Setiap proyek yang ada, tentu ada yang berhasil dan ada juga yang mengalami kegagalan. Namun setiap proyek pasti akan sangat diusahakan untuk bisa berhasil. Keberhasilan sebuah proyek tersebut, tentunya tidak bisa luput dari yang namanya manajemen proyek yang efektif dan juga efisien. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan, karena dengan penataan yang sesuai maka hasil yang diperoleh pun juga akan sesuai dengan ekspetasi.
Adapun manajemen proyek itu sendiri sebenarnya merupakan suatu upaya dari sejumlah pihak yang memang difokuskan oleh seorang pimpinan dalam memastikan bahwa semua pihak terkait dalam proyek berjalan sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. Tidak hanya itu saja, tetapi berupaya supaya jadwal serta ketentuan yang ditetapkan dapat dilaksanakan sepenuhnya sehingga tercapai tujuan dari pelaksanaan proyek tersebut dengan cara yang efektif, efisien dan optimal.
Tentu saja ada banyak hal yang patut diperhatikan dalam pelaksanaan manajemen proyek tersebut. Berbagai macam aspek dan segi sering kali menjadi pertimbangan yang penting. Baik itu untuk faktor fisik, eksternal, internal maupun psikologis. Untuk lebih lengkapnya mengenai informasi yang berkaitan dengan hal tersebut, termasuk bagaimana manfaat pelaksanaan manajemen yang baik dan langkah-langkahnya, simak penjelasan di bawah ini hingga selesai ya.
Poin Penting
- Pada tingkat yang paling dasar, manajemen proyek mencakup perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan proyek.
- Ada banyak jenis metodologi dan teknik manajemen proyek, termasuk tradisional, waterfall, agile, dan lean.
- Manajemen proyek digunakan di seluruh industri dan merupakan bagian penting dari keberhasilan perusahaan konstruksi, teknik, dan TI.
Memahami Manajemen Proyek
Secara umum, proses manajemen proyek meliputi tahapan berikut: perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan.
Dari awal hingga akhir, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan bagaimana segala sesuatunya akan dimulai, bagaimana mereka akan dibangun, dan bagaimana mereka akan menyelesaikannya. Misalnya, dalam arsitektur , rencana dimulai dengan ide, berlanjut ke gambar, dan beralih ke penyusunan cetak biru, dengan ribuan potongan kecil datang bersama di antara setiap langkah. Arsitek hanyalah satu orang yang menyediakan satu bagian dari teka-teki. Manajer proyek menggabungkan semuanya.
Setiap proyek biasanya memiliki anggaran dan kerangka waktu. Manajemen proyek membuat semuanya berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Itu berarti ketika kerangka waktu yang direncanakan akan segera berakhir, manajer proyek dapat membuat semua anggota tim mengerjakan proyek agar selesai sesuai jadwal.
Peran dan Tanggung Jawab Manajer Proyek
Seperti disebutkan, peran dan bahkan judul mungkin sedikit berbeda dari satu tempat ke tempat lain, tetapi dasar-dasar dari apa yang akan dilakukan PM untuk tim cukup konsisten (meskipun beberapa mungkin kurang formal daripada yang lain). Peran manajer proyek melibatkan banyak tugas dan tanggung jawab termasuk:
- Pendekatan tradisional
- Metodologi tangkas
- Ubah metodologi manajemen
- Metodologi berbasis proses
- Merencanakan dan menentukan ruang lingkup
- Menetapkan dan mengelola ekspektasi
- Proses pembuatan
- Membuat rencana proyek
- Mengelola tugas
- Perencanaan sumber daya
- Perkiraan waktu / biaya
- Menganalisis dan mengelola risiko dan masalah
- Memantau dan melaporkan status proyek
- Kepemimpinan tim
- Pengaruh strategis
- Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi
- Merencanakan dan memfasilitasi pertemuan
Itu banyak untuk dimasukkan dalam satu deskripsi pekerjaan — yang sebenarnya tidak memiliki tanggung jawab operasional atau manajemen untuk tim yang mengerjakan proyek. Seringkali, anda akan menemukan PM dalam posisi sulit untuk mencoba mewujudkan sesuatu, tetapi tanpa otoritas untuk benar-benar mendorong suatu masalah. Agar hal itu terjadi, PM harus mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari tim mereka dan mendapat dukungan dari manajemen senior.
