Pentingnya Orientasi Karyawan Baru, Beserta Tips Mempersiapkannya — Ketika merekrut karyawan baru yang telah berpengalaman, sering kali manajemen berpikir bahwa karyawan tersebut sudah langsung bisa bekerja dengan baik.
Orientasi karyawan tidaklah penting, bahkan tidak perlu ada, karena mengganggu waktu produktif si karyawan baru untuk mulai bekerja. Ini bukan anggapan yang sepenuhnya salah. Karyawan tersebut bisa jadi memang profesional yang ahli di bidangnya.
Akan tetapi, manajemen sering kali lupa, bahwa karyawan baru, baik fresh graduate maupun berpengalaman, tetap membutuhkan masa transisi untuk menunjukkan kinerja terbaiknya.
Pindah dari satu perusahaan ke perusahaan lain bukan saja perpindahan lokasi kerja; tetapi juga tim kerja, standar kinerja baru, budaya organisasi yang berbeda, bahkan mungkin juga cara merayakan keberhasilan kerja tim yang berbeda.
Di sinilah program orientasi karyawan berperan untuk mempersiapkan karyawan baru menjadi produktif bagi perusahaan. Selain itu, orientasi karyawan baru membawa sejumlah manfaat lain, seperti menekan angka turnover, sekaligus menumbuhkan komitmen karyawan.
Pentingnya Orientasi Karyawan Baru
Dalam menentukan karyawan baru, tentu harus melalui proses rekrutmen yang cukup panjang dan selektif agar kegiatan rekrutmen tidak menjadi sia-sia. Akan tetapi, saat telah selektif memilih karyawan pasti karyawan baru tidak akan tahu apa yang seharusnya mereka kerjakan. Hal ini akan membuat kinerja mereka menjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu, setiap perusahaan harus melakukan proses orientasi karyawan baru.
Orientasi karyawan merupakan proses yang menyediakan karyawan baru berbagai informasi secra ideal yang harus diketahui oleh karyawan baru yang dapat menumbuhkan rasa loyalitas karyawan baru pada perusahaan. Namun, dalam orientasi karyawan baru, ada empat tujuan orientasi karyawan yang perlu HR ketahui. Apa saja? Berikut diantaranya:
- HR harus mampu membuat karyawan baru merasa diterima dan menjadi bagian dalam tim perusahaan.
- HR harus memastikan bahwa karyawan baru memiliki informasi dasar agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik.
- Human Resource harus mau membantu karyawan beru untuk mengerti organisasi secara luas baik visi, misi, kultur hingga value perusahaan.
- HR harus membantu karyawan baru dalam memulai sosialisasinya dalam perusahaan.
Proses orientasi karyawan baru yang lama tergantung dengan seberapa lama perusahaan membutuhkan waktu untuk melakukan orientasi tersebut. Sebagai contoh misalnya perusahaan biasanya memberikan informasi mengenai benefit karyawan, kebijakan perusahaan, struktur organisasi, fasilitas hingga memperkenalkan rekan kerja dalam perusahaan selama orientasi.
Setelah proses orientasi tersebut selesai, maka karyawan bisa memulai pelatihan karyawan. Pelatihan karyawan ini merupakan proses peningkatan kemampuan karyawan baru ataupun karyawan lama untuk melakukan pekerjaan. Pelatihan karyawan ini berbanding lurus dengan strategi perusahaan dimana dalam pelatihan karyawan akan diberikan sesuai dengan kompetensi karyawan dalam menjalankan strategi perusahaan tersebut. Dengan dilakukannya pelatihan maka hal ini dapat mempengaruhi kinerja karyawan melebihi dari penilaian dan umpan balik yang diberikan karyawan itu sendiri.
Macam-macam Orientasi Karyawan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa orientasi karyawan baru merupakan tindakan individu untuk dapat memahami kondisi lingkungannya dan supaya dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerjanya. Adapun macam-macam orientasi sebagai berikut:
- Orientasi perorangan: Merupakan kemampuan seseorang dalam memperkenalkan identitas dirinya sendiri dan orang-orang disekitarnya.
- Waktu: Merupakan kemampuan seseorang untuk memahami waktu, tanggal, hari, musim dan berbagai hal lainnya.
- Orientasi tempat : Merupakan kemampuan seseorang dalam memahami batas-atas tempat atau ruang yang ditempati atau yang berkaitan dengan lokasi lainnya.
