Job description adalah uraian jabatan atau lebih tepatnya gambaran mengenai tugas dari suatu jabatan. Job description biasanya merupakan suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang tujuan dari dibentuknya suatu jabatan dan tugas. Melalui job description inilah maka akan didapatkan gambaran mengenai apa yang harus dilakukan oleh seseorang dengan jabatan tertentu. Seorang tenaga kerja juga dapat melakukan tugasnya sesuai dengan job description yang jelas sehingga ia dapat mengerti benar tentang bagaimana ia harus menjalankan pekerjaannya. Dalam hal ini posisi dan tugas dari seorang tenaga kerja sudah tentu jelas sehingga ia juga dapat menjalin hubungan dan komunikasi dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan jabatan kerjanya.
Seseorang dengan job description yang jelas tentu akan lebih mudah dalam melakukan pekerjaan sehingga ia dapat membantu sebuah perusahaan dalam menjalankan misinya. Tentu saja seorang tenaga kerja yang melakukan pekerjaannya dengan loyal dan maksimal akan memberikan kontribusi bagi perusahaan. Visi perusahaan pada akhirnya dapat dicapai dengan baik dan hasil yang dicapai bukan tidak mungkin akan sesuai dengan apa yang telah diharapkan baik oleh pemilik bisnis maupun oleh para tenaga kerja tersebut. Oleh karena itu sebuah job description sangatlah penting dan perlu disosialisasikan pada para tenaga kerja di suatu perusahaan.
Manfaat Job Description
Setiap tenaga kerja tentu perlu tahu mengenai job description yang berkaitan dengan tugas dan jabatannya. Suatu jabatan pada dasarnya merupakan suatu unit dasar dari struktur organisasi yang tentu berperan penting dalam membangun organisasi. Setiap jabatan dalam suatu organisasi sudah tentu harus saling dikombinasikan sehingga tujuan dari perusahaan dapat tercapai. Oleh karena itu dalam menjalankan pekerjaannya maka seorang karyawan memerlukan catatan yang sistematis dan tertulis mengenai tugas dan seluruh tanggung jawabnya.
Di dalam job description akan dijelaskan secara lebih lanjut mengenai wewenang seorang pekerja sehingga karyawan tersebut dapat selalu fokus pada wewenang dan tanggung jawabnya tersebut. Dalam hal ini tentu job description sangat dibutuhkan dan memiliki peranan yang penting sebab seluruh tugas yang tertuang di dalam job description akan membantu para pekerja dengan menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian. Job description juga akan menghindarkan seseorang dari pekerjaan rangkap.
Dengan adanya job description pula maka seorang pekerja akan tahu dan paham benar mengenai batas-batas dari tanggung jawab dan pekerjaannya. Tentunya setiap jabatan yang ada pada suatu perusahaan memiliki batas-batas tersendiri sehingga setiap pekerja dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan wewenang dari jabatannya. Job description tampaknya tidak hanya berguna bagi para pekerja saja tetapi juga bagi atasan. Dengan adanya job description maka para atasan dapat lebih mudah mengawasi dan memaksimalkan tugas serta tanggung jawab dari masing-masing pekerja. Para atasan juga dapat terusmemberikan motivasi bagi para pekerja sehingga para tenaga kerja yang ada di suatu perusahaan dapat terus bekerja secara optimal.
Job Description Adalah Poin Yang Penting
Tampaknya siapapun mengerti kegunaan dan pentingnya job description dalam suatu pekerjaan . Baik seorang pekerja maupun pimpinan dan bahkan pemilik perusahaan sudah tentu memahami job description. Bahkan banyak orang awam yang mendengar dan memahami arti dari istilah ini. Di sini job description adalah sesuatu yang bisa dijumpai gambaran sederhana mengenai pekerjaan dari seorang pekerja yang tergabung ke dalam suatu divisi atau departemen di perusahaan tertentu. Suatu job description tentu sangat diperlukan di dalam dunia kerja sebab batasan-batasan yang jelas tentang suatu pekerjaan bisa dijabarkan di dalam job description ini. Hal inilah yang mendorong seorang pekerja akan bekerja secara maksimal.
