Pada bidang pekerjaan tertentu, tentu akan ada kegiatan yang mengharuskan seseorang melakukan perjalanan bisnis. Bagi seorang pekerja, tentu hal itu mau tidak mau harus dilakukan. Perjalanan bisnis biasanya dipergunakaan saat hendak bertemu investor, pemasok, client dan berbagai pihak lain tergantung jenis bisnis yang dijalankan.
Umumnya, perjalanan bisnis dapat menghabiskan kurang lebih 30 persen dari anggaran untuk perusahaan. Sehingga, dengan begini perusahaan membutuhkan cara bagaimana agar dapat menghemat biaya perjalanan bisnis perusahaan itu sendiri.
Pengertian perjalanan bisnis
Perjalanan bisnis merupakan suatu pekerjaan yang mengharuskan seseorang ke tempat kerja yang berbeda yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan berkaitan dengan tugas pekerjaan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan yang telah di tentukan.
Macam-macam perjalanan bisnis
Ditinjau dari wilayah tujuannya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi:
- Perjalanan bisnis dalam negeri
- Perjalanan bisnis luar negeri
Ditinjau dari transportasinya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi:
- Perjalanan bisnis melalui darat
- Perjalanan bisnis melalui laut
- Perjalanan bisnis melalui udara
Ditinjau dari tujuannya, perjalanan bisnis dibedakan menjadi:
- Untuk melaksanakan rakernas
- Untuk mengikuti seminar nasional
- Untuk melakukan kunjungan kerja
- Untuk pendidikan dan latihan
- Untuk mengikuti pelantikan
- Untuk pengadaan kerjasama
- Untuk melakukan kegiatan sosial
- Untuk mengikuti acara tender
- Untuk mengikuti acara seremonial
- Untuk memonitoring dan mengevaluasi
Hal-hal yang harus dipersiapkan untuk melakukan perjalanan bisnis
-
Transportasi
Sebelum melakukan perjalanan bisnis, tentu hal yang pertama disiapkan adalah transportasinya. Transportasi bisa dipilih meliputi transportasi darat, laut maupun udara. Tentunya, setiap transportasi memerlukan persiapan yang berbeda-beda.
- Transportasi darat
Pada transportasi darat, maka bisa menggunakan mobil dinas, travel, bus ataupun kereta api. Adapun persiapan yang harus dilengkapi meliputi: identitas pribadi, tiket perjalanan, kota tujuan, perlengkapan pribadi, dan penginapan selama melakukan perjalanan bisnis.
- Transportasi laut
Pada transportasi laut bisa menggunakan kapal laut. Dan persiapan yang harus dilengkapi meliputi: identitas pribadi, paspor (bila ke luar negeri), tiket keberangkatan, mata uang asing (bila ke luar negeri), penginapan selama perjalanan bisnis, perlengkapan pribadi, tujuan penjemputan.
- Transportasi udara
Sementara itu, pada transportasi udara maka tentu menggunakan pesawat terbang. Dan persiapan yang harus dilengkapi yaitu: identitas pribadi, paspor (bila ke luar negeri), mata uang asing (bila ke luar negeri), penginapan selama melakukan perjalanan bisnis, tiket keberangkatan, koper dan perlengkapan pribadi.
-
Akomodasi
Akomodasi adalah suatu yang disediakan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan karyawan selama melakukan perjalanan bisnis. Akomodasi meliputi: penginapan, sarana transportasi selama melakukan perjalanan bisnis, dan berbagai fasilitas lain penunjang perjalanan bisnis.
- Penginapan
Sebelum melakukan perjalanan bisnis maka hal pertama yang perlu dipersiapkan adalah penginapan. Penginapan bisa dilakukan dengan cara memesan kamar hotel atau penginapan lain setidaknya minimal 1 hari sebelum keberangkatan. Pastikan informasi yang diberikan sesuai dengan identitas.
- Check in
Check in dilakukan saat pertama kali masuk hotel untuk melakukan proses pemesanan kamar. Check in biasanya dilakukan di bagian reservation untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia atau tidak.
- Pembayaran
Selanjutnya melakukan pembayaran, pembayaran dilakukan saat melakukan check in. Permabayaran sesuai dengan jenis kamar yang dipilih dan waktu menginap. Sementara itu, biaya dan fasilitas lainnya dibayar pada saat check out atau pada saat selesai makan di hotel tersebut.
