Pembukuan merupakan salah satu tugas utama dalam sebuah bisnis. Karena itu, setiap bisnis baik skala besar atau pun kecil perlu membuat pembukuan keuangan meskipun sederhana. Walaupun pencatatan keuangan sering dilupakan oleh kebanyakan pelaku usaha, kamu juga harus memahami lho cara melakukan pembukuan sederhana dalam kegiatan bisnismu sehari-hari. Hal ini karena melalui pembukuan, kamu bisa melihat keuangan bisnis, keuntungan, kerugian dan lain sebagainya di dalam perusahaan. Nah, penasaran dengan pengertian, contoh, dan cara membuat pembukuan yang satu ini? Yuk, kita pelajari bersama-sama dibawah ini!

Pengertian Pembukuan Sederhana dalam Akuntansi

Menurut Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007, pembukuan sederhana diartikan sebagai suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan. Pencatatan keuangan ini meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan, dan biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa. Kemudian bisa ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi pada periode tersebut.

Nah, biasanya bagi perusahaan besar, membuat pembukuan merupakan hal yang mudah karena mereka sudah memiliki akuntan yang sudah berpengalaman yang mereka jadikan karyawan untuk khusus mengerjakan pembukuan di perusahaannya. Sementara berkebalikan dengan itu, pengusaha baru atau kecil sering beranggapan kalau untuk membuat pembukuan itu sangat sulit dan rumit, sehingga mereka jarang membuat pembukuan sederhana ini.

Banyak pengusaha baru jarang membuat pembukuan sederhana karena mereka lebih fokus terhadap produk, dan penjualan atas produk atau jasanya. Memang, fokus terhadap penjualan dan kualitas produk merupakan hal yang baik karena kamu masih dalam proses pengenalan produk di pasar dan mencari keuntungan.

Tapi, ketika usaha kamu terus berkembang dan maju  dengan banyak kegiatan jual-beli, maka semakin banyak juga transaksi yang harus dihitung, kan? Nah, kalau kamu tidak memiliki pembukuan di awal, proses akuntansi di kemudian hari bisa lebih banyak susah. Selain itu, mungkin kamu berpikir omzet kamu sudah besar, padahal bisa jadi kamu tidak memiliki profit margin atau dana kas karena tidak ada pencatatan jelasnya. Gawat juga, kan?

Jenis Pembukuan Sederhana dalam Laporan Keuangan

Pembukuan sederhana terdiri dari beberapa jenis pencatatan yang bisa kamu buat dengan mudah, yaitu:

Pembukuan Inventaris Barang

Ini bisa sangat membantu kamu untuk menjaga aset perusahaan, supaya tetap terkendali dan bertambah. Nah, isinya berupa catatan setiap barang atau aset yang kamu beli dan miliki. Tapi, jangan lupa sewaktu mencatat aset baru, lakukan juga pencatatan pengeluaran kasa atas pembelian barang tersebut ya.

Ada beberapa manfaat dari pencatatan inventaris barang ini, yaitu:

• Mempermudah pengawasan aset.
• Menjaga atau mencegah barang agar tidak mudah hilang.
• Meringankan beban untuk melakukan pengecekan barang.
• Mempermudah kegiatan mutasi atau penghapusan barang.
• Bentuk pertanggungjawaban dengan memiliki bukti tertulis terhadap pengelolaan barang.

Pembukuan Catatan Kas

Jenis ini, sering juga disebut dengan buku kas. Buku kas ini, merupakan gabungan catatan antara transaksi pengeluaran dan pemasukan. Untuk membuat pembukuan ini sangat mudah lho! Kamu hanya perlu menuliskan semua pemasukan dan pengeluaran yang terjadi dalam aktivitas bisnis kamu.

Pemasukan dan pengeluaran dalam perusahaan sangat penting untuk dicatat dan diketahui. Supaya kamu bisa lebih mudah untuk merencanakan pengembalian modal usaha, target, penjualan, dan lain sebagainya. Kamu bisa mencatat mulai dari pemasukan penjualan, belanja pembelian bahan baku, kegiatan operasional, administrasi, gaji karyawan dan lainnya dalam pembukuan kas ini setiap bulannya.

