Notulensi Rapat : Ini Dia Susunan Notulensi yang Benar

Notulensi rapat sangat diperlukan ketika rapat atau diskusi berlangsung. Notulensi ini biasanya hanya mendampingi dan tidak mengambil peranan secara langsung dalam diskusi. Umumnya, setiap hasil notulensi yang tercatat akan dibacakan di akhir rapat sebagai kesimpulan atau mengemukakan kembali apa saja yang sudah dibahas saat sidang tersebut berlangsung.

Risalah rapat adalah catatan tertulis resmi dari kegiatan rapat. Mereka biasanya berisi pernyataan pertanyaan yang didiskusikan oleh peserta dan jawaban atau keputusan mereka atas pertanyaan tersebut, dan daftar peserta. Ini bukan rekaman verbatim (transkrip) rapat dan biasanya tidak diperlukan.

Catatan rapat biasanya diambil selama rapat dan kemudian dibagikan kepada peserta. Meskipun notulen rapat biasanya diselesaikan oleh sekretaris atau asisten, anggota tim sering kali ditugaskan untuk melakukan tugas ini. Oleh karena itu, pembelajaran merupakan keterampilan yang penting agar seseorang dapat menjadi peserta yang aktif dalam rapat.

Fungsi Notulensi Rapat

Notulensi atau yang disebut juga dengan notula ini memiliki arti catatan ringkas, sistematis, padat dari kegiatan siding. Fungsi dari notula ini diantaranya yaitu:

• Mencatat semua yang dibicarakan di dalam rapat atau sidang tersebut.
• Bukti jika rapat memang benar-benar terselenggara atau ada.
• Membantu proses agar rapat menjadi lebih fokus untuk pembahasan topik yang diangkat.
• Sebagai pengukur sukses atau tidaknya rapat tersebut berlangsung.

Notulensi tersebut ditulis oleh seorang notulis. Karena harus mencatat semua yang terjadi dan yang dibicarakan pada rapat, maka seorang notulis harus bisa menyimak dan menulis dengan baik. Sehingga hasil catatan yang ditulis tidak melenceng jauh dari rapat tersebut. Jika Anda ditunjuk sebagai notulensi rapat, maka selain buku, Anda harus menuliskan kerangka atau susunan isi untuk notulensi.

Cara tersebut dilakukan untuk mempermudah penulisan saat rapat sedang berlangsung. Selain itu, Anda juga bisa menanyakan terlebih dahulu beberapa data ke pihak penyelenggara misalnya informasi mengenai apa yang akan diangkat di rapat dan siapa saja pesertanya. Namun, karena rapat bisa terjadi secara alot dan bahkan berlangsung singkat, Anda bisa merekam apa yang sedang terjadi dan gunakan laptop untuk penulisan yang lebih cepat.

Poin dalam Notulensi Rapat

Ada 6 point yang harus ditulis oleh notulen, yaitu:

• Topic permasalahan yang sedang diangkat saat rapat yang terselenggara tersebut.
• Mencatat jam atau waktu dan tempat diskusi tersebut dilaksanakan.
• Mencatat berapa jumlah peserta yang hadir.
• Menyimak dan menulis semua hal termasuk proses yang sedang berlangsung dalam diskusi.
• Menuliskan kesimpulan atau hasil dari diskusi tersebut.
• Mendokumentasikan catatan mengenai rapat.

Agar lebih mudah saat menuliskan catatan, perhatikan hal berikut ini:

• Nomor per halaman risalah rapat terlebih jika rapat tersebut terselenggara cukup lama. Anda bisa menuliskan kronologisnya namun jangan lupa untuk tetap menuliskan poin penting dari diskusi yang sedang terselenggara tersebut.
• Fokus pada keputusan dan tindakan seperti data atau hasil rapat, siapa yang akan melakukan strategi tersebut dan waktu pelaksanaannya.
• Penulisan haruslah objektif dan tidak memihak kubu manapun selain itu, hindari untuk menuliskan siapa yang memberikan ide, mengambil keputusan ataupun penyanggahnya.
• Jangan lupa untuk memberikan catatan misalnya jika ada dokumen rujukan.

