Di era sekarang ini, kemajuan jaman membuat konferensi antar seseorang atau bahkan beberapa orang dapat dilakukan secara virtual. Demikian juga pada sebuah perusahaan, melaksanakan konferensi HR virtual dirasa bukan hal yang sulit ataupun baru lagi. Solusi ini paling tepat digunakan bagi perusahaan dengan banyak cabang dimana-mana. Sehingga untuk memastikan pertemuan secara teratur antara anggota tim HR di satu tempat dengan tempat yang lain, maka cara ini sering kali dipilih sebagai solusi tepatnya.
Tentu saja masih banyak yang belum memahami dan masih merasa bingung apa sebenarnya konferensi HR virtual ini. Apalagi jika belum pernah melihat atau bahkan tergabung sendiri di dalamnya. Pasti muncul pertanyaan dalam benak apa sebenarnya manfaat dan tujuan dilakukan hal tersebut. Lantas bila ingin memulainya bagaimana cara untuk segera melakukan hal ini dengan cara yang efektif dan efisien.
Oleh sebab itu bila tidak paham seperti apa wujud dari hal tersebut, ada baiknya menyisihkan waktu untuk membaca beberapa informasi berikut ini. Di bawah ini ada beberapa informasi terkait dengan konferensi yang dilakukan oleh para anggota tim HR secara virtual atau tidak bertatap muka secara langsung. Secara lebih jelasnya, berikut ini beberapa hal berkaitan dengan tujuan, manfaat, langkah serta pelaksanaannya.
Tujuan
Pertama-tama tentu yang banyak dilihat yaitu apa yang menjadi dari tujuan melakukan hal tersebut. Tentu sebuah perusahaan yang professional dan besar sering kali melakukan hal ini secara berkala. Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dari melakukan konferensi secara virtual. Antara lain yaitu untuk:
- Memastikan perkembangan dan kondisi tiap cabang perusahaan dimana saja berada. Dengan demikian memantau perkembangan kondisi perusahaan jauh lebih mudah.
- Melihat segala problematikan yang muncul dalam hal kepegawaian perusahaan. Sehingga dapat menyelesaikan masalah pegawai lebih cepat.
- Memberikan efisiensi waktu yang menyeluruh. Sehingga jauh lebih hemat tenaga, waktu dan juga memberikan kesempatan yang lebih optimal.
- Mengerti dan memahami tim HR di setiap cabang dan terhubung dengan pusat secara berkala.
Langkah-Langkah
Selanjutnya hal penting lainnya yaitu mengetahui bagaimana langkah-langkah untuk melaksanakan tipe konferensi semacam itu. Maklum saja, masih belum semua perusahaan melek akan teknologi dan mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk melaksanakan pertemuan secara virtual. Walaupun saat ini sudah banyak media yang bisa membantu sebagai sarana terciptanya kondisi tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa langkah umum yang bisa dilakukan supaya dapat melakukan konferensi HR secara virtual satu dengan yang lain.
- Sebaiknya carilah waktu lebih dulu kapan setiap perwakilan tim HR akan memiliki waktu untuk saling bertemu Bersama. Usahakan yang terpenting pemimpin dari tim pusat hadir untuk memberikan pengarahan.
- Buatlah undangan untuk setiap tim di setiap cabang dan pastikan kehadiran perwakilan tiap tim.
- Mintalah tim IT untuk melakukan pemasangan alat yang dibutuhkan untuk melakukan konferensi HR virtual pada waktu yang ditentukan. Pastikan alat berjalan dengan baik dan terhubung dengan semua cabang yang mengikuti konferensi.
- Buatlah materi yang memadai sesuai kebutuhan yang perlu untuk dibahas bersama seluruh tim HR di seluruh cabang. Misalnya apabila ada informasi penting yang harus dibagikan. Atau misalnya ada perubahan kebijakan dari pusat yang harus diikuti oleh seluruh cabang.
- Pastikan seluruh sarana pendukung dalam kondisi yang optimal. Pastikan pula jaringan intranet maupun internet dalam kondisi yang baik dan memadai sehingga konferensi tidak terputus dan berjalan sesuai arahan.
