Situasi mendesak dan kebutuhan segera biasanya sering dihampiri oleh beberapa perusahaan dalam menjalakan operasionalnya. Karyawan wajib melakukann klaim reimbursement kepada perusahaan agar dana yang dikeluarkan bisa diklaim. Setiap perusahaan memiliki peraturan dan standar klaim reimbursement terhadap jasa atau barang yang dikeluarkan.
Perusahaan sendiri akan memberikan penggantian yang sesuai dengan apa yang dikeluarkan karyawan. Kecurangan terhadap klaim reimbursement juga kerap terjadi pada karyawan yang memanfaatkan momen tersebut. Ada banyak hal yang menjadi pertimbangan perusahaan untuk mengeluarkan reimbursement. Yuk, kita simak bersama!
Sebelum lebih jauh ada baiknya kita mengetahui lebih dalam pengertian klaim reimbursement.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Klaim yang dilaporkan oleh karyawan bentuknya bermacam-macam, klaim reimbursement biasanya berupa klaim operasional, kesehatan, transportasi, hiburan akomodasi dan lain-lain.
Setiap perusahaan memiliki aturannya masing-masing terkait klaim yang bisa direimburse, biasanya hal ini terkait dengan kebutuhan dan kemampuan suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan karyawannya. Hal ini juga menyangkut dengan rencana keuangan, setiap perusahaan biasanya memiliki standar dan batasan dalam mengeluarkan dana sebagai kontrol keuangan perusahaan.
Satu hal terpenting yang perlu diperhatikan oleh sebuah perusahaan adalah terkait opersional. Operasional menjadi hal inti karena jika operasional terganggu maka akan terganggu pula pencapain target dan tujuan perusahaan. Kemudahaan dan ketepatan dalam pengajuan klaim reimbursement menjadi salah satu faktor dalam lancarnya opersional dalam perusahaan.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Perusahaan dalam Menyetujui Klaim Reimbursement
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam menyetujui reimbursement yang diajukan oleh karyawan. Berikut hal yang perlu diperhatikan :
Jelas fungsi dan manfaatnya bagi perusahaan.
Reimbursement yang diajukan haruslah yang sesuai dengan kebutuhan dan manfaat bagi perusahaan. Seluruh fungsi operasional harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, maka dari itu setiap reimbursement harus jelas fungsinya dan manfaatnya bagi perusahaan. Sebagai contoh perusahaan kreatif membutuhkan orang-orang yang memiliki ide dan kreatifitas yang tinggi. Untuk menumbuhkan kreatifitas dan ide biasanya melalui sebuah liburan atau melihat hasil-hasil kreatifitas dari luar. Perusahaan wajib menyetujui klaim tersebut karena dengan begitu bisa menambah pengetahuan karyawan dan bisa mengahasilkan karya-karya yang lebih baik lagi.
Tercatat dengan baik.
Masalah keuangan sebuah perusahaan merupakan salah satu urusan yang penting dan paling utama. Penyetujuan sebuah klaim reimbursement haruslah didasari dengan fungsinya yang tepat dan tercatat dengan baik. Struk, invoice dan bukti pembayaran haruslah memiliki kesusuaian dengan tepat dengan fakta lapangan. Hal ini harus diperhatikan agar tidak terjadi over expense atas tagihan yang diajukan.
Over expense bisa terjadi jika perusahaan kurang memperhatikan dalam hal audit pengeluaran. Bisa saja terjadi mark-up oleh karyawan atas apa yang dikeluarkan. Logo, cap, nomor telepon dan bukti fisik sebuah struk dan invoice harus diperhatikan dengan baik agar bisa ditelusuri jejak kertas dari bukti pembayaran tersebut jika perusahaan mencurigai adanya mark-up atas klaim yang diajukan karyawan.
Beberapa sebab Karyawan Melakukan Kecurangan
Melakukan mark-up
Karyawan yang curang akan menaikan harga atau menaikan jumlah barang yang di beli. Ini harus diperhatikan oleh perusahaan melalui pengecekan terhadap barang atau kebutuhan yang dibeli. Perlu audit yang ketat terhadap hal ini yaitu bisa di telusur melalui nomor telpon atau bukti pembayaran yang sesuai profil pihak yang mengeluarkan invoice atau bukti pembayaran.
