Bagi kamu, baik karyawan baru atau lama, meeting empat mata dengan atasanmu bisa jadi momen yang cukup menegangkan. Beruntung bagi kamu yang sudah dekat dengan atasanmu, meeting semacam ini justru menyenangkan karena menjadi wadah kamu berpendapat dan meminta saran dari atasanmu. Untuk yang masih tegang menghadapi atasan, kamu harus tau bahwa penting untuk menjaga hubungan baik dengan atasanmu. Salah satu caranya dengan memanfaatkan meeting empat mata dengan baik. Dengan meeting empat mata, kamu bisa lebih mengerti lagi keadaan kamu dan perusahaan, seperti kendala dalam pekerjaan, apa yang seharusnya kamu lakukan, serta solusi dari kendala yang kamu hadapi. Siapa tahu dengan meeting empat mata, masukkan dari kamu akan direalisasikan oleh perusahaan dan kinerjamu dapat meningkat setelah tahu apa yang perlu kamu perbaiki. Oleh karena itu, kamu harus lebih memperhatikan lagi apa yang perlu kamu siapkan untuk meeting dengan atasanmu.
Berikut adalah hal-hal yang kamu perlu perhatikan saat menghadapi meeting empat mata:
1. Jangan telat
Sudah menjadi peraturan klasik bahwa kamu tidak boleh telat terlebih dalam urusan pekerjaan, khususnya ketika bertemu dengan manajermu. Jika kamu telat, atasanmu bisa bad mood bahkan mencapmu sebagai orang yang tukang ngaret loh. Kamu gamau kan mendapat stereotype buruk hanya karena telat ketika meeting. Oleh karena itu, usahakan untuk datang lebih dulu sebelum waktu yang ditentukan. Ketepatan waktu merupakan faktor penilaian yang krusial dalam urusan pekerjaan. Datang lebih awal 5-10 menit juga bisa membantumu mempersiapkan diri sebelum meeting dimulai. Jadi, pastikan kamu menjadi orang yang disiplin dan tepat waktu dalam urusan pekerjaan ya.
2. Jangan pernah membatalkan secara mendadak
Jangan pernah membatalkan tiba-tiba meeting yang telah dijanjikan. Apalagi untuk alasan dan urusan lain yang tidak begitu penting. Kamu sepatutnya mendahulukan urusan pekerjaanmu. Cancel meeting secara mendadak membuatmu terlihat tidak profesional dan tidak mementingkan pekerjaanmu loh. Apalagi jika atasanmu tipe yang sangat sibuk, cobalah untuk menghargai waktunya dengan menhadiri meeting sesuai dengan yang telah dijadwalkan. Jika kamu benar-benar tidak bisa untuk menghadiri meeting, kamu dapat meminta mengatur ulang pertemuan dari jauh-jauh hari. Kalau kamu me-reschedule dari jauh hari, atasanmu lebih dapat memakluminya, ketimbang kamu tiba-tiba membatalkan pertemuan tanpa alasan yang jelas. Kamu benar-benar harus menghindari cancel dadakan ya!
3. Menyiapkan poin yang ingin disampaikan
Sebelum meeting diadakan, ada baiknya kamu menentukan terlebih dahulu goals dari meeting tersebut. Misalnya, apa yang ingin kamu dapatkan setelah mengobrol dengan atasanmu atau apa yang ingin kamu perbaiki atau improve. Menentukan goals ini penting agar kamu tahu apa yang ingin kamu sampaikan di meeting tersebut.
Setelah menentukan goals, hal berikutnya yang perlu kamu lakukan adalah menyiapkan poin-poin apa yang akan kamu sampaikan dan ingin kamu bahas dalam meeting tersebut. Poin tersebut dapat berupa hal yang ingin kamu sampaikan atau kamu tanyakan. Hal ini berguna untuk memantapkan persiapan kamu dan agar meeting tersebut berjalan dengan lancar dan terarah, bukan hanya obrolan kosong semata. Jangan sampai kamu merasa canggung dan gugup ketika meeting berjalan karena kamu belum menyiapkan materi apapun.
4. Membangun rapport yang baik
Melalui meeting empat dengan atasanmu, diharapkan kamu bukan hanya menjaga hubungan secara profesional, tapi juga membangun hubungan yang baik dan akrab dengan atasanmu. Untuk itu, jangan terlalu kaku ketika berbincang dengan atasanmu. Cobalah untuk mengatur diri dan mencairkan suasana meeting dengan bersikap lebih ramah dan berbicara nada suara yang santai. Percayalah, atasanmu juga manusia biasa yang asyik diajak ngobrol dan menyukai suasana meeting yang menyenangkan. Jika kamu bisa lebih akrab dengan atasanmu, kamu bisa lebih nyaman menyampaikan pemikiranmu dalam meeting.