Proses Manajemen Proyek
Pemantauan
dilakukan pada tahap awal proyek tetapi harus ada pemantauan berkelanjutan untuk memastikan proyek tetap sesuai anggaran dan jadwal; bahwa sumber daya tersedia dan manfaat yang diharapkan dapat diberikan. Perkiraan, tenggat waktu, dan pencapaian mungkin perlu diubah seiring kemajuan proyek.
Kontrol
Tidak ada proyek yang tanpa masalah, tetapi manajer proyek perlu mengendalikannya agar tidak berdampak buruk pada hasil akhir. Fase pengendalian juga berhubungan dengan manajemen risiko.
Komunikasi
Komunikasi yang baik adalah salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi keberhasilan proyek. Banyak masalah yang dapat dihindari jika ada komunikasi yang terbuka dan jujur antara semua orang yang terlibat dalam sebuah proyek; tertulis dan lisan, formal dan informal.
Manajemen orang
Seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk mengelola individu yang mengerjakan proyek serta tugas dan risiko. Dalam proyek yang kompleks mungkin ada tingkat manajemen orang yang terpisah tetapi setiap manajer proyek akan memiliki beberapa tanggung jawab untuk individu. Itu termasuk memotivasi orang, memberikan umpan balik yang membangun, dll.
Jenis Manajemen Proyek
Banyak jenis manajemen proyek telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan khusus industri atau jenis proyek tertentu. Mereka termasuk yang berikut:
Manajemen Proyek Air Terjun
Ini mirip dengan manajemen proyek tradisional tetapi mencakup peringatan bahwa setiap tugas harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dimulai. Langkah-langkahnya linier dan kemajuan mengalir ke satu arah — seperti air terjun. Karena itu, perhatian pada urutan tugas dan jadwal sangat penting dalam jenis manajemen proyek ini. Seringkali, ukuran tim yang mengerjakan proyek akan bertambah seiring dengan penyelesaian tugas yang lebih kecil dan tugas yang lebih besar dimulai.
Manajemen Proyek Agile
Industri perangkat lunak komputer adalah salah satu yang pertama menggunakan metodologi ini. Dengan dasar yang berasal dari 12 prinsip inti Agile Manifesto , manajemen proyek tangkas adalah proses berulang yang berfokus pada pemantauan dan peningkatan hasil yang berkelanjutan . Pada intinya, kiriman berkualitas tinggi adalah hasil dari memberikan nilai pelanggan, interaksi tim, dan beradaptasi dengan keadaan bisnis saat ini.
Manajemen proyek tangkas tidak mengikuti pendekatan tahap demi tahap yang berurutan. Alih-alih, tahapan proyek diselesaikan secara paralel satu sama lain oleh berbagai anggota tim dalam suatu organisasi. Pendekatan ini dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan tanpa harus memulai ulang seluruh prosedur.
Manajemen Proyek
Metodologi ini adalah tentang menghindari pemborosan, baik waktu maupun sumber daya. Prinsip-prinsip metodologi ini diambil dari praktik manufaktur Jepang. Ide utama di belakang mereka adalah untuk menciptakan nilai lebih bagi pelanggan dengan sumber daya yang lebih sedikit.
Ada lebih banyak metodologi dan jenis manajemen proyek daripada yang tercantum di sini, tetapi ini adalah beberapa yang paling umum. Jenis yang digunakan tergantung pada preferensi manajer proyek atau perusahaan yang proyeknya dikelola.
Contoh Manajemen Proyek
Katakanlah seorang manajer proyek ditugaskan untuk memimpin tim untuk mengembangkan produk perangkat lunak. Mereka mulai dengan mengidentifikasi ruang lingkup proyek. Mereka kemudian menetapkan tugas ke tim proyek, yang dapat mencakup pengembang, insinyur, penulis teknis, dan spesialis jaminan kualitas. Manajer proyek membuat jadwal dan menetapkan tenggat waktu.
