Perjalanan Dinas Bisnis Kecil: Pengertian dan Tujuannya

Setiap perusahaan baik itu besar atau kecil sering mengadakan Perjalanan dinas bisnis kecil. Di mana tugas perjalanan dinas tersebut bisa menjadi salah satu solusi agar kantor cabang perusahaan yang dimiliki bisa tetap dalam pantauan. Ditambah lagi agar perusahaan cabang tersebut memiliki kinerja yang baik.

Namun, melakukan perjalanan dinas juga menjadi salah satu faktor yang bisa membuat kas atau keuangan perusahaan menjadi merugi jika perjalanan dinas tersebut tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Untuk itu kita akan bahas secara lebih mendetail apa itu yang disebut Perjalanan Dinas Kecil dan tipsnya.

Pengertian dan Tujuan Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas sendiri bisa diartikan sebagai kegiatan yang kerap dilakukan perusahaan untuk tujuan tertentu. Perjalanan tersebut bisa dikatakan perjalanan dinas jika jaraknya sudah lebih dari 5 km dari batas kota. Dalam pelaksanaannya ini, bisa menggunakan kendaraan pribadi namun bisa juga menggunakan kendaraan dinas dari perusahaan.

Tujuan dari perjalanan dinas ini bisa beragam. Misalnya untuk melakukan audit di kantor cabang atau untuk melakukan dokumentasi tentang pembangunan yang dilakukan cabang lain.

Tujuan-Tujuan Perjalanan Dinas
1. Perjalanan dinas atau bisnis untuk mengikuti tender proyek
2. Perjalana dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional
4. Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat umum pemegang saham (RUPS)
5. Perjalanan bsinis atau dinas untuk melakukan pembukaan kantor cabang
6. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
7. Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kedaerah-daerah

1.     Dokumen

Sebelum melakukan perjalanan bisnis terutama jika ke luar negeri, ada beberapa dokumen yang harus dipersiapkan. Dokumen ini harus disesuaikan dengan tempat, tujuan dan apa yang dilakukan.

Misalnya, tujuan ke luar negeri untuk perjalanan bisnis, tapi visa yang dipergunakan adalah visa liburan. Jika hal tersebut dilakukan, bisa membuat orang yang melakukan perjalanan tersebut terkena masalah.

Beberapa jenis dokumen yang harus dipersiapkan sebelum perjalanan dinas bisnis kecil, yaitu:

• Paspor dan visa khusus untuk perjalanan dinas luar negeri.
• Rencana perjalanan.
• Jadwal perjalanan dinas.
• Dokumen kesehatan.
• Petunjuk akomodasi.
• Dokumen perusahaan yang diperlukan.
• Agenda pertemuan.
• Surat perintah perjalanan dinas.
• Daftar nama yang harus dihubungi.
• Voucher perjalanan.

2.     Persiapan perjalanan Dinas untuk di Dalam Negeri

Jika Anda melakukan perjalanan dinas untuk di dalam negeri saja, misalnya untuk keluar kota selama beberapa hari, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan. Diantaranya yaitu:

• Jadwal perjalanan dinas yang berisi mengenai daftar acara perjalanan. Mulai dari nomer yang harus dihubungi, waktu dan kegiatan, keterangan dan yang lainnya.
• Janji temu dengan relasi atau klien jika tujuan dari perjalanan dinas bisnis kecil ini adalah untuk bertemu klien ataupun meningkatkan prospek dan kerjasama.
• Surat tugas dari kantor.

