Pentingnya Job Description dalam Sebuah Perusahaan

Siapa yang tidak pernah mendengar istilah jobdesc? Baik seorang pekerja, pemilik perusahaan, hingga orang awam pun pasti pernah mendengarnya loh dan mungkin kamu pernah mendengarnya juga. Jobdesc merupakan akronim dari job description yang memiliki arti sebuah bagian atau catatan yang menjelaskan dan memberikan gambaran umum tentang sebuah pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan kata lain job description berfungsi untuk menjelaskan tugas, tanggung jawab serta wewenang yang akan dipegang pada sebuah jabatan secara garis besar.

Job description juga menjelaskan bagaimana gambaran sederhana mengenai pekerjaan yang akan dilakukan oleh sebuah departemen atau divisi. Namun, tidak menjelaskan bagaimana tugas yang harus dilakukan oleh karyawan secara rinci. Karena, rincian tentang pekerjaan yang harus dilakukan pegawai akan dijelaskan lebih rinci di dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). Berikut ini akan kita bahas lebih luas tentang Job Description!


Manfaat Pembuatan Job Description

Merujuk pada penjelasan umum terkait jobdesc ini, maka manfaat yang akan diperoleh dengan dibuatnya deskripsi pekerjaan ini. Adapun manfaat yang akan didapat terbagi atas beberapa bagian yang dirunut berdasarkan jabatan di sebuah perusahaan, yakni:

Atasan (CEO) Sebuah Perusahaan

Untuk seorang CEO, jobdesc akan bermanfaat untuk:

  • Membuat kebijakan, prosedur, dan standar pada organisasi perusahaan.
  • Membuat keputusan strategis dalam hal integrasi, divestasi, investasi, aliansi, dan joint venture.
  • Menganalisis dan mengambil langkah prioritas bagi alokasi sumber daya dan penganggaran perusahaan.

Pimpinan Organisasi (Manajer)

Selanjutnya manfaat yang akan diperoleh seorang manajer. Untuk seorang manajer, jobdesc dibuat untuk:

  • Memimpin operasi harian perusahaan
  • Menyelesaikan pekerjaan administrasi
  • Memotivasi seluruh karyawan

Pemegang Jabatan

Kemudian, untuk pemegang jabatan selain manajer akan bermanfaat sebagai panduan dan pedoman kerja. Selain itu untuk:

  • Mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
  • Menghindari terjadinya perbedaan pemahaman
  • Mengetahui batasan wewenang di setiap jabatan

Perekrut (recruiter)

Manfaat selanjutnya ditujukan untuk recruiter perusahaan yang akan bermanfaat untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan

Trainer

Lalu untuk pekerja dengan jabatan trainer akan bermanfaat untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

Assessor

Sedagkan bagi assessor akan bermanfaat untuk:

  • Melakukan analisa terhadap pemegang jabatan. Misalnya untuk melihat competency mengadakan tes assessment, dan in-depth interview, serta lain sebagainya.
  • Menjadi pelatih pada program penelitian asesor dan master asesor.

Perencana Karir (Succession Planner)

Perencana karir di sebuah perusahaan juga akan ikut merasakan manfaat dari adanya jobdesc ini. Misalnya untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi.

Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner)

Manfaat selanjutya adalah untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi, yaitu:

  • Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
  • Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
  • Memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

Job Evaluator

Terakhir, untuk job evaluator, jobdesc akan bermanfaat guna membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Cara Membuat Job Description yang Baik

Jabatan dan pekerjaan memiliki garis lurus, yang menjembatani pemberi kerja (perusahaan) dengan individu yang bekerja di dalamnya. Pada intinya, jabatan/pekerjaan adalah sekumpulan tanggung jawab yang mesti dilaksanakan guna menghasilkan produk tertentu.

Apabila dilihat dalam kerangka yang lebih luas, proses penyusunan job description akan selalu melibatkan lima elemen penting, yakni spesifikasi pekerjaan, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.

Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang berniat menyusun job description harus memahami kelimanya terlebih dahulu. Agar kamu lebih paham tentang bagaimana cara membuat job description yang baik, kami akan memberikan penjelasannya secara rinci, pada paragraf di bawah ini:

Spesifikasi Pekerjaan

Step pertama adalah dengan mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang harus dimiliki oleh sebuah posisi/jabatan. Karena, di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualitasnya.

Selain itu, penilaian terhadap kualitas pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut compensable factor yang membawa serta empat elemen lainnya. Elemen tersebut adalah kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut wajib dijabarkan secara spesifik, misalnya pada soal keterampilan yang mencakup kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.

