Bagi perusahaan kecil atau besar, baik yang menggunakan kredit mikro atau lainnya, sudah menjadi kewajiban agar pengelolaan keuangan perusahaan dijalankan dengan baik sehingga segala bentuk pinjaman yang dipakai di awal untuk modal bisa segera dilunasi. Untuk itu diperlukan otomasi pengelola pengeluaran keuangan secara benar yang akan membuat usaha semakin besar bahkan tidak perlu lagi berhutang untuk mendapatkan modal.
Meskipun mengelola pengeluaran perusahaan bukan perkara mudah, namun ada sistem yang bisa membantu Anda membuat laporan keuangan perusahaan akan lebih mudah dibandingkan dengan cara manual.
Berikut ini kita akan paparkan dengan jelas, bagaimana cara mengotomasi pengelola pengeluaran perusahaan dengan lebih simpel dan otomatis.
Apa yang dimaksud Otomasi Pengelola Pengeluaran ?
Maksud dari otomasi pengelola pengeluaran perusahaan adalah mengelola pengeluaran keuangan perusahaan yang dibuat dengan cara yang praktis dan otomatis. Sistem yang digunakan adalah software yang terintegrasi dengan data di komputer.
Software yang digunakan dalam proses otomasi adalah solusi yang didedikasikan untuk mengelola dan mengotomatiskan proses tutup buku (financial closing). Secara keseluruhan, yang ditawarkan oleh aplikasi Jojonomic memberikan departemen akuntansi dan keuangan fungsionalitas end-to-end, mengotomasi dan merampingkan proses manual dalam satu sistem berbasis Cloud yang terpusat.
Sehingga, jika mengelola keuangan perusahaan yang semula lebih susah jika dibandingkan dengan mengelola keuangan keluarga. Maka dibutuhkan skill tersendiri untuk bisa mengelola keuangan perusahaan secara baik. Bahkan, jika perusahaan sudah semakin besar, Anda akan membutuhkan seorang akuntan yang akan menghandle pembukuan perusahaan dari A sampai Z, dari tanggal 1 sampai 31.
Otomasi mengelola keuangan adalah salah satu hal penting yang harus dipikirkan saat ingin memulai bisnis maupun menjalankan dan mengembangkan bisnis. Sayangnya, masih banyak pebisnis di luar sana yang mengalami kerugian hanya karena tidak mampu mengelola keuangan bisnis dengan baik. Disaat anda sedang menjalankan usaha rintisan dan ingin bisnismu cepat berkembang. Salah satu kuncinya adalah bagaimana mengatur keuangan perusahaanmu se-efisien mungkin. Bisnis dikatakan efisien apabila dapat menghasilkan profit yang besar dengan biaya yang kecil.
Biaya merupakan beban bagi perusahaan, sehingga biaya yang terlalu besar tidak baik bagi bisnis yang sedang berkembang, apalagi tidak diimbangi dengan pendapatan yang besar pula. Akibatnya, bisnis hanya jalan di tempat jika tidak gulung tikar. Efisiensi keuangan perusahaan bisa dicapai dengan menekan biaya, atau mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Berikut ini Cara Otomasi Pengelola Pengeluaran yaitu :
Menentukan Persentase dalam Pengelolaan Keuangan
Untuk melakukan otomasi dan mengelola keuangan dengan baik, hal pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan berapa persen uang yang dialokasikan untuk operasional bisnis, berapa persen target laba yang ingin dicapai, berapa persen uang untuk cadangan kas bisnis, serta berapa persen uang untuk pengembangan bisnis. Dengan menentukan persentase, Anda dapat lebih mudah mengelola keuangan sesuai dengan porsi yang telah ditentukan di awal memulai bisnis.
Bernegosiasi Sebelum Menandatangani Kontrak
Terkadang, Anda harus menggali untuk tawaran yang bagus. Saat melakukan pembelian dari vendor atau kontrak dengan supplier, cobalah bernegosiasi dengan supplier untuk kesepakatan yang lebih baik. Jangan lupa untuk memeriksa syarat pembelian seperti denda dan masa tenggang saat membuat keputusan. Dengan bernegosiasi, terkadang Anda akan mampu mendapatkan penawaran terbaik sehingga lebih menghemat dan menjaga kestabilan keuangan bisnis.