3.     Persiapan Perjalanan Dinas untuk Ke Luar Negeri

Hampir sama dengan persiapan dinas yang dilakukan di dalam negeri, namun, Anda harus lebih berhati-hati karena hukum dan peraturan yang berbeda dengan yang ada di Indonesia. 4 dokumen wajib yang harus dimiliki dan dibawa saat perjalanan dinas bisnis kecil ke luar negeri yaitu:

• Passpor: dokumen resmi dari pejabat berwenang dari suatu Negara untuk melakukan perjalanan antar Negara. Di dokumen ini berisi mengenai identitas dari pemegangnya dan masa berlakunya sampai kapan.
• Visa: tanda izin yang berupa stempel atau cap pada lembaran passpor ketika mengunjungi suatu Negara untuk kurun waktu tertentu.
• Yellow card atau kartu kesehatan: dikeluarkan oleh dinas kesehatan dari pemerintah yang berisi mengenai keterangan kesehatan dari orang yang bersangkutan ketika akan pergi keluar negeri.
• Fiscal: semuanya yang berkaitan dengan keuangan terutama yang berkaitan dengan pengeluaran dan pendapatan.

4.     Persiapan Transportasi

Pilih transportasi, baik darat ataupun udara ataupun laut, yang memberikan kenyamanan terutama jika perjalanan dinas tersebut dilakukan dalam waktu yang cukup lama.

5.     Rencana Akomodasi

Selain transportasi, Anda juga harus memikirkan mengenai tempat tinggal sementara ketika perjalanan dinas bisnis kecil berlangsung. Ketika Anda memesan penginapan seperti hotel, jangan lupa untuk memastikan terlebih dahulu kapan waktu untuk check in, cara pembayaran dan waktu untuk check out.

Walaupun Anda bisa menambah waktu untuk tinggal ketika waktu inap sudah habis, namun, jika perjalanan dinas terpaksa dilakukan saat high season, perpanjangan waktu tinggal akan lebih susah. Ini dikarenakan akan ada banyak orang yang akan mengantri untuk memesan kamar.

6.     Rencana Keuangan

Hal yang tidak boleh dilewatkan adalah mengenai rencana keuangan. Kesalahan dalam mengatur rencana keuangan bisa membuat kondisi keuangan perusahaan menjadi membengkak.

Karena hal tersebut saat merencanakan perjalanan dinas bisnis kecil wajib mencari tahu informasi biaya rata-rata yang berkaitan dengan transportasi, akomodasi dan biaya untuk makan.

Selain itu, tentukan juga, ‘uang saku’ yang akan diberikan oleh orang yang melakukan perjalanan bisnis tersebut berapa. Selain memberikan uang tunai langsung, alat pembayaran yang dapat dipergunakan kala perjalanan dinas sedang berlangsung adalah dengan menggunakan kartu kredit, traveller check atau cek berpergian dan letter of credit atau L/C.

Solusi Kelola Perjalanan Dinas Perusahaan Lebih Efisien dan Mudah

Di zaman serba digital saat ini, perusahaan dipacu untuk melakukan inovasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja baik dari sisi karyawan maupun model bisnis. Perusahaan dituntut lebih fleksibel dalam memonitor dan mengawasi setiap ‘spending’ atau pengeluaran yang dikeluarkan dengan tujuan mendapatkan informasi secara realtime, akurat dan handal. Salah satu proses bisnis untuk memobilisasi karyawan dari satu tempat ke tempat lain, yang biasa ditemui dalam aktifitas perusahaan adalah kegiatan ‘traveling’ atau yang disebut dengan perjalanan dinas baik domestik maupun internasional.

“Kebutuhan traveling untuk dinas perusahaan sering menyita perhatian khusus dimana terlalu banyaknya ‘paperwork’ dan proses yang berbelit-belit menyebabkan perusahaan khususnya divisi-divisi terkait seperti HRD dan accounting sering mengalami kendala dalam melakukan verifikasi dan validasi dalam setiap proses pemesanan tiket pesawat udara, reservasi hotel dan lainnya termasuk proses klaim pengeluaran atau yang biasa disebut sebagai proses ‘reimbursement.

