HRIS, Apa Dan Bagaimana

HRIS

Penggunaan software yang berkaitan dengan HR saat ini sudah banyak dilakukan oleh perusahaan. Dengan sistem yang lebih teratur ini, setiap perusahaan berharap supaya nantinya sistem yang berkaitan dengan proses HR dapat dilakukan lebih optimal. Oleh sebab itu banyak sekali berbagai macam software yang dicari perusahaan-perusahaan besar. Salah satunya yaitu HRIS yang dipercaya sebagai salah satu pilihan solusi praktik bila berkata tentang data kepegawaian dan sistem manajemen sumber daya di perusahaan. Namun, tentu masih banyak orang awam yang kurang memahami apa dan bagaimana HRIS ini bekerja. Untuk lebih jelasnya, simak lebih dulu informasi di bawah ini yang mengulas mengenai HRIS jauh lebih informatif dan detail.

Tentang HRIS

HRIS sendiri merupakan kepanjangan dari Human Resource Information System. Artinya dalam penggunaan sistem ini, terdapat pengolahan dan penyimpanan data para pekerja perusahaan yang diatur dengan lebih baik. Sistem ini menggunakan software berbasis online yang memuat data dalam bentuk database sehingga ada sebanyak mungkin data yang bisa disimpan di dalam sistem. Mulai dari data sederhana hingga yang cukup rumit dan rahasia bisa diinputkan ke dalam sistem ini.

Penggunaan HRIS ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan solusi terbaik yang bisa diterapkan. Jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, tentu dibutuhkan pengaturan yang paling optimal untuk memastikan administrasi pegawai berjalan dengan baik. Mulai dari sistem penggajian, cuti karyawan, data pribadi, administrasi yang berkaitan dengan pemerintah dan lain sebagainya. Menggunakan sistem yang lebih terpadu dan lebih terkontrol otomatis akan membuat perusahaan jauh lebih kondusif dan resiko kriminalitas bisa diminimkan pula.

HRIS sendiri dikembangkan selama beberapa tahun terakhir dalam upaya mensinkronkan data pegawai yang lebih baik. Fokusnya yaitu pada sistem yang membuat HRIS bekerja lebih efektif dan efisien dalam mengelola data karyawan. Sistem ini juga dapat terintegrasi dengan berbagai macam software lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian. Sehingga semua hal mengenai pekerja diatur sistematis dan lebih otomatis.

Cara Kerja HRIS

Bagi yang masih awam tentang sistem software yang satu ini, tentu sulit untuk memahami sebenarnya bagaimana cara HRIS bekerja. Padahal pada dasarnya HRIS termasuk sistem yang cukup simpel dan mudah untuk dipahami oleh yang masih awam sekalipun. Seperti dikatakan sebelumnya bahwa sistem ini berfokus pada penyimpanan data karyawan. Sehingga dalam sistem tersebut semua data dan informasi karyawan diletakkan di dalam satu sistem atau database yang mudah diakses dan tersimpan dengan rapi.

HRIS ini berbasis web sehingga bisa diakses selama ada jaringan internet di dalam perusahaan. Dengan sistem tersebut maka tentu membantu meminimkan keperluan database internal perusahaan yang besar. Serahkan pada sistem di internet dan biarkan database online yang mengelola serta menyimpan data-data karyawan sepenuhnya. Dengan demikian tentu akan jauh lebih optimal dan lebih ringkas dalam prakteknya. Lebih minim kebutuhan untuk cetak data karyawan secara fisik dan membantu filing yang jauh lebih rapi serta lebih optimal. Tidak perlu lemari arsip besar seperi dahulu kala, semua ada di dalam server yang mudah diakses kapan saja.

