Pentingnya Job Description dalam Sebuah Perusahaan

Siapa yang tidak pernah mendengar istilah jobdesc? Baik seorang pekerja, pemilik perusahaan, hingga orang awam pun pasti pernah mendengarnya loh dan mungkin kamu pernah mendengarnya juga. Jobdesc merupakan akronim dari job description yang memiliki arti sebuah bagian atau catatan yang menjelaskan dan memberikan gambaran umum tentang sebuah pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan kata lain job description berfungsi untuk menjelaskan tugas, tanggung jawab serta wewenang yang akan dipegang pada sebuah jabatan secara garis besar.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HR Suites hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Job description juga menjelaskan bagaimana gambaran sederhana mengenai pekerjaan yang akan dilakukan oleh sebuah departemen atau divisi. Namun, tidak menjelaskan bagaimana tugas yang harus dilakukan oleh karyawan secara rinci. Karena, rincian tentang pekerjaan yang harus dilakukan pegawai akan dijelaskan lebih rinci di dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). Berikut ini akan kita bahas lebih luas tentang Job Description!

Manfaat Pembuatan Job Description

Merujuk pada penjelasan umum terkait jobdesc ini, maka manfaat yang akan diperoleh dengan dibuatnya deskripsi pekerjaan ini. Adapun manfaat yang akan didapat terbagi atas beberapa bagian yang dirunut berdasarkan jabatan di sebuah perusahaan, yakni:

Atasan (CEO) Sebuah Perusahaan

Untuk seorang CEO, jobdesc akan bermanfaat untuk:

  • Membuat kebijakan, prosedur, dan standar pada organisasi perusahaan.
  • Membuat keputusan strategis dalam hal integrasi, divestasi, investasi, aliansi, dan joint venture.
  • Menganalisis dan mengambil langkah prioritas bagi alokasi sumber daya dan penganggaran perusahaan.

Pimpinan Organisasi (Manajer)

Selanjutnya manfaat yang akan diperoleh seorang manajer. Untuk seorang manajer, jobdesc dibuat untuk:

  • Memimpin operasi harian perusahaan
  • Menyelesaikan pekerjaan administrasi
  • Memotivasi seluruh karyawan

Pemegang Jabatan

Kemudian, untuk pemegang jabatan selain manajer akan bermanfaat sebagai panduan dan pedoman kerja. Selain itu untuk:

  • Mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
  • Menghindari terjadinya perbedaan pemahaman
  • Mengetahui batasan wewenang di setiap jabatan

Perekrut (recruiter)

Manfaat selanjutnya ditujukan untuk recruiter perusahaan yang akan bermanfaat untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan

Trainer

Lalu untuk pekerja dengan jabatan trainer akan bermanfaat untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

Assessor

Sedagkan bagi assessor akan bermanfaat untuk:

  • Melakukan analisa terhadap pemegang jabatan. Misalnya untuk melihat competency mengadakan tes assessment, dan in-depth interview, serta lain sebagainya.
  • Menjadi pelatih pada program penelitian asesor dan master asesor.

Perencana Karir (Succession Planner)

Perencana karir di sebuah perusahaan juga akan ikut merasakan manfaat dari adanya jobdesc ini. Misalnya untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi.

Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner)

Manfaat selanjutya adalah untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi, yaitu:

  • Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
  • Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
  • Memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

Job Evaluator

Terakhir, untuk job evaluator, jobdesc akan bermanfaat guna membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Cara Membuat Job Description yang Baik

Jabatan dan pekerjaan memiliki garis lurus, yang menjembatani pemberi kerja (perusahaan) dengan individu yang bekerja di dalamnya. Pada intinya, jabatan/pekerjaan adalah sekumpulan tanggung jawab yang mesti dilaksanakan guna menghasilkan produk tertentu.

Apabila dilihat dalam kerangka yang lebih luas, proses penyusunan job description akan selalu melibatkan lima elemen penting, yakni spesifikasi pekerjaan, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.

Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang berniat menyusun job description harus memahami kelimanya terlebih dahulu. Agar kamu lebih paham tentang bagaimana cara membuat job description yang baik, kami akan memberikan penjelasannya secara rinci, pada paragraf di bawah ini:

Spesifikasi Pekerjaan

Step pertama adalah dengan mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang harus dimiliki oleh sebuah posisi/jabatan. Karena, di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualitasnya.

Oops! We could not locate your form.

Selain itu, penilaian terhadap kualitas pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut compensable factor yang membawa serta empat elemen lainnya. Elemen tersebut adalah kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut wajib dijabarkan secara spesifik, misalnya pada soal keterampilan yang mencakup kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.

Akuntabilitas

Cara berikutnya ini akan erat kaitannya dengan konsep etika, yang pada dasarnya dekat dengan konsep administrasi. Akuntabilitas atau accountability ini mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab dan berkaitan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan setiap tindakan yang diambil. Maka dari itu, sebuah job description yang baik, harus memiliki akuntabilitas agar si pemegang jabatan/posisi dapat menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.

Jadi pada dasarnya, setiap pekerja/karyawan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah dihasilkan dan memiliki kewajiban untuk melaporkannya, apakah sudah sesuai dengan ketentuan atau belum

Tugas dan Tanggungjawab

Kewajiban dan tanggungjawab sudah memiliki defisini yang cukup jelas, maka para karyawan ataupun pemegang jabatan harus bertanggung jawab kepada atasannya. Tanggung jawabnya meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Di titik ini, ada standar tertentu yang digunakan untuk mengukur kinerja, yang pada gilirannya dipakai untuk menggambarkan hasil akhir sudah dicapai.

Oleh karena itu, elemen ini merupakan salah satu yang dipakai dalam setiap deskripsi pekerjaan. Perancang job description biasanya merinci pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang harus diemban dan berhubungan dengan pekerjaan.

Rincian harus diungkapkan dalam kalimat langsung dan singkat, dimulai dengan kata kerja tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang justru membingungkan penanggung jawab kerja. Dengan begitu, tugas dan tanggung jawab akan tersampaikan dengan tepat; dan pekerjaan dapat segera diselesaikan dengan adanya job description yang dibuat secara sebaik mungkin.

Ringkasan Pekerjaan

Elemen ini biasanya berbentuk cerita ringkas yang memberikan gambaran pekerjaan yang harus dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum.

Di sini, informasi harus diberikan dalam jumlah cukup dan seringkas mungkin. Karena pada gilirannya akan berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya. Obyektivitas dan ketepatan pekerjaan adalah dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas dan semudah mungkin.

Identifikasi Pekerjaan

Untuk elemen ini biasanya berhubungan dengan beberapa tingkatan posisi di dalam perusahaan, termasuk supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang dan tingkat keterampilan.

Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melakukan analisis yang disebut analisis jabatan. Analisis semacam ini pada dasarnya adalah pengumpulan segala macam informasi yang berkenaan dengan jabatan dan dalam periode tertentu. Pada kondisi ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data menjadi sangat penting, karena hasilnya akan dipakai untuk menspesifikkan uraian jabatan atau pekerjaan tertentu yang dituliskan melalui mekanisme job description.

Contoh Job Description di Sebuah Perusahaan

Setelah mengetahui bagaimana cara membuat jobdesc yang baik, adakah yang masih kurang kamu pahami? Nah, untuk membuatmu semakin mengerti, berikut ini akan kami berikan contoh penerapan deskripsi pekerjaan di sebuah perusahaan:

Berdasarkan contoh di atas, terlihat bahwa, job description di tujukan untuk seorang Kepala Departemen Administrasi yang memiliki atasan seorang Direktur Keuangan dan Administrasi serta beberapa kepala seksi sebagai bawahannya.

