Data dan riset adalah salah satu senjata yang paling berguna dan mudah digunakan dalam urusan apapun. Dengan data yang baik dan jelas, akan muncul sebuah strategi atau keputusan yang minim kesalahan. Dalam sebuah perusahaan data memiliki sebuah peranan yang cukup penting dan dapat digunakan sebagai suplemen untuk menentukan jalannya perusahaan hingga pengambilan keputusan/kebijakan yang terkait dengan kelangsungan perusahaan.
Setiap bagian/divisi yang ada dalam sebuah perusahana baiknya melakukan pekerjaan berdasarkan analisis data yang diperlukan, tidak terkecuali dengan bagian HR/Human Resource. Walaupun HR lebih berfokus kepada manajemen sumber daya manusia dan menjaga hubungan serta iklim komunikasi internal sebuah perusahaan, tetapi HR dapat menggunakan data strategis sebagai salah satu opsi dalam mengambil keputusan terkait dengan manajemen karyawan dan lain-lain. Apa saja sih yang dapat dilakukan sebuah data strategis pada HR/manajemen sumber daya manusia.? Yuk kita lihat!
Data Strategis HR
Biasanya bagian HR sebuah perusahaan menggunakan data strategis untuk memahami dinamika organisasi perusahaan secara mendalam. Selain itu kegunaan data strategis yang digunakan oleh HR dapat digunakan sebagai sebuah acuan untuk melakukan perekrutan, pengembangan, dan keputusan lain yang berkaitan dengan karyawan.
Karena salah satu tugas HR adalah untuk menjaga kepentingan karyawan dan kepentingan perusahaan dapat berjalan beriringan dan tidak mengganggu satu sama lain, maka data yang didapatkan dan dikumpulkan oleh HR akan sangat memiliki dampak kepada internal perusahaan.
Bagaimana data strategis HR dapat digunakan dengan baik
Dengan data strategis yang baik HR perusahaan anda dapat menentukan area/bagian yang menjadi kelemahan atau kekuatan pada satu perusahaan. Biasanya ada 3 area utama yang menjadi fokus ini, yaitu:
Kepuasan karyawan
Kepuasan karyawan dapat diukur dengan pertanyaan seperti “apakah anda senang dengan posisi anda saat ini?”, “seberapa berkomitmenkah anda dengan perusahaan?”
Kepuasan karyawan digunakan sebagai tolak ukur apakah mempertahankan seorang karyawan adalah langkah yang baik atau tidak, mempertahankan karyawan yang tidak puas/tidak berkomitmen bukanlah sebuah keputusan bijak. Karena hal tersebut biasanya berdampak pada performa karyawan yang bersangkutan dan produktifitasnya.
Kompensasi (Pemberian Kompensasi Terhadap Pegawai)
Kompensasi harus diberikan kepada karyawan untuk menjaga semangat, kebahagiaan, dan rasa dihargai dari perusahaan. sejalan dengan tujuan kepuasan karya
wan, dengan pemberian kompensasi yang setimpal akan meningkatkan produktivitas karyawan. Ada beberapa hal yang sekiranya dapat dijadikan acuan dalam hal kompensasi karyawan.
- Pastikan perusahaan membayar seluruh karyawan secara adil dan membuat kebijakan konpensasi yang sesuai
- Lakukan evaluasi kepada karyawan bahkan kepada karyawan yang sebelumnya telah mendapat penghargaan, hal ini penting untuk menjaga objektivitas dan memastikan tujuan perusahaan tetap tercapai.
- Evaluasi gaji setiap karyawan, lakukan penyesuaian terhadap performa karyawan dan karyawan yang mempunyai gaji berlebih atau kurang sesuai dengan performanya.
- Pastikan tidak ada perbedaan pembayaran yang bias terhadap gender ataupun ras karyawan
- Bertindak terbuk jika karyawan bertanya terkait kejelasan gaji yang diterima.
Manajemen Performa Karyawan
Seperti sudah dijelaskan di atas, kompensasi karyawan berhubungan dengan performa karyawan. Biasanya sebuah perusahaan bergantung dengan evaluasi tahunan yang dilakukan kepada karyawan untuk menentukan kompensasi yang diberikan. Tetapi hal tersebut sebenarnya masih belum dapat dikatakan sebagai hal yang objektif. Melakukan evaluasi berkala secara tersembunyi akan lebih menjamin objektivitas dalam menilai seorang karyawan.
Selain itu melakukan komunikasi informal secara regular dengan karyawan secara 4 mata juga akan menjamin objektivitas dan kesempatan untuk mengungkapkan hal yang tidak dapat diungkapkan secara formal dalam rapat bersama.
