Job specification mungkin terdengar asing jika diucapkan di tengah. Masyarakat awam yang bukan merupakan profesional dan tidak mengenyam pendidikan di tingkat yang lebih tinggi. Tapi istilah ini tentu sangat sering didengar oleh para profesional dan tenaga muda yang sedang mencari kerja. Istilah ini bisa juga disebut spesifikasi pekerjaan yang lebih banyak diartikan sebagai kualifikasi atau syarat tenaga kerja. Jadi spesifikasi pekerjaan ini mengacu pada uraian mengenai syarat kualitas minimum seseorang. Agar bisa diterima di suatu perusahaan dan menjalankan satu jabatan dengan lebih baik dan kompeten. Syarat tenaga kerja yang diberikan oleh suatu perusahaan pada dasarnya bersifat penting dan bisa berguna untuk kemajuan dari perusahaan itu sendiri.
Spesifikasi pekerjaan atau yang juga bisa disebut dengan istilah kualifikasi personal. Memang perlu dimiliki oleh Anda yang sedang bekerja di sebuah lembaga atau perusahaan. Dengan adanya kualifikasi inilah maka Anda bisa tahu apa yang harus dikerjakan dan dilakukan pada saat Anda sedang bekerja. Pada akhirnya kompetensi Anda dalam bekerja ini akan memberikan kontribusi. Ataupun keuntungan bagi perusahaan yang mempekerjakan Anda. Lebih lanjutnya segala sesuatunya akan berjalan dengan baik dan saling mendukung antara Anda dan perusahaan yang mempekerjakan Anda. Perusahaan Anda akan maju dan memperoleh keuntungan karena bantuan dari pekerjaan Anda sedangkan Anda mendapatkan kesempatan untuk terus mengembangkan potensi dan karier melalui pekerjaan Anda tersebut.
Pentingnya Job Specification
Pentingnya dan tujuan spesifikasi pekerjaan adalah memahami secara menyeluruh detail spesifik pekerjaan. Pekerjaan dapat dari jenis yang berbeda dan dapat memerlukan keahlian yang berbeda untuk mendapatkan hasil maksimal dari pekerjaan tertentu. Spesifikasi pekerjaan memberikan detail penting terkait dengan pekerjaan seperti pendidikan & keterampilan, pengalaman kerja sebelumnya, pengalaman manajerial, ciri-ciri kepribadian dll yang akan membantu karyawan mencapai tujuan pekerjaan. Untuk perekrut, spesifikasi pekerjaan meletakkan dasar pedoman dimana perusahaan dapat merekrut dan memilih kandidat terbaik yang paling cocok untuk pekerjaan itu. Selain benar-benar menemukan kandidat atau karyawan yang tepat, spesifikasi pekerjaan dapat digunakan untuk menyaring resume & hanya memilih kandidat yang paling cocok dengan pekerjaan tersebut.
Mengapa Job Specification Penting?
Spesifikasi pekerjaan adalah dokumen yang membantu untuk memahami tujuan dan pentingnya posisi pekerjaan tertentu dalam organisasi.
Karena berisi semua detail spesifik pekerjaan, ini membantu tim wawancara untuk fokus pada komponen penting ketika mereka memilih karyawan untuk posisi tersebut.
Spesifikasi pekerjaan mencakup semua detail spesifik yang terkait dengan posisi pekerjaan seperti ciri-ciri kepribadian, kualifikasi pendidikan, keahlian, pengalaman manajerial, pengalaman kerja sebelumnya, dll. Dengan demikian, menetapkan pedoman yang jelas di mana tim perekrutan dapat memilih orang terbaik yang sesuai dengan peran tersebut. .
Spesifikasi pekerjaan juga diposting di situs portal perekrutan di mana para kandidat dapat melalui persyaratan untuk menentukan apakah mereka cocok untuk posisi pekerjaan tersebut.
Komponen Job Specification
Ada banyak parameter yang dipertimbangkan saat memberikan spesifikasi pekerjaan untuk profil tertentu.