Job description di atas juga merupakan salah satu contoh deskripsi pekerjaan yang baik. Tahukah kamu apa alasannya? Karena, di dalamnya sudah tercantum spesifikasi pekerjaan, serta tugas dan tanggungjawab dari pemegang jabatan. Selain itu, deskripsi pekerjaan sudah tersusun secara akuntabel, dan sudah tertulis ringkasan pekerjaannya serta identifikasi (ruang lingkup) dari pekerjaan yang hendak dilakukan. Dengan deskripsi pekerjaan yang seperti itu, akan sangat mempermudah karyawan untuk melakukan tugas dan tanggungjawabnya agar sesuai dengan apa yang diminta oleh perusahaan.

Tips melamar kerja sesuai jobs description

Menjadi kandidat yang mampu memenuhi segala persyaratan dari jobs description yang dibuat oleh para pencari kerja untuk bisa menarik perhatian pihak perusahaan adalah hal tersulit. Bagi kamu yang masih menyandang lulusan baru dan belum memiliki pengalaman bekerja, tentu mencari pekerjaan bukan perkara mudah.

Apalagi untuk kamu yang terbiasa melamar pekerjaan melalui website online, jobs description tentu bisa membantu kamu jadi lebih unggul dibanding pelamar lainnya. Seperti yang telah dijelaskan, jobs description atau deskripsi pekerjaan adalah penjelasan yang bisa membantu kamu untuk mencari kerja yang sesuai keahlian.

Tak sedikit perusahaan yang sengaja memasarkan lowongan pekerjaan di berbagai website online ataupun website perusahaan itu sendiri. Coba pahami tiap deskripsi pekerjaan yang dijelaskan oleh perusahaan agar kamu bisa lolos kualifikasi di tahap awal.

Selain itu, jobs description yang ditulis secara lengkap bisa membantu kamu untuk melamar pekerjaan sesuai posisi yang dikehendaki. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk melamar pekerjaan sesuai jobs description, di antaranya:

Mengidentifikasi pekerjaan dan judul

Sebelum kamu mendaftarkan diri mengikuti seleksi di perusahaan yang kamu inginkan, jangan lupa untuk memahami lebih dulu pekerjaan tersebut seperti apa. Coba perhatikan detail pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Mulai dari tingkat pendidikan yang dibutuhkan atau jurusan yang diperlukan.

Kemudian, lihat pengalaman kerja apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Setelah seluruh detail tersebut sesuai dengan kualitas yang kamu miliki, maka kamu bisa memulai untuk menuliskan sekaligus menjelaskan jobs description yang dimiliki.

Pastikan, kamu bisa menjelaskan segala sesuatu yang merefleksikan standar dari kebudayaan perusahaan tersebut. Pilih pembahasan yang menarik perhatian pembacanya sehingga berminat untuk mengajak kamu bergabung dengan perusahaan mereka.

Memperhatikan segala tanggung jawab dari pekerjaan yang hendak dilamar

Setelah kamu memahami posisi yang diperlukan, maka kamu bisa menjelaskan apa saja kewajiban yang harus dilakukan untuk menempati posisi tersebut. Pastikan, kamu memang benar-benar memiliki kemampuan dalam jobs description yang ditawarkan.

Tak ada salahnya, jika kamu ingin menjabarkan berbagai tugas keseharian kamu di perusahaan sebelumnya sesuai posisi yang dimaksud. Pastikan juga, bahwa apa yang kamu sampaikan telah tergambar secara rinci, ringkas, dan juga jelas.

Tunjukkan juga, bahwa kamu memang menguasai bidang pekerjaan untuk posisi tersebut. Namun, jangan terlalu menyombongkan diri ketika memberi penjelasan. Sebaiknya, tunjukkan kemampuan kamu dalam melakukan pekerjaan tersebut dengan pemilihan kata yang tepat.

