Kesalahan yang Kerap Dilakukan dalam Pengelolaan Invoice

Apakah perusahaanmu sudah mengelola invoice dengan baik? Atau justru perusahaanmu masih suka melakukan kesalahan dalam mengelola invoice? Fokus utama kebanyakan perusahaan adalah penjualan, padahal penagihan itu juga penting lho untuk diurus. Baik pemasukan dan pengeluaran, invoice seharusnya dikelola dan disimpan dengan baik demi keperluan perusahaan kedepannya, seperti laporan keuangan dan keperluan analisis. Sayangnya, banyak perusahaan yang meremehkan pengelolaan invoice sehingga masih banyak terjadi kesalahan dalam hal ini. Seperti, nota pembayaran yang tercecer, mungkin kamu menganggap itu bukan masalah besar, namun sebenarnya hal-hal seperti itu sangat berpengaruh loh terhadap keakuratan dan transparansi keuangan perusahaan kamu.

Berikut adalah beberapa kesalahan yang seringkali terjadi dalam pengelolaan invoice.

1. Menomorduakan tagihan

Kebanyakan pengusaha memfokuskan pada penjualan produk atau jasa. Mereka berusaha menjual produk atau jasa sebanyak-banyaknya. Jika klien belum memiliki uang atau baru bisa berhutang, cukup banyak pengusaha yang memberikannya demi menggaet banyak klien. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan hal tersebut, namun semua hutang dan penagihan tersebut harus dicatat. Selain itu, hutang-hutang tersebut juga harus dilacak. Jangan sampai ada hutang yang terlupakan sampai tidak dibayar oleh klien. Yang ada usahamu bukan untung, malah rugi.

konflik karyawan yang rawan

2. Format invoice sulit dipahami

Coba kamu perhatikan sekali lagi format invoice-mu. Apakah tampilan invoice-mu sudah cukup memudahkan klien membaca? Banyak perusahaan tidak memperhatikan aspek estetika dari invoice, padahal sebenarnya kerapihan invoice juga penting untuk membantu klien menerima informasi dengan jelas dan detail. Jika tampilan invoice-mu kurang bersahabat, mungkin kamu perlu merapikannya. Jangan sampai pembayaran tagihan dari perusahaanmu terlambat karena klien kurang paham apa yang kamu sampaikan

3. Deskripsi informasi yang ingin disampaikan kurang jelas

Selain aspek kerapian, kamu juga perlu memperhatikan kelengkapan detail invoice. Detail harga item, pajak, dan potongan harus tertera dengan jelas di dalam invoice. Jangan sampai klien menganggap salah harga karena deskripsi pricing yang tidak jelas dan lengkap. Oleh karena itu, penting untuk mencantumkan detail produk dan additional cost di invoice

4. Tidak memberitahukan tenggat waktu dan denda

Dua hal yang tidak boleh terlupakan dalam invoice adalah batas waktu pembayaran dan denda yang akan klien terima jika telat melakukan pembayaran. Kamu perlu mengingatkan kapan paling lambat klien-mu harus membayar tagihan dan jika telat membayar, klien akan dikenakan sejumlah denda. Denda telat pembayaran ini wajib kamu beritahu sejak awal ya. Dan, jangan pernah sekali-kali menambahkan denda lebih dari yang kamu sebut di awal. Karena hal tersebut dapat menimbulkan ketidakpercayaan dan hubungan yang ada menjadi tidak sehat.

5. Tidak mengirim invoice tepat waktu

Daripada kamu terus memusatkan kesalahan pada klien, coba deh kamu merefleksikan diri. Apakah perusahaanmu sudah mengirim invoice tepat waktu? Jangan-jangan justru perusahaan-mu yang mengirim invoice dalam rentang waktu yang terlalu dekat sehingga menyulitkan klien untuk melakukan pembayaran. Untuk itu, kamu perlu memastikan bahwa kamu mengirimkan invoice dari jauh-jauh hari.

6. Tidak memiliki payment reminder

Jika kamu merasa sudah melakukan semuanya, kok masih saja ya ada klien yang terus terlambat membayar tagihan. Mungkin kamu butuh payment reminder untuk mengingatkan klien kapan mereka harus membayar. Payment reminder ini bisa dilakukan lewat berbagai cara, dari online sampai manual. Mungkin dengan cara ini, klien kamu akan membayar tagihan tepat waktu.