- Kualifikasi Pendidikan: Parameter ini memberikan wawasan tentang seberapa berkualitas seseorang. Ini mencakup pendidikan sekolah dasar, kelulusan, gelar master, sertifikasi lainnya, dll
- Pengalaman: Spesifikasi pekerjaan dengan jelas menyoroti pengalaman yang dibutuhkan dalam domain tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Ini mencakup pengalaman kerja yang dapat berasal dari industri tertentu, posisi, durasi atau dalam domain tertentu. Pengalaman manajerial dalam menangani dan mengelola tim juga bisa menjadi kriteria spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu
- Keterampilan & Pengetahuan: Ini adalah parameter penting dalam spesifikasi pekerjaan terutama dengan profil berbasis pengetahuan dan keterampilan. Semakin tinggi posisi di sebuah perusahaan, semakin banyak ceruk keterampilannya dan semakin banyak pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Keterampilan seperti kepemimpinan, manajemen komunikasi, manajemen waktu, manajemen tim dll disebutkan.
- Ciri dan karakteristik kepribadian : Cara seseorang berperilaku dalam situasi tertentu, menangani masalah yang kompleks, perilaku umum, dll. Semuanya tercakup dalam karakteristik deskripsi pekerjaan. Ini juga mencakup kecerdasan emosional seseorang yaitu seberapa kuat atau lemah seseorang secara emosional
Langkah-langkah untuk Menulis Job Specification
Setelah Anda mengetahui empat komponen spesifikasi pekerjaan, Anda akan mudah menulis draf untuk pekerjaan tertentu.
Langkah I- Periksa peran pekerjaan dan putuskan kualifikasi pendidikan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut. Seseorang harus memeriksa sifat pekerjaan, pentingnya dan latar belakang yang akan membantu untuk mengerjakan pekerjaan itu.
Langkah II- Jabatan dan posisi pekerjaan memberikan gambaran singkat tentang durasi pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Setelah pengalaman pekerjaan domain pasti, seseorang harus mencari pengalaman lain seperti manajerial, penanganan klien, sebagai penyedia layanan, penanganan keluhan yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan jangka panjang.
Langkah III- Seiring dengan kualifikasi dan pengalaman, ada keterampilan tertentu yang penting untuk melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan. Keterampilan dan pengetahuan yang disebutkan sebagai wajib dalam spesifikasi pekerjaan sering diverifikasi selama proses seleksi oleh departemen SDM.
Langkah IV- Kecerdasan situasional, stabilitas emosional, ciri dan atribut kepribadian harus disebutkan dalam spesifikasi pekerjaan. Ini juga mencakup kesehatan umum dan mental, bakat, penilaian, ingatan, kemampuan beradaptasi, fleksibilitas nilai, dan etika.
Langkah V- Setelah keempat komponen didefinisikan dengan baik dalam spesifikasi pekerjaan, Anda perlu memverifikasi spesifikasi pekerjaan dengan bantuan orang yang bekerja di domain. Umumnya, manajer pelaporan profil menyetujui spesifikasi pekerjaan yang dirancang.
Langkah VI- Setelah spesifikasi pekerjaan disetujui, itu diedarkan di antara departemen SDM untuk menambahkannya dalam dokumen resmi.
Catatan : Selama persiapan spesifikasi pekerjaan, penting untuk menghindari istilah yang diskriminatif. Once tidak boleh mencakup aspek pribadi kandidat seperti ras, orientasi seksual atau kemitraan sipil sebagai kriteria dalam spesifikasi pekerjaan.
Contoh Job Specification
Berikut adalah contoh spesifikasi pekerjaan, yang disiapkan untuk manajer pemasaran di perusahaan telekomunikasi.
|
pendidikan |
Harus menjadi insinyur dan MBA dalam pemasaran untuk lembaga MBA terkenal |
|
Pengalaman kerja |
Harus memiliki pengalaman kerja sebelumnya dalam pemasaran & penjualan (lebih disukai telekomunikasi atau FMCG) |
|
Keterampilan & Pengetahuan |
1. Harus menjadi komunikator yang baik dan harus mampu memimpin tim. 2. Pengalaman sebelumnya dalam menangani kegiatan ATL-BTL dan mengelola acara promosi. 3. Harus mampu menangani media sosial seperti Facebook, Twitter dan membantu membangun brand online 4. Pengalaman dalam mengelola Humas dan media 5. Keterampilan analitis yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah 6. Harus memahami bisnis, menghasilkan produk inovatif dan meluncurkannya |
|
Sifat & Karakteristik Kepribadian |
1. Harus rapi dan orator yang baik 2. Harus tenang dalam situasi kompleks dan menunjukkan keterampilan kepemimpinan dalam mengelola banyak tim 3. Harus kuat secara emosional dan harus memberikan hasil yang tepat waktu |
Tabel di atas adalah contoh spesifikasi pekerjaan. Detail yang lebih spesifik juga dapat diberikan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan tersebut.
