Bisnis Lebih Aman dengan Kebijakan Pengeluaran Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan pasti dibutuhkan kebijakan dalam pengeluaran. Hal ini dilakukan untuk mengeluarkan uang sesuai dengan apa yang dibutuhkan, tidak mengeluarkan secara sembarangan.

Dengan mengeluarkan kebijakan kantor dalam pengeluaran, maka pengeluaran akan terukur dan teratur. Tetapi, apa sih kebijakan pengeluaran dalam definisi? Kalau begitu mari kita bahasbersama dalam artikel ini.

Kebijakan Pengeluaran

Secara definisi, kebijakan pengeluaran adalah seperangkat aturan yang ditetapkan perusahaan, yang menentukan cara karyawan diganti untuk semua pengeluaran saat menjalankan bisnis.

Sederhananya, kebijakan ini adalah sebuah daftar harus dilakukan dan tidak untuk karyawan kamu. Tetapi sebenarnya, hal ini lebih dari itu. Untuk karyawan, itu adalah pedoman tentang bagaimana mereka dapat menghabiskan anggaran perusahaan saat bepergian untuk bekerja.

Dengan berpegang pada pedoman ini, mereka dapat dipastikan akan diganti untuk jumlah yang diizinkan dalam kebijakan pengeluaran mereka. Mereka tidak perlu menegosiasikan biaya, karena standar telah ditetapkan dalam kebijakan.

Sebenarnya hal ini sah-sah saja, karena apa yang dipakai oleh karyawan sudah ditentukan oleh perusahaan lewat kebijakannya.

Untuk seorang atasan ada juga beberapa keuntungan yang didapatkan. Dengan memiliki kebijakan pengeluaran yang baik, kamu bisa menghindari penipuan, menetapkan batasan dan membuatnya lebih mudah untuk membuat estimasi.

Dengan memasukkan panduan dan alur kerja yang tepat dalam kebijakan pengeluaran, karyawan akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka saat melaporkan pengeluaran mereka.

Dengan menetapkan batasan, kamu akan tetap bisa mengendalikan pengeluaran, menghindari diskusi, dan akan lebih mudah untuk memercayai karyawan kamu.

Perjanjian yang baik membuat teman baik, bukan? Jika kamu bisa berteman dengan karyawanmu, maka ia akan nyaman dalam bekerja. Akhirnya, seperangkat aturan yang baik akan memudahkan departemen keuangan kamu untuk memperkirakan pengeluaran.

kebijakan pengeluaran

Membuat Kebijakan Pengeluaran dengan Baik

Lalu, dilihat dari keuntungan menggunakan kebijakan pengeluaran juga harus disertai kebijakan yang baik. Lalu bagaimana caranya membuat kebijakan ini yang baik untuk perusahaan kamu?

Kebijakan pengeluaran itu tidak harus panjang, karena tidak ada orang yang suka membaca peraturan dengan panjang lebar dan berlembar-lembar. Melainkan sebaliknya harus simple, sederhana, tetapi terstruktur dan relevan dengan ketentuan kantor perusahaan kamu.

Simple

Kebijakan ini ada untuk mengecualikan pengecualian dan membuat seperangkat aturan standar, bukan untuk merepotkan karyawan.

Jika karyawan merasa direpotkan maka ia akan tidak senang menjalani pekerjaan. Ketika tidak senang, maka kinerjanya tidak produktiv dan akhirnya kinerja kantor menurun.

Terstruktur

Buat kebijakan ini secara terstruktur agar mudah dibaca, dengan mudah dibaca pada nantinya karyawan akan mudah mengerti dengan apa yang tertulis dalam kebijakan pengeluaran perusahaan.

Cara yang baik untuk membuat kebijakan pengeluaran yang bagus adalah dengan mengatur kebijakan pengeluaran perusahaan kamu per kategori.

Relevan

Dimaksud relevan adalah pengeluaran harus sesuai dengan kebijakan kantor. Biasanya kebijakan kantor juga mempunyai relevansi dari ukuran dan budaya perusahaan. Selain dengan kantor, harus disesuaikan dengan hukum dan peraturan keuangan yang berlaku.

Cara Menulis Kebijakan Pengeluaran

Pertama, kamu harus menejelaskan tujuan dari panduan yang kamu buat kepada karyawan. Hal ini dapat membangun kepercayaan karyawan dan juga atasan. Sebisa mungkin kedua belah pihak merasa diuntungkan dengan adanya kebijakan ini.

Setelah itu, kamu harus jelaskan alur kerja dari biaya pengarsipan, proses, persetujuan, dan beberapa aturan umum. Pengeluaran yang dilakukan hanya bisa dilakukan dalam konteks bisnis atau kepentingan perusahaan.