- Check out
Check out dilakukan saat hendak meninggalkan hotel. Umumnya, check out dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir menginap. Check out dilakukan dengan cara menyerahkan kunci kamar pada kepengurusan bagian check out.
-
Biaya
Selain transportasi dan akomodasi, yang paling penting dipersiapkan adalah biaya. Sebaiknya sebelum melakuakn perjalanan bisnis hendaknya rinci semua jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis tersebut.
Ada beberapa biaya yang perlu dirinci, diantaranya sebagai berikut:
- Biaya transportasi
- Biaya akomodasi
- Biaya acara kegiatan
- Biaya lunsum
- Uang saku karyawan
- Biaya lain-lain
Masih membahas persoalan biaya. Dalam biaya perjalanan bisnis, harus mempersiapkan alat pembayaran yang digunakan apakah secara tunai, kartu kredit, check, atau letter of credit seperti penjelasan berikut ini:
- Pembayaran secara tunai
Pembayaran tunai diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. Namun, jika hendak ke luar negeri maka sebaiknya siapkanuang asing sesuai dengan negara yang dituju.
- Pembayaran dengan kartu kredit
Pembayaran ini menggunakan kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit dipinjamkan kepada konsumen sejumlah uang.
- Check
Check merupakan salah satu alat pembayaran yang dibuat khusus untuk orang yang berpergian dan dapat diuangkan kepada bank khusus.
- Letter of credit
Yaitu alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang membutuhkan dana yang jumlahnya cukup besar dalam melakukan perjalanan. Letter of credit dikeluarkan atas nama seseorang yang meminta dengan tanda tangan, kemudian ditukarkan ke bank yang dituju.
-
Dokumen
Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan segala dokumen yang dibutuhkan selama melakukan perjalanan bisnis. Dokumen yang dibawa bisa disesuaikan dengan tujuan perjalanan bisnis tersebut.
Dokumen sangat penting dibawa untuk memberikan informasi kepada yang memerlukannya. Dokumen juga bisa menjadi salah satu bukti atau data keterangan yang sewaktu-waktu dibutuhkan karyawan.
Macam-macam dokumen perjalanan bisnis:
- Dokumen internal : meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, jadwal perjalanan, petunjuk akomodasi, daftar nama atau telepon yang hendak dihubungi.
- Dokumen eksternal : meliputi Kartu tanda penduduk (KTP), pasport (khusus untuk ke luar negeri), Visa (khusus untuk ke luar negeri), Kartu Sehat (khusus untuk ke luar negeri), asuransi, dan berbagai dokumen external lainnya.
Cara menghemat biaya perjalanan bisnis
Sebagian besar orang mencari cara bagaimana capat menghemat biaya perjalanan bisnis. Hal ini dikarenakan dalam melakukan perjalanan bisnis akan ada pengeluaran mengenai tiket pesawat, penginapan dan berbagai pengeluaran lainnya yang tidak bisa dihindari.
Seringkali aktivitas mencari berbagai hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis menyita banyak waktu. Terlebih jika ada beberapa tempat yang harus dijalani. Tentunya hal ini harus dipersiapkan dengan baik mengenai biayanya agar tidak mengalami kendala.
Perusahaan sebaiknya memperhitungkan semua biaya tersebut agar dapat menghemat biaya perjalanan bisnis. Dalam hal ini tentu perusahaan membutuhkan bantuan dari pihak lain. Salah satu cara menghemat biaya perjalanan bisnis adalah dengan melakukan kerjasama dengan pihak lain untuk mengurus masalah keperluan perjalanan bisnis perusahaan.
Dan kini, perusahaan tidak perlu lagi pusing memikirkan bagaimana cara menghemat biaya perjalanan bisnis karena kini ada aplikasi JojoExpenses dari JOJONOMIC yang dapat membantu mengelola pengeluaran perusahaan dengan lebih efisiensi sekaligus menghemat waktu.
JojoExpenses mampu mengontrol anggaran perusahaan kapan saja dan dimana saja. Proses yang dilakukan juga sudah otomatis dan menghemat waktu. Disini perusahaan bisa memahami lebih mendalam mengenai pengeluaran perusahaan.
Selain itu, JojoExpenses juga dapat membantu perusahaan dengan memberikan kemudahan dalam mengakses keuangan perusahaan kapan saja dan dimana saja. Dengan adanya aplikasi JojoExpenses maka organisis perusahaan bisa berjalan dengan baik sekaligus mampu meningkatkan produktivitas karyawan dan pertumbuhan perusahaan dengan baik secara professional.