Manfaat data Strategis HR
Dengan dibantu data strategis yang baik HR dapat mengidentifikasi masalah perusahaan secara lebih jelas, dengan informasi yang cukup maka keputusan yang harus diambil dalam menyelsaikan sebuah permasalahan akan semakin jelas.
- Turnover (Penggantian)
HR dapat menganalisis langkah apa yang perlu dilakukan untuk melakukan optimalisaasi tehadap unit kerja, fungsi unit, posisi, hingga scenario untuk mengurangi kerugian dalam perusahaan
- Mengganti/Mempertahankan
Dengan mengidentifikasi kemungkinan untuk memberhentikan/mempertahankan karyawan perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang harus dilakukan kepada karyawan yang bersangkutan
- Menebak Risiko
Buat sebuah gambaran realistis tentang siapa karyawan yang memili risiko untuk meninggalkan perusahaan dan perkiraan waktu keluarnya. Buatlah sebuah model dari melihat performa karyawan yang mengalami penurunan secara tiba-tiba.
- Bakat
Buat pemetaan tentang rekrutan baru. Perhatiakan rekrutan yang memiliki potensi atau yang bekerja dengan ekstra. Pertimbangkan untuk memberikan perhatian khusus atau jalur karir yang lebih cepat untuk karyawan yang konsisten dengan prestasinya.
- Perekrutan Mendatang
Buat sebuah model tentang perubahan yang terjadi dalam perusahaan, dari yang terbesar hingga yang terkecil. Lihat apakah hal tersebut berpengaruh kepada perekrutan karyawan baru dan faktor lain yang sekiranya terpengaruh.
Bagaimana cara mengelola data strategis HR
Cara paling efektif dalam mengumpulkan dan menganalisa data strategis HR adalah dengan menggunakan piranti lunak/software yang dapat melacak dan mengatur data perkembangan karyawan.tetapi dalam melakukan hal tersebut ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
- Analisis berkelanjutan untuk membantu penyesuaian kebijakan perusahaan dengan apa yang dianggap penting dan berharga oleh karyawan.
- Petakan pola yang sering terjadi pada karyawan yang dapat bertahan lama dan karyawan yang keluar dengan cepat.
- Lakukan pengecekan secara berkala secara manual untuk mengelola data mendasar sebagai pembanding yang lebih detail.
Tetapi belum tentu semua software dapat mengeluarkan data yang sekiranya mudah dipahami. Selain itu untuk mengumpulkan data yang komprehensif dibutuhkan waktu yang cukup lama dan biaya yang besar. Tetapi untuk melakukan evaluasi secara tersembunyi dalam performa karyawan, anda dapat melihat jadwal absensi mereka untuk mencocokan kualitas pekerjaan dan waktu kedatangan/kepulangan karyawan, anda bisa memantau hal ini lebih mudah dengan JojoTimes!
Pantau Karyawan Anda dengan JojoTimes
JojoTimes adalah sebuah sistem HRIS yang memiliki fitur absensi melalui selfie dari perangkat seluler karyawan. Anda tidak perlu lagi repot untuk mengantri absensi di mesin fingerprint ataupun absensi manual. Karyawan hanya tinggal melakukan selfie dan data absensinya akan langsung terekam di sistem HR JojoTimes. Sistem kami merekam semua data, mulai dari wajah, waktu login/absen datang, lokasi absensi, dan waktu absenis keluar/waktu pulang.
Sistem kami memiliki anti fraud yang sudah di uji dan geotagging yang akurat, sehingga karyawan tidak dapat memalsukan data yang diinput ke dalam sistem.
Selain itu JojoTimes memiliki sebuah keunggulan lain, yaitu kemudahan untuk pengajuan, penyetujuan, dan pengaturan cuti secara online. Karyawan dapat mengajukan cuti secara online melalui aplikasi JojoTimes yang terinstall di gawainya. Aplikasi JojoTimes juga membagi cuti-cuti tersebut ke dalam beberapa kategori, seperti cuti sakit, jatah cuti tahunan, hingga izin setengah hari bekerja. Jadi tidak ada kebingungan dalam merekapitulasi jatah cuti antara HRD dan bagian lain.
Selain itu atasan dapat langsung menyetujui permitaan cuti yang dilakukan oleh karyawannya hanya dengan satu sentuhan, membatalkan permintaan cuti, hingga meminta karyawan tersebut meninjau kembali cutinya. Kemudahan-kemudahan seperti ini ditawarkan oleh aplikasi kami, JojoTimes!
