Kebutuhan kantor yang semakin banyak untuk memenuhi kebutuhan, dilain sisi dengan bertambahnya karyawan juga menjadi salah satu faktor penting dalam penunjang biaya pengeluaran kantor yang banyak pula. Dalam sebuah perusahaan, perencanaan anggaran merupakan salah satu faktor yang penting untuk mencapai suatu tujuan yang di rencanakan oleh perusahaan. Biaya yang terdapat dalam suatu anggaran pun beragam, kegiatan pokok perusahaan, pemasaran, tunjangan untuk karyawan, gaji karyawan dan lain-lain. Sebelum kita membahas secara lebih terperinci mengenai penyusunan anggaran hrd, mari ita memahami terlebih dahulu apa itu definisi anggaran yang sebenarnya.
Apa Itu Anggaran ?
Anggaran atau budget adalah suatu perencanaan yang disusun oleh perusahaan secara sistematis, berikut dengan kegiatan perusahaan yang dibuat dalam satuan moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Lalu apa hubungannya antara budgeting atau anggaran dengan akutansi? Akutansi bertugas untuk menyajikan data historis yang digunakan untuk nantinya ada taksiran-taksiran yang akan dihitung yang ditaruh dalam budgeting, dan nantinya akan menjadi suatu pedoman dimasa yang akan datang. Selain itu, akutansi juga melakukan sebuah pencatatan dari hari ke hari, nah maka dari itu nantinya akutansi dapat menghasilkan sebuah data budget yang lengkap.
Tujuan Anggaran
Anggaran dapat membantu kamu dalam mengelola biaya terhadap beberapa pengeluaran yang berbeda namun tetap disesuaikan dengan tujuan dari perusahaan. Berikut merupakan tujuan dibuatnya sebuah anggaran dalam perusahaan:
- Sebagai alat barometer manajemen dalam melakukan sebuah perencanaan di masa yang akan datang. Tujuan pertama dan mungkin tujuan anggaran yang paling banyak digunakan adalah untuk membantu Kamu mengumpulkan informasi untuk rencana bisnis, termasuk semua barang dan biaya yang diperlukan. Kamu perlu tahu berapa biayanya untuk membuka pintu pada hari pertama bisnis Kamu. Ini termasuk inventaris, perabot dan perlengkapan, komputer dan perangkat lunak, dan, tentu saja, biaya untuk menemukan dan mengamankan lokasi untuk bisnis Kamu.
- Setelah bisnis berjalan, masih ada saatnya Kamu membutuhkan anggaran dan spreadsheet keuangan lainnya untuk mendapatkan pinjaman bisnis. Kamu mungkin perlu meminjam uang dari pemberi pinjaman atau keluarga dan teman untuk memulai. Anggaran menunjukkan kepada pemberi pinjaman Kamu, mengenai berapa banyak yang Kamu butuhkan untuk memulai dan seperti apa situasi arus kas dalam tiga tahun pertama bisnis Kamu. Anggaran yang wajar dapat meningkatkan kredibilitas Kamu.
- Kegunaan lainya, Anggaran dapat memberi Kamu informasi tentang berapa banyak yang dapat Kamu belanjakan setiap bulan dan berapa banyak yang dapat Kamu ambil dari bisnis Kamu sebagai gaji atau penarikan untuk hidup. Ketika Kamu mulai, Kamu mungkin tidak dapat mengambil banyak, tetapi Kamu dapat melihat seperti apa masa depan, dan Anda dapat merencanakan pengeluaran hidup.
- Digunakan sebagai alat ukut untuk melihat seberapa efesien tingkat pencapaian perusahaan. Kamu dapat melihat berapa banyak uang yang Kamu butuhkan untuk memenuhi semua pengeluaran Kamu, termasuk pengeluaran pribadi. Anggaran laba yang diperlukan dimulai dengan semua pengeluaran yang harus Kamu bayarkan setiap bulan, meninggalkan laba yang diperlukan sebagai jumlah pendapatan yang dibutuhkan untuk membuat keseimbangan anggaran.
Lalu apakah membuat anggaran HRD = Anggaran perusahaan?
Pembuatan anggaran tahunan HRD, sejalan dengan pembuatan anggaran yang dilakukan oleh perusahaan yang dipimpin oleh bagian finance atau keuangan. Pada pembuatan anggaran HRD diharuskan sesuai dengan pembuatan anggaran perusahaan, mengapa? karena setiap strategi yang akan dilakukan oleh perusahaan nantinya akan berdampak langsung pada tenaga kerja dan pastinya akan berdampak pada laju ekonomi atau perubahan peraturan perusahaan. Semua dampak yang dihasilkan, juga langsung berdampak pada keuangan perusahaan yang nantinya secara tidak langsung atau langsung dapat berpengaruh pada perencanaan biaya tenaga kerja.
