Menulis Komplain Karyawan dan Cara Menanganinya

Menulis komplain karyawan menjadi salah satu tugas HRD untuk tahu komplain apa saja yang diberikan oleh karyawan ke perusahaan. Komplain yang dituliskan tersebut bisa saja tanpa nama ataupun dengan menggunakan nama. Biasanya perusahaan secara berkala meminta pendapat ke karyawan terutama meminta saran kritik sehingga perusahaan tersebut semakin berkembang.

Nada dan Format Tepat Menulis Komplain Karyawan

Ketika Anda hendak menyampaikan keluh kesah Anda terhadap perusahaan, maka Anda tetap harus menuliskannya dengan baik. Tujuan menulis komplain karyawan dengan baik ini adalah agar tidak ada yang tersinggung satu sama lain. Ketika sudah ada yang tersinggung, hal tersebut bisa berpengaruh pada hubungan personal antar pekerja yang berada di kantor tersebut. Bisa saja yang seharusnya bisa memberikan penilaian objektif justru berubah menjadi subjektif.

Ada beberapa poin penting yang harus Anda perhatikan dalam format dan nada kala menuliskan suatu komplain ke perusahaan, yaitu:

1.     Sopan

Walaupun Anda sedang marah atau kesal terhadap suatu perusahaan terlebih jika perusahaan tersebut sudah merugikan Anda, namun, ada baiknya semuanya tetap sopan. Salah satunya adalah sopan dalam memilih kata-kata. Hindari juga dengan nama yang bersifat ancaman ke perusahaan yang bisa merugikan Anda sendiri dan perusahaan.

Menulis komplain karyawan

Karena itu, sebelum menulis, pastikan lebih dahulu emosi Anda stabil. Misalnya sedang tidak dalam kondisi marah ataupun sedih. Ingat juga jika orang yang akan membaca komplain Anda tidak bisa bertanggung jawab 100% terhadap apa yang Anda utarakan.

Misalnya Anda berurusan atau memiliki masalah dengan bagian keuangan, maka tugas HRD yang mengumpulkan komplain hanyalah mengumpulkan dan menyampaikan. Untuk penyelesaiannya, bisa saja pihak perusahaan akan turun tangan, namun, akan lebih nyaman jika masalah tersebut diselesaikan dengan cara tertutup atau dengan pribadi yang berkaitan.

2.     Ringkas atau Singkat

Dalam menulis komplain karyawan, sebaiknya komplain yang Anda tulis tersebut singkat, padat dan jelas. Jangan karena Anda tidak ingin berkata sopan dan menyinggung pihak manapun, Anda menuliskannya dengan bertele-tele. Misalnya menggunakan kalimat pembuka, isi dan kalimat penutup.

Menulis komplain dengan singkat juga akan mempermudah Anda untuk menyampaikan apa yang Anda ingin sampaikan. Selain itu juga mempermudah HRD untuk mengetahui point penting dari komplain yang dituliskan. Jika point komplain saja tidak ditulis, bagaimana perusahaan bisa menindaklanjuti masalah yang Anda tuliskan.

Hindari juga untuk menuliskan sesuatu yang terlalu detail. Selain bisa ‘mengancam’ diri Anda sendiri di perusahaan tersebut, hal tersebut juga bisa dimanfaatkan. Misalnya dimanfaatkan oleh pihak tertentu yang tidak suka dengan Anda kemudian melakukan provokasi.

3.     Otoritatif

Pergunakan bahasa yang tepat dan mencakup banyak hal yang menjadi keluhan Anda. dengan bahasa yang pas, tulisan komplain tersebut bisa menunjukkan kredibilitas yang Anda miliki. Sehingga akan berpengaruh secara positif atas tanggapan dari komplain yang Anda berikan.

Menulis Komplain Karyawan: Jenis Keluhan ke Perusahaan

Banyak yang menulis komplain karyawan dengan keluhan yang berbeda antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya. Komplain tersebut bisa bersangkutan dengan pribadi orang tertentu di perusahaan tersebut, namun bisa juga berkaitan langsung dengan perusahaan secara menyeluruh.

Menulis komplain karyawan

Berikut ini merupakan jenis keluhan karyawan yang paling banyak dikeluhkan, diantaranya:

1.     Permasalahan antar Pribadi

Walaupun sudah diminimalisir agar tidak terjadi, namun menulis komplain karyawan mengenai hubungan atau kurang harmonisnya hubungan antar karyawan selalu saja terjadi. Bisa saja disebabkan karena sifatnya yang memang berbeda satu sama lain namun bisa juga terkait dengan pekerjaan.

