Dalam suatu management, terdapat performance feedback. Proses ini termasuk dalam 3 komponen performance management. Performance feedback sendiri merupakan proses atasan (direktur, manager ataupun supervisor) yang memastikan bahwa staf atau pegawai bekerja mampu menghasilkan pekerjaan sesuai strategi dan tujuan perusahaan.
Karena hal tersebut, performance management tersebut memegang peranan kunci untuk mencapai keunggulan yang kompetitif. Dalam prosesnya sendiri, performance management memiliki 3 komponen yaitu:
- Mendefinisikan Performance yang dilakukan ketika analisa tugas berlangsung.
- Mengukur performance yang dilakukan ketika menggunakan performance appraisal.
- Performance feedback yaitu saat atasan memberikan saran dengan tujuan untuk meningkatkan performance ke staf agar sesuai dengan strategi perusahaan.
Bentuk Performance Feedback
Sebelum memberikan performance feedback, maka harus dilakukan terlebih dahulu evaluasi berdasarkan pada kinerja kepada masing-masing karyawan. Evaluasi kerja sendiri adalah proses yang sifatnya sistemik dan berlangsung secara periodik atau untuk waktu tertentu dengan tujuan untuk tahu kinerja dan produktivitas pekerja.
Dari evaluasi tersebut, nantinya akan diberikan feedback atau saran dari atasan agar performa semakin membaik. Data untuk evaluasi ini dapat diperoleh dari beberapa sumber berikut.
1. Data Objektif
Data ini berupa data langsung mengenai produktivitas dari pekerja atau pegawai misalnya produktivitas terkait dengan penjualan. Data ini sifatnya kuantitatif sehingga sering dianggap memberikan gambaran yang mengenai kinerja dan produktivitas. Tetapi, gambaran tersebut dianggap belum lengkap atau hanya samar-samar.
2. Data Personalia
Data ini berisi pencatatan peristiwa yang berkaitan dengan pekerja tersebut di tempat dia bekerja dan data ini berkaitan dengan bagian personalia. Misalnya untuk absensi, lembur ataupun peristiwa yang lainnya.
3. Data Penilaian
Data ini ada karena penilaian dari orang-orang tertentu yang akan memberikan penilaian mengenai kinerja dan produktivitas seseorang. Biasanya yang memberikan penilaian adalah atasan dan juga rekan kerja yang lebih senior di tim yang sama. Namun, penilaian ini juga bisa berasal dari bawahan langsung, penilaian sendiri ataupun dari stakeholder lain seperti pelanggan.
Pelaksanaan Performance Feedback
Untuk melakukan performance feedback, tidak sedikit orang yang bingung untuk menentukan kapan baiknya evaluasi tersebut dilakukan. Tidak jarang, waktu yang ditentukan tersebut keliru dan justru memberikan hal yang kurang bagus. Jika Anda masih bingung, 5 penerapan sistem untuk performance feedback ini bisa Anda lakukan.
1. Tidak Harus Tunggu Jadwal Rutin
Biasanya waktu yang dipergunakan untuk memberikan feedback atas performa yang dilakukan adalah setelah pemberian penilaian pekerjaan. Bisa per 3 bulan, per 6 bulan ataupun per 1 tahun sekali. Akan tetapi, untuk kasus tertentu, misalnya setelah ada proyek yang cukup besar atau memang urgent, performance feedback bisa dilakukan tanpa harus menunggu waktu penilaian rutin.
Jika feedback tersebut ditunda, maka hal tersebut justru akan membuat performa pekerja menjadi menurun. Akibatnya, hasil akhir tidak sesuai dengan tujuan atau gol dari perusahaan.
2. Lakukan Secara Pribadi
Hindari untuk memberikan feedback di depan banyak orang. Hal tersebut justru akan membuat orang yang diberi feedback merasa malu dan terendahkan. Penyampaian yang secara tertutup atau khusus tersebut justru akan memberikan kenyamanan tersendiri pada yang bersangkutan.
Misalnya, sebagai atasan, anda ingin memberikan feedback karena karyawan Anda sering membolos. Dengan pembicaraan 4 mata tersebut akan membuat Anda bisa menjelaskan secara rinci maksud dan tujuannya. Sedangkan untuk pekerja, akan merasa jika dia diperhatikan dan menanyakan langsung atau menjawab hal yang dikeluhkan oleh perusahaan tersebut.
