juga istilah paperless employee yang berarti pekerja yang berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam operasionalnya.

going paperless

Kita tahu bahwa kertas merupakan sebuah kebutuhan primer dalam berbagai aktivitas. Mulai dari aktivitas mencatat barang belanjaan, belajar mengajar, hingga proses dokumentasi pada sebuah perusahaan—semua aktivitas menulis dan mencatat pasti membutuhkan kertas.

Namun dibalik semua itu, kertas pun menyimpan rahasia kelam. Selembar kertas yang dijadikan kanvas oleh sang penulis merupakan hasil pengolahan dari aktivitas penebangan pohon. Artinya, semakin banyak kertas yang diproduksi, maka semakin banyak pula jumlah pohon yang ditebang.

Menurut Global Forest Resource Assessment 2015, diperkirakan 80.000 hingga 160.000 pohon ditebang setiap harinya di seluruh dunia. Diperkirakan bumi kehilangan 60.000 m2 pohon setiap tahunnya. Jika ini diteruskan, maka tinggal menunggu waktu hingga bumi menjadi tanah gersang dan tandus.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HR Suites hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Kertas vs Digital dalam Bisnis

Hingga beberapa dekade lalu, kertas masih menjadi kebutuhan utama untuk menulis. Kini, komputer dapat menjadi substitusi bagi kertas. Penetrasi IT untuk menggantikan kertas semakin besar dengan semakin berkembangnya teknologi.

Dengan masuknya ke era digital ini, kertas semakin banyak ditinggalkan dan digantikan oleh berbagai macam perangkat elektronik seperti PC, smartphone, dan tab. Penulis pun banyak yang mulai bermigrasi ke dunia digital, sehingga tidak lagi memerlukan kertas.

Migrasinya penulis ke dunia digital dan meninggalkan kertas membawa dampak yang cukup besar kepada perusahaan untuk mengikuti arus migrasi ini. “Going Paperless” menjadi sebuah trend pada perusahaan yang mulai bermigrasi ke dunia digital. Semakin banyak perusahaan yang mengganti proses manualnya dengan sistem yang terdigitalisasi, dan mengubah semua dokumentasi ke dalam bentuk digital.

Going paperless” ini pun memberikan banyak keuntungan kepada perusahaan, mulai dari menghemat pengeluaran, meningkatkan produktivitas, menghemat tempat, memudahkan berbagi dokumentasi dan informasi, menjaga informasi pribadi lebih aman, dan tentu saja membantu pelestarian lingkungan dengan mengurangi penebangan pohon.

Gelombang digital mengambil kendali pada “going paperless

Dapatkah Anda membayangkan biaya yang dikeluarkan perusahaan Anda setiap tahun dengan penyimpanan tanda terima? Tahukah Anda bahwa tinta kwitansi itu bisa membuat Anda sakit? Atau bahkan tinta yang sama ini memudar selama bertahun-tahun – membuatnya hampir tidak mungkin untuk mematuhi peraturan federal dan membuat tanda terima dapat terbaca dalam jangka waktu yang lama?

Untuk ini dan banyak kekurangan lainnya dalam menangani penerimaan fisik, gelombang digital mengambil kendali atas manajemen pengeluaran dan membuat kehidupan pelancong bisnis seperti Anda, eksekutif akun, dan CFO menjadi lebih mudah.

Beberapa orang menyebut wabah teknologi modern sebagai revolusi industri ke-4 dan mudah untuk memahami alasannya. Disrupsi ada di mana-mana, dunia lebih digital dari sebelumnya dan tanpa kertas adalah tujuan banyak perusahaan di seluruh dunia. Ini benar-benar sebuah revolusi. Tapi kenapa begitu?

Arsip digital berharga murah, lebih efisien, dan membutuhkan lebih sedikit ruang fisik

Tentu saja Anda pasti setuju jika, di era digital yang sekamin canggih seperti sekarang ini dibandingkan dengan penyimpanan tradisional, arsip digital lebih murah dan efisien. Setelah Anda memahami apa yang dimaksud dengan “tidak menggunakan kertas”, Anda akan memahami mengapa orang lebih suka mengarsipkan informasi di cloud daripada menyimpan halaman cetak.

Selain itu dengan sistem otomatisasi yang dilakukan oleh software digital tentunya perusahaan Anda mendapatkan manfaat serta sejumlah keuntungan dan efisiensi tenga manusia dengan “menjadi tanpa kertas” atau “mengubah menjadi kantor tanpa kertas”:.

going paperless

1. Perusahaan Anda dapat mengurangi biaya bisnis yang terkait dengan kertas, printer, mesin fotokopi, mesin faks, kartrid tinta dan toner.