Setiap pekerjaan yang menjadi tanggung jaweab bagi seorang pekerjaan tentu akan dilakukannya secara optimal sehingga pada akhirnya produktivitas perusahaan akan menjadi semakin meningkat. Bagi karyawan atau pekerja yang masih belum berpengalaman juga bisa diberikan training yang tepat sehingga ia dapat menjalankan tugasnya dengan semakin baik. Tidak hanya itu saja tetapi job description juga akan membuat evaluasi kerja karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah. evaluasi kinerja akan membantu perusahaan untuk semakin meningkatkan kualitas SDM di dalam suatu perusahaan. Penilaian kinerja karyawan tentu tidak hanya bertujuan untuk memperbaiki kesalahan dan kualitas tenaga kerja saja tetapi hal ini pada akhirnya juga bisa bertujuan untuk pemberian reward bagi karyawan berprestasi sehingga motivasi kerja para karyawan pada akhirnya semakin meningkat dan membuat para karyawan bekerja dengan baik.
Cara Membuat Job Description
Pentingnya job description adalah aplikasinya dalam dunia kerja membuatnya semakin dibutuh dan butuh untuk disosialisasikan pada para pekerja. Membuat suatu job description tentunya tidak sembarangan tetapi harus tepat dan benar.
Di dalam suatu job description sebaiknya ada identifikasi pekerjaan yang akan memperjelas tanggung jawab dan peran dari masing-masing pekerja. Selain itu di dalam suatu job description juga sudah seharusnya ada ringkasan pekerjaan yang umumnya menyangkut tentang penjelasan singkat mengenai karakteristik dari pekerjaan yang bersangkutan. Dalam ringkasan pekerjaan ini juga tentunya terdapat aktivitas jabatan yang membedakan sebuah jabatan dengan jabatan yang lainnya.
Selain itu terdapat pula kewajiban pekerjaan didalam sebuah job description. Tentu masing-masing pekerjaan akan menemukan tugas yang harus dijalaninya dan tugas tersebut berbeda antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. Maka dari itu sebuah job description sebaiknya dibuat dengan bahasa yang singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh para karyawan. Kata kerja yang digunkan juga seharusnya jelas dan bersifat tegas.
Contoh Job Description Dalam Perusahaan
Di dalam sebuah perusahaan sendiri terdapat job description yang harus dilakukan oleh masing-masing bagian. Sehingga antara satu dengan yang lain dapat saling mendukung untuk terciptanya kesinambungan dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan secara maksimal. Beberapa contoh job description yang umumnya diberikan oleh struktur organisasi penting di perusahaan antara lain yaitu sebagai berikut.
Job Description Direktur
Posisi utama yang paling penting dalam sebuah perusahaan umumnya dipegang kendali oleh seorang direktur. Biasanya ini merupakan posisi yang dimiliki oleh pemilik perusahaan itu sendiri. Sehingga tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan juga cukup berat. Seorang direktur harus mampu mengemban visi dan misi perusahaan sepenuhnya serta memastikan bahwa seluruh karyawan yang berada di bawahnya dapat melakukan setiap tugasnya dengan baik sehingga pada akhirnya target yang ditetapkan oleh perusahaan dapat dicapai semaksimal mungkin.
Job Description Manager HRD
Selanjutnya yaitu seorang manager HRD juga memegang peranan penting dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan perusahaan. Pada dasarnya seorang manajer HRD harus mampu mengontrol karyawan mulai dari hal semacam absensi dan kehadiran hingga kedisiplinan karyawan dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Seluruh fungsi kontrol ini umumnya terdapat pada manager HRD yang harus dapat melihat sejauh mana karyawan melaksanakan peraturan dan sejauh mana jika terjadi pelanggaran.
