Kelola Pengeluaran Perusahaan dengan Software Manajemen Biaya

Di jaman yang sudah serba modern ini segala sesuatu harus lah serba mudah dan sederhana. Semua bisa dikerjakan hanya di genggaman tangan. Perangkat lunak- perangkat lunak kini banyak macam dan manfaatnya. Salah satunya adala perangkat lunak manajemen biaya. Saat ini perusahaan-perusahaan menggunakan perangkat lunak sebagai alat bantu dalam membantu setiap urusan dan kebutuhan perusahaan. 

Sebelum lebih jauh lebih baik kita mengetahui apa itu perangkat lunak manajemen biaya. Yuk , kita simak bersama!

Pengertian Manajemen Biaya 

Manajemen biaya adalah sistem yang digunakan dalam bisnis untuk memproses, membayar dan mengaudit pembelanjaan bisnis mereka. Biaya ini biasanya mencakup perjalanan dan hiburan karyawan. Sistem manajemen pengeluaran juga dapat digunakan untuk pebisnis kecil untuk mengelola dan memantau pengeluaran bisnis mereka.

Perangkat lunak ini biasanya mencakup fungsi untuk memasukkan biaya yang akan dikeluarkan untuk persetujuan melalui aplikasi telepon genggam atau web browser. Biasanya perangkat lunak ini sudah dilengkapi dengan teknologi yang sudah terhubung dengan pelacak waktu, manajemen perjalanan, penggajian, akuntansi dan manajmenen tenaga kerja.

Konsep manajemen biaya

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa manajemen biaya merupakan usaha untuk mengoptimalkan biaya-biaya perusahan dari pengertian tersebut terdapat empat konsep manajemen biaya yaitu : 

Konsep Nilai Tambah

Perusahaan harus melakukan aktivitas  atau kegiatan yang memiliki nilai tambah terhadap perusahaan. Kegiatan dan aktivitas tersebut harus pula dilakukan dengan cara-cara yang efektif dan efisien agar tidak menimbulkan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah. Hal tersebut dilakukan agar biaya yang dikeluarkan bisa dioptimalkan sebaik mungkin untuk biaya operasional perusahaan. 

Konsep Akuntansi Aktifitas

Konsep ini merupakan proses dimana perusahaan melakukan aktivitas pengumpulan dan pelacakan terhadap kinerja keuangan dan operasiona yang telah dikakukan. Pada konseo akuntansi aktifitas ini dikena pula istilah Activity Based Costing (ABC). Sistem ABC adalah metode untuk mengukur biaya dan kinerja, sumber biaya dan obyek biaya. 

Konsep Biaya Target

Disini biaya ada merupakan biaya yang berbasis dengan keadaan pasar yang dihitung sesuai dengan harga pasar. Hal ini dilakukan perusahaan untuk bisa mendapatkan pangsa pasar atau keuntungan yang diinginkan. Konsep biaya target berfungsi sebagai alat yang bisa mengurangi biaya selama sikuls produk tersebut. 

10 Prinsip Manajemen Biaya

  • Pengidentifikasian terhadap biaya bernilai tambah serta tak tambah
  • Pelacakkan terhadap biaya aktivitas yang nilainya tak bertambah
  • Pelacakan terhadap biaya signifikan pada tujaun pelaporan biaya.
  • Penentuan terhadap pusat biaya pada kelompok aktivitas homogen.
  • Pengembangan dalam driver biaya untuk menunjukkan sebab akibat biaya serta aktivitas.
  • Pengumpulan semua biaya terhadap daur hidup produk.
  • Pembebanan terhadap biaya teknologi.
  • Membandingkan antara biaya terget dengan biaya sesungguhnya.
  • Penggunaan biaya efektif terhadap pengendalian internal.

Proses Manajemen Biaya

Terdapat empat proses yang perlu diketahui perusahaan atau manajer perusahaan dalam mengelola manajemen biaya. Perusahaan perlu untuk mengetahui proses ini agar pengelolaan manajemen biaya bisa sesuai dengan tujuan yang akan dicapai, beriktu keempat proses manajemen biaya, sebagai berikut : 

Plan Cost Manajemen

Pada proses ini perusahaan melakukan aktivitas penetapan kebijakan, perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian. 

Estimate cost

Proses ini merupakan proses dimana perusahaan melakukan pengembangan sumber daya moneter yang dilakukan agar kegiatan proyek bisa berjalan dengan baik. Keakuratan perkiraan suatu proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus proyek.

Determine budget

Perusahaan menetapkan cost baseline melalui proses ini yaitu dengan menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan. 

Cost Control

Merupakan salah satu proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya suatu perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula. 