Manfaatkan Teknologi untuk Memonitor Perjalanan Dinas Karyawan

Dalam prakteknya, seharusnya perusahan  memiliki suatu perangkat lunak yang dapat merencanakan, mengeksekusi, memonitor dan juga menganalisa seluruh aktifitas tersebut sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan pada umumnya. Salah satu solusi  berbasis Cloud untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan (business needs) yang menitik beratkan kepada spend management (Manajemen pengeluaran) yang mengatur proses traveling beserta expense/pengeluaran yang terjadi.

Tagihan-tagihan atas pemesanan tiket dan hotel akan terhubung secara otomatis. Penggunaan Kartu Kredit Perusahaan untuk melakukan pembayaran dapat diinterface-kan langsung ke software. ”Jadi dengan solusi ini setiap orang dari setiap departemen di dalam perusahaan bisa memesan dan mengatur akomodasi perjalanan dinasnya sendiri tidak bergantung dari satu orang saja

Dengan spend management yang meng-otomatisasi dan meng-integrasikan Travel, Expense dan Invoice management di dalam satu total solution, Para Pemimpin Keuangan masa kini (Enterprise Finance Leaders) dapat menganalisa data pengeluaran dengan baik dan akurat, melakukan penyerdahaan proses dan dapat membuat keputusan yang cerdas dan bijak kedepan dimana semua ini mengarah ke suatu transformasi perusahaan ke dalam sistem digital berbasis aplikasi.

Software Keuangan adalah strategi yang memungkinkan Anda untuk mentransformasikan data menjadi tindakan yang nyata di semua lini bisnis yang mengedepankan proses otomatisasi dan inovasi, serta mencari area bisnis pertumbuhan baru, dan memberikan pengalaman luar biasa kepada seluruh ‘stakeholders’ (pemangku kepentingan), yang pada akhirnya dapat meningkatkan nilai perusahaan.

Aplikasi Reimbursement Karyawan Solusi Klaim Biaya Dinas

Sudah menjadi hal yang umum, apabila saat melaksanakan perjalanan dinas, karyawan menalangi terlebih dahulu beberapa biaya yang timbul akibat dinasnya tersebut. Jika perusahaan tidak memiliki aplikasi reimbursement karyawan, maka dana yang ditalangi tersebut baru bisa diurus pengembaliannya kepada perusahaan setelah karyawan kembali masuk kantor.

3 Jenis Biaya yang Mungkin Timbul saat Perjalanan Dinas

Setidaknya ada tiga jenis biaya yang mungkin timbul saat karyawan melakukan dinas kecil luar kota:

Biaya Perjalanan Dinas

Yaitu Biaya-biaya yang terkait dengan perjalanan karyawan itu sendiri seperti halnya biaya tiket pesawat/ kereta/ kapal, biaya transportasi darat, biaya penginapan/ akomodasi, dan biaya makan.

Ada kalanya perusahaan juga memberikan insentif berupa uang harian atau bonus bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

Biaya Operasional/ Bisnis perusahaan

Di dalam perjalanan dinas, ada kalanya karyawan harus membayar biaya-biaya pendukung pekerjaannya. Misalkan saja biaya rapat/ meeting dengan klien, biaya pencetakan dokumen, biaya sewa working space, biaya pulsa untuk menghubungi rekanan, dan lain-lain.

Biaya Kesehatan

Adalaah biaya penggantian biaya medis apabila terjadi kegawatdaruratan terjadi dan mengharuskan karyawan mendapatkan layanan kesehatan saat karyawan melakukan dinas keluar kota.

Masalah Proses Reimbursement saat Perjalanan Dinas

Tanpa penggunaan aplikasi reimbursement karyawan, proses penggantian dana ini seringkali menimbulkan masalah, terutama pada perusahaan dengan tingkat mobilitas yang tinggi.

Bisa jadi satu proses reimbursement belum selesai, karyawan tersebut sudah kembali berangkat melakukan perjalanan dinas lagi. Berikut adalah contoh-contoh masalah yang mungkin terjadi akibat sulitnya mengelola reimbursement karyawan yang sedang dinas:

Hilangnya Dokumen Pendukung

Misalnya saja dokumen pendukung biaya yang kerap hilang adalah boarding pass, kuitansi pembayaran makan, kuitansi biaya transportasi darat seperti taxi atau travel, dan lain-lain. Seringkali, karyawan kesulitan untuk mendokumentasikan proses-proses tersebut atau dokumen tersebut tertinggal tidak turut terbawa kembali ke kantor.

