Suatu organisasi ataupun perusahaan pasti membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kapasitas di bidang tertentu dalam menjalankan seluruh kegiatannya. Setiap sumber daya manusia sebagai pelaksana visi dan misi perusahaan harus melalui proses seleksi yang ketat. Itulah mengapa manajemen SDM menjadi hal yang paling penting untuk dilakukan oleh suatu perusahaan ataupun organisasi.
Apa itu manajemen SDM?
Secara garis besar, manajemen SDM merupakan salah satu bentuk upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatur sumber daya manusia yang dimiliki. Pada akhirnya, sumber daya yang ada akan diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam suatu perusahaan manajemen SDM atau yang sering disingkat dengan MSDM ini terfokus pada kegiatan rekrutmen sumber daya manusia, pengelolaan sekaligus pengarahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Nah, salah satu upaya perusahaan untuk menerapkan MSDM ini adalah dengan membentuk divisi Human Resources (HR).
Pada dasarnya, HR akan memberikan beragam pengetahuan seputar perusahaan, layanan administrasi, pelatihan, manajemen talenta, pembinaan, peralatan, saran hukum dan pengawasan untuk perusahaan. Adapun fungsi dari divisi HR ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.
Di samping itu, divisi HR juga bertanggung jawab penuh dalam mengembangkan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan implementasi kultur perusahaan kepada seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
Bukan hanya itu saja, divisi HR juga bertanggung jawab untuk memastikan setiap karyawan bekerja secara maksimal dengan memberikan semacam pemberdayaan khusus karyawan.
Fungsi Manajemen SDM
Dari pembahasan sebelumnya bisa kita pahami, bahwa MSDM mampu memberikan kontribusi besar untuk suatu perusahaan. melalui SDM, pengelolaan terhadap seluruh kegiatan yang melibatkan setiap elemen sumber daya manusia bisa berjalan lebih mudah. Tentu saja, hal ini tak lepas dari fungsi MSDM itu sendiri.
Adapun fungsi dari MSDM adalah sebagai berikut:
Staffing
Fungsi pertama dari MSDM adalah staffing atau yang juga dikenal sebagai pengelolaan terhadap tenaga kerja organisasi. Dalam setiap penerapannya, staffing ini dilakukan dalam tiga tahapan, yakni perencanaan, penarikan, dan seleksi.
Staffing berperan penting dalam membantu perusahaan merekrut sumber daya manusia berkualitas dalam melakukan setiap tugas serta tanggung jawabnya.
Performance evaluation
Siapapun yang bekerja pada divisi SDM selalu bertanggung jawab terhadap serangkaian pembinaan dan pengawasan terhadap tenaga kerja yang dimiliki perusahaan. Hal tersebut sangat memudahkan perusahaan dalam mengevaluasi karyawan ataupun calon karyawan yang terpilih nantinya. Setiap proses evaluasi atau penilaian juga dilakukan berdasarkan standar yang ditetapkan oleh divisi SDM bersangkutan.
Compensation
Divisi SDM juga bertanggung jawab dalam mengatur gaji setiap karyawan dalam suatu perusahaan. Seperti yang diketahui, gaji adalah bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan atas kinerja karyawan. Oleh sebab itulah, pengelolaan gaji memberikan pengaruh cukup signifikan dalam iklim kerja suatu organisasi.
Training and Development
Manajemen SDM juga berfungsi sebagai pusat pelatihan bagi seluruh elemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Tujuannya supaya karyawan mampu bekerja secara maksimal. Tak hanya itu saja, SDM juga bertanggung jawab penuh untuk memberikan solusi terhadap berbagai kendala yang dialami karyawan untuk memaksimalkan kinerjanya.
Employee relation
Salah satu tugas dan tanggung jawab MSDM adalah berupaya membangun relasi yang baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan tenaga kerja, seperti serikat pekerja. Hal ini bertujuan untuk menciptakan iklim kerja yang kondusif bagi karyawan, karena pada akhirnya berbagai permasalahan bisa diatasi dengan baik. Relasi semacam ini juga bertujuan untuk menghindari kemungkinan karyawan melakukan tindakan demonstrasi yang pasti merugikan perusahaan.
Personal research
Perlu diketahui, tugas utama MSDM adalah mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh karyawan di lingkungan perusahaan. Selain itu, MSDM harus mampu melakukan analisis terhadap setiap permasalahan, seperti misalnya PHK dan memberikan solusi terbaik. Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan dari beragam hal yang bisa mengganggu kinerjanya.