Job Description Manager Keuangan
Kemudian adapula tugas dan tanggung jawab yang harus diambil oleh manager keuangan. Dimana ini merupakan peran penting yang tidak boleh disepelekan begitu saja. Karena pada posisi ini maka bertugas mengawasi seluruh jalannya keuangan perusahaan termasuk seluruh pemasukan dan pengeluaran yang diperlukan oleh perusahaan setiap harinya. Seorang manager keuangan harus dapat memastikan bahwa keuangan yang dimiliki perusahaan tetap sehat dan seluruh kebutuhan serta biaya yang bersangkutan terpenuhi.
Job Description Manager Produksi
Perusahaan yang memiliki manager produksi artinya memberikan tugas dan tanggung jawab pada posisi tersebut untuk melaksanakan pengawasan maupun memastikan bahwa seluruh jalannya produksi berlangsung dengan baik. Sehingga maka dari itu seorang manager produksi harus dapat memastikan bahwa produksi berjalan lancar sesuai target dan mampu menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan yang telah dijanjikan para para pelanggan.
Job Description Manager Pemasaran
Terakhir pada manager pemasaran maka terdapat tugas dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa pemasaran produk berjalan lancar. Termasuk memilih media representative yang tepat dalam memasarkan produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Sehingga perusahaan dapat meraih target serta omset yang telah ditetapkan melalui visi dan misi perusahaan sepenuhnya.
Pelaksanaan Job Description Adalah Seperti Ini Dalam Perusahaan
Dalam melaksanakan seluruh job description yang telah disebutkan di atas, tentu saja ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan. Tujuannya supaya semua tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan di atas dapat terlaksana sepenuhnya dan terwujud secara maksimal. Oleh karena itu hendaknya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab perlu dilakukan hal-hal berikut di bawah ini.
Menyusun tugas mingguan dan bulanan
Sangat penting melakukan penyusunan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan setiap minggu dan bulanan. Sehingga lebih mudah dalam melakukan pemantauan apakah ada yang terlewat atau telah diselesaikan semuanya.
Menetapkan target tahunan perusahaan
Bukan hanya tugas mingguan dan bulanan saja, tetapi usahakan untuk menetapkan target tahunan perusahaan. Seperti misalnya mentargetkan kenaikan omzet dan peningkatan pendapatan sekian persen. Sedikit banyak hal ini membantu setiap orang bekerja keras dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai keberhasilan yang diinginkan.
Melakukan pengawasan absensi dan kehadiran karyawan
Sangat penting memastikan seluruh karyawan hadir tepat waktu serta tidak banyak mangkir dari pekerjaan harian di kantor. Sehingga salah satu cara agar tanggung jawab terlaksana yaitu dengan jalan melakukan pengawasan terhadap kehadiran ini.
Mengukur kinerja karyawan sepenuhnya
Jangan lupa juga untuk menerapkan tugas dan tanggung jawab melalui pengukuran kinerja karyawan. Apakah sudah cukup baik atau mengalami penurunan. Kinerja yang baik tentu artinya seluruh tugas dan tanggung jawab dilakukan secara optimal.
Pengawasan Job Description Adalah Dengan Cara Berikut
Bukan hanya memperhatikan dari sisi pelaksanaan job description saja, tetapi yang paling penting yaitu fungsi kontrol yang terdapat dalam perusahaan untuk memastikan dan melakukan pengawasan terhadap setiap elemen dalam perusahaan sehingga masing-masing struktur organisasi dan elemen tersebut dapat melakukan tugas serta tanggung jawabnya secara memadai. Oleh sebab itu untuk mendukung aktifitas tersebut maka perusahaan umumnya melakukan beberapa langkah penting yaitu misalnya seperti berikut ini.
Melihat Pencapaian Hasil
Sangat penting untuk melihat pencapaian yang telah didapatkan oleh masing-masing struktur organisasi penting yang telah disebutkan di atas. Dengan melihat apa saja yang telah dicapai oleh para pelaku tersebut maka dapat dilakukan pengawasan secara tidak langsung terhadap apakah deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing peran telah dilaksanakan dengan baik. Jika tidak ada hasil positif yang bisa dicapai maka bisa jadi pada dasarnya tugas tersebut tidak pernah terlaksana dengan baik. Oleh karena itu salah satu langkah dalam memastikan pengawasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab salah satunya melalui pencapaian hasil tersebut.
