Pencatatan keuangan merupakan hal yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan. Hal ini dapat menunjukkan jumlah uang yang dimiliki oleh perusahaan baik dari transaksi kredit maupun debit. Bahkan, pencatatan keuangan yang baik dapat dijadikan sebuah indikator untuk mengatur sebuah strategi pada level manajemen perusahaan. Apakah kamu selalu mencatat setiap uang yang dikeluarkan oleh perusahaan meski nominal yang dikeluarkan hanya sedikit? Jika tidak, mungkin kamu belum mengetahui betapa pentingnya kas kecil bagi perusahaan. Bacalah ulasan tentang kas kecil berikut ini untuk lebih memahaminya!
Definisi Kas Kecil
Dalam melakukan sebuah transaksi bisnis, perusahaan tidak melulu mengeluarkan dana yang besar untuk membayar suatu hal. Tanpa disadari, perusahaan juga bisa mengeluarkan uang dengan nominal yang relatif kecil tetapi kuantitasnya banyak. Meski jumlahnya kecil, setiap uang yang keluar perlu dibuat sebuah pembukuan untuk mempermudah seorang akuntan perusahaan dalam pencatatan keuangan perusahaan.
Nah, pembukuan itu nantinya akan digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak, kemudian disebut kas kecil atau petty cash. Petty cash biasanya digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan atau pun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
Manfaat Kas Kecil
Namanya memang petty cash, namun ia memiliki manfaat yang besar bagi perusahaan. Berikut ini beberapa manfaat yang bisa dirasakan perusahaan dengan adanya petty cash:
Mempermudah Akuntan Perusahaan dalam Pencatatan Keuangan
Seorang akuntan perusahaan memiliki beban yang cukup berat karena bertugas untuk membuat laporan keuangan setiap bulannya. Ia harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan juga sisi analisis yang kuat untuk mendapatkan laporan keuangan yang tepat dan akurat. Adanya petty cash tentu saja akan sangat membantu seorang akuntan dalam pencatatan keuangan. Nantinya, ia hanya menyatukan data-data pengeluaran dari setiap divisi di perusahaannya.
Bisa Digunakan untuk Meningkatkan Pelayanan Perusahaan
Dalam dunai bisnis, rapat di kantor atau di sebuah tempat makan merupakan hal yang biasa. Apa lagi jika kamu berada pada divisi yang sering berkaitan dengan pihak eksternal perusahaan seperti misalnya divisi event. Tentu saja kamu perlu menyiapkan dana untuk menyediakan makanan yang layak demi meningkatkan pelayanan perusahaan di mata orang-orang yang bekerjasama dengan perusahaanmu.
Dana Darurat bagi Perusahaan
Di divisi general affair, terkadang banyak sekali kebutuhan divisi lain yang harus dipenuhi dengan sesegera mungkin. Bayangkan jika seorang general affair tidak punya uang tunai dan harus melakukan pengajuan terlebih dahulu kepada divisi keuangan untuk melakukan transaksi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan? Maka hal tersebut tentu saja akan menghambat kinerja dan aktivitas-aktivitas karyawan dalam sebuah perusahaan.
Berbeda halnya jika seorang general affair mempunyai uang tunai yang bisa digunakan sebagai dana darurat ketika divisi lain meminta sesuatu hal secara mendadak tanpa pemberitahuan sebelumnya. Sehingga dinamika yang terjadi di dalam perusahaan pun akan segera teratasi dengan mudah.
Pembayaran Relatif Praktis dalam Sebuah Transaksi
Regulasi yang mudah membuat keberadaan petty cash sangat membantu setiap elemen dalam sebuah perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Kamu tidak perlu khawatir dengan sistem pembayaran yang ribet. Mengapa demikian? Karena petty cash sangat praktis digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran dalam nominal yang kecil.
Adanya Anggaran untuk Keperluan Harian
Berbagai macam fasilitas biasanya disediakan oleh kantor demi meningkatkan produktivitas atau pun membuat karyawannya merasa bahagia saat bekerja di kantor. Salah satu fasilitas yang biasanya selalu ada dalam setiap perusahaan adalah dapur.