7. Merasa tidak enak

Sebagai manusia biasa, mungkin kamu pernah merasa sungkan atau tidak enak ketika harus menagih klien-mu. Kamu pasti tidak ingin klien-mu berpikir kamu tidak mempercayai mereka. Tapi, sebenarnya menagih itu bukan hal yang tabu dilakukan kok. Kamu sebagai penjual jasa atau produk berhak menagih klien yang telah membeli produk atau jasa-mu. Jangan sampai rasa tidak enak-mu membuat klien menunggak tagihan ya.

8. Terlalu percaya pada kepercayaan

Setiap perusahaan pasti memiliki klien yang begitu loyal dan telah lama bekerja sama. Klien seperti ini biasanya menjadi pelanggan yang sangat kamu percaya. Sangat bagus memang apabila kamu mampu membangun hubungan yang sehat dengan klienmu. Tapi dalam urusan tagihan, kamu tidak boleh menyepelekan meski dia pelanggan setiamu. Sekali lagi, kamu sebagai penyedia produk atau jasa berhak untuk melakukan penagihan kalau pelanggan setiamu belum membayar tagihan. Klien yang baik akan berusaha membayar tepat waktu demi menjaga hubungan dan nama baik.

9. Syarat dan ketentuan tidak jelas

Setiap invoice harus memiliki syarat dan ketentuan yang jelas. Syarat dan ketentuan ini harus disampaikan dari awal sehingga tidak terjadi miskomunikasi antara kedua perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaanmu perlu menjelaskan ketentuan-ketentuan dengan lengkap dari awal agar proses bisnis berjalan dengan lancar.

10. Tidak memberikan metode pembayaran yang cukup

Beberapa perusahaan memiliki kebijakan pembayaran yang sedikit menyulitkan klien. Misalnya, pembayaran dilakukan dengan transfer ke bank tertentu saja. Kebijakan seperti ini dapat menyulitkan klien dalam melakukan pembayaran, bahkan bisa membuat klien menunda pembayaran. Sebaiknya, perusahaan-mu memberikan berbagai macam opsi metode pembayaran. Pada pilihan transfer, berikanlah beberapa opsi bank yang mampu menerima pembayaran. Dengan begitu kamu dapat lebih menjangkau semua klien. Jika urusan pembayaran mudah, maka kemungkinan klien-mu telat bayar juga semakin kecil.

11. Dokumentasi invoice masih berantakan

Ini adalah kesalahan invoice yang paling sering dilakukan. Coba perhatikan lagi dokumentasi invoice perusahaanmu. Apakah invoice-mu sudah dikelola dengan baik? Tahukah kamu bahwa Invoice sangat penting untuk didokumentasikan? Sebab, invoice menjadi sumber utama dalam penulisan laporan keuangan yang akurat dan transparan. Jangan sampai invoice-mu berantakan dan tidak lengkap. Ketidak lengkapan data ini dapat membuat laporan keuangan menjadi tidak jelas dan rentan dicurangi.

Agar invoice-mu tidak berantakan dan terhindar dari kecurangan, kamu perlu mengelolanya secara digital. JojoExpense bisa menjadi solusi efektif terhadap masalah tersebut. JojoExpense mampu me-recap dan meng-archive semua invoice yang nantinya akan berguna untuk bahan analisis kedepannya.

Selain itu, JojoExpense juga dapat mengontrol budget perusahaan dengan advance expense system. Dengan JojoExpense, mengatur expense perusahaan semudah membalikkan telapak tangan dan dapat dilakukan kapan pun, dimana pun. Prosesnya juga sangat cepat karena semua dilakukan secara real-time.

Proses reimbursement pun menjadi lebih efektif karena JojoExpense memiliki reimbursement flow yang sangat sistematis dan mudah digunakan baik oleh approver dan karyawan. Biasanya klien kami dapat memangkas reimbursement time hingga 70%. Selain itu, kamu juga bisa menerima rincian pengeluaran perusahaan secara detail karena karyawan harus memenuhi sejumlah data, termasuk foto struk pembayaran, dan lain-lain jika ingin mengajukan reimbursement. Karyawan juga tidak dapat berlaku curang sebab JojoExpense memiliki fraud detection system yang mampu mendeteksi jika terjadi kejanggalan. Kecurangan di perusahaan kamu dapat semakin diminimalisir dengan JojoExpense

Bagaimana dengan pengelolaan invoice perusahaanmu? Yuk coba lebih perhatikan lagi pengelolaan invoice-mu dan cobalah untuk mengelola invoice dan expense melalui sistem digital yang tidak memungkinkan kecurangan!