Tentukan porsi keuangan
Porsi keuangan disini semacam membagi total pemasukan ke beberapa pos seperti membayar gaji, membayar hutang, membayar biaya operasional bahkan untuk ditabung. Jadi, tentukan berapa porsi yang akan dipakai untuk berbagai kebutuhan usaha Anda. Pembagian porsi ini harus disepakati di awal sehingga akan memudahkan pengelolaan keuangan saat tiba waktunya uang itu harus dibagi.
Sebagai contoh, Anda bisa menerapkan pola porsi dengan angka 30:30:30:10. Maksudnya, 30% digunakan untuk membayar gaji, 30% untuk biaya operasional bulan depan seperti bayar listrik, sewa, dan lain sebagainya. Kemudian 30% lagi bisa digunakan untuk pengembangan usaha agar semakin maju. Sedangkan 10% bisa dimasukkan ke buku tabungan Anda. Ini contoh sederhana yang bisa langsung Anda terapkan untuk membagi keuangan perusahaan secara tepat.
Melakukan Putaran Pada Kas
Ketika melakukan otomasi pengeloaan keuangan jangan hanya berpusat pada keuntungan. Mengelola keuangan bisnis juga meliputi bagaimana Anda mengelola utang, piutang, hingga persediaan. Banyak usaha yang mengalami kesulitan kas meski catatan akuntansi mereka menunjukkan angka yang baik. Perhatikan bagaimana cara mengelola arus kas perusahaan Anda. Namun, jika bisnis Anda telah mengalami masalah arus kas, lakukan 4 cara ini untuk memperbaiki arus kas perusahaan Anda.
Membayar Tagihan Tepat Waktu
Penting bagi Anda untuk membayar semua tagihan bisnis tepat waktu. Siapkan pengingat bulanan untuk memastikan tidak ada tagihan bisnis yang telah jatuh tempo. Menghindari keterlambatan pembayaran biaya dapat menjaga keuangan bisnis dengan baik.
Mengurangi Risiko Utang
Dalam otomasi pengelolaan pengeluaran sebisa mungkin kurangi risiko utang dalam menjalankan bisnis Anda. Mengembangkan bisnis dengan cara berutang memang diperbolehkan. Namun, Anda tetap harus berhati-hati dengan utang. Tambahan beban cicilan utang dalam kondisi keuangan yang kurang baik hanya akan memperburuk keadaan bisnis.
Merencanakan Pengembangan Bisnis
Anda berhak menikmati keuntungan dari bisnis, namun bukan berarti boleh menghabiskannya begitu saja. Anda tetap harus menyisihkan sebagian keuntungan untuk pengembangan bisnis. Pengembangan bisnis yang tepat menjadi salah satu bentuk investasi yang perlu dilakukan.
Membuat Pembukuan Keuangan
Bisnis tidak cukup dikelola hanya berdasarkan ingatan manusia. Perlu adanya catatan yang lengkap. Misalnya seperti membuat laporan keuangan, baik itu laporan laba-rugi maupun neraca. Cobalah dengan mencatat semua transaksi ke dalam pembukuan sederhana. Dengan demikian, Anda bisa mengontrol semua transaksi keuangan bisnis Anda. Selain itu, membuat pembukuan juga akan mempermudah Anda untuk mengevaluasi perkembangan bisnis.
Pisahkan uang pribadi dan uang perusahaan
Ketika melakukan otomasi pengelolaan pengeluaran keuangan jangan menganggap remeh dengan mengatakan tidak apa-apa ketika Anda menggunakan uang perusahaan untuk kebutuhan pribadi atau menggunakan uang pribadi untuk keperluan usaha. Mencampuradukkan keduanya bisa berakibat besar karena akan mengganggu laju keuangan bisnis yang Anda jalankan. Selain itu, campur aduk ini akan menyulitkan pembukuan. Bahkan, Anda bisa saja mengambil uang perusahaan untuk keperluan pribadi yang tidak direncanakan sehingga perusahaan kehilangan omset untuk sesuatu yang tidak jelas.