Tidak perlu lagi memiliki kertas cetak. Itulah arti luas dari istilah “menjadi tanpa kertas”. Sangat frustasi bagi perusahaan untuk menginvestasikan banyak uang dalam kertas, tinta, toner dan semua mesin cetak terkait dan setelah beberapa saat, semua tinta tanda terima memudar. Banyak investasi dari pihak perusahaan untuk menjaga kuitansi dan mematuhi undang-undang federal, untuk semuanya dihancurkan oleh sistem yang sudah ketinggalan zaman, bukan?.

2. Mereka dapat mengosongkan ruang kantor dengan menghilangkan lemari arsip dan ruang penyimpanan

Waktu adalah uang, tetapi saat ini begitu juga ruang. Harga sewa terus naik dan semakin tinggi, arsitek terus mencari solusi kreatif untuk mengatasi kurangnya ruang di pusat kota besar. Beberapa orang bahkan menyebutnya sebagai krisis dunia generik. Dalam skenario ini, perusahaan tidak dapat membuang-buang ruang – terutama jika mereka ingin tumbuh.

Tanda terima biasanya perlu disimpan selama 5 hingga 10 tahun tergantung pada peraturan negara mana perusahaan Anda berada. Ruang penyimpanan adalah ruang yang hilang yang dapat digunakan untuk sesuatu yang lebih produktif dan yang menambah nilai nyata, misalnya, ruang rapat atau pod diam.

Itu sebabnya arsip digital menjadi semakin populer. Selain banyak manfaatnya, mereka mudah dicari dan juga mengosongkan ruang kantor – yang mengarah pada penghematan biaya juga. Coba pikirkan, mungkin sudah saatnya perusahaan Anda mulai mengoptimalkan ruang yang terbuang di kantor mereka.

3. Mereka dapat menyelamatkan pohon dari penebangan yang tidak perlu.

Last but not least, go green bukan lagi pilihan. Jika perusahaan Anda ingin tidak hanya bertahan tetapi juga sukses dalam jangka panjang, saatnya untuk mulai berpikir hijau dan langkah pertama yang dapat dilakukan adalah mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu.

Jika laporan pengeluaran yang dicetak tidak lagi diperlukan, itu menghabiskan uang dan waktu Anda dan perusahaan Anda dan tidak ramah lingkungan, mengapa Anda tetap menggunakannya? Sebarkan berita: saatnya untuk meningkatkan permainan Anda dan menjadi digital & hijau.

Sekarang Anda mengerti apa yang dimaksud dengan “tidak menggunakan kertas”, bukan? Lebih dari sekadar mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu, tetapi juga menghemat uang dan waktu perusahaan Anda. Software Jojonomic dapat membantu Anda dengan lebih mudah, dapat memesan demo dengan salah satu spesialis kami dan mencari tahu bagaimana teknologi digital dapat membentuk kembali tim keuangan perusahaan Anda.

Laporan Keuangan dengan Sofware Akuntansi

Di era digital ini, sudah saatnya semua pihak, terutama perusahaan, meninggalkan kertas dan menggantinya dengan opsi digital. “Bagaimana” dan bukanlah lagi menjadi sebuah pertanyaan karena sudah banyak layanan IT yang menyediakan berbagai opsi digital untuk proses manual yang  biasanya menggunakan kertas.

Pekerjaan manajemen keuangan dapat dihandle mulai dari dokumentasi proses bisnis, perekapan keuangan, pendataan dan absensi pegawai, hingga proses reimbursement, berbagai macam layanan IT telah menawarkan opsi digital untuk menggantikan proses manualnya. Jojonomic, yang bergerak di bidang layanan IT, pun menawarkan solusi kepada perusahaan untuk mulai mengurangi kertas dengan menggantikan proses administrasi manual ke dalam bentuk digital.

Dengan demikian, tidak ada lagi alasan untuk tidak memulai “going paperless” dan mengurangi ditebangnya pohon-pohon. Jadikan “going paperless” sebagai visi ke depan untuk mengambil peluang yang ada dan mencegah semakin banyaknya pohon yang dikorbankan.

Oops! We could not locate your form.

Tingkatkan Efisiensi Manajemen Pengeluaran Perusahaan Anda Hingga 76%

Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.

Software JojoExpense dapat membantu Anda mengelola pengeluaran perusahaan dengan lebih efisien dan hemat waktu.

