5 Langkah Penting Panduan Penerapan HRIS Perusahaan yang Tepat

Pada artikel ini kita akan membahas penerapan HRIS pada sebauh perusahaan.Mengelola sumber daya manusia yang kompeten bukan lah pekerjaan mudah dalam sebuah perusahaan. Umumnya setiap perusahaan memiliki sebuah sistem HRIS (human resource management system) yang membantu HRD dalam menegelola sumber daya manusia yang ada.

Penerapan HRIS dalam perusahaan semakin penting jika perusahaan tersebut memiliki jumlah karyawan yang sangat besar. Yuk kita simak pembahasannya.

Apa itu HRIS ?

HRIS atau human resource manamen system adalah sebuah software yang terdiri dari banyak sistem yang memastikan setiap proses dalam mengelola sumber daya manusia menjadi lebih mudah.

Software ini memiliki fungsi utama seperti menyimpan data karyawan, mengelola payroll, melakukan proses rekrutmen karywan baru, dan melakukan pencatatan atau perekaman kehadiran atau jam kerja karyawan.

Penerapan HRIS dalam Perusahaan

Seperti disinggung sebelumnya pada kalimat pembuka bahwa dengan software ini akan mempermudah mengelola sumber daya manusia yang ada. Semakin besar maka semakin perlu perusahaan melakukan manajamen sumber daya dengan bantuan aplikasi.

Mengapa demikian? Sebab utamanya adalah data karyawan yang masif yang hampir mustahil pengelolaan dan pengorganisiran data secara manual berjalan secara optimal.

Pentingnya Human Resource dalam Sebuah Perusahaan

Tahu kah kamu bahwa sumber daya manusia yang kompeten adalah aset paling penting dalam sebuah perusahaan. Terlepas apakah perusahaan tersebut merupakan perusahaan penyedia jasa teknologi atau perusahaan penyedia barang.

Kunci dari suksesnya sebuah perusahaan bergantung pada orang-orang kompeten yang berkontribusi didalamnya, meskipun operasional perusahaan tersebut berjalan 100 persen otomatis dengan bantuan robot sekalipun.

Manusia lah yang membuat keputusan penting dan untuk manusia juga lah nilai sebuah perusahaan lahir.

Panduan Langkah Penerapan HRIS

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kamu jadikan panduan dalam penerapan HRIS dalam perusahaanmmu. Berikut penjelasannya.

Tujuan yang Jelas dan Perencanaan yang Matang

Langkah awal yang kamu harus perhatikan sebelum menerapkan sistem HRIS yang dapat membantu mengelola sumber daya manusia agar lebih optimal adalah dengan terlebih dahulu menentukan tujuan pengadaan.

Cara paling mudah menentukan tujuan adalah dengan mengidentigfikasi masalah yang perusahaanmu hadapi. Apakah perushaan kamu memiliki masalah sistem payroll, apakah data karyawan tidak rapih, dan lain sebagainya.

Jika masalah yang kamu hadapi adalah data karyawan dan payroll, kamu harus mencari sistem HRIS yang dapat mengatasi masalah tersebut. Setelah memiliki tujuan yang jelas, kamu akan lebih mudah menyusun rencana penerapannya. Secara garis besar hal yang kamu perhatikan dalam membuat renacan adalah:

  • Tujuan yang jelas
  • Budget dan sumber daya lain yang dibutuhkan
  • Biaya dan benefit yang dihasilkan
  • Timeline
  • Hal-hal yang dibutuhkan saat penerapan HRIS sistem

Melakukan Riset

Setelah kamu mengidentifikasi masalah dan tujuan dengan jelas, tahapan selajuntnya yang dapat kamu lakukan adalah melakukan riset pada penyedia jasa HRIS. Kamu mulai mencari tahu vendor-vendor mana saja yang sesuai dan mampu mewujudkan tujuan dan rencana yang kamu buat sebelumnya.

Pada tahap perencanaan dan identifikasi tujuan yang jelas kamu sudah melakukan pembudgetan. Hal ini penting agar kamu tidak hanya terpaku hanya pada satu variabel harga, dan mengesampingkan tujuan utama penerapan HRIS sistem.

Evaluasi Ulang Pilihan yang Ada

Setelah kamu menemukan vendor-vendor yang dirasa cocok, sekarang kamu perlu melakukan eveluasi ulang. Pada fase ini kamu dapat bertanya secara langsung, melakukan permintaan meeting, dan mencari tahu keuntungan lebih yang ditawarkan oleh vendor-vendor software HRIS.

Pada fase ini juga, kamu perlu mengungkapkan tujuan penting dan masalah-masalah yang perlu diselesaikan dengan software tersebut. Tidak lupa juga untuk menginformasikan kepada vendor timeline, program tersebut dapat segera digunakan.