Seringkali, seorang manajer proyek akan menggunakan representasi visual dari alur kerja, seperti bagan Gantt atau bagan PERT , untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh departemen mana. Mereka menetapkan anggaran yang mencakup dana yang cukup untuk menjaga proyek tetap sesuai anggaran bahkan dalam menghadapi kemungkinan tak terduga. Manajer proyek juga memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menguji, dan menerapkan produk perangkat lunak.
Ketika sebuah perusahaan IT besar, seperti Cisco Systems Inc., mengakuisisi perusahaan yang lebih kecil, bagian penting dari tugas manajer proyek adalah untuk mengintegrasikan anggota tim proyek dari berbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kelompok untuk mencapai tujuan akhir. Manajer proyek mungkin memiliki beberapa pengetahuan teknis tetapi juga memiliki tugas penting untuk mengambil visi perusahaan tingkat tinggi dan memberikan hasil yang nyata tepat waktu dan sesuai anggaran.
Tujuan dan Manfaat Manajemen Proyek
Hal pertama yang patut untuk diketahui dan disadari oleh banyak pihak yaitu tujuan serta manfaat yang diharapkan dari pengaturan proyek tersebut. Pada dasarnya pengaturan ini bertujuan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Sehingga pada perjalanannya tidak ada kendala yang menghentikan jalannya proyek atau menimbulkan keterlambatan pada proyek itu sendiri. Dengan memastikan pengaturan yang tepat dan efisien, maka tentu saja hal ini bisa membawa beberapa manfaat signifikan pada sebuah proyek, meliputi antara lain yaitu sebagai berikut:
- Beban tugas yang merata dan jelas antara setiap personel yang tergabung dalam proyek. Sehingga pembagian kerja cukup jelas dan semua beban pekerjaan ditanggung sama rata oleh setiap orang di dalam proyek tersebut.
- Memastikan keselarasan dalam mencapai tujuan proyek yang sama. Meskipun dalam sebuah proyek terdiri dari berbagai macam profesi dan personaliti, namun dengan pengaturan yang sesuai maka semua hal tetap dapat berjalan secara berkesinambungan satu dengan yang lain.
- Mencapai visi dan misi proyek secara tepat waktu. Dengan pengaturan maksimal, maka keterlambatan bisa dihindari sebisa mungkin.
- Mencegah pembengkakan dana yang tidak perlu. Dengan pengaturan di awal maka dana bisa dialokasikan dan tersedia pada hal yang tepat.
Kendala dalam Manajemen Proyek
Tentu dalam perjalanan melakukan perencanaan dan pengaturan sebuah proyek, ada beberapa kendala yang tidak bisa dihindari. Sehingga sering kali menjadi penghalang dari kemajuan dan perkembangan proyek itu sendiri. Umumnya beberapa kendala ini meliputi yaitu sebagai berikut:
- Sumber daya yang tidak memenuhi. Sering kali dalam sebuah proyek terkendala dengan terbatasnya sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan di dalam proyek tersebut. Sehingga satu orang harus memegang beberapa peranan sekaligus. Disinilah kinerja pimpinan sangat dibutuhkan, terutama dalam memastikan setiap tugas yang diberikan pada para pekerja berjalan dengan lancar. Sehingga meskipun sumber daya sangat minim, namun proyek tidak mengalami kendala yang berarti.
- Waktu terlalu singkat, ada banyak kasus dimana proyek selalu dihadapkan pada waktu pengerjaan yang cukup singkat dan cepat. Sehingga banyak dari anggota tim proyek yang merasa kewalahan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. Kondisi ini memaksa tim proyek untuk bekerja ekstra dan bahkan tidak jarang harus bekerja lembur untuk menyelesaikannya. Tentu saja dalam hal manajemen proyek yang efektif, hal ini menjadi penghalang dan masalah yang harus dihadapi dengan seksama.
- Kendala komunikasi, inilah hal yang sering kali terjadi. Tidak ada komunikasi satu dengan yang lain, atau salah pengertian dalam mengutarakan maupun menerima maksud yang diinginkan. Oleh karena itu menjaga komunikasi antar pihak adalah hal yang sangat penting. Sehingga nantinya tercapai satu kesepakatan yang sejalan dan proyek bisa terselesaikan dengan baik dan cepat.