Kunci notulen rapat yang efektif adalah seberapa baik Anda mempersiapkan diri. Anda perlu memiliki alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan ini dengan baik. Berikut adalah tip untuk menguasai notulen rapat:

Sebelum rapat

1. Mengacu pada catatan pertemuan sebelumnya (jika ada) dan menggunakannya sebagai referensi atau templat. Jika tidak ada catatan pertemuan sebelumnya, silakan dapatkan salinannya dari sekretaris departemen lain. Anda harus sudah membuat agenda untuk rapat yang akan datang. Ikuti format salinan yang diperoleh dan isi judul pertanyaan yang akan dibahas, beri ruang yang cukup untuk komentar.
2. Siapkan daftar hadir yang disediakan di awal rapat sehingga Anda bisa merekam secara lengkap setiap peserta rapat. Ini juga dapat mencegah situasi memalukan di mana Anda tidak mengetahui nama-nama peserta rapat.
3. Tentukan bagaimana Anda ingin merekam rapat. Jika ingin teliti, asalkan Anda memberi tahu peserta, Anda bisa merekam kapan saja sebagai cadangan. Ini akan menjadi tambahan catatan Anda selama rapat. Mengetik langsung di laptop akan menghemat beberapa pekerjaan, tetapi ini juga merupakan preferensi semua orang.
4. Jika Anda memutuskan untuk mengetik menit di laptop Anda, pastikan Anda memiliki pena dan notebook untuk masalah teknis. Ini telah terjadi berkali-kali!

Selama pertemuan

1. Pastikan untuk menuliskan lokasi, tanggal, waktu mulai dan berakhirnya rapat, dan sediakan checklist peserta terlebih dahulu agar peserta dapat mengisi namanya.
2. Pastikan untuk mencatat semua poin diskusi utama, tanggapan dan keputusan yang dibuat, dan poin tindakan yang disepakati. Penting juga untuk mencatat individu-individu yang ditugaskan untuk bertindak dan kapan mereka bertindak.
3. Anda tidak perlu merekam seluruh rapat secara verbatim. Risalah rapat tidak dirinci. Tapi di sinilah rekaman dapat dengan mudah dirujuk di masa depan-mereka memberikan bukti tak terbantahkan untuk pidato dan konsensus yang dicapai selama pertemuan.
4. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu yang sedang didiskusikan, pastikan untuk mengklarifikasi. Jika Anda tidak memahami konteks diskusi, diam dalam rapat tidak akan membantu Anda memahami informasi apa pun. Jadi, jika Anda memiliki pertanyaan, silakan tanyakan!
5. Menjadi pencatat waktu juga merupakan pekerjaan Anda. Jika Anda menemukan bahwa rapat hanyalah satu hal atau keluar jalur, Anda bertanggung jawab untuk mendorong ketua agar kembali ke jalurnya dan mengingatkannya tentang agenda dan waktu yang belum dibahas. sisa.

Setelah pertemuan

1. Masukkan menit segera setelah mengingat menit. Di akhir menit, sertakan tanggal, waktu dan lokasi pertemuan berikutnya (jika ada).
2. Periksa ejaan dan cari kesalahan ejaan atau tata bahasa di seluruh dokumen (Anda tidak ingin ceroboh). Jika ada istilah teknis atau nama individu atau tempat yang tidak Anda kenali, pastikan untuk memeriksa kembali ejaannya menggunakan berbagai sumber informasi yang berbeda untuk memastikan Anda mengetiknya dengan benar.
3. Buat risalah rapat mudah dibaca, soroti keputusan utama dan poin tindakan yang disepakati, serta individu yang akan menerapkan keputusan ini, dan tenggat waktu yang ditetapkan untuk setiap tindakan. Ini membantu meningkatkan visibilitas bagian penting dokumen di seluruh dokumen panjang.
4. Jika Anda berbagi catatan rapat sebagai dokumen elektronik dalam folder jaringan bersama atau penyimpanan online, Anda juga harus menyertakan file audio dan file rapat terkait lainnya di folder yang sama untuk memudahkan akses dan pengambilan.

Susunan Notulensi Rapat

Dalam penyusunan notulen rapat, tidak bisa dilakukan dengan sembarang. Catatan yang bisa dikatakan sebagai laporan hasil rapat ini memiliki peranan yang penting salah satunya adalah membantu untuk menentukan strategi selanjutnya untuk perusahaan.

Sehingga, penulisan hasil rapat harus rapi dan tersusun dengan baik. Susunan dari notulen rapat yang harus Anda ketahui yaitu sebagai berikut.