Di samping itu, kamu juga harus menonjolkan pengalaman kerja yang dimiliki sesuai kualifikasi. Jangan lupa sertakan penjelasan apa saja yang bisa kamu lakukan di bidang tersebut sesuai kualifikasi dari perusahaan yang hendak kamu lamar.

Deskripsikan kewajiban sebagai pegawai secara jelas

Setelah menjelaskan tentang tanggung jawab apa saja yang perlu dilakukan dalam pekerjaan tersebut, jangan lupa untuk mendeskripsikan secara jelas kewajiban sebagai pekerja. Dalam meringkas deskripsi pekerjaan, maka kamu harus menjelaskan kewajiban saat menjadi karyawan di perusahaan tersebut.

Pastikan, kamu memilih kata-kata dengan pembahasan yang lebih mudah dimengerti dan jauh dari kesan berbelit-belit. Tak perlu penjelasan yang panjang lebar, ringkas saja, tapi sesuai dengan apa yang menjadi kewajiban seorang pegawai.  

Menjelaskan keterampilan yang dimiliki

Ada baiknya jika kamu menyertakan berbagai keterampilan yang dimiliki, baik yang berhubungan atau tidak dengan posisi yang dilamar. Kualifikasi yang dilakukan perusahaan terhadap para pelamar jelas berbeda-beda. Meski keterampilan yang kamu miliki tidak terkait dengan kualifikasi posisi yang dilamar, tapi hal tersebut kadang bisa jadi pertimbangan tersendiri yang jelas menguntungkan kamu.

Jangan lupa untuk menyertakan sertifikat mengenai keterampilan yang dimiliki meski hal tersebut tidak masuk dalam perhitungan kualifikasi perusahaan. Ketahuilah, setiap sertifikat yang menunjang keterampilan kamu bisa jadi bukti, bahwa kamu memang memiliki kemampuan tersebut dan tidak sekadar melebih-lebihkan.

Beberapa keterampilan yang bisa disertakan biasanya terkait dengan keterampilan bahasa, komputer, dan lainnya. Bukan hal yang salah, jika kamu mencantumkan kemampuan sebagai pemberi solusi yang baik dalam penjelasan keterampilan yang dimiliki.

Intinya, tonjolkan segala kelebihan yang kamu miliki terhadap posisi pekerjaan yang hendak kamu lamar. Jelaskan juga apa yang pernah dilakukan dan raih dari keahlian kamu yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan tersebut.

Memahami jobs description dengan baik

Ketika melamar pekerjaan, tentu ada serangkaian tes yang akan dilakukan demi memastikan apakah kamu memang layak bergabung dengan perusahaan tersebut atau tidak. Selain itu, kamu juga harus memastikan bahwa telah memahami seluruh jobs description yang dijelaskan.

Pasalnya, ada beberapa perusahaan yang justru bertanya mengenai jobs description seperti apa yang dibutuhkan perusahaan untuk posisi tersebut. Nah, di saat seperti inilah dibutuhkan pemahaman mengenai deskripsi pekerjaan yang dicari oleh perusahaan supaya kamu bisa bersaing dengan pelamar lainnya.

Bagaimana cara menghadapi pekerjaan di luar jobs description?

Sebagian dari kamu pasti pernah mengalami pahitnya menghadapi pekerjaan di luar jobs description. Situasi semacam ini sudah pasti membuat siapa saja kesal dan emosi, tapi ketahuilah ada beberapa cara tepat untuk menghadapinya. Berikut beberapa di antaranya:

Jangan terlalu berpikir negatif

Mendapatkan pekerjaan di luar jobs description memang bisa membuat siapa saja bingung. Diterima tapi tidak ikhlas, tidak diterima tapi terbersit soal profesionalitas. Namun sebenarnya, masalah satu ini biasanya tertulis di dalam kontrak kerja. Isinya, ‘bersedia untuk mengerjakan tugas di luar tanggung jawab yang diberikan’. Lantas, seperti apa menyikapinya?