Misalnya, atasan terhadap bawahan yang terlalu memilih. Sehingga bawahan yang kurang disukai diserahi atau diberikan tugas yang banyak. sedangkan bawahan yang disukai tidak terlalu diberi tugas sehingga bisa memiliki waktu luang.

2.     Target Kerja

Target diciptakan oleh perusahaan agar perusahaan bisa mencapai tujuan tertentu. Namun, bukan berarti target tersebut bisa dicapai oleh setiap orang. Ada kalanya target yang ditetapkan tersebut tidak mungkin untuk dilakukan bahkan menyebabkan tim yang melakukannya jatuh sakit. Adanya target tersebut bisa dijadikan sebagai bahan komplain untuk disampaikan ke perusahaan.

Selain itu, komplain target juga bisa disampaikan dari atasan ke karyawan. Misalnya dari target yang diberikan tersebut, ternyata tidak bisa dicapai padahal orang atau tim lain dapat mencapai target tersebut dengan baik. Ketika sudah diajak berdiskusi dan ternyata ada faktor eksternal misalnya dari perusahaan, maka komplain bisa diajukan.

3.     Ketidakselarasan Jobdesk dengan Deskripsi

Kerap kali pekerjaan yang dideskripsikan saat pertama kali mendaftar atau ketika awal bekerja berbeda dengan yang harus dikerjakan. Karena hal tersebut, tidak sedikit orang yang harusnya bisa bekerja maksimal, harus menyesuaikan lagi dengan pekerjaan yang baru. Karena hal tersebutlah, karyawan mengajukan komplain ke perusahaan.

Tanggapan yang Sebaiknya Diberikan HRD

Setelah para pegawai menulis komplain karyawan, maka tugas selanjutnya ada di HRD. Harus ada tindak lanjut dari komplain atau keluhan yang diberikan karyawan. Ini disebabkan karena berkaitan dengan kenyamanan dalam bekerja di perusahaan tersebut.

Menulis komplain karyawan

Dalam menghadapi komplain karyawan, HRD sebaiknya melakukan hal berikut ini:

1.     Mengenali Karyawan

Setiap orang yang bekerja di suatu perusahaan pasti memiliki sifat dan karakter yang berbeda satu dengan yang lainnya. Sehingga untuk menghadapi atau membicarakan mengenai komplain yang diberikan, HRD tentunya harus mengenali karyawan.

Dengan cara tersebut, HRD bisa berbicara sesuai dengan tipe karyawan. Misalnya  tipe karyawan tersebut menggebu-gebu, sebagai HRD, tentunya Anda tidak bisa menghadapi karyawan tersebut dengan marah-marah. Perlu ketenangan dan tidak mudah terpancing emosi. Sehingga, Anda bisa membicarakan masalah keluhan tersebut dengan lebih baik.

2.     Gali Masalah

Cara paling tepat untuk menggali masalah karyawan adalah dengan berbicara 4 mata. Tanyakan persoalan yang menjadi dasar pegawai tersebut menulis komplain karyawan. Namun dari pembicaraan tersebut, Anda juga harus mengamati.

Menulis komplain karyawan

Maksudnya adalah, bisa saja yang dibicarakan oleh karyawan tersebut tidak benar atau hanya mencari pembenaran. Sehingga diam-diam, anda mengamati pegawai tersebut apakah benar-benar mengemukakan yang terjadi atau tidak.

3.     Bersikap Terbuka

Tugas HRD yang paling susah adalah terbuka namun tetap objektif. Bukan tidak mungkin jika seorang HRD berteman dekat dengan pegawai yang lain. Namun, di satu sisi, dia juga harus memposisikan diri sebagai ‘penampung’ komplain dari berbagai pihak.

Karena hal tersebut, sebagai seorang HRD harus tetap terbuka. Apalagi jika tidak terima atau tidak terlalu suka dengan pihak tertentu. Mau tidak mau harus tetap mendengarkan atau berhadapan ataupun merangkul pegawai tersebut.

Perekaman Menulis Komplain Karyawan dengan JojoTimes

Pegawai yang menulis komplain karyawan dan apa saja keluhannya tersebut sebaiknya dijadikan satu kemudian dijadikan evaluasi. Misalnya memberi target tersendiri ataupun jobdesk yang sesuai dengan deskripsi dan kemampuan pegawai tersebut. Dengan menggunakan JojoTimes, pekerjaan Anda sebagai HRD bisa sangat terbantu.

Selain adanya Fake ID detection, mobile check in dan check out, dan juga penggunaan GPS yang akurat, membuat HRD lebih mudah untuk mengawasi karyawan. Misalnya apakah ada yang bolos atau tidak. Jangan tunggu sampai terlambat dan pekerjaan overload, kunjungi https://jojonomic.com/produk/jojo-times-absensi-online/ dan coba versi gratisnya. Selamat mencoba!