Berikut ini Langkah Aplikasi JojoExpense Membantu Kelola Anggaran Perusahaan Anda

1. Mampu mengontrol anggaran dimanapun dan kapanpun

Mulai sekarang kendali penuh di tangan Anda dalam hal pengelolaan anggaran. Anda bisa kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Selain itu pantau juga bagaimana realisasi penggunaan budget karyawan.

2. Mencegah Penipuan Keuangan

Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan karena JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat kecanggihan Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.

3. Hemat Waktu dengan Proses Otomatis

Fokuskan tenaga dan waktu berharga Anda pada hal yang benar-benar penting. Serahkan setiap proses pengajuan cash advance dan reimbursement pada JojoExpense dan biarkan prosesnya berjalan otomatis, tanpa kehilangan kendali dengan custom approval flow dan policy. Tidak ada lagi tenaga dan waktu berharga yang terbuang sia-sia.

4. Pengelolaan Tentang Anggaran dan Pengeluaran

Anda bisa kumpulkan data dari proses aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari sebelumnya dimana melakukannya secara manual. Namun sekarang Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya.

5. Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi

Aplikasi digital ini akan memberikan akses mudah ke pendanaan perusahaan serta memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses penghitungan bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek.

6. Mengurangi Biaya Kertas

Bukti-bukti transaksi yang sebelumnya dilakukan pendataan dengan cara manual serta menghabiskan lembaran kerta, kini di era digitalisasi maka manajemen finansial Anda akan lebih simpel, cepat dan akurat dan Anda bisa segera singkirkan kebutuhan bukti transaksi tercetak. Selain itu keuangan perusahaan Anda juga akan menjadi lebih teratur dan efisien.

going paperless

Aplikasi yang Hemat Waktu Tanpa Repot, Aman Serta Terkendali

  1. Kelola anggaran perusahaan kapanpun dan dimanapun
  2. Mempercepat waktu transaksi serta proses pengajuan anggaran
  3. Otomatis mengumpulkan data secara cepat
  4. Mampu menghindari penipuan/anti penipuan

Solusi Satu Aplikasi Untuk Kebutuhan Human Resources Perusahaan Anda

Catat pengeluaran otomatis

Ajukan request reimbursement kapanpun dimanapun dan simpan bukti transaksi Anda di cloud, dengan penggunaan budget yang otomatis terkalkulasi, untuk manajemen finansial yang lebih optimal.

Approval di Mana Pun

Monitor dan analisa aktivitas finansial karyawan Anda sekaligus setujui request cash advance mereka dimanapun Anda berada, untuk memastikan efisiensi di tempat kerja.

Pengumpulan Data Otomatis

Analisa pertumbuhan perusahaan Anda dengan data yang terkumpul secara otomatis dari aktivitas finansial karyawan Anda.

Transfer Secara Langsung dan Real-Time

Transfer pendanaan Anda secara langsung ke rekening bank karyawan Anda untuk aliran dana yang lebih efisien dan hemat waktu.

Real Time Geotagging

Ketahui secara pasti di mana sebuah transaksi dilakukan, dan deteksi kemungkinan terjadinya penipuan untuk mencegah terjadinya kesalahan finansial.

Mata Uang Beragam

Tetap tenang soal transaksi antar negara dengan nilai tukar yang dihasilkan secara real-time untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Tambahkan Informasi yang Mendetil

Mempermudah dalam membuat jadwal dan mengatur perencanaan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan bersama klien secara rinci. Rancangan kegiatan dapat dikelola secara sistematis dan hemat waktu sehingga efisiensi pekerjaan menjadi lebih optimal.

Format Laporan yang Fleksibel

Anda bisa mendapatkan analisis data keuangan dalam berbagai format file, termasuk in-app dashboard, .xls dan PDF, untuk kebutuhan apa pun yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

Integrasi API

Mampu mengoptimalkan manajemen finansial perusahaan Anda dengan database all-in-one, terintegrasi dengan sistem-sistem akutansi, antara lain Xero, SAP dan Zahir.

Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah Jika Beralih pada “going paperless

Aplikasi JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu, dan bagi Anda yang akan mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.

Anda dapat mengajukan request secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung kebutuhan Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.

Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen anggaran serta operasionalnya pada proses otomatis, hanya dengan satu sentuhan jari.

Dengan adanya JojoExpense kini digitalisasi sistem manual sudah ada dalam genggaman kita—dan dapat dengan mudah dimonitori baik oleh pegawai maupun atasan. Yuk, kita beranjak dari penggunaan kertas yang sudah akut dan beralih ke sistem digital dalam keseharian kita!

#worksmarter #thefutureofwork