Akuntabilitas

Cara berikutnya ini akan erat kaitannya dengan konsep etika, yang pada dasarnya dekat dengan konsep administrasi. Akuntabilitas atau accountability ini mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab dan berkaitan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang diambil. Maka dari itu, sebuah job description yang baik, harus memiliki akuntabilitas agar si pemegang jabatan/posisi dapat menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.

Jadi pada dasarnya, setiap pekerja/karyawan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah dihasilkan dan memiliki kewajiban untuk melaporkannya, apakah sudah sesuai dengan ketentuan atau belum

Tugas dan Tanggungjawab

Kewajiban dan tanggungjawab sudah memiliki defisini yang cukup jelas, maka para karyawan ataupun pemegang jabatan harus bertanggung jawab kepada atasannya. Tanggung jawabnya meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Di titik ini, ada standar tertentu yang digunakan untuk mengukur kinerja, yang pada gilirannya dipakai untuk menggambarkan hasil akhir sudah dicapai.

Oleh karena itu, elemen ini merupakan salah satu yang dipakai dalam setiap deskripsi pekerjaan. Perancang job description biasanya merinci pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang harus diemban dan berhubungan dengan pekerjaan.

Rincian harus diungkapkan dalam kalimat langsung dan singkat, dimulai dengan kata kerja tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang justru membingungkan penanggung jawab kerja. Dengan begitu, tugas dan tanggung jawab akan tersampaikan dengan tepat; dan pekerjaan dapat segera diselesaikan dengan adanya job description yang dibuat secara sebaik mungkin.

Ringkasan Pekerjaan

Elemen ini biasanya berbentuk cerita ringkas yang memberikan gambaran pekerjaan yang harus dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum.

Di sini, informasi harus diberikan dalam jumlah cukup dan seringkas mungkin. Karena pada gilirannya akan berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya. Obyektivitas dan ketepatan pekerjaan adalah dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas dan semudah mungkin.

Identifikasi Pekerjaan

Untuk elemen ini biasanya berhubungan dengan beberapa tingkatan posisi di dalam perusahaan, termasuk supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang dan tingkat keterampilan.

Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melakukan analisis yang disebut analisis jabatan. Analisis semacam ini pada dasarnya adalah pengumpulan segala macam informasi yang berkenaan dengan jabatan dan dalam periode tertentu. Pada kondisi ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data menjadi sangat penting, karena hasilnya akan dipakai untuk menspesifikkan uraian jabatan atau pekerjaan tertentu yang dituliskan melalui mekanisme job description.

Contoh Job Description di Sebuah Perusahaan

Setelah mengetahui bagaimana cara membuat jobdesc yang baik, adakah yang masih kurang kamu pahami? Nah, untuk membuatmu semakin mengerti, berikut ini akan kami berikan contoh penerapan deskripsi pekerjaan di sebuah perusahaan:

Berdasarkan contoh di atas, terlihat bahwa, job description di tujukan untuk seorang Kepala Departemen Administrasi yang memiliki atasan seorang Direktur Keuangan dan Administrasi serta beberapa kepala seksi sebagai bawahannya.

Job description di atas juga merupakan salah satu contoh deskripsi pekerjaan yang baik. Tahukah kamu apa alasannya? Karena, di dalamnya sudah tercantum spesifikasi pekerjaan, serta tugas dan tanggungjawab dari pemegang jabatan. Selain itu, deskripsi pekerjaan sudah tersusun secara akuntabel, dan sudah tertulis ringkasan pekerjaannya serta identifikasi (ruang lingkup) dari pekerjaan yang hendak dilakukan. Dengan deskripsi pekerjaan yang seperti itu, akan sangat mempermudah karyawan untuk melakukan tugas dan tanggungjawabnya agar sesuai dengan apa yang diminta oleh perusahaan.

Terakhir, yang menjadi dasar dari setiap organisasi dan perusahaan adalah rincian tanggung jawab dan kerja yang harus diemban oleh oleh masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalamnya. Tanpa rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup mengerjakan tugas-tugas yang harus diembannya dan pastinya tidak akan sanggup menggapai tujuan yang telah digariskan. Job description kemudian menjadi sangat penting untuk dibuat untuk mempermudah proses kerja di dalam sebuah perusahaan.

Kamu juga bisa menggunakan aplikasi JojoTimes untuk ikut membantumu mengatur jalannya perusahaan, khususnya dalam mengontrol dan memantau kehadiran karyawanmu dengan mudah. Selain itu, melalui aplikasi ini, kamu bisa dengan mudah melihat apa yang sedang karyawanmu lakukan. Apakah ia sudah menjalankan pekerjaan sesuai dengan jobdesc yang berlaku atau belum. Dengan begitu, produktivitas dan efisiensi kinerja di perusahaanmu akan meningkat, deh! Yuk, beralih ke management HR digital yang akan membantu merealisasikan jobdesc yang telah dibuat!