Keuntungan Spesifikasi Pekerjaan
Ada beberapa keuntungan memiliki spesifikasi pekerjaan yang komprehensif. Beberapa keuntungan tercantum di bawah ini:
- Spesifikasi pekerjaan menyoroti semua detail spesifik yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya
- Ini memberi para manajer SDM ambang batas dan kerangka kerja yang menjadi dasar mereka dapat mengidentifikasi prospek terbaik
- Membantu dalam menyaring resume dan menghemat waktu ketika ada banyak lamaran dengan memilih orang yang paling dekat dengan spesifikasi pekerjaan
- Manajer SDM dapat menggunakan spesifikasi pekerjaan sebagai patokan untuk mengevaluasi karyawan dan memberikan pelatihan yang dibutuhkan
- Ini juga membantu perusahaan selama penilaian kinerja dan promosi
Kekurangan Spesifikasi Pekerjaan
Ada batasan spesifikasi pekerjaan tertentu. Beberapa kekurangannya disebutkan di bawah ini:
- Ini adalah proses yang memakan waktu karena harus sangat teliti dan lengkap
- Uraian tugas terikat waktu dan berubah dengan perubahan teknologi dan perubahan persyaratan pengetahuan & keterampilan
- Ia hanya dapat memberikan kerangka dari karakteristik emosional dan ciri-ciri kepribadian tetapi tidak dapat menentukan pengalaman atau meramalkan masalah yang kompleks
Tujuan Job Specification
Menentukan job specification di awal memberikan beberapa manfaat baik bagi pencari kerja maupun perusahaan. Oleh karena itu umumnya hal ini dilakukan dengan tujuan sebagai berikut.
1. Syarat pekerja menjadi jelas
Dengan adanya job specification maka syarat dari tenaga kerja yang diinginkan oleh suatu perusahaan bisa menjadi lebih jelas. Sebuah perusahaan mungkin saja membutuhkan karyawan atau tenaga kerja dengan kualifikasi tertentu. Jadi dalam masa pencarian tenaga kerja maka perusahaan bisa memberikan beberapa syarat atau ketentuan tertentu.
Tentunya setiap orang yang ingin melamar pekerjaan di perusahaan tersebut akan melakukan peninjauan kembali pada dirinya sendiri apakah orang tersebut telah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh perusahaan ataukah tidak sama sekali. Dengan kata lain spesifikasi kerja dapat membantu proses penerimaan tenaga kerja dengan cara memberikan batasan mengenai kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan.
2. Dasar untuk melakukan seleksi dini
Proses seleksi tenaga kerja pada suatu perusahaan haruslah dilakukan dengan langkah yang tepat. Proses seleksi ini tidak lain dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan kandidat pegawai yang terbaik. Selain itu tujuan dari proses seleksi ini juga dilakukan dengan tujuan untuk mendayagunakan pegawai sesuai dengan keahlian atau kemampuan yang dimiliknya, sehingga pada akhirnya pegawai juga dapat mengembangkan potensi yang dimilikinya.
Adanya spesifikasi kerja yang turut dicantumkan dalam mencari pegawai akan menjadi sebuah proses seleksi dini bagi calon pelamar kerja. Sebelum melamar tentunya seseorang akan menyeleksi dirinya sendiri apakah kira-kira ia bisa mendapatkan posisi kerja yang sedang ditawarkan di suatu perusahaan ataukah tidak. Hal ini biasanya terjadi di luar perusahaan dan merupakan tahap awal bagi seseornag yang ingin melamar posisi kerja tertentu di perusahaan.
