Anda mungkin tak perlu manfaat software payroll jika ukuran usaha Anda masih tergolong usaha mikro kecil. Apalagi jika jumlah karyawan usaha mikro kecil tersebut kurang dari 15 orang.
Namun, jika usaha Anda sudah berkembang dengan mempekerjakan lebih dari 20 orang, manfaat software payroll akan sangat terasa. Dan, manfaat itu akan jauh terasa lagi dampaknya seiring dengan membesarnya usaha dan jumlah karyawan yang Anda pekerjakan.
Mengenal Software Payroll
Software Payroll merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengatur sistem penggajian pada perusahaan. Sebagaimana yang sudah dipahami, semakin besar sebuah perusahaan, semakin besar upaya administrasi yang dibutuhkan. Terkadang, hal-hal administratif ini justru menjadi penghambat perusahaan untuk cepat berkembang.
Oops! We could not locate your form.
Untuk menangani hal-hal yang bersifat administratif tersebut, perusahaan perlu mengalokasikan sumber daya. Dulu, perusahaan perlu membayar beberapa orang dan menyediakan perlengkapan ATK untuk ini. Namun, dengan sistem digital, hal tersebut dapat dikurangi dengan maksimal.
Cara terbaik hingga saat ini adalah dengan menggunakan software atau perangkat lunak. Mengatur gaji dan insentif beberapa orang mudah saja dilakukan secara manual. Namun, jika orangnya berjumlah ribuan, atau puluhan saja, akan membuat orang menjadi kewalahan. Software berbasis digital adalah solusi yang paling tepat.
Manfaat Software Payroll bagi Perusahaan
Software payroll merupakan salah satu perangkat lunak yang menjadi tulang punggung operasional perusahaan. Ini karena, penggajian karyawan merupakan satu mata rantai yang penting untuk menjaga keberlangsungan operasional perusahaan. Secara gamblang, manfaat software payroll antara lain sebagai berikut.
1. Menghemat Waktu
Pemilik usaha mikro, kecil, dan menengah, pasti pernah merasakan betapa lama dan rumitnya menghitung gaji karyawan. Apalagi jika karyawan tersebut ada masa sakit, cuti, atau lainnya. Ditambah lagi, jika pemilik usaha ingin berlaku seadil-adilnya sampai dengan penghitungan prorata. Maka, akhir bulan terkadang menjadi waktu paling menyebalkan.
Namun, hal tersebut tak akan terjadi dengan menggunakan software payroll. Karena, dengan bantuan komputer, hal-hal tersebut dapat dihitung secara singkat, cepat, dan akurat. Bahkan, penghitungan dapat dilakukan secara otomatis sehingga langsung keluar hasilnya, tanpa menambahkan instruksi apapun.
Hal ini, tentu saja sangat membantu pemilik usaha. Ia dapat memfokuskan energi dan pemikirannya pada hal-hal yang bersifat strategis bagi perusahaan. Alih-alih, daripada tersedot energinya untuk mengurusi operasional yang seharusnya bisa dialihkan.
2. Menghemat Biaya
Berapa banyak kertas yang digunakan untuk merekap kehadiran? Berapa banyak dokumen yang harus disiapkan untuk perekapan? Semua itu tentu membutuhkan biaya yang, sedikit banyak, tetap harus dianggarkan.
Mungkin biaya ini tak begitu banyak jika dihitung dalam jangka waktu sebulan. Tapi bagaimana jika setahun? 3 tahun? Atau 10 tahun? Tentu besarnya sangat lumayan. Dan biaya tersebut sebenarnya dapat dihindari. Yaitu, dengan menggunakan bantuan perangkat lunak semisal software payroll.
Manfaat software payroll dalam menghemat biaya tak perlu diragukan lagi. Sudah banyak contoh penghematan yang dilakukan, baik oleh perusahaan ataupun instansi pemerintahan, dengan bantuan software. Digitalisasi membawa memang membawa perubahan yang sangat baik terhadap kecepatan layanan dan penghematan anggaran.
3. Mengefektifkan Karyawan
Untuk menangani penggajian 500 karyawan, mungkin dibutuhkan lebih dari 5 orang, jika dilakukan secara manual. Dengan bantuan perangkat lunak, menangani penggajian 5000 orang sekalipun, bisa saja tidak sampai 5 orang yang dibutuhkan.
Manfaat software payroll dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerja sangatlah besar. Perusahaan jadi punya lebih banyak tenaga dan anggaran untuk hal-hal yang bersifat produktif, dan bukan administratif. Ke depannya, tren pengurangan administrasi dengan metode digitalisasi akan semakin marak digunakan.