Pengajuan Reimbursement Manual yang Berlarut-larut

Proses reimbursement yang manual serta berlarut-larut dalam menimbulkan keengganan bagi karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Tentu saja hal ini merupakan masalah karena dapat menghambat bisnis perusahaan.

Karyawan Tidak Paham Komponen Pengeluaran yang Boleh Direimburse

Masalah lain yang kerap timbul adalah kesalahpahaman akibat karyawan tidak memahami komponen pengeluaran apa saja yag boleh di-reimburse. Atau terdapat kebijakan perusahaan yang tidak mengakomodasi kondisi di lapangan yang mengakibatkan adanya komponen pengeluaran tidak dapat di-reimbuse.

Aplikasi Reimbursement Karyawan

Menggunakan software keuangan untuk keperluan reimbursement karyawan seperti aplikasi Jojonimic adalah solusi praktis untuk mengatasi masalah reimbursement saat karyawan melakukan perjalanan dinas. Karyawan dapat langsung mengisi form secara online secara real time saat sedang bepergian dan menambahkan unggahan foto invoice atau kuitansi bukti pembayaran.

Selanjutnya proses reimbursement dapat langsung diproses oleh sistem, tanpa menunggu kepulangan karyawan. Proses ini diteruskan kepada bagian keuangan dan atau atasan mendapatkan persetujuan dan verifikasi.

Apabila sudah mendapatkan persetujuan, bahkan pembayaran dana dapat langsung dilakukan dengan proses transfer karena aplikasi reimbursement pada Talenta terintegrasi langsung dengan payroll, yang berarti juga memiliki akses pada database rekening karyawan.

Dengan proses yang praktis dan cepat diharapkan dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas. Demikian juga dengan pihak bagian keuangan, diharapkan proses ini dapat meningkatkan efisiensi dan juga mengurangi beban administrasi sehingga pada akhirnya produktivitas perusahaan secara umum pun dapat meningkat.

Apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi JojoExpense, Anda dapat mengisi formulir ini dan mendapatkan akses untuk mencoba secara gratis.

JojoExpense dan Fiturnya untuk Perjalanan Dinas Bisnis Kecil

Dimanapun karyawan berada, proses pemesanan tiket, reservasi hotel, penyewaan mobil dapat dilakukan melalui website secara online yang telah tersertifikasi , dimana setiap travel request harus melalui proses approval dan budgeting yang ketat.

Setelah perjalanan dinas selesai, maka yang harus dilakukan oleh orang yang melakukan perjalanan dinas bisnis kecil adalah pelaporan. Misalnya ada keperluan perusahaan yang dibayarkan dengan menggunakan uang pribadi lebih dahulu karena alasan tertentu.

Sehingga diperlukan proses reimburse atau penggantian uang pribadi dengan uang perusahaan. Agar lebih mudah dalam proses reimburse, maka dipergunakanlah JojoExpense.

JojoExpense bisa membantu memperingan pekerjaan Anda untuk menangani masalah reimburse karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur mobile approval, capture expense, hingga reimburse online. Reimburse online ini dapat dilakukan dengan aplikasi ataupun website. sehingga pihak keuangan akan lebih mudah untuk melakukan pencatatan pengeluaran, meminimalisir terjadinya penipuan hingga proses reimburse yang lebih cepat.

Dengan begitu, Anda memiliki banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang lainnya. Untuk informasi lebih lanjut, bisa kunjungi https://jojonomic.com/produk/jojoexpense-reimburse-online/. Masih belum yakin? Coba versi gratisnya lebih dahulu dan nikmati kemudahan reimburse dengan JojoExpense.