Jurnal Umum dan Jurnal Khusus: Perbedaan dan Fungsi

Tahukah kamu, ada berapa macam jurnal di dalam ilmu akuntansi? Dalam ilmu akuntansi dasar, jurnal dibedakan menjadi dua macam, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Keduanya akan menghasilkan hasil yang sama pada siklus akuntansi di sebuah perusahaan.

Kata Journal berasal dari bahasa Perancis (jour) yang berarti surga. Jurnal akuntansi adalah catatan sistematis dari transaksi keuangan milik suatu organisasi atau perusahaan. Dari segi akuntansi, terbagi menjadi dua jenis, yaitu terbitan berkala khusus dan terbagi menjadi majalah umum. Persamaan antara kedua jurnal tersebut adalah kedua jurnal tersebut akan menghasilkan output yang sama, namun nama antara jurnal biasa dan jurnal khusus berbeda.

Karena volume transaksi perusahaan yang besar, tidak mungkin untuk mengecek setiap transaksi secara cepat hanya dengan membuat jurnal biasa, sehingga efisiensinya rendah. Inilah mengapa diperlukan jurnal khusus saat mencatat transaksi keuangan.

Namun, karena transaksi perusahaan sangat banyak maka pembuatan jurnal ini dinilai kurang efektif untuk bisa mengecek setiap transaksi secara cepat. Oleh sebab itu, diperlukan jurnal khusus. Lalu, apa perbedaan kedua jurnal tersebut? Yuk, kita pelajari tentang perbedaan kedua jurnal ini!

Apa itu Jurnal?

Jurnal akuntansi adalah suatu pencatatan yang sistematis berdasarkan kronologis dari transaksi-transaksi finansial perusahaan. Setiap transaksi perusahaan harus di jurnal terlebih dahulu sebelum masuk ke buku besar. Untuk itu, diperlukan jurnal dalam siklus akuntansi perusahaan. Pada artikel ini akan dibahas terkait jurnal umum dan khusus, serta apa yang membedakannya. Langsung saja, kita bahas yang di awali dengan pengertian kedua jurnal tersebut.

Apa itu Jurnal Umum dan Jurnal Khusus?

Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan disuatu perusahaan berdasarkan urutan waktu kejadian, terdiri dari 2 jalur, yaitu debet dan kredit. Jurnal biasa adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua jenis transaksi keuangan di suatu perusahaan selama periode tertentu.

Sedangkan jurnal khusus adalah jurnal yang dikelompokkan secara khusus menurut jenis transaksinya. Transaksi khusus yang dimaksud adalah transaksi yang sering terjadi setiap bulan dan selalu berulang. Pengelompokan jurnal khusus ada 4 jenis, yaitu jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan dan jurnal pengeluaran kas.

Jurnal khusus merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi sejenis/sama dan sering terjadi. Maksudnya, transaksi yang sejenis atau sama dikelompokkan dalam satu jurnal, walaupun tanggalnya berbeda. Ada 4 jenis pengelompokkan jurnal khusus, yaitu jurnal pembelian, penjualan, penerimaan, dan pengeluaran. Jurnal khusus digunakan untuk membantu pencatatan jurnal umum di mana transaksi yang akan diproses sering terjadi, lebih komplit dan berulang-ulang. Karena jika hanya menggunakan jurnal umum, perusahaan akan kewalahan dalam mengidentifikasi jumlah dari transaksi sejenis, seperti penjualan dan pembelian.

Manfaat Jurnal Umum & Jurnal Khusus

Selanjutnya, akan dibahas tentang manfaat yang dimiliki oleh jurnal umum dan khusus. Untuk memudahkanmu, kami akan menyajikan manfaat dari masing-masing jurnal, pada poin di bawah ini:

Jurnal Umum

Pertama, akan dibahas tentang manfaat dari jurnal umum, diantaranya adalah

Historis

Manfaat historis, yaitu pencatatan setiap transaksi dilakukan berdasarkan waktu terjadinya transaksi. Sehingga jurnal ini bisa menggambarkan kegiatan perusahaan sehari-hari dalam satu bulan.

Pencatatan

Maksud dari manfaat ini yaitu untuk melakukan berbagai hal pencatatan keuangan yang terjadi dalam perusahaan selama periode waktu tertentu.