Manfaat Software Payroll bagi Karyawan
Bagi perusahaan, manfaat software payroll akan cenderung mengarah kepada efektivitas dan efisiensi. Bagi karyawan, manfaat software payroll lebih menuju kepada kepuasan dan kebahagiaan karyawan.
1. Mendapatkan Gaji dengan Lebih Cepat
Sistem penggajian yang dilakukan secara manual relatif membutuhkan waktu lebih lama. Apalagi jika pemilik usaha atau yang menangani penggajian sedang berhalangan karena berbagai sebab. Karyawan terpaksa menunggu untuk beberapa lama, padahal kebutuhan harian tak pernah mau menunggu.
Software payroll dapat memecahkan masalah ini dengan mudah. Dengan otomatisasi dan kecepatan pemrosesannya, penggajian dapat dilaksanakan tepat waktu. Tentu, selama anggaran untuk pembayaran gaji tersebut tersedia. Hehee..
Karyawan yang menerima gaji tepat waktu pasti lebih puas dan bahagia daripada yang gajinya tertahan. Tak perlu penelitian besar-besaran untuk ini. Karena siapa sih yang tidak senang ketika bayarannya dibayar tepat waktu?
2. Merasakan Keadilan dalam Penggajian
Perusahaan menengah besar sangat mungkin mempekerjakan hingga ratusan ata ribuan karyawan. Dalam perusahaan sebesar itu, tentunya membutuhkan beberapa level middle management. Beberapa middle level management dapat saja memiliki tingkat yang sama namun dengan bidan kewenangan yang berbeda.
Semua itu akan membutuhkan sistem penggajian yang rumit jika harus dilakukan secara konvensional. Belum lagi berkaitan dengan masalah cuti, sakit, dan penggajian prorata. Ketika hal-hal seperti itu tidak diperhitungkan dengan baik, dapat memantik kecemburuan dan konflik sosial dalam internal perusahaan.
Sangat nyata manfaat software payroll dalam kasus seperti ini. Kecepatan dan kehandalannya membuat perusahaan tak perlu mengkhawatirkan bias yang mungkin terjadi jika menggunakan sistem konvensional. Keadilan seperti ini tentu akan menumbuhkan semangat kompetisi yang natural dan fair. Kepuasan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan juga akan meningkat.
Fitur Software Payroll yang Menjadikannya Bermanfaat
Manfaat software payroll sebagaimana yang dijelaskan di atas dapat terwujud karena adanya fitur-fitur yang sangat baik. Fitur-fitur ini mendukung efekftivitas dan efisiensi dalam perusahaan sehingga fungsi perusahaan dapat berjalan optimal.
1. Penghitungan Payroll Otomatis
Sistem penghitungan payroll otomatis ini dapat mengakomodasi masalah cuti, sakit, dan pembagian jam kerja. Otomatisasi ini merupakan fitur utama dalam upaya perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi di segala bidangnya.
2. Integrasi dengan Sistem Pajak dan BPJS
Sistem ini membuat penghitungan pajak tak perlu dilakukan secara terpisah. Selain itu, e-billing dan SPT pun dapat dikirim secara otomatis dan cepat. Demikian pula bagi sistem jaminan sosial baik kesehatan maupun ketenagakerjaan. Manfaat software payroll ini tentu akan sangat memuaskan banyak pihak.
3. Cetak Slip Otomatis
Sistem ini mampu mencetak slip gaji secara otomatis. Karyawan jadi dapat mengerti bagaimana skema pembayaran yang ia jalani. Transparansi ini akan meningkatkan semangat kerja dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Ini juga menjadikan tidak ada ruang desas-desus yang dapat menimbulkan ketidakstabilan dalam internal perusahaan.
4. Database Analisis
Database yang dikumpulkan secara terus-menerus dapat digunakan untuk menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Tentu ini akan berdampak sangat baik bagi perkembangan perusahaan ke depannya.
Software Payroll Pilihan
Setelah memahami manfaat software payroll, perusahaan dapat mulai memilah software mana yanng sesuai bagi perusahaan. Salah satu yang terbaik adalah JojoPayroll. Software ini memiliki 6 fitur utama dan berbagai fitur tambahan yang tentunya sangat bermanfaat bagi perusahaan. Akses demo gratisnya disini, dan bayangkan kemungkinan manfaatnya bagi perusahaan.