Pembukuan Persediaan

Nah, kamu sudah tahu belum kalau persediaan memiliki hubungan langsung dengan penjualan perusahaan kamu? Hal ini dikarenakan pada saat terjadi penjualan, kamu harus bisa memastikan kalau persediaan produk tetap ada, tapi pastikan juga pada akhir periode persediaan kamu tidak menimbun banyak sehingga tidak menimbulkan kerugian.

Pembukuan atau pencatatan persediaan ini juga bisa kamu gunakan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan karyawan dan supplier. Apalagi, kalau jumlah persediaan dan transaksi penjualan bisnis kamu banyak. Dengan melakukan pembukuan persediaan ini sangat krusial lho, untuk penjualan barang di kemudian harinya!

Contoh Cara Membuat Pembukuan Sederhana

Kamu mau tahu cara membuat pembukuan sederhana berdasarkan jenis-jenisnya? Yuk, simak contohnya berikut ini

Contoh Pembukuan Catatan Kas

Dalam pembukuan catatan kas ini kamu bisa menggabungkan transaksi antara buku kas pemasukan dengan pengeluaran. Biasanya yang ada di dalam pembukuan kas ini meliputi judul, uraian, tanggal, penerimaan (debit), pengeluaran (kredit), saldo, dan total dari debit dan kreditnya. Kamu bisa melihat contohnya melalui gambar di bawah ini:

Dengan menggabungkan transaksi pemasukan dan pengeluaran tersebut, kamu bisa mengetahui secara detail dan jelas berapa keuntungan maupun kerugian perusahaan. Kamu juga bisa mengetahui besarnya anggaran perusahaan, terutama untuk membuat perencanaan dan strategi perusahaan. Terutama, jika dikemudian hari ada biaya tidak terduga yang harus dikeluarkan, sehingga perusahaan sudah siap dari jauh-jauh hari.

Contoh Pembukuan Inventaris Barang

Jangan lupa, dalam pembukuan keuangan perusahaan, transaksi yang dicatat bukan hanya berhubungan dengan uang saja lho! Ada juga yang berbentuk barang, dan biasanya hal-hal yang ada dalam pembukuan ini meliputi judul, nomor, jenis barang, jumlah barang, tanggal pembelian, nomor inventaris, keterangan, dan kolom tanda tangan.

Berikut contoh pencatatan inventaris barang yang mudah kamu buat:

Kamu harus membuat buku inventaris barang untuk mencatat semua barang-barang perusahaan yang telah dibeli dan dimiliki. Karena itu, semua jenis barang yang dimiliki perusahaan baik dibeli melalui anggaran belanja maupun hibah harus masuk dalam catatan buku inventaris barang. Memiliki catatan inventaris barang ini bisa menjaga setiap aset perusahaan kamu supaya tetap terkendali dan bisa memenuhi bahkan melebihi target penjualan.

Contoh Pembukuan Persediaan Barang

Kamu juga perlu mencatat secara menerus jumlah inventaris barang yang masuk dan keluar setiap harinya. Semakin tinggi tingkat penjualan, maka intensitas jumlah barang yang keluar dan masuk juga akan semakin tinggi sehingga harus di catat dan di-review.

Biasanya yang ada dalam pembukuan persediaan barang ini meliputi judul, tanggal, transaksi, nomor, deskripsi, mutasi, dan jumlah stok barang yang tersedia. Kamu bisa melihat contohnya pada gambar yang tersaji di bawah ini

Dengan membuat pembukuan persediaan barang, kamu bisa memonitor dan mengawasi persediaan barang yang ada dalam perusahaan. Apalagi kalau kedepannya kamu menargetkan memiliki beberapa cabang di beberapa kota. Dengan membuat buku stok barang, akan sangat membantumu dalam menyusun manajemen gudang supaya lebih optimal dan terkendali. Selain itu, pembukuan  ini juga bisa membantu untuk menghindari adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh supplier maupun pegawai perusahaan terhadap produkmu.