Atau kamu juga bisa meninggalkan sejenak suasana kantor yang mungkin membosankan bagi kalian. Kamu dan atasanmu bisa keluar sebentar, misalnya pergi ke coffee shop. Suasana yang lebih santai akan membawa kalian ke percakapan yang lebih santai dan menyenangkan!
5. Mencatat poin penting yang dibicarakan
Selain menjaga kenyamanan saat berbincang, kamu juga penting lho mencatat poin-poin penting yang kalian bicarakan. Jangan sampai setelah selesai meeting, kamu lupa semua poin yang dibicarakan. Akhirnya, meeting kalian sia-sia karena kamu tetap tidak tahu apa yang harus kamu lakukan. Untuk itu, baik kamu dan atasanmu, perlu untuk mencatat poin-poin penting dari pembicaraan kalian. Hal ini berguna untuk menyamakan frekuensi kalian agar tidak terjadi miskomunikasi dan mengulang apa yang telah dibicarakan.
6. Berbicara = Mendengarkan
Tahukah kamu bahwa komunikasi bukan hanya tentang sepintar apa kamu menyampaikan pendapatmu, tapi juga soal mendengarkan lawan bicaramu. Dengan mendengarkan dan tidak memotong percakapan lawan bicaramu, mereka akan merasa lebih dihargai. Mendengarkan adalah salah satu soft skill yang wajib dimiliki semua orang tanpa terkecuali. Menjadi pendengar yang baik menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang berkualitas dan tidak egosentris. Jangan sampai kamu mendominasi percakapan dengan terus membicarakan hal-hal tentangmu, ya. Pastikan lawan bicaramu juga mendapat kesempatan yang sama dalam mengeluarkan pendapat dan ide-idenya.
7. Pastikan waktu yang kalian habiskan bermakna
Berapa waktu yang kamu butuhkan untuk meeting? 30 menit? Atau lebih dari 1 jam? Berapa lamapun itu, pastikan bahwa kalian menghabiskan waktu yang berkualitas, ya. Kamu harus bisa memanfaatkan waktu kalian sebaik-baiknya. Buatlah percakapan kalian menjadi efektif dan menyenangkan. Pastikan kamu menyampaikan seluruh aspirasimu dalam meeting. Begitu pula dengan segala pertanyaan, jika kamu memiliki hal yang kamu belum paham, segera tanyakan kepada atasanmu. Komunikasikanlah segala hal yang ingin kamu sampaikan dan ketahui. Selama kamu bertanya dan berbicara dengan baik dan sopan, atasanmu pasti akan menanggapinya dengan kepala dingin.
Di samping menyiapkan meeting empat mata yang berkualitas dengan atasanmu. Sebenarnya ada hal yang lebih penting, yaitu performamu sehari-hari. Atasanmu pasti bisa melihat kok bagaimana kerja kamu sehari-hari tanpa kamu berkata apapun. Oleh sebab itu, sangat penting untuk menjaga kedisiplinan dan performa kerjamu di kantor.
Untuk memantau kinerja karyawan, kamu tidak perlu lagi repot-repot memantau satu per satu. Kini, Jojonomic menawarkan solusi paling mudah dan efektif, yaitu JojoTimes. JojoTimes merupakan software yang mampu menunjukkan kinerja karyawan yang sesungguhnya. Dengan fitur absensinya, kamu bisa memantau karyawanmu yang tepat waktu dan masih suka telat.
JojoTimes memiliki fraud detection system yang mampu mendeteksi kejanggalan, jadi karyawan tidak dapat memanipulasi absen. Kamu dapat memantau karyawan kapan pun, di mana pun. Bahkan, kamu dapat mengetahui detail lokasi karyawan saat ia melakukan absen. Selain itu, masalah cuti juga menjadi lebih mudah dengan JojoTimes karena JojoTimes mampu mengakumulasi jatah cuti. Proses cuti menjadi lebih sederhana dan cepat.
Selain menyiapkan diri untuk menghadapi meeting empat mata, yuk perhatikan sekali lagi kedisiplinan karyawan dalam kerja sehari-hari. Semakin disiplin kamu, semakin maksimal pula kinerjamu di kantor!