Tujuan Penggunaan HRIS

Pengelolaan data karyawan perusahaan menggunakan HRIS tentunya dilakukan untuk berbagai macam manfaat dan tujuan. Suatu perusahaan umumnya berinvestasi pada program tertentu untuk memastikan jalannya proses kerja di dalam perusahaan yang lebih baik dan optimal. Oleh sebab itu penggunaan HRIS dimaksudkan untuk tujuan berikut ini:

  • Memastikan penyimpanan data karyawan yang jauh lebih teratur dan optimal, tanpa ada resiko kehilangan data atau data pegawai yang tercecer.
  • Menyimpan data karyawan yang bersifat rahasia dan hanya diketahui oleh tim HRD perusahaan saja. Sehingga nantinya lebih mudah dalam melakukan aksesnya.
  • Membantu akses data karyawan yang lebih optimal dan cepat. Hanya cukup menyediakan jaringan internet maka akses dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
  • Memberikan waktu kerja yang lebih efektif dan efisien bagi tim HRD perusahaan. Sistem pencarian data karyawan lebih mudah dan cepat sehingga tidak lagi perlu menghabiskan waktu seperti mencari berkas fisik.

Proses Pengolahan Informasi HRIS

Dalam menggunakan HRIS, maka pengguna atau tim HRD perusahaan harus mengetahui bagaimana sistem informasi di sistem tersebut diolah dan diberikan untuk keperluan tertentu. Pada dasarnya database akan menyimpan semua data pribadi penting yang terkait karyawan. Mulai dari alamat, nomer telepon, hingga data yang bersifat rahasia seperti gaji dan cuti tiap karyawan. Dengan menggunakan HRIS, maka tim HRD akan dengan mudah mengakses dan mencari informasi terkait. Data baru juga dapat ditambahkan secara berkala sehingga data karyawan selalu terkini dan diperbaharui. Penyimpanan juga dilakukan online sehingga perusahaan juga jauh lebih menghemat server dan kapasitas penyimpanan file elektronik. Tidak perlu ada lagi berkas kopian fisik sehingga jauh lebih ramah lingkungan dan hemat energi.

Bukan hanya jauh lebih praktis, tetapi dalam sistem yang digunakan oleh HRIS, informasi dapat disambungkan pada beberapa sistem lainnya. Seperti misalnya sistem penggajian karyawan, pemotongan cuti maupun pemotongan tunjangan dan hal lainnya seperti pajak, BPJS, dan lain-lain. Berkat adanya sistem yang teratur tentu saja tidak sulit untuk mengatur dan menghitung satu-persatu data milik tiap karyawan. Untuk perusahaan besar otomatis hal ini jauh lebih bermanfaat, lebih praktis dan lebih efisien juga. Karena mengatur data karyawan dalam perusahaan yang besar tentu dapat sangat melelahkan dan membingungkan.

Memaksimalkan daya karyawan dengan penggunaan software semacam HRIS memang sangat penting dalam usaha efisiensi karyawan. Demikian halnya bila menggunakan software lain yang hampir serupa. Ada banyak yang memiliki dasar penggunaan seperti sistem yang dikemukakan oleh HRIS. Misalnya saja menggunakan JojoTimes yang merupakan software HR dengan basis seperti HRIS untuk mengelola data karyawan perusahaan lebih maksimal. Denggan software tersebut diharapkan bisa memberikan manfaat serupa dengan penggunaan HRIS seperti misalnya:

  • Efektifitas dan efisiensi kerja karyawan HRD dalam mengelola data karyawan baik yang umum maupun bersifat rahasia.
  • Sistem yang lebih terpadu dan mudah diakses bagi anggota HRD dalam melakukan segala tindakan administrasi berkaitan dengan karyawan.
  • Kemampuan tersambung dengan sistem penggajian dan sistem cuti karyawan.
  • Kemudahan input data karyawan tambahan serta faktor lain yang diperlukan.

Tentunya manfaat di atas dapat diraih dengan mudah berkat adanya fitur-fitur menarik pada JojoTimes berikut ini:

  • Monitor Team Location via Geotagging.
  • Fingerprint Feature.
  • Check In & Check Out Monitoring.
  • Multiple clock-in and clock-out.
  • Leave Management.

Dengan fitur dan manfaat di atas, tentu saja tidak perlu ragu lagi untuk memutuskan. Segera saja lakukan coba gratis JojoTimes di perusahaan Anda. Lihat sendiri bagaimana software ini bekerja secara maksimal untuk membantu akses informasi data karyawan yang lebih baik. Biarkan database yang bekerja lebih efektif dan lebih efisien.