Cara Membuat Pembukuan Sederhana yang Baik

Catatan pengeluaran

Awal langkah sederhana adalah dengan mencatat semua jenis pengeluaran yang kamu keluarkan untuk usaha  atau bisnis kamu. Semua pengeluaran yang dimaksud seperti biaya operasional, pembelian bahan baku, hingga gaji pegawai. Pengeluaran tersebut harus dicatat secara spesifik dan jelas. Dengan itu, kamu bisa mengetahui modal yang telah kamu keluarkan untuk usaha kamu. Dengan ini, kamu bisa merencanakan strategi penjualan agar kamu bisa balik modal.

Catatan pemasukan

Selain pengeluaran, tentunya kamu juga harus mencatat pemasukan dari usaha kamu. Catatan pemasukan berfungsi agar kamu bisa mengetahui apakah penjualan kamu sudah bisa menutupi biaya-biaya yang telah dikeluarkan. Disarankan kamu mencatat pemasukan secara detail untuk setiap harinya.

Buku kas utama

Buku kas utama adalah gabungan dari catatan pengeluaran dan catatan pemasukan. Fungsi dari buku kas utama adalah untuk mengetahui apakah usaha kamu mengalami kerugian atau keuntungan. Serta, berapa besar nominal kerugian ataupun keuntungan yang diperoleh. Gambar dibawah ini merupakan contoh dari buku kas utama, atau bisa juga disebut dengan cash flow.

Buku stok barang

Mencatat stok barang tidak kalah penting dengan catatan-catatan di atas. Buku stok barang dapat membantu kamu untuk merencanakan jumlah stok barang kedepannya, terutama jika penjualan usaha kamu mengalami peningkatan. Buku stok barang juga akan membantu kamu ketika kamu sedang ingin membuka cabang baru, sehingga kamu bisa mengira jumlah stok barang untuk cabang baru tersebut.

Pentingnya Pembukuan Bagi Bisnis Kamu

Analisis perkembangan usaha

Pada sebuah usaha, terkadang bisa mengalami keuntungan, namun juga bisa mengalami kerugian. Dengan mencatat pembukuan sederhana, kamu bisa menganalisis apakah usaha kamu sedang mengalami peningkatan atau penurunan. Jika usaha kamu sedang menunjukkan peningkatan, kamu harus terus mempertahankan posisi ini dan bagaimana cara supaya usaha kamu terus meningkat. Jika usaha kamu mengalami penurunan, coba analisis penyebab dan buatlah rencana strategi untuk mencegah penurunan yang lebih drastis lagi. 

Mengatur biaya

Dengan membuat pembukuan, kamu bisa mengetahui jumlah biaya yang dikeluarkan dan tujuan dari biaya tersebut dikeluarkan. Misalnya, usaha kamu sedang mengalami kerugian, kamu juga harus analisis apakah biaya yang kamu keluarkan terlalu besar dan biaya apa yang bisa dihemat untuk menjaga agar usaha kamu tetap untung.

Mengetahui aset 

Dengan mencatat inventaris, kamu bisa mengetahui jumlah aset yang dimiliki oleh perusahaan kamu. 

Mengetahui jumlah pajak

Dengan mencatat laporan laba rugi, kamu bisa memprediksi jumlah pajak yang harus dibayarkan. Serta, jumlah keuntungan yang diperoleh setelah pajak. 

Meminimalisir risiko 

Dengan pembukuan sederhana, kamu juga bisa merencanakan tindakan preventif atau tindakan solutif ketika nilai dari pembukuan menunjukkan hasil analisis yang kurang baik. Dengan pembukuan, bukan berarti risiko bisnis kamu hilang, namun bisa diminimalisir.