Mapping Proses Implementasi

Tahap selanjutnya setelah kamu memilih vendor software HRIS yang kamu rasa dapat mewujudkan rencana yang kamu buat,  buatlah Mapping proses implementasi yang berfungsi sebagai step perencanaan yang terukur.

Hal ini juga baiknya kamu diskusikan dengan vendor pilihan kamu, sehinga proses implementasi sistem HRIS dapat berjalan dengan lancar. Dengan adanya Mapping proses, kamu dapat mengetahui progress yang sedang berjalan.

Bila ada masalahpun dapat lebih mudah mengindentifikasi sumber masalah, yang pada akhirnya permasalahan tersebut lebih cepat teratasi.

Eksekusi Rencana dan Evaluasi Penerapan HRIS

Setelah kamu melewati semua tahapan diatas adalah melakukan eksekusi terhadap semua tahapan-tahapan tersebut. Umumnya fase implementasi akan berjalan seperti berikut.

Penginstalan

Fase penginstalan harusnya tidak terlalu banyak memakan waktu, paling tidak 2-3 hari. Pada tahapan ini kamu perlu melibatkan divisi IT perusahaan kamu untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Bila ada kendala pun dengan kerja sama antara divisi IT perusahaanmu dengan vendor penyedia jasa software HRIS, diharapkan kendala tersebut dapat segera teratasi.

Konversi Data

Selanjutnya adalah conversi data dari sistem lama ke sistem HRIS yang baru. Pada tahapan ini prosesnya dapat memakan waktu beberapa hari hingga hitungan minggu. Tergantung seberapa banyak volume data yang harus di konversi atau dipindah ke dalam sistem yang baru, dan berapa komplek data tersebut.

Jika data harus dikonversi secara manual tentu saja akan memakan waktu yang lebih lama, dibandingkan dengan pemindahan data dari sebuah sistem lama ke sistem baru.

Apabila perusahaan kamu menggunakan cara konvensional yang tidak menggunakan software, kamu harus menugaskan beberapa orang, yang secara khusus tugasnya adalah melakukan konversi data ke sistem yang baru.

Konfigurasi, Fase Percobaan, dan Evaluasi

Setelah atau pada masa konversi data kamu sudah dapat melakukan uji coba terhadap sistem HRIS yang telah terpasang. Sekarang kamu dapat melakukan uji coba fitur dan fungsi yang dijanjikan vendor apakah sesuai dan memberikan manfaat seperti yang dijanjikan.

Pada fase percobaan kamu dapat menginstruksikan kepada orang-orang yang akan menggunakan program tersebut seperti HRD, karywan, dan manajer tertentu yang memiliki tanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia perusahaan.

Penerapan sistem HRIS yang baru haruslah cocok dan sesuai dengan kebutuhan serta tujuan awal perusahaan. Kamu dapat melakukan evaluasi jika dirasa ada sesuatu yang kurang pada fase percobaan. Jangan sampai kamu tidak mendapatkan keuntungan-keuntungan yang kamu inginkan dengan adanya sistem HRIS tersebut.

Training Karyawan

Setelah semua proses dan fungsi dirasa sudah siap dan baik, tahapan berikutnya adalah melakukan pelatihan pada semua karyawan yang akan menggunakan program tersebut. Fase ini dapat berjalan beberapa hari sampai semua karyawan terbiasa dan dapat beradaptasi dengan program baru.

Go Live!

Tahapan implementasi terakhir adalah berjalanya sistem secara resmi. Perlu kamu ingat meskipun kamu sudah melakukan training semua bukan tidak mungkin akan terdapat kendala-kendala yang sangat umum terjadi pada setiap transisi ke sistem baru.

Untuk mengatasinya, jika bukan permasalahan teknis adalah memberi waktu penyesuaian dan memberikan arahan serta koreksi terhadap kesalahan yang terjadi.

Review dan Feedback

Panduan terkahir pada tahapan HRIS adalah melakukan review terhadap terhadap sistem dan feedback penggunaanya. Apakah sistem berjalan dengan efisien,  apakah ada kendala teknis yang harus diselesaikan, dan lain sebagainya.

Pada tahun 2019 sendiri menurut data yang dihimpun kompas, paling tidak 60 persen perusahaan di Indonesia belum serius melakukan transformasi digital. Hal ini dapat menghambat perkembangan perusahaan-perusahaan tersebut dibanding perusahaan yang serius menjalankan trasnformasi digital.

JojoTimes adalah software salah satu software HRIS berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.

Aplikasi ini dapat memantau karywan kamu melalui smartphone. Absenpun menjadi lebih mudah dan data absensi pun langsung terekam secara digital dan tersimpan dengan aman pada server yang berbasis cloud.