Manfaat Pelaksanaan Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan dilakukan dengan manfaat sebagai berikut:
Memperkenalkan lingkungan perusahaan
Bagi karyawan baru, penting bagi mereka untuk mengetahui seperti apa lingkungan perusahaan tempat ia akan bekerja. Karyawan baru hendaknya mengetahui visi dan misi perusahaan agar mereka dapat bekerja selaras dengan visi dan misi yang ditetapkan. Selain itu, lingkungan tempat mereka kerja juga harus dikenalkan agar mereka merasa nyaman dan tidak asing di lingkungan kerja.
Mengetahui jobdesk karyawan
Sangat penting bagi karyawan baru untuk mengetahui jobdesknya. Hal ini supaya karyawan baru tidak salah atau bingung dengan tugas yang ia kerjakan. Terlebih jika ini merupakan jenis pekerjaan yang belum pernah dikerjakan sebelumnya. Dengan adanya orientasi karyawan maka mereka bisa terbantu menjadi percaya diri untuk mengerjakan pekerjaan barunya dikantor sehingga mereka dapat produktif di tempat mereka bekerja.
Membuat karyawan baru lebih kompeten dalam bekerja
Penting dilakukan perusahaan untuk melakukan orientasi pada karyawan baru. Hal ini bertujuan untuk membuat karyawan lebih berkompeten dalam bekerja. Kualitas kinerja karyawan baru dapat lebih cepat selesai sesuai dengan standar perusahaan jika mereka mendapatkan suatu pelatihan kerja yang sesuai dengan jobdesknya.
Mengenalkan karyawan dengan teknologi yang digunakan
Setiap perusahaan pasti memiliki teknologi tertentu untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Dalam orientasi ini maka akan bermanfaat bagi karyawan untuk mengenal teknologi apa yang digunakan perusahaan itu. Terlebih jika teknologi yang digunakan perusahaan belum pernah digunakan sebelumnya. Dengan mengenalkan karyawan baru dengan teknologi yang digunakan maka hal ini akan memaksimalkan kinerja mereka dan mereka bisa memulai sendiri saat sudah mulai bekerja.
Tips Mempersiapkan Orientasi Karyawan
Untuk mempersiapkan orientasi karyawan, berikut merupakan tips yang perlu dilakukan:
Memastikan kelengkapan orientasi karyawan yang diwajibkan perusahaan
Sebelum melakukan orientasi karyawan, tidak ada salahnya jika kita menghubungi perusahaan beberapa hari sebelum orientasi tersebut dilaksanakan. Saat menghubungi perusahaan. kita dapat bertanya apakah ada hal spesifik yang perlu diketahu sebelumnya? Seperti isalnya ada beberapa perusahaan yang meminta untuk meninjau buku pegangan karyawan sebelum orientasi. Tidak hanya itu saja, jika sebelumnya telah diberikan pengantar maka pastikan untuk menganggap hal itu serius dengan begitu tidak akan ada kejutan lagi di hari orientasi karyawan
Gunakan pakaian yang rapi
Dalam dunia kerja, penampilan sangat erat kaitannya untuk menentukan kepribadian orang lain. Pakaian yang rapi akan memberikan kesan pertama yang baik. Oleh karena itu, gunakanlah pakaian yang formal jika tidak ada ketentuan pakaian. Namun, jika sudah diberi intruksi untuk menggunakan pakaian tertentu maka baru ikuti petunjuk dan aturan yang diberikan.
Pakaian formal yang dimaksud minimal sama dengan saat interview. Kemudian sebaiknya gunakan speatu yang nyaman untuk antisipasi jika kegiatan orientasi dapat membuat kita berdiri sepanjang hari.
Pastikan datang lebih awal
Untuk memberikan kesan yang baik di hari pertama bekerja, maka kita bisa datang lebih awal. Jika rumah kita ke kantor cukup jauh maka kita bisa berangkat lebih awal lagi. Perkirakan waktu kita minimal 15 menit sebelum orientasi tersebut dimulai.
Jangan lupa bawa identitas diri
Pada hari pertama kita bekerja, biasanya kita diminta untuk mengisi berbagai formulis untuk kepentingan data karyawan. Untuk itu, pastikan jika kita tidak lupa membawa identitas diri seperti KTP, NPWP hingga kartu BPJS jika ada. Jangan lupa juga bawa buku tabungan jika suatu saat perusahaan membutuhkan untuk mengatur perihal gaji kita. Pastikan setelah acara orientasi tidak ada dokumen yang tertinggal.