Adapun beberapa hal-hal yang perlu untuk diperhatikan dalam pembuatan HRD :
- Pembuatan suatu list data komponen pendapatan karyawan yang berupa gaji pokok, tunjangan, benefit, dan data bonus.
- Mempersiapkan data jumlah karyawan sesuai dengan posisinya masing-masing
- Menyiapkan data salary structure perusahaan yang sudah memperhitungkan perubahan pada UMP atau inflasi atau data market yang ada.
- Memperhitungkan dampak dari strategi terhadap biaya untuk karyawan yang berupa kenaikan atau penurunan biaya pada karyawan.
- Menyiapkan data perhitungan HRD terhadap biaya tenaga kerja
Langkah-langkah dalam menyusun anggaran
Anggaran akan dapat dioperasikan dengan baik dan sesuai dengan perencanaan, maka memerlukan beberapa tahapan langkah dalam penyusunannya yaitu :
-
Tentukan Pedoman
Menentukan sebuah anggaran membutuhkan suatu landasan atau pedoman yang menjadi acuan dalam pembuatannya. Acuan yang dimaksud dapat berupa hasil pengamatan dan penelitian dalam lingkungan bisnis saat ini. Selain itu acuan juga dapat berupa tujuan atau visi dan misi perusahaan.
-
Lakukan Persiapan
Setelah itu, dibutuhkannya kinerja atau keikutsertaan seluruh divisi dalam sebuah perusahaan untuk membuat rancangan anggaran. Dalam pembahasan itu, terdapat perencanaan akan strategi atau kegiatan yang akan dilakukan.
-
Tentukan Anggaran
Dalam penentuannya, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui :
1. Seluruh karyawan dari berbagai divisi berdikusi tentang hasil dari tahapan persiapan anggaran.
2. Melakukan penelitian mendalam serta mempelajari segala elemen dari anggaran yang telah dihasilkan.
3. Pimpinan akan memberikan persetujuan pada anggaran yang telah dibuat
-
Eksekusi Anggaran
Pada tahapan ini, anggaran yang telah karyawan buat sudah disetujui dan setiap divisinya wajib menjalankan kegiatan yang telah direncanakan pada pengajuan anggaran tahunan. Namun jangan salah, pada tahapan ini juga setiap manajer perusahaan akan melihat kinerja dan optimalisasi perencanaan anggaran yang telah dibuat.
Tips membuat anggaran yang realistis
Kita semua tahu bahwa penting untuk merencanakan ke depan secara finansial dan membuat anggaran yang realistis – tetapi sayangnya, kebanyakan dari kita hanya menjalaninya sebatas membuat saja tanpa menghiraukan kesejahteraan finansialnya. Untuk membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar, kami telah mengumpulkan beberapa tips yang dapat membantu Kamu, dalam menyusun anggaran.
Ketahui Organisasi Anda
Penting untuk memahami risiko organisasi dan industrinya. Misalnya, jika Kamu beroperasi di industri yang sifatnya musiman, Kamu mungkin perlu memecah anggaran tahunan menjadi pendekatan triwulanan, atau bahkan bulanan.
Selain itu Kamu harus menyadari perubahan peraturan yang tertunda, seperti aturan lembur, perubahan perawatan kesehatan dan undang-undang pajak yang baru. Kamu juga harus membandingkan organisasi Kamu dengan standar industri menggunakan alat dan sumber daya CPA Anda. Secara keseluruhan, ide bagus untuk mengidentifikasi ancaman paling besar terhadap produktivitas dalam organisasi Kamu dan dampak finansialnya.
Bangun Tim Penganggaran yang Tepat
Sangat penting untuk membangun tim yang tepat untuk membuat anggaran divisi Kamu. Seharusnya tidak dibuat oleh satu orang. Jika kelompok karyawan tertentu akan dimintai pertanggungjawaban atas anggaran, maka mereka harus memiliki pengaruh terhadap pembentukannya.
Bersikap realistis
Anggaran tidak benar-benar efektif jika dirancang untuk angka yang ditargetkan. Karyawan kemungkinan akan mencemooh dan menganggap anggaran yang tidak realistis tidak mungkin tercapai.
Sebaliknya, Kamu harus mengembangkan anggaran Kamu berdasarkan hasil masa lalu dan proyeksi masa depan. Menganalisis hasil keuangan hingga lima tahun yang lalu sebagai titik awal. Apa saja biaya yang tetap dan tidak terhindarkan? Itu bisa dimasukkan terlebih dahulu.