3. Siapkan Data dan Informasi
Sebelum melakukan feedback atau memberi saran pada pekerja, maka harus dipersiapkan dahulu daya yang bersangkutan. Misalnya data mengenai absensi keterlambatan dari pegawai tersebut. Data dan informasi tersebut, akan dijadikan acuan untuk memberikan penilaian atau saat pegawai menanyakan dari mana penilaian tersebut. Dengan begitu, pemberian feedback tidak terkesan memanipulasi atau menjatuhkan 1 pihak tertentu.
4. Siapkan Standar Kinerja
Standar kinerja ini juga akan berkaitan dengan data yang sudah dijelaskan sebelumnya. Hal tersebut sangat penting dilakukan agar nantinya atasan bisa memberikan penilaian yang sesuai dengan apa yang sedang terjadi. Misalnya produktivitas dari karyawan terkait dengan proyek yang dikerjakan.
5. Libatkan Anggota Tim
Penilaian dan pemberian feedback tidak hanya dari manager namun bisa juga dari anggota tim yang berkaitan langsung dengan pegawai tersebut. Namun, pelaksanaannya juga harus dilakukan secara tertutup atau 4 mata saja.
Cara ini dilakukan tidak hanya untuk tujuan agar orang tersebut memberikan performa yang lebih baik namun juga untuk mengatasi masalah pribadi antara anggota tim yang kerap dilibatkan dalam pekerjaan. Karena jika dibiarkan, pekerjaan dan performa tim akan berantakan dan akibatnya, goal yang dirancang dan ditetapkan tidak akan tercapai.
Namun, hal yang harus dipegang dengan baik dan dijadikan dasar adalah hanya berfokus pada penilaian atas pekerjaan yang dilakukan. Hindari untuk memberikan penilaian yang melibatkan pribadi atau ketidaksukaan pada orang yang bersangkutan. Jika hal tersebut dilakukan, bukannya membuat performa menjadi membaik namun justru membuat performa menurun.
Jangan lupa pula untuk memberikan kesempatan bagi karyawan untuk merespons. Pemberian feedback tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya komunikasi 2 arah. Karyawan juga perlu memberikan pembelaan sehingga atasan atau pihak perusahaan juga tahu alasan apa yang menyebabkan karyawan tersebut mengalami penurunan performa.
Dari performance feedback tersebut, Anda bisa menyimpan data tersebut untuk nantinya bisa dipergunakan juga untuk tujuan lain. Misalnya untuk pertimbangan perusahaan apakah akan melanjutkan bekerja sama dengan pegawai tersebut atau tidak. karena itu, data hasil evaluasi tersebut, sebaiknya disimpan dengan baik.
Monitoring Performance
Setelah diberikan feedback, kritik atau saran, pihak perusahaan bisa melakukan pengelolaan dan monitoring sehingga perusahaan tahu, apakah pekerja tersebut membaik atau justru memburuk. Untuk itu, JojoTimes siap membantu Anda.
Jojotimes merupakan aplikasi dari Jojonomic yang tidak hanya akan membantu untuk memonitoring aktivitas pekerja secara real time namun juga untuk membantu tugas HR agar lebih mudah. Misalnya, agar HR lebih hemat waktu dan energy untuk menuliskan rekapan bulanan waktu kedatangan pekerja, pengelolaan administrasi seperti jadwal shift atau lembur, mencegah terjadinya bolos.
Fitur JojoTimes yang Menarik
Untuk itu, JojoTimes dilengkapi dengan fitur seperti:
- Accurate GPS location dan geotagging untuk tahu keberadaan atau lokasi dari pekerja di perusahaan Anda.
- Biometric face recognition sehingga saat melakukan absensi, pegawai tidak bisa melakukan pemalsuan data.
Sehingga dengan JojoTimes, Anda tidak hanya akan membantu karyawan agar performanya meningkat namun juga untuk membantu agar perusahaan Anda juga mencapai goal tertentu. Sudah waktunya Anda beralih dari cara lama ke cara yang baru untuk performa perusahaan yang maksimal lewat JojoTimes.
Tunggu apalagi, kunjungi https://jojonomic.com/produk/jojo-times-absensi-online/ dan download apllikasinya. Bandingkan sendiri kenyanan dan keamanan saat menggunakan cara manual dan JojoTimes. Selamat mencoba.