Jangan lupa membawa alat tulis
Saat orientasi karyawan baru, kita akan diminta mengisi data atau mengisi formulir. Jika kita tidak membawa alat tulis sendiri hal ini akan menyulitkan kita. Untuk itu, sebaiknya bawalah alat tulis sendiri agar tidak perlu menunggu giliran atau bergantian untuk mengisi data dan lain sebagainya. Selain itu, alat tulis akan berguna saat kita ingin mencatat materi yang didapat selama orientasi.
Menyusun Program Orientasi Karyawan Baru
Melalui orientasi, karyawan mendapatkan kemudahan menjalani masa transisi untuk menyesuaikan diri. Khususnya dalam memasuki budaya organisasi, termasuk mengelola ekspektasi.
Menyusun program orientasi karyawan baru tidaklah sulit. Ikuti daftar berikut, dan pastikan satu per satu point masuk dalam checklist orientasi karyawan baru di kantor kamu!
Sambutan yang Menyenangkan
Sambutan untuk karyawan baru bisa bermacam-macam bentuknya. Beberapa organisasi memperkenalkan karyawan baru lewat forum santai, apel pagi, atau meeting mingguan.
Beberapa yang lain memberikan kartu ucapan “selamat bergabung” kepada karyawan bersangkutan. Sambutan ini penting sebagai starting point seorang karyawan baru “sah” menjadi bagian dari perusahaan.
Office Tour
Yang tidak kalah penting, karyawan baru harus segera mengetahui lingkungan fisik kantor. Di mana ruang kerjanya, ruang kerja atasannya, ruang departemen lain, ruang arsip, mesin fotokopi, musholla, toilet, pantry, bahkan area parkir.
Jika memungkinkan, office tour sebaiknya dilakukan agar karyawan dapat sekaligus merasakan suasana kantor dan bertemu karyawan lain. Namun, jika tidak mungkin, paling tidak perusahaan memberikan denah kantor pada karyawan bersangkutan.
Employee Kit & Contact Person
Orientasi karyawan baru merupakan saat yang tepat untuk memberikan employee kit perusahaan. Kit biasanya berupa kartu pegawai, seragam, peralatan kerja, dan kunci untuk mengakses loker/ruang tertentu.
Karyawan baru juga perlu mendapatkan keterangan yang jelas mengenai jalur komunikasi yang akan ia gunakan sebagai karyawan perusahaan. Antara lain alamat email-nya sebagai karyawan kantor, nomor extention untuk bisa tersambung ke teleponnya.
Serta alamat pos untuk pengiriman yang ditujukan kepadanya selama bekerja (ruang apa, gedung apa, lantai berapa, jalan apa, dan seterusnya).
Peraturan Perusahaan
Tidak semua peraturan kepegawaian tercantum dalam perjanjian kerja yang ditandatangani karyawan. Sebagian besar justru lebih banyak dan terperinci dalam Peraturan Perusahaan (PP).
Selain memberikan employee kit di atas, buku Peraturan Perusahaan (PP) jangan sampai terlupa. Tentunya disertai dengan penjelasan singkat, dan saran bagi karyawan untuk mempelajarinya.
Job Description dan Struktur Organisasi
Struktur organisasi juga penting diketahui oleh karyawan yang baru bergabung. Hal itu akan memberinya gambaran tentang jalur koordinasi, jenjang jabatan, dan posisinya saat ini dalam struktur besar perusahaan.
Selain itu, karyawan tersebut berhak mengetahui lebih dalam tentang pekerjaan dan target kerja yang diharapkan perusahaan darinya. Alangkah baiknya jika momen ini melibatkan atasan langsung dari karyawan tersebut.
Daftar Istilah-Istilah Khusus
Masing-masing perusahaan punya istilah khusus terkait dengan bidang bisnisnya. Begitu juga masing-masing departemen di dalamnya, mungkin akan sering menggunakan istilah-istilah “khas” yang spesifik.
Pasti akan sangat membantu jika perusahaan memiliki glosarium tersendiri, dan karyawan baru bisa mendapatkannya agar proses transisi bisa berlangsung lebih cepat.