Mengenal Bahasa Pembukuan

Agar kamu bisa membuat dan memahami pembukuan, kamu harus mengenal istilah-istilah yang digunakan dalam pembukuan. Berikut adalah penjelasan sederhananya :

• Asset
  • Asset dibagi menjadi dua jenis, yaitu Current Asset dan Fixed Asset. Current Asset adalah aset yang dapat diubah menjadi uang dalam kurun waktu kurang dari satu tahun. Contohnya seperti uang cash, barang dagang, dan sebagainya. Sedangkan, fixed asset adalah aset yang tidak dapat diubah menjadi uang dalam kurun waktu satu tahun dan biasanya tidak dijual, seperti bangunan kantor, mesin pabrik, dan lain-lain.
• Income
  • Income adalah penghasilan dari hasil usaha atau dagang. Namun, apabila pelanggan kamu belum membayar, maka pencatatan akan masuk ke piutang dagang atau account receivable. 
• Cost of Sales
  • Cost of sales adalah semua biaya yang terlibat dalam pembuatan sebuah barang atau jasa. Biaya tersebut termasuk biaya karyawan yang ditugaskan untuk membuat barang tersebut.
• Gross Profit Margin
  • Gross profit margin adalah pendapatan kotor, pendapatan kotor diperoleh dari penjualan atau income dikurangi dengan cost of sales. Misalnya, income bulan Desember 2020 adalah Rp50.000.000, cost of sales bulan Desember 2020 adalah Rp20.000.000. Maka, gross profit margin atau pendapatan kotor pada bulan Desember 2020 adalah Rp30.000.000.
• Net Profit Margin
  • Net profit margin adalah pendapatan atau keuntungan setelah dikurangi dengan biaya-biaya lainnya. Seperti, biaya sewa gedung, biaya pulsa, biaya transportasi, dan sebagainya. 
• Expenses
  • Expense adalah biaya yang dibebankan oleh kamu untuk keperluan perusahaan atau usaha dagang.
• Liabilities
  • Liabilities adalah utang atau kewajiban yang harus dipenuhi oleh kamu. Utang dapat berupa utang kepada supplier atau pemasok dan juga berupa utang gaji.

Cara Memahami Pembukuan 

Tidak hanya pembukuan, kamu juga harus memahami bagaimana menganalisis pembukuan kamu dengan benar. Berikut adalah penjelasan singkat agar kamu bisa memahami cara menganalisis pembukuan kamu.

1. Analisis Kekayaan

Untuk mengetahui kekayaan sebuah usaha, terdapat beberapa indikator yang harus dilihat. Indikator-indikator tersebut adalah :

• Ketersediaan uang kas dapat memenuhi biaya operasional
• Ketersediaan uang kas cukup untuk membayar kewajiban seperti utang
• Bahan baku tersedia untuk keperluan barang dagang
• Peralatan dan perlengkapan cukup untuk keperluan produksi dan operasional usaha
• Analisis Keuntungan dan Kerugian

Untuk menganalisis apakah sebuah usaha mengalami kerugian atau keuntungan. Berikut adalah hal yang harus diperhatikan :

2. Analisis Keuntungan dan Kerugian

• Jika perusahaan mengalami kerugian, kamu harus mencari tahu penyebabnya
• Apakah biaya operasional terlalu berlebihan sehingga menjadi rugi, atau target penjualan kamu kurang
• Apakah semua biaya yang dikeluarkan dapat benar-benar menunjang kegiatan usaha atau tidak

JojoExpense, pencatatan pengeluaran perusahaan dalam satu sentuhan

Jojo Expense merupakan sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk memudahkan kinerja Anda dalam manajemen keuangan dan pengeluaran. Aplikasi ini efektif dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan hingga 76 persen.

Selain itu, fitur pendukungnya pun cukup lengkap. Mulai dari Budget Controlling, Cash Advance, Reimbursement Online hingga Transfer Antar Bank secara Real Time. Tak hanya itu, Jojo Expense juga dilengkapi dengan teknologi mutakhir berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda dapat terhindar dari risiko fraud financial. Menarik, bukan?

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!