Safety and Health
Iklim yang kondusif, aman, dan sehat bisa membuat karyawan melakukan pekerjaannya secara maksimal. Nah, salah satu tanggung jawab MSDM adalah memberikan jaminan keselamatan kerja sekaligus kesehatan bagi seluruh elemen SDM terkait dalam suatu organisasi.
Tujuan manajemen SDM
Setiap orang yang berjalan tanpa arah dan tujuan tentu akan tersesat pada akhirnya nanti. Hal yang sama juga berlaku untuk perusahaan. Tanpa adanya tujuan yang jelas, suatu perusahaan tidak akan pernah memiliki target yang hendak dicapai dan untuk apa perusahaan tersebut berdiri. Melalui penerapan manajemen SDM, perusahaan bisa lebih mudah menentukan tujuan dan mengukur pencapaiannya.
Tujuan MSDM menurut para ahli
Jika kita membahas tentang tujuan MSDM dalam suatu perusahaan, para ahli pun turut mengemukakan pendapatnya. Salah satu ahli ekonomi asal Indonesia, Sunarto pun menjabarkan setiap poin tujuan MSDM pada suatu perusahaan, di antaranya:
- Merekrut sekaligus mempertahankan SDM perusahaan yang terampil, memiliki motivasi tinggi, dan bisa dipercaya untuk menjalankan segala tugas organisasi.
- Melakukan peningkatan dan juga perbaikan terhadap kualitas sumber daya dalam organisasi melalui kontribusi, kemampuan, serta kecakapan SDM dalam pelaksanaan berbagai kegiatan operasional.
- Mengembangkan sistem kerja yang efektif melalui tiap tahapan dan prosedur perekrutan calon SDM dalam suatu organisasi.
- Mewujudkan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis bagi seluruh SDM.
- Menyeimbangkan berbagai keperluan sumber daya manusia yang dimiliki setiap organisasi.
- Memberikan penghargaan kepada seluruh elemen SDM atas prestasi kerja yang telah dicapai dalam suatu periode tertentu.
- Meningkatkan kesejahteraan SDM, baik secara jasmani maupun rohani.
- Memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh SDM untuk bekerja secara maksimal.
- Melakukan pendekatan humanis terhadap setiap SDM atas dasar perhatian, transparansi, dan keadilan.
- Mengelola setiap elemen SDM dengan memperhatikan perbedaan kebutuhan setiap individu ataupun kelompok dalam berpendapat.
Tujuan MSDM secara umum
Selain mengacu pada pendapat para ahli ekonomi, MSDM juga memiliki tujuan secara umum, yakni sebagai berikut:
- Sosial
MSDM juga memiliki tujuan sosial yang berupa pertanggungjawaban secara sosial terhadap tantangan tenaga kerja perusahaan. Selain itu, setiap MSDM juga bertanggung jawab penuh terhadap seluruh keperluan elemen SDM dalam suatu organisasi. Bahkan dikatakan pula, MSDM bertugas untuk mengurangi efek buruk yang kemungkinan terjadi dan mengancam pencapaian tujuan organisasi.
- Organisasional
Tujuan MSDM selanjutnya adalah organisasional atau sasaran formal yang dibuat dan disusun dengan baik dan memiliki tingkat efektivitas tinggi. Sasaran yang dibuat tersebut memiliki tujuan untuk membantu perusahaan dalam mencapai setiap tujuannya. Pada dasarnya, tujuan organisasional ini memberikan pandangan, bahwa manajemen mengakui keberadaan setiap SDM.
- Fungsional
Selanjutnya adalah tujuan fungsional atau yang biasa disebut dengan fungsional objective. Berdasarkan tujuan tersebut, MSDM perusahaan harus mampu mempertahankan kontribusi elemen sumber daya manusia di setiap bidang. SDM yang dimiliki perusahaan harus dirawat dengan baik supaya mereka mampu memberikan kontribusi secara optimal bagi keberlangsungan perusahaan.
- Pribadi atau individual
Setiap manajer SDM di suatu perusahaan pasti diberi wewenang untuk memperhatikan tujuan pribadi atau individu kepada setiap SDM yang ada. Tujuan pribadi ini harus diarahkan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan supaya memudahkan pencapaian tujuan organisasi.