8 Elemen – Elemen Manajemen Biaya

  • Lingkungan pemanufakturan maju.
  • Just-in-time (JIT).
  • Total quality management (TQM).
  • Activity-based management (ABM).
  • Akuntansi aktivitas (AA).
  • Activity-based costing (ABC).
  • Pengukuran kinerja.
  • Manajemen Investasi.

Fungsi Perangkat Lunak Manajemen Biaya

Prinsip setiap perusahaan adalah meminimalisir input dan memaksimalkan output hal tersebut bisa kita katakan sebagai efisiensi dalam berbinis. Perangkat lunak manajemen biaya memungkinkan perusahaan untuk memiiliki visibilitas, mengelola pengeluaran biaya perusahaan  agar segala tujuan yang akan dicapai dapat dimaksimalkan secara efektif dan efisien. Perangkat lunak manajemen biaya memberikan kemampuan perusahaan untuk menetapkan dan menerapkan kontrol dalam efisiensi biaya pengeluaran perusahaan. 

Hal ini bisa dikatakan bahwa kemampuan manajemen biaya perangkat lunak memungkinkan administrator untuk memiliki visibilitas penuh dan melacak penggunaan karyawan sumber daya keuangan bisnis. Kemampuan efisiensi ini bisa berdampak dengan pelaksanaan bisnis yaitu dapat mengurangi biaya terkait pelaksanaan bisnis seperti biaya pengeluaran barang dan jasa untuk biaya input. Biaya-biaya input tersebut tergolong perlengkapan kantor  dan biaya-biaya yang tidak tergolong ke dalam produk jadi. 

Menganalisis Kesuluruhan Biaya

Perangkat lunak manajemen biaya difungsikan untuk dapat menganalisis keseluruhan biaya. Biaya-biaya tersebut termasuk biaya input-output, operasional, akomodasi pelaksanaan. Perangkat lunak manajemen menganalisis seluruh biaya tersebut yang kemudian digunakan perusahaan untuk mengoptimalisasikan biaya yang ada. 

Mengidentifikasi Peluang Penghematan Biaya

Seluruh biaya yang sudah dianalisis oleh perangkat lunak manjemen biaya,  kemudian bisa memberikan hasil terkait perkiraan atau mengidentifikasi penghematan biaya. Pada sistem yang sudah terkoneksi dengan beberapa fitur yang ada perangkat lunak manajemen biaya seperti pelacak waktu manajemen perjalanan, penggajian, akuntansi dan manajmenen tenaga kerja bisa mengoptimalkan penghematan biaya. 

Mengontrol Pengeluaran Berlebihan

Pengeluaran-pengeluaran yang biasanya tidak terduga terkadang tidak terlacak dengan baik sehingga menimbulkan defisit yang cukup tinggi. Pengeluaran-pengeluaran ini yang bisa menjadi bencana disuatu perusahaan karena tidak tercatat dengan baik. Dengan adaya perangkat lunak manajemen biaya, semua biaya atau pengeluaran yang dilakukan akan tercatat sehingga perusahaan akan bisa menekan biaya apa saja yang tidak perlu dan bisa melaukan penghematan.

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Biaya 

Manfaat utama dari perangkat lunak manajemen biaya adalah untuk menyederhanakan pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih efisien dan efektif. Berikut beberapa manfaat perangkat lunak manajemen biaya : 

  • Menyederhanakan dan mengotomatiskan sistem pengeluaran biaya
  • Menyederhanakan tinjauan
  • Mengurangi beban administrasi

Mengoptimalkan Manajemen Biaya

Untuk mengoptimalkan manajemen biaya, langkah awal yang harus dilakukan oleh perusahaan atau seorang manajer adalah dengan mengidentifikasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Biaya tersebut biasanya disebut sebagai biaya penggerak, biaya penggerak sendiri merupakan faktor biaya yang dapat berimplikasi terhadap total biaya.

Salah satu hal yang harus dilakukan perusahaan selanjutnya untuk mengoptimalisasikan manjemen biaya adalah dengan mengkelompokkannya ke beberapa kategori. Biaya-biaya tersebut dikatagorikan berdasarkan jenis biaya dan pertanggungjawabannya. Kategori-kategori tersebur adalah biaya operasional, biaya sumber daya dan biaya lainnya yang berkaitan dengan proses bisnis di perusahaan.

reciept expense

Perusahaan Jojonomic merupakan salah satu perusahaan startup yang bergerak dibidang teknologi yang bisa membantu perusahaan anda dalam mengelola manajemen biaya. Salah satu aplikasi dari Jojonomic yaitu JojoExpense yang dapat membantu perusahaan anda mengelola pengeluaran dengan lebih efisien dan hemat waktu.