Ini penting untuk diperhatikan sekalipun banyak juga yang masih menyepelekannya dengan menganggap tidak masalah walau uang pribadi dan perusahan bercampur. Jika Anda melakukan hal ini, maka bersiaplah untuk mengetahui bahwa keuangan perusahaan Anda tidak akan terkontrol. Bahkan hal ini bisa berakibat buruk pada akhirnya karena masalah tentang keuangan walau kecil tidak boleh dianggap remeh.
Buat pembukuan rapi
Proses Otomasi pengelolaan keuangan untuk perusahaan besar, hal ini tidak perlu dijelaskan lagi karena perusahaan besar dijalankan secara professional dan oleh orang yang ahli dibidangnya sehingga mereka mengerti akan pentingnya sebuah pembukuan.
Pembukuan di sini bisa merupakan pencatatan segala transaksi berupa pemasukan dan pengeluaran. Lebih baik lagi jika pembukuan dilakukan setiap hari secara rutin dan disiplin sehingga Anda akan mudah memantau bagaimana situasi keuangan perusahaan Anda.
Apapun yang berhubungan dengan keuangan perusahaan memang sudah seharusnya dicatat termasuk juga urusan utang piutang. Anda bisa menilai perusahaan Anda mengalami peningkatan omset atau tidak juga bisa dilihat dari hasil pembukuan ini. Anda bisa belajar sedikit tentang pembukuan keuangan atau transaksi perusahaan walau secara sederhana agar semua tercatat dengan baik. Bisa jadi Anda akan membutuhkan seorang asisten yang ditugaskan untuk melakukan pembukuan secara rutin.
Cara Otomasi Pengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Software
Kontrol Anggaran Perusahaan
Otomasi kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Pantau pula penggunaan budget karyawan.
Account Reconciliations
Kelola semua rekonsiliasi anda dari platform terpusat dengan proses persetujuan (workflow) berbasis peran, dasbor real-time, template standar, dan sertifikasi otomatis yang digerakkan oleh pengaturan.
Transaction Matching
Merampingkan dan mengotomatiskan proses rekonsiliasi terperinci, seperti rekonsiliasi bank, pencocokan kartu kredit, dan pencocokan faktur-ke-pemesanan pembelian.
Task Management
Pantau setiap tugas akuntansi dan keuangan yang terkait dengan setiap pengguna. Hal ini berfungsi sebagai solusi yang dapat diaudit untuk pemantauan kinerja tenaga kerja.
Journal Entry
Hilangkan proses Journal Entry manual yang dihasilkan dari BlackLine. Buat, tinjau, dan setujui jurnal Bersama dengan dokumentasi pendukungnya.
Variance Analysis
Tetapkan dan analisa fluktuasi saldo akun, dan ubah informasi menjadi laporan manajemen yang kuat dan terperinci.
Consolidation Integrity Manager
Kelola dan otomatisasi rekonsilias tingkat-sistem, undang-undang, atau tingkat 2. Roll up beberapa akun atau lacak penyesuaian topside anda
Pemahaman Lebih Mendalam Tentang Pengeluaran
Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya.
Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Akses mudah ke pendanaan memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek.
Mengurangi Biaya Kertas
Digitalisasikan manajemen finansial Anda dan singkirkan kebutuhan bukti transaksi tercetak. Keuangan perusahaan Anda juga akan menjadi lebih teratur dan efisien.
Mengelola Data Klien Menjadi Lebih Mudah
JojoExpense memberi Anda akses mudah menuju keuangan perusahaan Anda tidak peduli tempat dan waktu.
Baik Anda mau mengajukan request reimbursement atau mengizinkan cash advance, semua dapat dilakukan melalui telepon genggam Anda.