Melalui tujuan pribadi semacam ini, perusahaan bisa memanfaatkannya untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga tercipta kontribusi yang optimal. Kontribusi seluruh elemen SDM dalam pelaksanaan tugas secara optimal ini bakal membuat tujuan perusahaan lebih mudah dicapai.
Kesalahan umum MSDM
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) tentu dibutuhkan oleh perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar. Tetapi seringkali posisi ini disep
elekan oleh perusahaan sehingga banyak yang menempatkan tenaga SDM yang tidak sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.
Manusia tidak ada yang sempurna, begitupun tim HRD. Manajemen sumber daya manusia ditugaskan oleh perusahaan untuk mencetak karyawan yang potensial dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tetapi tidak jarang juga manajemen SDM melakukan kesalahan yang dampaknya cukup merugikan perusahaan. Dibawah ini Jojonomic akan membagikan kesalahan-kesalahan yang umum terjadi oleh manajemen SDM. Yuk disimak!
Informasi Mengenai Karyawan yang Tidak Lengkap
Penting bagi perusahaan untuk melengkapi profil karyawan seperti informasi dasar, riwayat pekerjaan, detail gaji, dan yang lainnya agar data yang dimiliki oleh perusahaan sesuai dengan keadaan karyawan saat ini. Demi menaati perusahaan, tim HRD sebaiknya selalu memperbarui informasi tentang karyawan dan disimpan dengan baik.
Manajemen SDM yang tidak menerapkan aturan seperti itu dalam perusahaan mereka sebenarnya membuat kesalahan sumber daya manusia yang cukup substansial namun umum.
Menyepelekan Pelatihan Sumber Daya Manusia
Meluangkan waktu untuk memberi pelatihan kerja kepada karyawan merupakan salah satu investasi yang tentu saja berharga untuk perusahaan. Dengan memasukkan pelatihan dalam proses orientasi, karyawan perusahaan akan menjadi lebih terlibat penuh dan memahami cara menggunakan keterampilan mereka untuk memberikan manfaat terbaik bagi perusahaan Anda.
Manajemen SDM yang menyediakan waktu untuk pelatihan juga memberikan dampak yang dapat dirasakan secara langsung oleh perusahaan. Karyawan merasa lebih bersemangat untuk mengerjakan semua tugas yang diajarkan selama pelatihan dan orientasi. Selain itu, karyawan mampu melakukan lebih banyak hal untuk perusahaan tempat ia bekerja.
Perlu diingat pula, penting bahwa kinerja karyawan tercermin secara akurat dalam ulasan kinerja mereka. Termasuk keterampilan, bidang, peluang dan pertumbuhan.
Gegabah dalam Merekrut Karyawan Baru
Proses perekrutan dan promosi yang tergesa-gesa dapat menyebabkan sejumlah masalah bagi perusahaan. Banyak yang harus dipertimbangkan sebelum tim HRD memutuskan untuk mencari karyawan baru untuk perusahaan.
Hal yang harus dipertimbangkan adalah apakah perusahaan membutuhkan karyawan tambahan dalam waktu dekat? Jika iya, kandidat yang seperti apa yang dibutuhkan oleh karyawan? Apa goals yang ingin dicapai oleh perusahaan?
Perusahaan lebih baik menunggu waktu yang cukup lama untuk mendapatkan calon karyawan baru yang potensial dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dibanding merekrut kandidat yang dapat direkrut dalam waktu cepat tetapi kompetensinya kurang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pemberian Job Description yang Tidak Lengkap
Job descriptions adalah sebuah referensi yang penting untuk dijelaskan sesuai dengan apa yang sebenarnya akan dilakukan oleh kandidat yang akan melamar maupun karyawan yang sudah bekerja tersebut pada perusahaan. Hal ini tidak bisa dianggap sepele karena mereka perlu mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai dengan posisi yang ditempati atau diinginkan pada perusahaan.
Seringkali tim HRD yang menyebarkan lowongan pekerjaan kurang memberikan penjelasan job description secara lengkap. Sehingga pada saat melakukan wawancara, kandidat bingung karena apa yang didiskusikan selama wawancara lebih banyak daripada apa yang dijelaskan pada lowongan kerja yang telah dibuat oleh perusahaan
Menjanjikan Hal yang Tidak Sesuai
Ketika anggota tim HRD sedang melakukan wawancara dengan kandidat calon karyawan, ataupun penawaran jabatan kepada karyawan tetap, seringkali terjadi false commitment atau menjanjikan sesuatu yang tidak sesuai dengan kenyataan. Saat merekrut kandidat yang potensial, pihak manajemen SDM terkadang mempermanis kompensasi yang akan didapat, menjanjikan promosi, menyoroti potensi pertumbuhan atau menjanjikan hal-hal yang lebih baik.