Petty cash ini juga sangat berguna dalam memenuhi kebutuhan harian karyawan. Misalnya saja ketika teh di dapur tiba-tiba habis, kamu tidak perlu khawatir karena kamu tinggal menggunakan kas kecil untuk membeli teh.
Metode Kas Kecil
Ternyata banyak juga ya manfaat petty cash, lalu bagaimana metode pencatatan kas kecil yang biasanya digunakan oleh perusahaan? Yuk simak beberapa metode yang digunakan untuk pencatatan petty cash!
Metode Tetap atau Imprest Fund System
Metode tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening petty cash jumlahnya selalu tetap karena besarnya penggantian sebanding dengan pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo petty cash selalu tetap seperti semula. Pengeluaran yang dilakukan oleh kasir petty cash juga tidak dibuat dalam jurnal secara langsung, tetapi kamu hanya perlu mengumpulkan bukti transaki dari pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Ciri-ciri Metode Tetap
Beberapa ciri-ciri dalam penerapan metode tetap dalam kas kecil yang perlu kamu ketahui:
- Kamu cukup mengumpulkan bukti-bukti dalam setiap transaksi yang telah kamu lakukan sebelumnya. Nantinya, bukti-bukti tersebut bisa kamu jadikan sebagai bukti untuk meminta uang ganti kepada pihak keuangan perusahaan.
- Setiap dana dari petty cash berasal dari penarikan uang yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan. Sehingga, saldo petty cash selalu tetap seperti sebelumnya.
- Pada saat proses penggantian terjadi kasir akan mencatat bukti-bukti yang diberikan oleh-mu akan dicatat dalam jurnal pengeluaran petty cash atas penggunaan dana kas kecil yang dilakukan olehmu.
Metode Fluktuasi atau Fluctuating Fund System
Metode fluktuasi dalam petty cash adalah sebuah metode pengisian dan pengendalian keuangan di mana jumlahnya selalu berubah. Dalam metode fluktuasi pengisian saldo kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan. Hal itulah yang menyebabkan saldo petty cash selalu berubah-ubah. Berbeda dengan metode tetap, pada metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat di dalam sebuah jurnal.
Ciri-ciri Metode Fluktuasi
Beberapa ciri-ciri yang perlu kamu ketahui tentang metode fluktuasi dalam kas kecil:
- Pengisian kembali oleh kasir kas kecil dilakukan di bagian dana debit dalam akun petty cash.
- Setiap bukti-bukti transaksi yang dilaporkan oleh perusahaan kepada kasir kas kecil akan selalu dicatat dalam sebuah jurnal pembukuan kas kecil.
- Besarnya jumlah dana akan terus berubah-ubah atau tidak tetap karena disesuaikan dengan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan yang berkaitan dengan penggunaan dana pada petty cash.
Tujuan Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)
Secara garis besar, keberadaan petty cash memudahkan arus uang masuk dan keluar perusahaan, terutama tugas akuntan. Pembuatan petty cash ini sendiri bukan tanpa alasan. Sebab, keberadaannya sangat penting dalam sebuah bisnis. Bahkan, perusahaan besar sekalipun tetap memerlukan adanya petty cash untuk memenuhi beberapa tujuan penting berikut ini.
- Menghindari beberapa prosedur yang memang tidak efisien dan tidak ekonomis saat diperlukan pengeluaran mendadak dalam nominal yang relatif kecil. Bagi kamu yang sudah berkecimpung didunia bisnis, pasti sangat paham bahwa proses pengajuan uang untuk keperluan tertentu sangat sulit dan memerlukan waktu lama. Padahal, keperluan tersebut harus segera dipenuhi dan untuk kebaikan perusahaan itu sendiri.
- Memudahkan para karyawan maupun staff untuk melakukan pelayanan yang optimal, tetapi terkendala oleh beberapa hal. Nah, adanya kas kecil sangat penting untuk menjaga hubungan antara perusahaan dengan mitra.
- Mempercepat realisasi sebuah kegiatan atau aktivitas yang memerlukan dana secara cepat dan mendadak, tanpa ada perencanaan sebelumnya.