Membuat anggaran HRD menjadi suatu hal yang tidak bisa diremehkan atau disepelekan oleh suatu perusahaan. Sebab bagaimanapun juga hal ini berhubungan dengan kondisi keuangan perusahaan. Oleh karena itu pembuatan anggaran untuk divisi HRD ini perlu dilakukan melalui berbagai tahapan yang sekiranya dapat mempermudah proses pembuatannya.
Pembuatan anggaran HRD ini juga harus disesuaikan dengan pembuatan anggaran perusahaan. Sebab pada dasarnya tiap anggaran perusahaan akan berpengaruh secara langsung pada anggaran semua divisi termasuk pula divisi HRD.
Fungsi Membuat Anggaran HRD
Planning
Fungsi pertama dari pembuatan anggran HRD adalah untuk menjalankan fungsi planning atau perencanaan. Dalam hal ini adanya anggaran HRD dapat membantu pihak manajemen atau mungkin pihak atasan dan pimpinan perusahaan unutk mempelajari seluruh aktivitas perusahaan. Di samping itu nantinya anggaran HRD ini juga dapat membantu mengarahkan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Termasuk pula sumber daya yang dimiliki oleh pihak HRD sehingga aktivitas HRD nantinya bisa dilakukan dengan lebih baik.
Coordinating
Sedangkan fungsi kedua dari pembuatan anggaran untuk HRD adalah sebagai fungsi coordinating atau fungsi pengkoordinasian. Tentunya sebuah anggaran HRD yang telah dibuat oleh perusahaan nantinya dapat membantu HRD untuk melakukan penempatan dana sehingga setiap dana yang harus disalurkan bisa dilakukan secara lebih tepat. Selain itu proses pembuatan anggaran untuk HRD juga bisa membantu departemen atau divisi HRD terutama dalam mengidentifikasi kelemahan atau kekurangan dari tim HRD itu sendiri.
Controlling
Selanjutnya fungsi terakhir dari pembuatan anggaran HRD adalah fungsi controlling atau pengawasan. Pada fungsi ini rupanya pembuatan anggaran HRD bisa turut berperan dalam mencegah timbulnya pemborosan misalnya pemborosan yang mungkin terjadi karena adanya pengeluaran yang tidak seharusnya. Selain itu melaluia danya pembuatan anggaran maka nantinya dapat dilakukan penetapan standar yang baru baik untuk divisi HRD itu sendiri maupun untuk perusahaan.
Tahapan Membuat Anggaran HRD
Menyiapkan data
Dalam melakukan pembuatan atau penyusunan anggaran HRD maka hal atau tahapan pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan data. Seluruh data yang dimaksud adalah data pelengkap yang menjadi sumber informasi bagi HRD. Misalnya seperti data gaji pegawai atau mungkin data tunjangan serta hari lembur karyawan.
Mengelompokkan data
Jika memang seluruh data telah disiapkan dengan baik maka sebaiknya HRD segera melakukan pengelompokan terhadap seluruh data tersebut. Pengelompokkan data haruslah benar agar nantinya anggaran yang dibuat bisa dijalankan dengan tepat. Jadi seluruh data mengani anggaran yang harus dikeluarkan bisa dibuat seperti semacam pos agar nantinya perusahaan bisa berjalan dengan baik.
Lakukan penyusunan budget
Tahapan selanjutnya yang juga harus dilakukan dalam membuat anggaran HRD adalah melakukan penyusunan budget. Penyusunan budget ini haruslah dilakuakn dengan teliti dan cermat. Sebab nantinya hal ini berubangan dengan dana dari perusahaan. Oleh karena itu penyusunan budget HRD sebaiknya dibuat dengan melihat kembali berbagai hal atau komponen yang emmang dibutuhkan sehingga nantinya pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien.
Bandingkan budget dan realisasi
Jika memang penyusunan atau anggaran budget telah dibuat maka sebaiknya segera lakukan perbandingan. Yang dimaksud dengan perbandingan disini adalah melakukan perbandingan antara budget atau perencanaan dana dengan realisasi. Mungkin realisasi yang pernah terjadi sebelumnya bisa dijadikan sebagai acuan data. Maka perbandingan ini nantinya bisa memberikan hasil yang sesuai.