Ketahuilah, mendapat pekerjaan di luar jobs description tidak selalu merugikan. Kamu tidak perlu mengambil sisi negatifnya, tapi coba ambil sisi positifnya. Ketika kamu diminta untuk bekerja di luar tanggung jawab pekerjaan yang semestinya, bisa jadi bos kamu percaya dengan apa yang kamu kerjakan. Oleh sebab itulah, si bos memberikan pekerjaan itu pada kamu. Siapa tahu juga, pekerjaan ini jadi tes diam-diam atasan untuk menguji kelayakan kamu demi mendapat promosi jabatan.

Menanyakan urgensi pekerjaan terlebih dulu

Tindakan selanjutnya yang umumnya dilakukan adalah bertanya kepada atasan mengenai urgensi dari pekerjaan itu sendiri. Sebab, kamu juga memiliki tugas utama yang patut diselesaikan terlebih dulu. Tentu saja, tugas tersebut tidak boleh ditinggalkan alias jadi prioritas utama. Nah, kamu bisa bertanya, pekerjaan mana yang harus diselesaikan lebih dulu. Kamu hanya perlu melakukan pekerjaan sesuai perintah atasan.

Atur waktu sebaik mungkin

Pastinya, kamu harus mampu mengatur waktu sebaik mungkin untuk menyelesaikan semua pekerjaan tersebut. Ada baiknya jika kamu membuat skala prioritas dan juga deadline untuk diri kamu sendiri agar bisa menyelesaikan berbagai pekerjaan yang diberikan tanpa harus meninggalkan satu pekerjaan. Trik ini juga bisa membuat kamu tak perlu mengurangi waktu istirahat, lho.

Pekerjaan di luar job description tidak selamanya merugikan

Satu hal yang patut kamu pahami, bekerja di luar job description itu tidak selamanya merugikan. Ada dua istilah dalam pengembangan karir secara umum, yaitu job enrichment dan job enlargement.

Misalnya, kamu adalah seorang jurnalis dan diminta untuk membuat tulisan seputar gaya hidup. Tak lama kemudian, kamu diminta untuk mengulas seputar kuliner. Ini yang dimaksud sebagai job enrichment. Sementara contoh dari job enlargement misalnya, kamu seorang jurnalis yang biasa menulis artikel tiba-tiba diminta membuat ilustrasi artikel ataupun videonya.

Di saat kamu diminta untuk melakukan berbagai pekerjaan di luar deskripsi yang seharusnya, maka sebaiknya lihat dari dua sisi tersebut. Sebab, kamu bisa memanfaatkan pekerjaan yang dimiliki untuk menambah pengetahuan dan kemampuan.

Jojonomic

Terakhir, yang menjadi dasar dari setiap organisasi dan perusahaan adalah rincian tanggung jawab dan kerja yang harus diemban oleh oleh masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalamnya. Tanpa rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup mengerjakan tugas-tugas yang harus diembannya dan pastinya tidak akan sanggup menggapai tujuan yang telah digariskan. Job description kemudian menjadi sangat penting untuk dibuat untuk mempermudah proses kerja di dalam sebuah perusahaan.

Kamu juga bisa menggunakan aplikasi JojoTimes untuk ikut membantumu mengatur jalannya perusahaan, khususnya dalam mengontrol dan memantau kehadiran karyawanmu dengan mudah. Selain itu, melalui aplikasi ini, kamu bisa dengan mudah melihat apa yang sedang karyawanmu lakukan. Apakah ia sudah menjalankan pekerjaan sesuai dengan jobdesc yang berlaku atau belum. Dengan begitu, produktivitas dan efisiensi kinerja di perusahaanmu akan meningkat, deh! Yuk, beralih ke management HR digital yang akan membantu merealisasikan jobdesc yang telah dibuat!