Tagihan berlipat
Biasanya perusahaan menggunakan kartu kredit agar tagihan langsung ditujukan ke perusahaan dan tidak melalui karyawan untuk menghindari mark-up, pengeluaran yang tidak sesuai, klaim yang lama. Tapi penggunaan kartu kredit juga biasanya masih bisa di “akali” oleh karyawan yang curang yaitu dengan membuat tagihan yang sama dengan apa yang sudah di tagihkan oleh kartu kredit. Biasanya karyawan masih memegang bukti pembayarannya, hal itu yang biasanya dimanfaatkan oleh karyawan untuk berbuat curang.
Hal Berikut dalam Proses Pengajuan Klaim
Mematuhi SOP Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki aturan atau Standart Operational Procedure (SOP) nya seendiri. Bagi karyawan hal ini perlu diperhatikan agar proses klaim bisa berjalan lancar dan klaim reimbursement yang diajukan bisa disetujui. Tidak jarang perusahaan menolak atas klaim yang diajukan karena tidak sesuai aturan yang berlaku.
Hal ini bisa menjadi bumerang bagi karyawan karena automatis akan merugikan karena dana yang sudah ditalang tidak bisa dikembalikan. Hal yang paling mendasar dari peraturan perusahaan adalah bahwa klaim reimburserment yang anda ajukan itu terpecaya dan sesuai dengan kebuthan dan manfaat bagi perusahaan.
Mempersiapkan Dokumen Sebagai Bukti Transaksi
Alat bukti yang anda ajukan haruslah kuat dari sisi hukum dan fisik. Kuat dalam sisi hukum dan fisik disini bahwa alat bukti anda terdapat tanda tangan, Logo pihak yang mengeluarkan alat bukti tersebut, dan tidak jarang juga adanya materai jika memang barang yang dibeli merupakan barang dengan nilai yang sangat besar.
Dokumen ini sangat penting karena bagian keuangan dan personalia akan sangat teliti akan kelengkapan dokumen anda. Kurang atau salah sedikit saja kemungkin klaim reimbursement anda ditolak akan sangat besar. Hal ini bisa menjadi bumerang, karena salah sedikit saja kemungkinan perusahaan akan mencurigai anda sebagai karyawan yang curang akan sangat besar. Kelengkapan dokumen menjadi salah satu bukti bagi perusahaan untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang dianggap curang.
Segera Lakukan Klaim
Perusahaan-perusahaan besar kemungkinan memiliki proses klaim yang cukup lama apalagi klaim reimbursement yang diajukan nilainya kecil atau perihal yang dilakukan kurang begitu penting bagi perusahaan. Setelah anda melakukan transaksi, segeralah mengajukan klaim reimbursement agar dana yang anda keluarkan akan cepat di ganti oleh perusahaan. Beberapa perusahaan juga memiliki ketentuan bahwa klaim reimbursement harus segera dilakukan beberapa hari setelah keluarnya alat bukti pembayaran tersebut. Jika klaim anda melewati waktu yang sudah ditentukan bisa saja klaim anda akan ditolak mentah-mentah oleh perusahaan.
Cek Klaim yang Akan Diajukan
Terakhir yang harus andan cermati adalah jumlah klaim yang anda ajukan. Ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu, pertama anda harus mengecek bahwa tidak ada klaim reimbursement yang tertinggal dan tidak diikutsertakan dalam klaim. Kedua cek bahwa klaim yang anda ajukan itu benar, benar disini adalah anda tidak salah memasukan bukti pembayaran. Hal ini dikhawatirkan perusahaan akan menganggap karyawan tersebut curang atau melakukan double billing atau mark-up terhadap klaim yang diajukan.
Kini tidak perlu susah untuk mengatur pengeluaran perusahaan, ada JojoExpense yang bisa meningkatkan efisiensi perusahaan anda hingga 76%. JojoExpense memiliki fitur Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging yang bisa membantu memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance. Tidak perlu lagi khawatir jika klaim reimbursement yang diajakun akan membuat perusahaan anda merugi, JojoExpense akan membantu menyelesaikan semnuanya.