- Masalah dana, ini juga sering menjadi masalah utama pada sebuah proyek. Keterbatasan dana ini memaksa pemimpin proyek untuk bisa maksimal dalam melakukan pengaturan dana tersebut. Sehingga dana bisa dialokasikan dengan tepat pada sektor yang membutuhkan.
Langkah-Langkah untuk Mengatasi Masalah yang Terjadi
Dengan memahami apa saja kendala yang mungkin terjadi dalam proses pengaturan proyek, maka tentu diperlukan langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Kebanyakan perusahaan sering kali tidak memiliki jalan keluar yang maksimal terhadap adanya kendala dalam proyek. Oleh karena itu ada baiknya melihat lebih jauh beberapa tips dan langkah berikut yang bisa membantu untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam proses pengaturan atau manajemen proyek tersebut.
- Pastikan untuk memiliki jumlah anggota proyek yang memadai. Pastikan juga setiap personel bekerja sesuai keahlian dan kemampuan yang sesuai dengan beban dalam proyek. Sehingga nantinya proyek bisa dikerjakan secara profesional serta dapat terselesaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan.
- Sebaiknya rencanakan alokasi dana yang diperlukan untuk setiap sektor dalam proyek tersebut. Sehingga tidak perlu ada kebutuhan dana tambahan yang tidak perlu bagi setiap sektor pada prakteknya nanti.
- Ketahui personaliti dan kemampuan masing-masing personel yang tergabung dalam proyek. Setiap orang bisa memiliki keunikan tersendiri. Oleh sebab itu pastikan supaya dapat menjaga pola pikir termasuk visi dan misi setiap personel dalam membantu menyelesaikan proyek yang dikerjakan bersama. Jaga pula kondisi emosi dan mentalitas tiap anggota proyek, termasuk juga kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan demikian maka proyek bisa diselesaikan dengan baik tanpa adanya kendala faktor-faktor tersebut.
- Selalu lakukan komunikasi antar personel apabila terjadi sebuah kendala. Utarakan setiap persoalan di dalam proyek dan bersama carilah solusinya. Lakukan pengawasan menyeluruh dan pastikan semua berada di dalam kendali pimpinan proyek. Dengan demikian maka manajemen proyek bisa berjalan secara optimal.
Memastikan pelaksanaan manajemen proyek yang tepat dan sesuai memang terbukti sangat dibutuhkan. Seperti yang telah diinformasikan di atas, hal ini menentukan keberhasilan sebuah proyek yang dilaksanakan dalam perusahaan.
JojoTimes
Demikian halnya pengaturan absensi dan kehadiran karyawan. Perlu untuk dilakukan secara optimal termasuk dilakukan pengawasan yang efektif. Salah satunya melalui penggunaan produk JojoTimes. Dengan menggunakan produk tersebut, maka absensi karyawan dapat direkam secara optimal serta dapat mengetahui kehadiran karyawan dimana saja. Tidak hanya itu saja, produk ini membantu tim HRD dalam memantau potensi karyawan, memasukkan data dengan cepat dan melakukan pemetaan kebutuhan pelatihan karyawan.
Semua manfaat yang menarik tersebut bisa diperoleh berkat beberapa fitur andalan yang terdapat dalam JojoTimes. Fitur tersebut meliputi Monitor Team Location via Geotagging, Fingerprint Feature, Check In & Check Out Monitoring, Multiple clock-in and clock-out, Leave Management, Real Time Leave Approval, serta beberapa fitur menarik lainnya. Oleh karena itu sebaiknya jangan ragu untuk beralih menggunakan produk JojoTimes.
Pastikan untuk mendapatkan coba gratis produk ini di perusahaan Anda sekarang juga. Jangan biarkan sistem absensi manual yang melelahkan mengganggu kinerja tim HRD perusahaan, maju bersama dengan produk JojoTimes. Jadi, tunggu apa lagi, yuk pakai software HRIS dari Jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari!
