Persiapan Agar Hal Tak Terduga Perjalanan Dinas Bisa Dihindari

hal tak terduga perjalanan dinas

Jika membicarakan perjalanan dinas, bisa saja terjadi hal tak terduga perjalanan dinas. Ini bisa disebabkan karena 2 faktor. Yaitu faktor internal bisa juga faktor eksternal. Baik internal ataupun eksternal, kejadian tersebut dapat mengganggu kenyamanan dalam perjalanan dinas. Beberapa hal yang menjadi penghambat atau menyebabkan sesuatu yang tidak terduga, diantaranya yaitu:

  • Bencana alam.
  • Masa berlaku dokumen seperti passport dan visa yang sudah habis.
  • Kehabisan uang saku.
  • Bangun kesiangan sehingga meeting harus diundur.
  • Terjadi kecelakaan.

Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan dinas. Jika perjalanan bisnis merupakan suatu perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan dari lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.

hal tak terduga perjalanan dinasMaka, perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan pegawai dari lembaga atau perusahaan yang kaitannya dengan tugas atau lembaga atau suatu perusahaan yang berkaitan mengenai tugas pekerjaan kedinasan. Pada dasarnya terdapat 3 jenis perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut.

Perjalanan Dinas berdasarkan pada Wilayah Tujuan:

  • Tujuan Perjalanan Dinas dalam negeri.
  • Tujuan Perjalanan dinas luar negeri.

Perjalanan Dinas berdasarkan Transportasinya:

  • Transportasi Perjalanan Dinas lewat darat.
  • Transportaasi Perjalanan dinas lewat laut.
  • Transportasi Perjalanan dinas lewat udara.

Perjalanan Dinas berdasarkan pada Tujuannya:

  • Tujuan Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
  • Tujuan Perjalanan dinas untuk rakernas.
  • Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
  • Perjalanan dinas untuk pelantikan.
  • Acara Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
  • Acara Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
  • Kegiatan Perjalanan dinas untuk tender.
  • Kegiatan Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
  • Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

Menghindari Hal Tak Terduga Perjalanan Dinas 1 Hari

Perjalanan dinas bisa dilakukan selama 1 hari namun juga bisa dilakukan hingga berhari-hari. Dalam bisnis, terdapat istilah per diem yang dari bahasa latin berarti per hari atau setiap hari. Namun, dalam kamus Cambridge (Cambridge dictionary) per diem sendiri memiliki arti sebagai uang harian dari perusahaan ke karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis atau dinas.

hal tak terduga perjalanan dinasUang tersebutlah yang dipergunakan untuk membiayai kebutuhan dari karyawan atau pegawai yang melakukan perjalanan dinas atau bisnis. Misalnya untuk kebutuhan makan ataupun transportasi. Besarnya uang saku tersebut tergantung juga dari berapa lama perjalanan dinas dilakukan.

Uang saku yang diberikan oleh perusahaan ini bisa menjadi salah satu faktor yang menyebabkan hal tak terduga perjalanan bisnis. Misalnya saja ketika perjalanan bisnis, yang seharusnya hanya 1 hari, tiba-tiba pihak yang ingin diajak kerjasama meminta untuk tambahan waktu agar bisa berdiskusi lebih lanjut. Sehingga, mau tidak mau Anda harus menambah waktu untuk tinggal di kota atau tempat tersebut dan memesan penginapan seperti hotel untuk tempat tinggal Anda.

Untuk menghindari hal tak terduga perjalanan dinas yang dilakukan 1 hari, ada beberapa hal yang bisa Anda persiapkan. Diantaranya adalah:

Persiapkan Semua Dokumen yang Dibutuhkan

Ketika Anda melakukan perjalanan dinas, pasti terdapat tujuan tersendiri. Misalnya Anda hendak memberikan pelatihan untuk karyawan cabang sehingga mau tidak mau Anda harus membawa dokumen atau materi mengenai apa yang akan Anda sampaikan.

hal tak terduga perjalanan dinasJangan sampai dokumen tersebut tertinggal terutama jika menyangkut masalah perjanjian antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya.

Tidur Lebih Awal

Melakukan perjalanan dinas untuk 1 hari akan melelahkan tidak hanya untuk pikiran namun juga badan. Sehingga agar kesehatan Anda tetap terjaga, untuk menghindari hal tak terduga perjalanan dinas seperti Anda yang tiba-tiba pingsan, maka Anda sebaiknya tidur lebih awal. Apalagi jika Anda harus berangkat pagi, misalnya pesawat pukul 5 pagi.