Analisis

Selanjutnya adalah manfaat analisis yang berfungsi untuk mengetahui akun mana yang harus di debit maupun di kredit.

Instruksi

Manfaat setelahnya yakni instruksi, yaitu untuk melakukan pencatatan pada buku besar baik yang di debit maupun di kredit sesuai dengan hasil analisis.

Informatif

Terakhir, ada manfaat informatif, yaitu dalam memberikan informasi untuk melakukan pencatatan bukti transaksi keuangan yang ada.

Jurnal Khusus

Setelah mengetahui manfaat jurnal umum, selanjutnya yang akan kita bahas bersama adalah manfaat dari jurnal khusus. Untuk lebih jelasnya, bisa kamu lihat pada poin-poin di bawah ini:

Memungkinkan Pembagian Pekerjaan

Pertama, yaitu memungkinkan adanya pembagian pekerjaan. Maksudnya adalah pembagian pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik bila ada beberapa jurnal sesuai sama bentuk transaksinya.

Mempermudah Posting ke Akun Buku Besar

Manfaat selanjutnya dari jurnal ini akan mempermudahmu untuk melakukan posting ke akun buku besar. Maksudnya, dengan adanya jurnal ini akan  lebih mudah atau praktis dalam melakukan posting ke buku besar.

Memungkinkan Pengendalian Internal yang Tambah Baik

Manfaat terakhir yaitu pengendalian internal akan semakin lebih baik bila hanya satu orang petugas yang menangani satu atau dua jurnal khusus. Bandingkan saja dengan satu orang yang menangani seluruh jurnal.

Jenis-Jenis Jurnal Khusus

Berikutnya akan dibahas tentang jenis-jenis yang dimiliki oleh jurnal khusus. Diantaranya adalah:

Jurnal Pembelian

Jenis pertama dalam jurnal khusus adalah jurnal pembelian. Yaitu untuk mencatat semua transaksi pembelian barang usaha secara kredit.

Jurnal Penjualan

Selanjutnya, ada jurnal penjualan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan barang usaha secara kredit.

Penerimaan Kas

Ini akan berguna untuk mencatat semua transaksi penerimaan uang dari berbagai sumber pemasukan.

Jurnal Pengeluaran Kas

Terakhir ada jurnal pengeluaran kas, yang berguna untuk mencatat semua transaksi pengeluaran uang dari berbagai sumber pengeluaran.

Fungsi dasar jurnal

Jurnal umum

Jurnal umum memiliki 5 fungsi penting bagi perusahaan, dan 5 fungsi tersebut adalah:

1. Fungsi History: Pencatatan setiap transaksi didasarkan pada waktu terjadinya transaksi, sehingga total jurnal dapat menggambarkan aktivitas harian perusahaan dalam satu bulan.
2. Pencatatan: Jurnal umum digunakan untuk melakukan berbagai pencatatan keuangan yang terjadi di dalam perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
3. Analisis: Analisis semua transaksi untuk mengetahui akun mana yang harus didebit atau dikreditkan.
4. Perintah: Merupakan perintah untuk mencatat buku besar debet dan kredit berdasarkan hasil analisis.
5. Fungsi informasi: Buku harian biasa memiliki fungsi informasi dengan mencatat catatan transaksi.

Jurnal khusus

Jurnal khusus terbagi menjadi 4 jenis sesuai dengan fungsinya, berikut adalah jenis-jenis jurnal khusus:

1. Buku harian pembelian, digunakan untuk mencatat semua barang komersial yang dibeli secara kredit.
2. Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan barang komersial secara kredit.
3. Penerimaan kas, mencatat semua transaksi penerimaan dari berbagai sumber pendapatan.
4. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran dari berbagai sumber pengeluaran.

Cara Pencatatan Jurnal

Setelah mengetahui serba-serbi jurnal, sekarang kamu harus tau, bagaimana cara mencatat jurnal yang baik. Cara pencatatan jurnal yang baik dan sesuai dengan syarat akuntansi bisa dilihat dari penjabaran berikut ini:

1. Identifikasi setiap transaksi yang masuk ke dalam jurnal. Jangan sampai salah dalam memasukkan transaksi.
2. Identifikasi saldonya, apakah akan mengurangi atau justru malah menambah saldo awal. Perhatikanlah saldo awal dan jenis transaksi untuk melakukan identifikasi.
3. Telitilah dalam menuliskan nominal setiap transaksi, jangan sampai salah menulis.
4. Lakukan analisis untuk mengetahui antara yang ada di debit dan di kredit harus sama.