- Jangan lupa untuk memeriksa volume yang dikeluarkan sepanjang konferensi berlangsung supaya penjelasan yang diberikan tersampaikan dengan baik. Bila perlu berikan presentasi untuk gambaran yang lebih baik.
Manfaat Konferensi HR Virtual
Tidak jauh dari tujuannya, memang melaksanakan kegiatan semacam ini membawa banyak manfaat yang lebih baik pada perusahaan. Dengan memilih pertemuan secara virtual dengan ruti, ada beberapa hal dan manfaat yang bisa diperoleh perusahaan secara optimal. Antara lain manfaatnya yaitu sebagai berikut:
- Menghemat biaya yang diperlukan daripada melakukan koordinasi secara langsung melalui tatap muka. Bayangkan banyaknya biaya yang harus dibayarkan untuk setiap tim HR hanya untuk berkumpul dan melakukan meeting secara berkala.
- Membahas semua agenda kepentingan yang berhubungan dengan HR di setiap cabang perusahaan. Sehingga didapatkan solusi yang lebih riil dan lebih efektif menyelesaikan permasalahan di setiap cabang perusahaan.
- Mengenal satu dengan yang lain secara lebih dekat dan memahami apa saja kapasitas maupun membagi tugas setiap tim HR yang berada di pusat maupun di cabang secara optimal.
- Melakukan koordinasi yang jauh lebih praktis dan didukung oleh teknologi dan inovasi yang lebih menarik lain daripada yang lain.
Sarana dan Prasarana
Tentu sangat penting untuk memahami lebih lanjut sarana yang memadai untuk menciptakan kondisi yang ada ini. Pastinya konferensi virtual akan susah terlaksana tanpa teknologi dan alat yang memadai. Oleh sebab itu sebaiknya perusahaan berusaha untuk berinvestasi dalam hal ini supaya memangkas biaya yang kurang penting lainnya seperti yang telah disebutkan di atas sebelumnya. Sehingga nantinya tim HR perusahaan tetap selalu terhubung namun dengan cara yang lebih efisien dan praktis.
Untuk diketahui, berbagai macam prasana yang digunakan termasuk microphone yang cukup handal. Lantas perlu juga memiliki PC yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Selanjutnya menggunakan speaker dan peralatan sejenis yang baik juga sebaiknya disediakan. Terakhir tentu membutuhkan software yang tepat yang bisa memfasilitasi konferensi yang diadakan secara virtual ini.
Pentingya memiliki teknologi modern yang membantu perusahaan lebih maju seperti konferensi HR virtual memang sangat diperlukan. Demikian halnya tadi software pendukung yang bisa membantu berjalannya sistem tersebut. Salah satunya yang bisa mempermudah pekerjaan tim HR di sebuah perusahaan yaitu dengan menggunakan JojoTimes. Sebagai teknologi baru yang mempermudah perusahaan dalam memantau dan melihat kinerja karyawan ini dirasa cukup optimal untuk diterapkan. Melalui penggunaan JojoTimes maka akan memangkas lebih banyak waktu para tim HR menjadi jauh lebih praktis dan efisien. Sehingga pekerjaan tidak perlu menumpuk dan dapat cepat diselesaikan setiap harinya.
Tentu saja produk ini didukung oleh berbagai rangkaian fitur menarik untuk dilihat lebih jauh. Misalnya saja yaitu beberapa fitur berikut ini:
- Check in and Check Out Monitoring
- Fake ID Detection
- Biometric Face Recognition
- Customizable Overtime Policy
- Integrated Attendance System
Serta masih banyak lagi fitur lainnya yang dijamin cukup baik dan membantu pekerjaan HR semaksimal mungkin. Oleh sebab itu jangan biarkan efisiensi tim HR perusahaan tergerus oleh banyak kegiatan termasuk mengadakan meeting di luar kantor. Upayakan saja cara yang lebih efisien dan efektif. Salah satunya dengan segera memesan coba gratis JojoTimes di kantor Anda. Jangan khawatir akan merasa rugi atau tidak bermanfaat. Dijamin mulai dari mencoba secara gratis ini, maka seluruh sistem HR perusahaan Anda akan berubah menjadi lebih baik!