- Masalah perlengkapan ataupun kebutuhan kantor yang memang sudah habis, namun belum segera dipenuhi. Nah, adanya petty cash bisa dijadikan sumber aliran dana keluar sementara untuk memenuhi kebutuhan tersebut dalam waktu relatif cepat. Jika sudah mendapat gantinya, kamu bisa mengembalikannya pada kas kecil tersebut.
Dokumen yang Perlu Dipersiapkan dalam Kas Kecil
Pembuatan petty cash ini memang tidak sembarangan. Harus ada beberapa dokumen penting yang harus ada supaya catatan petty cash tidak diragukan kebenarannya. Begitupula dengan sinkronisasi antara catatan dengan uang real yang ada harus sesuai. Nah, untuk memenuhi hal tersebut, setiap pihak yang terlibat dalam penggunaan uang petty cash harus memberikan bukti konkrit pada setiap transaksi. Tujuannya tidak lain untuk mencegah penyelewengan keuangan dan alat evaluasi keuangan kedepannya. Beberapa dokumen yang diperlukan dalam pencatatan petty cash diantaranya sebagai berikut.
Bukti Kas Keluar
Salah satu syarat dokumen penting yang harus ada dalam sebuah kas kecil adalah bukti kas keluar. Dokumen ini diperlukan supaya saat ada perintah pengeluaran kas, maka bisa langsung ditunjukkan untuk mengetahui pergerakan keuangan dari kas kecil. Pada sistem ini, fungsi bukti kas keluar juga bisa digunakan untuk bahan evaluasi dan saat akan melakukan pengisian ulang saldo yang dimiliki.
Cek
Selain bukti kas keluar, ada dokumen lain yang perlu dimiliki dalam kas kecil yaitu cek. Cek adalah dokumen penting yang biasa digunakan supaya bank bersedia membayarkan sejumlah uang tertentu kepada badan atau individu dengan membawa cek ini. Cek tersebut bisa dikatakan sebagai pembayaran oleh perusahaan melalui jasa bank terlebih dulu. Penggunaan cek ini lebih disukai karena pembayaran secara tunai yang dinilai kurang efisien.
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Ada kalanya, jumlah uang yang tersedia di kas kecil sangat sedikit sehingga tidak sesuai dengan kebutuhan. Nah, jika demikian, maka pengguna bisa langsung mengajukan permintaan pengeluaran pada perusahaan. Namun, proses pengajuannya harus disertai dokumen dan rincian kebutuhan yang rasional serta benar-benar diperlukan. Lebih lanjut, pengisian kembali baru bisa diajukan ketika dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran sebagai bahan pertimbangan tersebut disetujui atau tidak.
Bukti Pengeluaran
Penggunaan dana kas kecil memang sangat membantu banyak pihak. Akan tetapi, meskipun nominalnya kecil, setiap pihak yang menggunakan dana petty cash harus mempertanggungjawabkannya terhadap atasan. Dokumen berupa bukti pengeluaran sangat diperlukan sebagai bukti konkrit terkait apa saja pengeluaran yang kamu lakukan dan bagaimana penggunaannya. Contoh lampiran bukti pengeluaran tersebut seperti nota.
Permintaan Pengisian Kas Kecil
Saat dana petty cash menipis atau dana yang dimiliki tidak lagi mencukupi kebutuhan, maka pemegang dana kas kecil harus segera mengajukan pengisian lang. Nah, keberadaan dokumen ini berfungsi sebagai bukti supaya akuntan yang berkaitan dengan hutang bisa segera memberikan sejumlah kas keluar untuk pengisian dana petty cash.
Itulah beberapa dokumen penting yang harus disertakan pada laporan petty cash. Diharapkan, pemegang dana kas kecil ini benar-benar bertanggung jawab dalam mencatat transaksi yang berlangsung disertai dokumen pendukungnya. Semakin baik catatan keuangan sebuah perusahaan, maka perusahaan tersebut akan semakin terus berkembang.
Cara Mengelola Dana Petty Cash
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, inti dari catatan petty cash adalah transaksi yang berlangsung dengan lampiran bukti uang keluar. Berikut ini cara pengelolaan uang kas kecil dalam sebuah perusahaan supaya tercatat dengan rapi dan sistematis.