Perbedaan Jurnal Umum dengan Jurnal Khusus

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan sebelum kamu memulai melakukan pencatatan jurnal ini. Mungkin bagi kamu yang sudah mahir dengan akuntansi sudah dapat mengenal perbedaan kedua jurnal tersebut dengan baik, namun bagi pemula yang baru belajar akuntansi mungkin masih belum dapat mengerti lebih dalam apa perbedaan antara kedua jurnal tersebut. Berikut kita simak penjelasannya

Jurnal Umum

Berikut kita simak ciri yang dimiliki oleh jurnal umum. Hal yang harus kamu ketahui dari jurnal umum, bisa kamu lihat pada poin-poin di bawah ini:

• Terdiri dari 2 kolom yaitu debit dan kredit. 
• Untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. 
• Bentuk dari jurnal ini terdiri atas kolom Tanggal, Akun, Keterangan, Referensi (Ref), dan Jumlah yang terdiri atas Kredit dan Debit. 
• Semua transaksi hanya dicatat pada satu jurnal saja. 
• Dilakukan setiap terjadi transaksi. 
• Untuk jurnal ini posting dari jurnal ke buku besar dilakukan langsung setiap terjadi transaksi.
• Pencatatan dapat dilakukan oleh satu orang. 
• Digunakan hanya pada perusahaan jasa dan perusahaan dagang yang masih tergolong kecil, dimana transaksinya belum begitu banyak. 
• Hanya memiliki satu jenis. 
• Fungsi dari jurnal ini berdasarkan kegunaan dari jurnal tersebut.

Jurnal Khusus

Untuk mengetahui perbedaan yang dimiliki diantara kedua jenis jurnal, maka selanjutnya kita harus tau apa saja yang terdapat dalam jurnal khusus. Lebih lengkapnya, bisa kamu lihat pada poin di bawah ini ya!

• Terdiri dari banyak kolom.
• Hanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dan sering terjadi.
• Bentuk jurnal disesuaikan dengan kolom-kolom yang diperlukan dalam mencatat transaksi sejenis.
• Transaksi yang terjadi harus dicatat sesuai dengan jenisnya dalam beberapa jenis jurnal yang berbeda. Contohnya, apabila transaksi tersebut berhubungan dengan pengeluaran, maka harus dicatat pada Jurnal Pengeluaran Kas.
• Dilakukan secara periodik, biasanya setiap akhir bulan.
• Posting dari jurnal ke buku besar dilakukan secara berkala dan kolektif.
• Pencatatan dilakukan oleh banyak orang.
• Digunakan oleh perusahaan besar dan memiliki transaksi yang sejenis dan terjadi secara berulang-ulang sehingga membutuhkan teknik pencatatan secara khusus.
• Memiliki 4 jenis yaitu jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan, dan jurnal penerimaan kas.
• Berdasarkan dari jenis jurnal yang telah dikelompokkan.

Kesimpulan

Pada umumnya, jurnal umum memiliki tingkat kompleks yang lebih tinggi daripada jurnal khusus. Hal ini dikarenakan, pencatatan pada jurnal ini memerlukan pemahaman logika yang baik khususnya pada akun debit dan kredit. Apabila kamu salah memahami mekanisme pada akun debit dan kredit ini, maka hasilnya akan berdampak pada pelaporan selanjutnya. Penelusuran untuk memperbaikinya pun akan memakan waktu dan membingungkan. Sebaliknya, jurnal khusus lebih sederhana dan mudah dipahami, serta dapat diaplikasikan oleh siapa saja tanpa harus memahami logika mekanisme akun debit dan kredit seperti yang terjadi pada jurnal umum.

Bagaimana? Setelah kamu mengetahui perbedaan, manfaat dan jenis dari jurnal-jurnal diatas kamu bisa menggunakan aplikasi JojoExpense lho! Karena, dengan aplikasi ini, kamu bisa mengatur keuangan perusahaan kamu secara langsug akan meningkatkan keefektifan dan keefisienan kinerja. Jadi, kamu tidak perlu khawatir dengan JojoExpense kamu akan lebih mudah mengatur keuangan perusahaanmu!