Ajukan budget
Jika budget telah dibuat dan perbandingan antara budget dengan realisais telah dilakukan maka sebaiknya segeralah mengajukan budget. Pengajuan budget bisa dilakuakn oleh HRD kepada bagian pimpinan perusahaan. Atau jika penyusunan anggaran HRD dilakukan sendiri oleh pihak pimpinan perusahaan maka budget yang telah dibuat haruslah diketahui terlebih dahulu oleh HRD. Barulah kemudian budget tersebut bisa dibilang telah disetujui bersama.
Presentasikan budget
Budegt yang telah dibuat dan disusun atau dianggarkan sudah seharusnya diketahui bersama. Setidaknya seluruh anggota dari tim HRD haruslah mengetahuinya dengan tepat. Oleh karena itu sebaiknya pimpinan HRD bisa mempresentasikan budget baik di depan anggota maupun di depan jajaran atasan perusahaan.
Metode Membuat Anggaran HRD
Metode otoriter
Untuk membuat anggaran HRD sebenarnya bisa digunakan beberapa macam metode. Untuk metode yang pertama adalah metode otoriter. Metode ini sering pula disebut dengan istilah metode top down. Penggunaan metode ini ditandai dengan adanya pembuatan anggaran yang sepenuhnya dilakukan oleh pimpinan perusahaan.
Maka dalam pembuatan anggaran ini tentunya bawahan tidak boleh turut campur karena hak penyusunan ada secara penuh pada pihak pimpinan perusahaan. Umumnya hal ini dilakukan jika ternyata para karyawan masih dirasa belum mampu melakukan pembuatan atau penyusunan anggaran sehingga pihak pimpinan harus segera mengambil tindakan.
Metode demokrasi
Metode yang kedua yang dapat digunakan untuk melakukan pembuatan anggaran HRD adalah metode demokrasi. Metode ini bisa disebut juga dengan istilah metode bottom up. Metode ini berkebalikan dengan metode sebelumnya yaitu metode otoriter. Sebab pada pembuatan anggaran dengan cara demokrasi ini terjadi proses yang memperlibatkan karyawan untuk menyusun anggaran.
Keterlibatan bawahan ini tentu saja sangat berpengaruh pada keputusan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam memberikan anggaran untuk aktivitas HRD. Tentu saja keterlibatan karyawna ini terjadi karena karyawan sudah dianggap memiliki kemampuan yang cukup baik untuk menyusun anggaran. Bahkan bisa saja kemampuan karyawna ini dinilai lebih sehingga peran karyawan sangat dibutuhkan oleh pihak pimpinan.
Metode campuran
Yang terakhir adalah metode campuran. Pada metode ini rupanya terjadi kombinasi antara metode top down atau otoriter dan metode bottom up atau demokrasi. Jadi dalam hal ini pihak pimpinan akan mengawali proses pembuatan anggaran. Kemudaian setelah pimpinan membuat anggaran maka karyawan bertugas untuk melengkapinya.
Sama halnya dengan metode demokrasi rupanya metode campuran ini memiliki asumsi bahwa karyawan dirasa telah cukup mampu untuk membantu perusahaan dalam melakukan penyusunan anggaran. Namun bagaimanapun juga pihak pimpinan selaku atasan di sebuah perusahaan memberikan konsep pada proses anggaran awal. Anggaran awal ini nantinya bisa digunakan sebagai pedoman oleh bawahan dalam melengkapi anggaran HRD yang telah dibuat oleh pimpinan.
Pentingnya Membuat Anggaran HRD
Membuat anggaran HRD sudah tentu merupakan suatu bagian dari perusahaan yang harus diperhatikan. Bahkan pembuatan anggaran ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan cermat. Sebab bagaimanapun juga hal ini nantinya turut berpengaruh pada aktivitas ekonomi perusahaan.
Pembuatan anggaran HRD pada akhirnya nanti juga turut berpengaruh pada jalannya aktivitas yang dilakukan oleh HRD. Untuk itu penganggaran harus dilakukan dengan tepat. Maka nantinya diharapkan agar setiap kegiatan dari HRD akan sesuai dengan perencanaan atau penganggaran yang telah dibuat. Bila hal ini terjadi maka sudah pasti aktivitas ekonomi perusahaan bisa berlangsung dengan baik.
Oleh karena itu, sangat penting segala data yang akurat untuk membantu HRD dalam membuat pembukuan akutansi dan data perusahaan. Jojonomic memiliki aplikasi JojoPayroll yang dapat memudahkan kerjamu hingga 85% untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan gaji karyawan. JojoPayroll di operasikan secara digital, sehingga mengurangi tingkat data yang hilang. Dengan JojoPayroll karyawan juga dapat mencetak slip gaji secara digital.
Mari gunakan JojopPayroll untuk memudahkan kinerjamu!