Terkadang perusahaan gagal untuk memenuhi janji serta pertumbuhan yang dijanjikan tim HRD selama perekrutan tidak menjadi nyata. Meskipun hal ini dilakukan untuk meningkatkan keinginan kandidat, manajer SDM sebaiknya menahan diri untuk tidak membuat janji yang mungkin tidak seharusnya disampaikan. Kesalahan manajemen SDM yang umum ini menyebabkan karyawan yang kecewa di sebagian besar perusahaan.
Kebijakan SDM yang Kurang Memadai
Jangan mengabaikan pentingnya audit SDM internal. Sisihkan waktu setiap tahun untuk memastikan kebijakan SDM perusahaan lengkap dan update.
Contoh kasus, perusahaan tidak memasukkan kebijakan vacation payout dalam buku aturan perusahaan atau proses pengaduan ataupun bencana dan kekerasan di tempat kerja pada perusahaan. Hal ini dapat menciptakan situasi di mana karyawan dapat mengundurkan diri dari perusahaan dengan vacation payout yang tidak digunakan. Jika mereka tidak tahu sebelumnya mengenai peraturan terkait vacation payout, tentu karyawan tersebut akan mengajukan komplain.
Subjektif Terhadap Karyawan
Merupakan hal yang lumrah untuk lebih menyukai seseorang daripada yang lain, namun lebih baik jika menjaga hal tersebut hingga di luar kantor. Jika manajemen SDM perusahaan menetapkan peran atau tugas tertentu hanya untuk beberapa orang, atau ikatan yang terbentuk antara bos dan karyawan, hal tersebut akan memengaruhi karyawan lainnya.
Atas dasar kecenderungan atau kesukaan terhadap segelintir karyawan, anggota manajemen SDM memberikan perlakuan istimewa padahal mereka tidak menciptakan prestasi yang signifikan. Hal ini dapat mempengaruhi perasaan karyawan yang secara tidak langsung akan mengakibatkan berkurangnya produktivitas di tempat kerja. Jadi, yang terbaik adalah tidak menjadi subjektif di tempat kerja.
Kurang Menaati Aturan UU Ketenagakerjaan
Pemerintah telah membuat UU Ketenagakerjaan yang wajib untuk dipatuhi oleh semua perusahaan dalam skala apapun dan bisnis apapun tanpa terkecuali. Manajemen SDM harus menyertakan UU Ketenagakerjaan dan aturan pemerintah lainnya dalam peraturan perusahaan. Salah satunya yaitu seperti pasal-pasal yang sudah pernah disebutkan dalam artikel mengenai masa percobaan kerja.
Seringkali bisnis atau usaha dalam skala kecil kurang menaati aturan dan anjuran yang disebutkan dalam UU Ketenagakerjaan. Seperti aturan mengenai upah minimum yang telah ditentukan, lembur, cuti keluarga, keamanan karyawan, pelecehan seksual, serta aturan aturan lainnya yang jika tidak diikuti dengan baik oleh bisnis atau perusahaan dapat dipidana atau membayar denda yang nilainya tentu saja tidak sedikit.
JojoTimes, Solusi Untuk Mengurangi Kesalahan Manajemen SDM
Jika manajemen SDM dapat bekerja dengan maksimal, tentu saja dampak positif yang bisa dirasakan oleh perusahaan. Memang rasanya sulit jika harus melakukan hal yang sempurna tanpa ada kesalahan secara terus menerus. Maka dari itu diciptakanlah teknologi HR yang dapat memudahkan perusahaan utuk mengerjakan tugas perusahaan, salah satunya teknologi yang secara fleksibel mampu mengontrol Kebijakan cuti dan lembur seperti yang dimiliki oleh JojoTimes.
Produk yang dimiliki oleh Jojonomic ini dapat membantu perusahaan kamu untuk mengatur dan mengelola jadwal dan shift kerja karyawan sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan. Selain itu, karyawan perusahaanmu dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini kamu selalu dapat memastikan bahwa karyawan kamu benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
