Dalam sebuah bisnis perusahaan, melakukan perjalanan bisnis adalah hal yang tak bisa dihindari, tidak memungkinan dalam setahun seorang karyawan melakukan beberapa kali perjalanan bisnis. Nah di sinilah peran per diem.
Mungkin kita akan mengenal sebuah istilah baru yang terdengar asing bagi kita. Namun, ternyata istilah ini punya andil cukup penting dalam masalah bisnis perusahaan.
Salah satu istilah yang mungkin masih asing dikalangan kaum awam adalah “per diem”. Kata ini mungkin terdengar agak mirip dengan “carpe diem” yang pasti sudah sering kita dengar.
Lantas, apa sih sebenarnya per diem dan sejauh apa pentingnya bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya?
Mari sama-sama kita kupas.
Apa Artinya Per Diem?
Per diem diambil dari istilah bahasa Latin yang jika diartikan secara harfiah berarti “per hari” atau “untuk setiap hari”. Istilah ini sangat erat kaitannya dengan bagian human resource, secara lengkap, mengutip dari Cambridge Dictionary Per diem diartikan sebagai sejumlah uang harian yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.
Uang tersebut dipergunakan untuk membiayai kebutuhan si karyawan selama perjalanan bisnisnya tersebut dari kebutuhan makan, menginap, berpergian, dan lain sebagainya.
Sedangkan menurut kamusbisnis.com, per diem adalah tunjagan harian yang seringkali digunakan untuk menggantikan biaya yang dikeluarkan karyawan saat mereka melakukan perjalanan bisnis.
Dengan begitu, kita dapat mengartikannya sebagai uang saku yang diberikan perusahaan pada karyawan dalam tugasnya melakukan perjalanan bisnis.
Pada awalnya, istilah ini digunakan untuk para karyawan federal di US. Namun seiring berjalannya waktu, kian banyak pula perusahaan swasta yang menggunakan ini untuk karyawan mereka yang melakukan perjalanan bisnis.
Per diem menjadikan perusahaan menjaga akutansi seminimal mungkin karena perusahaan dapat memastikan karyawan tidak menggunakan biaya yang terlalu besar.
Hal ini juga memudahkan bagi karyawan ketika mereka harus menyerahkan bukti tanda terima.
Istilah Pekerja Per Diem, Apa itu?
Dalam beberapa pekerjan dan industri, per diem juga dapat merujuk pada pekerja sementara atau jangka pendek. Mengutip dari The Balance Careers seorang pekerja per diem akan dibayar berdasarkan waktu harian yang diminta.
Di bidang pendidikan, misalnya, guru pengganti mungkin dicap sebagai pegawai per diem, karena ini adalah posisi yang biasanya perlu diisi segera dan setiap hari. Contoh lain adalah industri kesehatan, di mana pekerja kadang-kadang dipekerjakan berdasarkan kebutuhan rumah sakit atau fasilitas pada waktu tertentu.
Apa Saja yang Masuk dalam Per Diem?
Tak semua hal dalam perjalanan bisnis akan diberikan per diem oleh perusahaan. Ada tiga kategori menurut GSA (General Services Administration) ada tiga kategori seperti mengutip dari Patriot Software:
- Penginapan
- Makan
- Biaya tak terduga (M & amp; IE)
Karyawan akan menerima secara penuh uang saku yang mereka butuhkan dari perusahaan. Seperti misalkan, seorang karyawan harus pergi ke kota A untuk tujuan bertemu dengan klien diakhir pekan. Maka, perusahaan akan menyediakan per diem secara penuh dari uang makan, penginapan, dan biaya tak terduga.
Perusahaan juga dapat hanya memberikan sejumlah uang untuk makan atau biaya tak terduga saja, jika memang perjalanan dilakukan singkat.
Besarnya uang saku yang diberikan pun berbeda-beda disetiap kota dan negara. Biasanya untuk kunjungan ke kota-kota besar, akan diberikan per diem yang lebih besar, dan juga sebaliknya, perbedaanya juga bervariasi tergantung lokasi.
Catatan, transportasi tidak dimasukan dalam per diem, perusahaan biasanya langsung mengatur perjalanan si karyawan di tempat dinas mereka.
Bagaimana Per Diem Ditentukan?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa besarnya uang saku dalam perjalanan bisnis yang diberikan berbeda-beda. Secara lebih jelasnya, ada dua metode untuk menentukan besarnya per diem. Perusahaan bisa menggunakan cara high-low atau menggunakan biaya rata-rata untuk menghitung tarif.
Di US sendiri, per diem ditentukan oleh GSA untuk setiap kota dan untuk perjalanan ke luar negeri, tarifnya pun berubah-ubah setiap tahunnya, biasanya perubahan dilakukan setiap tanggal 1 Oktober. Anda dapat memeriksa tarif per diem saat ini dengan membuka halaman web Administrasi Layanan Umum ini: // www. gsa. gov / travel / plan-book / per-diem-rates.
Perubahan ini sangat penting untuk diketahui oleh para pemangku kepentingan perusahaan karena jika uang per diem melebihi tarif yang ditetapkan maka akan dikenakan sebagai pajak penghasilan bagi karyawan. Tentu karena hal ini karyawan akan merasa dirugikan.