Dengan tidur lebih cepat, Anda akan merasa badan Anda lebih bugar dan bisa bangun lebih pagi. Sehingga dapat memiliki waktu untuk persiapan yang lebih banyak.

Membawa Barang yang Penting

Karena Anda hanya melakukan perjalanan dinas selama 1 hari, maka bawa barang yang penting saja. Jangan lupa untuk membawa obat pribadi ataupun barang pribadi.

hal tak terduga perjalanan dinasWalaupun Anda bisa saja membeli di tempat Anda ditugaskan, namun barang pribadi seperti pembalut bisa sangat berguna untuk Anda ketika di tengah perjalanan, seperti di kereta api, Anda tiba-tiba mendapati diri Anda sedang hadi.

Hal tak terduga perjalanan dinas tersebut tentu akan mengganggu. Terutama ketika Anda hanya membawa baju 1 stel atau 1 pasang. Agar tidak tercecer atau tidak ketinggalan, Anda bisa membuat list dan mencatat barang mana saja yang sudah masuk dan mana saja yang belum.

Pilih Pakaian yang Nyaman

Anda hanya memiliki waktu 1 hari sehingga kemungkinan hal tak terduga perjalanan dinas seperti aktivitas atau kegiatan yang padat akan terjadi kapan saja. Dengan menggunakan pakaian yang nyaman, akan membantu Anda juga untuk lebih mudah bergerak.

Untuk mensiasati hal yang tak terduga misalnya pakaian harus ganti sedangkan Anda hanya membawa pakaian yang terbatas, Anda bisa memilih pakaian dengan warna netral. Sehingga jikapun harus membeli, Anda dapat dengan lebih mudah untuk memadupadankan pakaian tersebut.

Menghindari Hal Tak Terduga Perjalanan Dinas Lebih dari 1 Hari dengan JojoExpense

Persiapan untuk perjalanan dinas lebih dari 1 hari tidak jauh berbeda dengan perjalanan dinas untuk 1 hari. Bedanya, persiapannya harus lebih matang. Tidak hanya untuk keperluan pribadi namun juga untuk tempat menginap. Karena itu, agar tidak menjumpai hal tak terduga perjalanan dinas, Anda harus riset tempat, tiket dan penginapan. Takutnya, jika Anda tidak segera memesan, Anda akan kehabisan tiket atau pun tempat untuk menginap.

Sebelum memesan hotel sebagai tempat tinggal sementara Anda, Anda harus tahu terlebih dahulu Anda sampai di tempat tujuan pukul berapa. Setelah itu, tentukan juga transportasinya. Akan menggunakan kendaraan apa ketika di sana, terutama ketika Anda butuh mobilitas yang tinggi.

Ketika perjalanan dinas sudah selesai, maka Anda harus menyusun laporan pertanggungjawaban. Laporan inilah yang akan diberikan ke atasan termasuk ke keuangan agar perusahaan tahu berapa dana yang dipergunakan. Jikapun ada dana pribadi yang masuk, misalnya untuk transportasi atau bensin, Anda bisa mengajukan reimburse ke bagian keuangan.

Reimburse tersebut bisa diajukan dengan menggunakan aplikasi ataupun website hanya lewat JojoExpense.  Sehingga hal tak terduga perjalanan dinas seperti bukti penggunaan uang pribadi yang hilang bisa teratasi. Selain itu di JojoExpense, terdapat juga fitur seperti berikut:

  • Mobile approval yang bisa dipergunakan oleh orang keuangan agar lebih mudah untuk melakukan acc pada pengajuan dana.
  • Budget controlling yang memungkinkan perusahaan lebih mudah untuk mengontrol pengeluaran sehingga kondisi keuangan lebih stabil.

Dengan begitu, Anda akan lebih mudah tidak hanya untuk melakukan pengajuan namun juga penggunaan uang tetap ada pertanggungjawabannya dengan nyata. Klik https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/ dan Anda akan lebih tahu, apa sih itu JojoExpense? Bagaimana cara kerjanya?

Klik sekarang dan coba versi gratisnya. Mudah, murah dan efisien hanya dengan JojoExpense!