1.      Kepala Notulen

Bagian ini adalah bagian awal dari penulisan notulen. Sehingga setiap notulen akan dimulai terlebih dahulu dengan penulisan kepala notulen. Adapun yang termasuk dan harus dituliskan di bagian kepala notulen yaitu:

• Nama atau tema atau topic yang sedang dibahas saat rapat.
• Hari dan tanggal pelaksanaan.
• Waktu atau jam pelaksanaan.
• Tempat pelaksanaan acara.
• Unsur apa saja yang terlibat dalam rapat tersebut. Di bagian ini, Anda harus menuliskan siapa saja yang menjadi ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis (orang yang menuliskan notulen) dan pesertanya siapa saja.

2.      Isi Notulen

Bagian isi ini adalah hal yang dibahas pada acara atau rapat tersebut dan hasil dari keputusan rapat yang dibuat. Penulisan isi notulen sendiri bisa Anda bagi menjadi 4 bagian yaitu:

• Kata pembuka.
•  
• Pembacaan keputusan.
• Waktu atau jam penutupan.

3.      Akhir Notulen

Pada bagian ini, Anda harus menuliskan mengenai apa saja yang terkandung di notulen yang sudah tertulis tersebut mengenai pembahasan rapat. Pada bagian notulen, harus disertai dengan nama jabatan, tanda tangan dan juga nama pejabat, pangkat ataupun NIP. Tanda tangan yang dibubuhkan ini beberapa diantaranya adalah tanda tangan milik ketua dan wakil ketua rapat.

Jika notulen tersebut dibuat dan tidak ada tanda tangannya maka dianggap tidak resmi. Hal ini disebabkan tanda tangan yang dibubuhkan pada akhir notulen tersebut merupakan wujud dari pertanggungjawaban atas pelaksanaan acara.

Karena banyaknya data yang akan masuk menjadi laporan untuk laporan tertentu seperti laporan keuangan, Anda bisa meminta untuk dikirimi data terkait dengan rapat tersebut. Namun, jika data tersebut sudah hardcopy dan tidak ada softcopy, maka mau tidak mau Anda harus melakukan scan.

Sayangnya, data scan hanya akan berbentuk gambar dan tidak bisa secara maksimal diolah. Untuk itu, diperlukan scan atau aplikasi yang sudah dilengkapi dengan teknologi OCR. Teknologi ini memungkinkan pengeditan data setelah hardcopy tersebut discan.

Fitur yang Mendukung Anda untuk Pengelolaan Keuangan

Teknologi tersebut tidak hanya ada di scanner namun juga di JojoExpense. Di aplikasi ini, Anda tidak hanya bisa melakukan scanning data dengan teknologi OCR namun juga pengelolaan keuangan yang baik. Beberapa fitur yang bisa Anda manfaatkan di JojoExpense, diantaranya adalah:

• Reimburse yang bisa dilakukan di aplikasi ataupun website. file reimburse tersebut akan diolah dan kemudian dimasukkan dalam database sehingga bisa Anda manfaatkan untuk mengolah data. Misalnya menghitung berapa banyak yang harus perusahaan keluarkan untuk mengganti uang karyawan.
• Mobile approve yang memungkinkan Anda untuk bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan dana yang diajukan oleh karyawan misalnya dari devisi marketing. Dengan begitu, Anda tidak perlu banyak waktu untuk menentukan pengeluaran dan pengolahan keuangan sehingga Anda juga akan bisa mengerjakan perkerjaan yang lain.

Keuntungan dengan menggunakan JojoExpense diantaranya yaitu:

• Memudahkan perusahaan untuk mengontrol kondisi keuangan yang sedang terjadi.
• Meminimalisir terjadinya penipuan yang bisa terjadi sewaktu-waktu.
• Proses penyetujuan yang lebih singkat dibandingkan sebelumnya jika menggunakan proses manual.
• Lebih hemat waktu yang memungkinkan Anda untuk bisa mengerjakan pekerjaan lainnya.

Untuk tahu dan merasakan langsung manfaat dan keunggulan dari JojoExpanse, Anda bisa kunjungi https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/. Di website ini, Anda akan mendapatkan informasi lengkap seputar JojoExpense. Bahkan, Anda juga bisa mengunduh versi gratis dari jojoExpense.

Bandingkan antara menggunakan JojoExpense dan cara manual atau dengan aplikasi lainnya. Jangan kaget kalau JojoExpense memang yang Anda cari selama ini untuk mengatasi kesulitan Anda dalam pengontrolan keuangan. Jadi, tunggu apalagi. Segera kunjungi JojoExpense, unduh dan install aplikasi tersebut lalu gunakan. Ucapkan selamat tinggal pada cara lama, dan selamat datang pada kemudahan hanya dengan JojoExpense!