Pengusaha harus memiliki rencana akuntabilitas untuk biaya penggantian karyawan agar sesuai dengan peraturan IRS (Internal Revenue Service) mengenai biaya per diem. Per diem membuat perusahaan Anda akan terhindar dari permasalahan pajak.
Jika perusahaan menggunakan per diem dalam perjalanan bisnis karyawan, apa pun yang perusahaan berikan, menjadi hak karyawan maka pajaknya akan menjadi kewajiban karyawan.
Tarif 2019 standar per diem adalah $ 149 ($ 94 untuk penginapan dan $ 55 untuk makan dan biaya tak terduga).
Jika perusahaan Anda ingin menggunakan biaya menggunakan teknik ini untuk karyawan, Anda mesti menggunakannya dalam setahun kalender.
Bagaimana Jika Wilayah Kita Tak Tercantum dalam GSA?
Nah, kita sudah tahu bahwa GSA memberikan kita kemudahan untuk menentukan seberapa besar biaya yang perlu kita keluarkan dalam perjalanan bisnis.
Setelah kita mengunjungi situs GSA untuk melihat berapa besaran uang yang harus dikeluarkan dalam perjalanan bisnis karyawan, namun ternyata kita tidak dapat menemukannya. Lalu seperti apa?
Solusinya, bagi perusahaan Anda adalah bisa menggunakan tarif standar sebesar $ 51 per hari untuk makanan dan biaya tak terduga dan tarif standar $ 93 per hari untuk penginapan (tahun fiskal 2018). Nilai ini berlaku untuk wilayah yang tidak memiliki tarif dalam tabel GSA.
Atau bisa juga menggunakan pengganti alternatif, seperti menggunakan metode IRS high-low, yang menetapkan satu tarif flat untuk biaya yang perlu dikeluarkan. Perusahaan dapat menentukan 60% untuk penginapan dan 40% untuk makan dan biaya tak terduga. Pilih besaran yang memang sesuai dengan perusahaan Anda.
Di Indonesia sendiri, peraturan tentang besaran per diem telah ditetapkan oleh Kementerian Perindustrian yang dituangkan dalam Peraturan Pemerintah No. 63 tahun 2007.
Mengapa Besaranya Bisa Berbeda?
Mungkin masih menjadi tanda tanya bagi Anda, mengapa besarnya uang saku dalam perjalanan bisnis tak diberlakukan seragam.
Per diem ditentukan tidak secara asal saja. Namun juga berdasarkan pada biaya hidup suatu daerah tujuan perjalanan bisnis. Tentu ada perbedaan antara kota metropolitan yang sudah jelas memerlukan biaya hidup lebih tinggi dari kota biasa.
Tarif penginapan juga tentu berbeda, sesuai dengan peminatan-peminatan dan juga waktu. Tarif penginapan diwaktu-waktu tertentu akan melonjak dari waktu biasa, seperti waktu liburan yang bisa lebih tinggi.
Bagaimana Mengatur Per Diem yang Baik?
Sangat penting bagi perusahaan untuk menentukan per diem di awal dengan sangat jelas. Hal ini digunakan untuk menentukan juga, pengeluaran perusahaan untuk per diem dalam setahun.
Biasanya untuk di Indonesia, besarnya per diem telah ditentukan di awal oleh bagian human resource perusahaan untuk tiap divisi. Karyawan biasanya diminta untuk mengisi sebuah formulir untuk menuliskan rincian secara detail tentang pengeluaran perjalanan bisnis mereka.
Karyawan diharuskan untuk mengajukan laporan pengeluaran dan memberikannya kepada perusahaan selambat-lambatnya dalam waktu 60 hari sejak menggunakan per diem mereka. Laporan pengeluaran harus mencakup informasi berikut:
- Tanggal, waktu, dan tempat
- Jumlah biaya
- Kepentingan Bisnis
Perusahaan pun akan memasukan pengeluaran terkait perjalanan bisnis dalam pernyataan penutup hipotek mereka dalam satu tahun kerja.
Hal ini akan membutuhkan beberapa waktu dan juga tenaga yang ekstra bagi karyawan untuk melacak pengeluaran, menyimpan kwitansi, dan mengisi laporan ketika mereka kembali ke kantor.
Namun, di era digitalisasi seperti ini, hal seperti itu tak harus lagi dipusingkan, karena teknologi hadir untuk memudahkan hidup bukan?
Singkirkan stres yang datang dengan mengelola laporan perjalanan bisnis perusahaan secara digital dengan Jojonomic. Jojonomic hadir dengan aplikasi JojoExpenses yang memungkinkan perjalanan bisnis perusahaan Anda semudah memulai hari.
JojoExpenses memungkinkan perusahaan Anda untuk dapat mengelola perjalanan bisnis secara efisien dan efektif. Segala bentuk pengelolaan pengeluaran dapat dikontrol di mana saja.
Anda juga dapat memangkas waktu yang Anda habiskan untuk pengecakan pengeluaran dan cash advace karena semua sudah dilakukan secara otomatis.
Perusahaan Anda juga bisa sedikit ikut dalam pengendalian lingkungan karena menggunakan JojoExpense berarti juga mengurangi penggunaan kertas karena semuanya dilakukan secara online.