Jadwal Kegiatan Perusahaan
Jika perusahaan kamu memiliki rencana-rencana kegiatan, baik yang rutin, maupun tidak, baik formal, maupun non-formal, jangan lupa untuk memberitahukannya kepada karyawan baru.
Misalnya, kegiatan rutin klub olah raga kantor, rencana kegiatan CSR, meeting bulanan, dan lain-lain. Kalau perlu, dorong karyawan untuk mengikuti salah satu kegiatan non-formal perusahaan yang ia minati, karena bisa berdampak baik bagi proses adaptasi sosialnya.
Prosedur Keamanan dan Kondisi Gawat Darurat
Pada situasi emergency, apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan oleh para penghuni kantor, seperti apa bunyi alarm tanda bahaya, di mana letak tangga darurat, pintu darurat, instalasi tabung hydrant, dan sebagainya.
Ini pun penting disosialisasikan kepada semua karyawan baru, untuk memastikan keselamatan karyawan.
Benefit Karyawan
Poin terakhir ini termasuk poin paling penting dalam keseluruhan orientasi karyawan baru. Karyawan yang baru bergabung perlu diberikan penjelasan yang baik tentang hak-hak mereka selama menjadi karyawan di perusahaan kamu.
Dijabarkan dengan jelas, apa saja benefit yang bisa karyawan nikmati yang difasilitasi perusahaan, misalnya asuransi kesehatan pribadi dan keluarga. Ada juga tunjangan pajak, pinjaman karyawan, keanggotaan gratis di pusat kebugaran, atau yang lainnya.
Dengan cara ini, pesan bahwa perusahaan menghargai karyawan dan mendorong work life balance dapat dirasakan oleh karyawan baru.
Tujuan Program Orientasi Karyawan Baru
Dibawah ini ada 4 (empat) tujuan program orientasi karyawan baru, sebagai berikut:
- Membuat karyawan baru merasa diterima dan menjadi bagian dalam tim
- Memastikan karyawan baru memiliki informasi dasar agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik
- Membantu karyawan baru mengerti organisasi secara luas, contohnya visi, misi, kultur, dan value perusahaan
- Membantu karyawan tersebut dalam memulai bersosialisasi di perusahaan.
Program Orientasi Karyawan Baru
Pelatihan dapat mempengaruhi kinerja karyawan, bahkan melebihi dari penilaian dan feedback yang diberikan kepada karyawan. Ada lima tahap proses pelatihan yang bisa diterapkan oleh perusahaan, yaitu:
Analysis
Pada tahap ini, HR harus menganalis kebutuhan pelatihan disesuaikan dengan kompetensi karyawan. Namun perlu diperhatikan, bahwa pelatihan dibuat bertujuan untuk rencana strategis (jangka panjang) atau rencana saat ini (current).
Design
Desain berarti merencanakan program pelatihan secara keseluruhan, termasuk objektif, metode penyampaian, dan evaluasi program.
Develop
Tahapan ini, berarti membuat instruksi atau arahan. Dalam hal ini HR perlu membuat konten dan materi program pelatihan, mendesain bagaimana metode instruksional yang spesifik (apakah dengan lecture, case study, atau web).
Serta memikirkan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pelatihan (iPad atau slide).
Implementation
Tahap implementasi, HR harus mengembangkan prosedur untuk melatih fasilitator dan karyawan. Prosedur untuk fasilitator mencakup kurikulum pelatihan, metode pelatihan yang digunakan, dan sistem pengujian.
Sedangkan prosedur untuk karyawan mencakup persiapan karyawan saat menggunakan alat pelatihan (penggunaan iPad atau PC).
Evaluation
Evaluasi menjadi tahapan yang penting bagi HR. Karena pada tahan inilah HR dapat melihat bagaimana hasil dari pelatihan yang diberikan kepada karyawan. Mengukur hasil dari pelatihan dapat dilakukan dengan dua cara:
-
Time Series
Perbandingan performance karyawan sebelum dan setelah program pelatihan.
-
Controlled Experimentation
Perbandingan performance pada karyawan yang tidak mendapat pelatihan dengan yang sudah mendapat program pelatihan.
Jika kamu memiliki perusahaan dan banyak karyawan kamu di mana saja, JojoTimes memungkinkan karyawan kamu masuk dan keluar dari mana saja.
Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan bermain bohong.
Karyawan kamu dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini kamu selalu dapat memastikan bahwa karyawan kamu benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan.
Selamat mencoba!