Kwitansi juga diperlukan dalam aktivitas ini, hal ini untuk menunjukkan dimana kita melakukan transaksi dan berapa jumlahnya. Kamu juga harus memberikan batas waktu untuk karyawan yang inging mengajukan biaya untuk keperluan perusahaan.

Inti dari kebijakan ini adalah untuk meninjau dari berbagai kategori atau biaya pusat. Setiap kategori akan membutuhkan aturan khusus. Kategori-kategori tersebut adalah transportasi, penginapan, makan, dan biaya kantor.

Tetapi, kategori ini akan disesuaikan lagi dengan ketentuan-ketentuan kantor.

kebijakan pengeluaran

Cara Meningkatkan Kebijakan Pengeluaran Perusahaan

Untuk meningkatkan kebijakan pengeluaraan perusahaan kamu, kamu bisa menggunakan aplikasi manajemen biaya. Tidak hanya untuk meningkatkan pengajuan tetapi juga untuk secara otomatis menegakkan kebijakan pengeluaran.

Biaya yang diajukan juga dapat dinalaisis berdasarkan kebijakan kantor dan bisa langsung diterima atau ditolak jika tidak sesuai dengan ketentuan kantor.

Selain itu, dengan menggunakan aplikasi manajemen biaya kamu dapat mempersingkat waktu kamu dalam urusan pengeluaran biaya perusahaan.

Berkomunikasi tentang Kebijakan Pengeluaran Perusahaan

Untuk memberi tahu tentang kebijakan pengeluaran perusahaan harus disertai dengan konten yang baik. Kamu tidak bisa memberikan ketentuan sebanyak 8 halaman dan berharap ketentuan itu akan dibaca.

Bekerja dengan perancang internal atau eksternal untuk membuat dokumen kebijakan ini yang akan mengesankan karyawan kamu. Kebijakan pengeluaran kamu hanya efektif jika karyawan mengetahui ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Jadi penting untuk membuat ini mudah diakses tetapi juga untuk memberikan umpan balik rutin ketika karyawan melanggar kebijakan pengeluaran. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan memasukkan kebijakan kamu kedalam platform pengeluaran kamu, membuatnya tersedia untuk karyawan setiap kali mereka mengeluarkan biaya.

Contoh-contoh Pengeluaran Biaya Perusahaan

Lalu apa aja sih pengeluaran-pengeluaran biaya yang ditangguhkan kepada perusahaan. Mungkin seperti yang sudah diucapkan diatas, biaya yang ditangguhkan itu berdasarkan kategori.

Kategori tersebut terdiri dari transportasi, penginapan, makan, dan biaya kantor. Lalu, biaya-biaya seperti apa sih yang biasanya dikeluarkan dari kategori tersebut? Berikut penjelasannya.

Transportasi

Biaya ini dikeluarkan oleh kantor jika kamu berpergian meeting atau ke keluar kota. Saat meeting kamu pastinya menggunakan transportasi untuk menuju tempat meeting.

Nah, saat ini lah kamu bisa meminta biaya pada perusahaan kamu. Biaya tersebut biasanya digunakan untuk bensin jika kamu menggunakan transportasi pribadi dan digunakan untuk membayar transportasi umum.

Jika kamu menggunakan transportasi publik. Jika kamu meeting yang jauh dari kantormu dan harus lewat jalan tol, pastinya kamu akan diberikan biaya tol.

Sama halnya seperti kamu ke keluar kota untuk keperluan perusahaan. Pasti biaya transportasi kamu seperti tiket kereta, pesawat, atau bis untuk ke kota tersebut pasti juga ditangguhkan pada perusahaan.

Penginapan

Saat meeting ke keluar kota atau ada keperluan kantor di luar kota, pastinya tidak hanya sehari melainkan berhari-hari. Maka dari itu, kantor akan menanggung biaya hotel tempat kamu menginap.

Makan

Pastinya biaya makan siang akan ditanggung pada perusahaan. Karena pada siang hari kamu berada di kantor, jadi itu sudah merupakan kewajiban bagi perusahaan. Kadang, beberapa kantor juga ada yang menyediakan makan siang gratis. Hal ini juga tergantung pada ketentuan-ketentuan kantor yang berlaku.

JojoExpense

Nah, untuk mendapatkan biaya-biaya tersebut pastinya kamu harus mengajukan atau reimbursement. Kamu harus membuat proposal untuk pengajuan dana atau kamu membutuhkan struk untuk meminta pergantian uang yang terlah kamu keluarkan.

Maka dari itu kamu bisa menggunakan aplikasi JojoExpense untuk meningkatkan efektifitas bekerja kamu hingga 76%. Untuk reimbursement dana kamu hanya membutuhkan struk, lalu di foto dan dimasukkan pada aplikasi ini, nantinya dana akan cair dan dikirimkan ke rekening kamu. Untuk pembuatan proposal juga bisa menggunakan aplikasi ini, jadi kamu tenang saja. Coba demonya sekarang!