Anda dapat mengajukan request Anda secara langsung atau simpan untuk nanti, misalnya Anda ingin cek ulang aplikasi Anda. Semuanya tergantung Anda—Anda yang berkuasa soal manajemen finansial Anda sendiri.
Ketika Anda sudah duduk di meja Anda, Anda bisa fokus sepenuhnya pada tugas-tugas penting dan serahkan manajemen sampingan pada proses otomatis.
Solusi Satu Aplikasi Untuk Kebutuhan Human Resources Perusahaan Anda
Catat pengeluaran otomatis
Ajukan request reimbursement kapanpun dimanapun dan simpan bukti transaksi Anda di cloud, dengan penggunaan budget yang otomatis terkalkulasi, untuk manajemen finansial yang lebih optimal.
Approval di Mana Pun
Monitor dan analisa aktivitas finansial karyawan Anda sekaligus setujui request cash advance mereka dimanapun Anda berada, untuk memastikan efisiensi di tempat kerja.
Pengumpulan Data Otomatis
Analisa pertumbuhan perusahaan Anda dengan data yang terkumpul secara otomatis dari aktivitas finansial karyawan Anda.
Transfer Secara Langsung dan Real-Time
Transfer pendanaan Anda secara langsung ke rekening bank karyawan Anda untuk aliran dana yang lebih efisien dan hemat waktu.
Real Time Geotagging
Ketahui secara pasti di mana sebuah transaksi dilakukan, dan deteksi kemungkinan terjadinya penipuan untuk mencegah terjadinya kesalahan finansial.
Mata Uang Beragam
Tetap tenang soal transaksi antar negara dengan nilai tukar yang dihasilkan secara real-time untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Apakah sudah jelas kan bagaimana anda harus melakukan otomasi pengelola perusahaan anda, lumayan cukup ribet jika anda harus mengerjakannya sendiri dan pasti membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Alhasil membuat waktu anda kurang efektif dan efeisien.
JojoExpense Membantu Anda Mengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Kontrol Anggaran Di Mana Saja
Mulai sekarang, kendali penuh di tangan Anda. Kelola seluruh anggaran perusahaan hanya dengan ponsel Anda. Setujui maupun tolak pengajuan reimbursement dan cash advance kapanpun dimanapun. Pantau pula penggunaan budget karyawan.
Cegah Penipuan Keuangan
Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.
Hemat Waktu dengan Proses Otomatis
Fokuskan tenaga dan waktu berharga Anda pada hal yang benar-benar penting. Serahkan setiap proses pengajuan cash advance dan reimbursement pada JojoExpense dan biarkan prosesnya berjalan otomatis, tanpa kehilangan kendali dengan custom approval flow dan policy. Tidak ada lagi tenaga dan waktu berharga yang terbuang sia-sia.
Agar Sistem Management Keuangan perusahaan berjalan lancar, serta terintegrasi dengan sistem, gunakanlah JojoExpense. Dengan satu aplikasi, anda dapat mengumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
Kelebihan Aplikasi JojoExpense
Platform bisnis all-in-one untuk permudah kelola perusahaan
Suite aplikasi yang unik dan canggih untuk menjalankan seluruh bisnis & membantu tiap tim memberikan hasil kerja terbaik
Produk populer untuk meningkatkan produktivitas perusahaan
Hemat waktu, uang, dan tenaga dengan otomasi sekaligus streamlining tugas HR & Finance.
Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
Aplikasi JojoExpense memiliki Fitur Yang Populer
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Untuk memahami sistem otomasi dari aplikasi JojoExpense, Anda bisa mencoba free trial terlebih dahulu, dan buktikan kinerjanya, silahkan klik Coba Gratis Sekarang.
JojoExpense mampu Pegang kendali penuh anggaran perusahaan kapanpun dimanapun. Aplikasi Finance & Expense
Atasi tantangan akuntansi bisnis menggunakan rangkaian aplikasi keuangan terbaik kami di cloud.
JojoExpense Membantu Anda Mengelola Pengeluaran Perusahaan dengan Lebih Efisien dan Hemat Waktu. Anda bisa segera kunjungi JojoExpense untuk info dan demo free trial.