3. Mendukung perusahaan mencapai tujuan
Adanya para tenaga kerja di perusahaan yang sesuai dengan kualifikasi tertentu akan memberikan keuntungan tersendiri bagi sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tentu dapat berkembang dengan baik bila di dalamnya terdapat para tenaga kerja yang berkompeten. Para tenaga kerja yang memiliki keahlian dan kemampuan tertentu akan bekerja sesuai dengan keahliannya tersebut sehingga para pekerja dapat melakukan pekerjaannya dengan sangat baik. Bagaimanapun juga adanya spesifikasi kerja ini akan membuat perusahaan bisa mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang terbaik dan sesuai dengan keinginan pihak perusahaan. Adanya spesifikasi kerja akan membuat perusahaan bisa dengan lebih mudah mencapai tujuannya. Pencapaian tujuan ini tentunya dapat dilakukan melalui tenaga kerja berkualitas yang telah menjadi bagian dari perusahaan.
4. Peningkatan kualitas SDM
Jika dilihat dari tahap awal bagaimana seseorang bisa bekerja di perusahaan maka proses awal yang dilaluinya adalah menyeleksi diri sendiri sebelum melamar kerja. Jika seseorang mendapati bahwa dirinya memiliki kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan maka ia akan memberikan surat lamaran kerja sesuai dengan posisi kerja yang diinginkan. Setelah itu tahap seleksi akan dijalani antara lain meliputi tahap tes hingga berakhir dengan tahap wawancara.
Jika pada akhirnya pelamar kerja tersebut diterima maka ia menjadi bagian dari perusahaan dan akan bekerja sesuai dengan bidangnya. Dalam hal ini pekerja tersebut akan terus mengembangkan kemampuan dan keahliannya selama ia bekerja di perusahaan. Kompetensinya akan terus dikembangkan sehingga semakin hari ia akan menjadi tenaga kerja ahli. Kualitas orang tersebut disebut mengalami peningkatan terutama saat ia dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan tempatnya bekerja dengan menggunakan segala keahliannya. Disinilah terjadi proses peningkatan kualitas tenaga kerja atau kualitas SDM yang sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.
Isi Job Specification
Jika dilihat secara lebih lanjut maka sebuah job specification di dalamnya terkandung beberapa hal. Beberapa hal tersebut tentunya merupakan hal atau bagian dari identitas pekerja. Biasanya di dalam spesifikasi kerja ini terkandung jenis kelamin dan kondisi fisik pekerja. Selain itu tingkat pendidikan pekerja dan keahlian pekerja juga menjadi hal yang harus diketahui oleh perusahaan sehingga hal ini turut tercantum dalam spesifikasi kerja.
Ada pula status pekerja serta pengalaman kerja yang bisa dituliskan secara lebih rinci oleh pekerja sehingga identitasnya bisa diketahui secara lebih jelas oleh pihak perusahaan. Pada dasarnya spesifikasi kerja ini berbeda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Tentunya spesifikasi ini disusun dengan berdasarkan pada kebutuhan dari tiap perusahaan. Kebutuhan setiap perusahaan memang berbeda maka tak heran bila kualifikasi pekerja yang dibutuhkan juga berbeda. Dengan adanya isi dari spesifikasi kerja ini maka pihak perusahaan dapat menilai apakah seorang pekerja bisa memberikan kontribusi bagi perusahannya ataukah tidak.
Kesimpulan
Menentukan job specification memang hal penting yang tidak boleh diabaikan saat perusahaan berusaha untuk merekrut karyawan sesuai kebutuhan. Demikian pula halnya dengan sistem keuangan perusahaan yang harus dilaksanakan secara efektif. Sebaiknya gunakan produk seperti JojoExpense yang bisa membantu mencatat segala pengeluaran dan pemasukan perusahaan secara akurat. Tidak hanya itu saja, produk ini juga mampu untuk memastikan sistem keuangan perusahaan yang dapat dimonitor kapan saja dan dimana saja.
Semua kelebihan dari JojoExpense ini berkat beberapa fitur menarik yang ada di dalamnya. Mulai dari adanya fitur Expense Plafond, Add on Description Form to verify Expense, Multiple Disbursed Transaction by Finance, Specific Finance Approval Assignment, serta beberapa fitur yang lainnya. Karena itu segera saja dapatkan coba gratis produk ini di perusahaan Anda. Jadikan sistem keuangan perusahaan yang lebih maju dan efektif hanya bersama JojoExpense.