Melihat Potensi Pelanggaran
Sebaiknya lihat juga adanya potensi pelanggaaran di berbagai macam bidang. Yang paling mudah umumnya dalam hal kedisiplinan dan absensi karyawan. Jika banyak karyawan mangkir dan tidak melaksanakan kewajiban maka secara tidak langsung ada divisi yang tidak melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara maksimal. Berlaku juga untuk hal lain jika terjadi banyak pelanggaran artinya bahwa tugas dan tanggung jawab yang diberikan seolah-olah disepelekan dan tidak dilaksanakan sebaik mungkin sesuai kebutuhan dan target.
Paramater Keberhasilan Pada Job Description Adalah Berikut Ini
Tentu saja pelaksanaan job description yang berhasil artinya memiliki beberapa parameter penting yang harus dipahami oleh seluruh anggota dan bagian inti di dalam perusahaan. Sehingga dengan demikian dapat dilihat apakah job description yang telah diberikan pada masing-masing karyawan dapat berjalan lancar dan maksimal. Tentunya dalam melakukan hal tersebut ada beberapa parameter penting yang menjadi tolok ukurnya, antara lain yaitu sebagai berikut:
- Tercapainya visi dan misi perusahaan merupakan parameter yang paling mudah untuk melihat apakah masing-masing bagian di dalam perusahaan telah melakukan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal.
- Peningkatan omzet, hasil nyata yang juga dapat dilihat salah satunya melalui adanya peningkatan dari omzet dan pendapatan yang dapat diraih oleh perusahaan. Sedangkan di sisi lain terdapat efisiensi dari sisi pengeluaran perusahaan yang lebih optimal.
- Kenaikan keuntungan perusahaan, secara tidak langsung jika kenaikan omzet terjadi maka peningkatan keuntungan juga akan dialami oleh perusahaan dalam kurun waktu yang ditentukan. Sebaliknya jika tidak maka bisa jadi karena salah satu tidak menjalankan tugas dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan sepenuhnya.
Kesimpulan
Menentukan dengan tepat tentang suatu job description adalah hal penting yang harus dipikirkan perusahaan. Sehingga pembagian kerja nantinya dapat dilakukan secara optimal. Tentu saja hal ini bisa dilaksanakan dengan baik bila menggunakan bantuan produk atau software yang tepat. Salah satunya melalui penggunaan JojoTimes yang membantu memberikan berbagai manfaat pada perusahaan seperti misalnya:
- Membantu menentukan data dan informasi karyawan secara terpusat dan mudah untuk diakses dengan otomatis.
- Membantu langkah kerja tim HRD yang jauh lebih efektif dan efisien sehingga tidak memakan banyak waktu yang diperlukan.
- Menentukan penilaian dan pelatihan karyawan yang tepat sasaran dan dapat dikontrol dengan mudah.
Tentu saja berbagai manfaat di atas didapatkan dari berbagai macam fitur yang ada di dalam JojoTimes. Beberapa fitur pendukung yang dimiliki oleh produk yang satu ini antara lain yaitu sebagai berikut:
- Mobile Check In & Check Out
- Accurate GPS location via Geotagging
- Check In & Check Out Monitoring
- Biometric Face Recognition
- Fake ID Detection
- Fingerprint Feature
Dari informasi menarik di atas berkaitan dengan manfaat dan fiturnya, tentu sudah terbukti bahwa JojoTimes adalah solusi yang tepat bagi perusahaan Anda. Oleh sebab itu jangan ragu lagi, segera dapatkan coba gratis di perusahaan Anda dan lihat sendiri bagaimana produk ini bekerja dengan optimal dalam berbagai aspek manajemen karyawan perusahaan.