Penetapan Batas Saldo pada Petty Cash
Bagi perusahaan yang telah menetapkan pembentukan kas kecil, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan jumlah saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan selama jangka waktu tertentu, misalnya satu bulan. Nah, penentuan jumlah saldo kas kecil bisa dilakukan melalui metode pencatatan. Terdapat dua macam metode pencatatan kas kecil yaitu metode tetap dan metode berubah yang sudah dijelaskan di atas.
Penggunaan Petty Cash
Meskipun sedari awal penggunaan petty cash untuk kebutuhan apapun yang berkaitan dengan pekerjaan, namun ada batasannya. Penggunaan kas kecil hanya diperbolehkan untuk pembayaran pembelian barang/jasa yang telah disetujui oleh Finance Controller. Jadi, sebagai pemegang kas kecil yang ditunjuk harus selalu mencatat segala pengeluaran di dalam buku kas kecil dengan bukti pengeluaran seperti kwitansi, faktor, dan lain-lain. Keseluruhan dokumen tersebut selanjutnya dijadikan arsip atau disimpan.
Setiap selesai melakukan transaksi, tugas pemegang kas kecil harus selalu menghitung saldo kas kecilnya secara fisik untuk dicocokkan dengan catatan yang dibuat. Hal ini penting mengingat transaksi kas kecil juga akan diperiksa oleh Financial Controller. Pemeriksaan oleh financial controller yaitu mencocokkan saldo kas fisik dengan catatan yang ada untuk menghindari adanya kecurangan.
Pengisian Kembali Kas Kecil
Bagaimana jika petty cash sudah hampir habis? Nah, jika pemegang petty cash merasa saldo menipis, maka segera lakukan pengisian ulang pada pihak Finance Controller atau bendahara kas. Langkah awalnya, pemegang petty cash harus mengajukan permintaan pengisian kembali kepada bendahara kas. Selanjutnya, pemegang petty cash juga harus menyiapkan daftar pencatatan pengeluaran dengan dilampiri bukti transaksinya. Jika sudah, pihak bendahara kas akan memberikan bukti tanda terima yang harus ditandatangani pemegang petty cash dan bukti tanggung jawab terhadap saldo yang diberikan. Jika sudah, bendahara kas akan mengirimkan saldo petty cash sesuai nominal yang diajukan menggunakan metode tetap atau metode fluktuatif.
Meskipun penggunaan dana petty cash tergolong mudah, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengelola petty cash, diantaranya:
- Menggunakan petty cash sesuai batasannya yang telah ditetapkan sebelumnya. Ingat, meskipun bisa mengajukan pengisian ulang, pemakaian petty cash tidak boleh melebihi batas yang sudah ditentukan.
- Petty cash tidak boleh digunakan untuk memberikan pinjaman pada karyawan.
- Pengeluaran yang akan dilakukan harus disetujui dulu oleh bendahara kas dengan bukti tanda tangan untuk menghindari penyalahgunaan petty cash.
Setelah membaca artikel ini, apakah sekarang kamu sudah mengerti tentang definisi, manfaat, dan metode yang ada dalam kas kecil? Ternyata kas kecil itu memiliki banyak manfaat ya bagi perusahaan jika pengelolaannya bisa dialkukan dengan baik dan benar. Dalam hal ini, kas kecil tentu saja berkaitan dengan pengeluaran perusahaan dengan nominal yang kecil, jika kamu masih bingung bagaimana mengaturnya kamu bisa menggunakan produk kami yang bernama JojoExpense.
JojoExpense dapat membantumu meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan kamu hingga 76%! Sehingga kamu bisa meminimalisir biaya pengeluaran perusahaan tempat kamu bekerja dengan lebih efisien dan hemat waktu. Jika kamu menggunakan JojoExpense, dijamin pengeluaran perusahaanmu akan tercatat dengan baik dan terhindar dari penipuan keuangan. Penasaran dengan JojoExpense? Kamu bisa mencoba JojoExpense secara gratis untuk mempelajari lebih lanjut. Selamat mencoba!
